Onkosten vastleggen en bonnen aan je projecten hangen

Een project bestaat zelden alleen uit uren. Het is uren plus het treinkaartje naar de klant, plus de printerinkt voor de workshop, plus het deel van je Adobe-abonnement van deze maand, plus die lunch waar je bij het factureren geen discussie over wilt. Een urenregistratie die dat negeert, is een half systeem.

Timesheet legt onkosten vast bij dezelfde projecten en taken waarop je je uren schrijft, met foto's van je bonnen eraan. Eén rapport aan het eind zet beide getallen naast elkaar. Onkosten bijhouden zit in elk abonnement, ook in het gratis Basic. Bij Plus en Pro gaan de foto's van je bonnen mee naar de cloud.

#Waarom je onkosten bijhoudt waar je ook je uren bijhoudt

Eén compleet beeld per project. Uren en kosten in één overzicht, in plaats van twee systemen die je aan het eind van de maand naast elkaar moet leggen.

Minder papier. Fotografeer de bon bij de kassa, hang hem aan de taak en gooi het papiertje weg of berg het op. De foto is voortaan je bron.

Betere offertes. Historische kosten per soort project geven je een realistisch beeld bij het offreren, want het is nooit alleen arbeid.

Een controlespoor dat standhoudt. Foto's van bonnen, plus de taak eromheen, plus datums en bedragen. Dat is wat een boekhouder of een controleur echt wil zien.

#Onkosten toevoegen aan een taak

#De basisregel

1. Open een bestaande taak, of maak er een aan
2. Zoek het onderdeel Onkosten
3. Tik op Onkosten toevoegen
4. Vul in:
   • Omschrijving: waar de kosten voor zijn
   • Bedrag: hoeveel
5. Sla op

#Omschrijvingen die je over een halfjaar nog snapt

Vage omschrijvingen worden aan het eind van het kwartaal onoplosbare raadsels.

Te vaag:

• "Benodigdheden"
• "Reizen"
• "Software"

Beter:

• "Printerinkt voor presentatie klant A"
• "Treinkaartje Utrecht, klantafspraak 12 december"
• "Adobe Creative Cloud, abonnement december"

#Wanneer je ze vastlegt

• Op dezelfde dag, het liefst binnen een paar minuten na het betalen
• Bij de taak waar het werk gebeurde
• Of bij een aparte taak alleen voor kosten, zoals "Reiskosten december" of "Opstartkosten project", als de kosten niet bij één werksessie horen

#Foto's van bonnen toevoegen

#Waarom je die foto wilt

• je klant vraagt erom bij het factureren
• je hebt het nodig voor je administratie
• interne goedkeuring van onkosten
• papieren bonnen vervagen, een foto niet

#Zo hang je hem eraan

1. Open de onkostenregel
2. Tik op Bon toevoegen of Foto toevoegen
3. Kies uit:
   • een foto maken met je camera
   • een foto uit je fotoalbum kiezen
   • een bestand uploaden, op het web
4. De foto zit nu vast aan de onkostenregel

#Fotograferen dat je tijd bespaart

• Zorg voor licht. Een bon in de schaduw is een bon die niemand leest, jij niet en je boekhouder ook niet.
• Fotografeer recht van boven. Scheve bonnen verliezen hun randen.
• Neem het hele bonnetje mee. Datum, leverancier, bedrag en de regels.
• Doe het meteen. Papier vervaagt, kreukt en verdwijnt in de was.

#Onkosten in je rapporten

#Export naar Excel en CSV

Zet in je exportinstellingen de onkostenvelden aan:

• omschrijving van de kosten
• bedrag
• datum
• de taak en het project waar het aan hangt

Je export bevat dan een regel per onkostenpost, naast je urenregels. Daar bouw je vervolgens elke draaitabel of boekhoudvriendelijke weergave mee die je wilt. Exporteren zit in elk abonnement, ook in het gratis Basic.

#Statistieken

Je onkostentotalen komen terug waar je ze nodig hebt:

• het totaal aan onkosten over de gekozen periode in je statistieken
• betaald tegenover onbetaald, zodat er geen vergoeding blijft liggen
• het totaal per project op de detailpagina van dat project

#Rapporten voor je klant

Documenten in pdf, in het Pro-abonnement met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard, kunnen bevatten:

• je urenregels met duur en tarief
• je onkosten met omschrijving en bedrag
• één totaal voor op de factuur

#Wat mensen meestal vastleggen

Materiaal voor een project. Benodigdheden, verbruiksartikelen, gereedschap en softwarelicenties die bij één project horen.

Reizen. Vluchten, treinen, taxi's, parkeren, overnachtingen en maaltijden onderweg.

Klantgericht. Zakelijke etentjes, huur van een vergaderruimte en presentatiemateriaal.

Abonnementen die je aan een project toerekent. Software naar rato, servicekosten en platformkosten.

Overig. Verzendkosten, drukwerk, kopieën en communicatiekosten voor een specifiek project.

#Drie manieren waarop dit werkt

#Als zzp'er

1. Je betaalt tijdens het werk en fotografeert de bon bij de kassa
2. Je voegt de kosten toe aan de juiste taak in Timesheet
3. Je neemt ze mee op de factuur via de pdf, of via een export naar Excel in je eigen factuurpakket
4. Je zet ze op gefactureerd zodra de factuur eruit is
5. Je zet ze op betaald zodra het geld binnen is

#Onkosten van medewerkers vergoeden

1. De kosten worden betaald
2. De bon wordt gefotografeerd
3. De kosten komen bij een taak te staan, met een vaste tag voor wat vergoed moet worden
4. Aan het eind van de maand gaat het onkostenrapport eruit
5. Dat gaat naar de administratie, en de status van de vergoeding wordt gevolgd

#Als projectmanager

1. Vrijdag: leg de onkosten van je team naast het budget
2. Vraag na wat er vreemd uitziet
3. Neem het mee in het kostenrapport van het project
4. Factureer het door aan de klant volgens de afspraak

#Wat je gedoe bespaart

Maak een paar taken alleen voor kosten, voor terugkerende categorieën als "Maandabonnementen" of "Reiskosten Q1". Daar een bedrag in één keer op boeken is prima als er geen specifieke werksessie aan ten grondslag ligt.

Spreek een vorm af voor je omschrijvingen. "Reizen: trein Utrecht, klant A". Eerst de categorie, dan de details. Je toekomstige zelf is je dankbaar.

Leg het dezelfde dag vast. Eens per week kan ook. Eens per maand is een recept voor ontbrekende regels en zoekgeraakte bonnen.

Houd zakelijk en privé streng gescheiden. Door elkaar heen maakt een controle vervelend en je rapporten waardeloos.

Loop het maandelijks na, een halfuur. Open je onkostenrapport, open je bankafschrift en leg ze naast elkaar. Zo vang je wat ontbreekt terwijl je het nog weet.

#Veelgestelde vragen

Kan ik onkosten toevoegen zonder uren te registreren? Ja. Maak een taak aan met weinig of geen duur en voeg de kosten daaraan toe. Of hang ze aan een bestaande taak.

Worden mijn foto's van bonnen geback-upt? Bij Plus en Pro gaan ze mee naar de cloud en worden ze geback-upt. Bij Basic blijven ze op je toestel staan.

Kunnen teamleden elkaars onkosten zien? Dat hangt af van je teamrechten in het Pro-abonnement. Managers zien die van hun team, teamleden meestal alleen hun eigen.

Hoe komen onkosten op een factuur? In het Pro-abonnement kan de pdf je onkosten als regels meenemen, met omschrijving en bedrag.

Kan ik alleen mijn onkosten exporteren, zonder mijn uren? Ja. Gebruik je exportfilters om een rapport met alleen onkosten te maken.

#Samengevat

Het patroon dat werkt:

• Voeg onkosten toe aan taken, net zoals je je uren toevoegt
• Omschrijf ze duidelijk, met categorie en context
• Hang de foto van de bon er meteen aan
• Exporteer of factureer met je uren en kosten in hetzelfde rapport
• Loop het maandelijks na tegen je bank- of creditcardafschrift

Zo blijft je systeem eenvoudig. Bonnen belanden niet meer in je jaszak. En je projecttotalen kloppen weer helemaal.

#Verder lezen

• Kilometers en reistijd vastleggen voor vergoedingen per kilometer
• Exporteren naar Excel of CSV met je onkostenkolommen erbij
• Facturen maken in pdf die uren en onkosten op één document zetten