Kilometers en reistijd vastleggen voor klantbezoeken

Voor iedereen die tussen locaties, klantafspraken of servicebezoeken rijdt, is de vraag aan het eind van het jaar dezelfde: heb je een kilometeradministratie die de Belastingdienst accepteert? "Ik heb veel voor mijn werk gereden" is geen antwoord. Een lijst met datums, vertrek- en aankomstpunten, het doel, de kilometers en het liefst je kilometerstanden wel.

Timesheet legt kilometers vast als een eigen soort regel, naast je urenregistratie. Exporteer die met een bedrag per kilometer en je hebt je vergoeding of je aftrekpost klaar, zonder het jaar uit bonnetjes te reconstrueren. Kilometerregels zitten in elk abonnement, ook in het gratis Basic.

#Waarom je de moeite neemt

Aftrekposten. De meeste belastingstelsels kennen een bedrag per kilometer voor zakelijke ritten. Ze verwachten er ook een administratie bij die je tijdens het jaar bijhoudt.

Klanten factureren. Sommige afspraken bevatten reistijd en kilometers. Raak je je administratie kwijt, dan raak je je vergoeding kwijt.

Onkosten van medewerkers vergoeden. Een vastgelegde kilometeradministratie is waar de financiële afdeling op uitbetaalt.

De echte projectkosten. Reizen verstopt zich vaak op onzichtbare plekken. Een project dat op uren winstgevend leek, kan quitte draaien zodra je eerlijk bent over het rijden.

#Een kilometerregel aanmaken

Kilometers zijn in Timesheet een eigen soort taak. Zo blijven ze in je rapportages en exports gescheiden van je gewone urenregels.

#Instellen

1. Maak een nieuwe taak aan
2. Kies Kilometers als soort taak
3. Vul in:
   • het project, dus voor welke klant of klus de rit was
   • de omschrijving, dus het doel van de rit
   • de datum
4. Voeg de kilometergegevens toe, zie de opties hieronder
5. Sla op

#Twee manieren om de afstand vast te leggen

Optie 1: de afstand tussen twee punten. Gewoon de gereden kilometers. Het beste als je de route van een kaart of uit je gps kent.

• vertrekpunt
• aankomstpunt
• totale afstand

Optie 2: kilometerstanden. Het beste als de fiscus streng meekijkt.

• stand bij vertrek
• stand bij aankomst
• het verschil wordt de vastgelegde afstand

Kies één manier en houd die het hele jaar aan. Manieren door elkaar gebruiken roept vragen op die je niet twee keer wilt beantwoorden.

#Reistijd tegenover kilometers

Reistijd en kilometers zijn twee verschillende getallen. Je kunt allebei bijhouden, apart of samen.

#Samen

1. Maak de kilometerregel aan
2. Zet de begin- en eindtijd van de rit erop
3. Vul de afstand in
4. De regel bevat allebei: de bestede tijd en de afgelegde afstand

Handig als je reistijd declarabel is.

#Apart

• één gewone taak voor de reistijd, zodat die in je uren terugkomt
• één kilometerregel voor de afstand, zodat die in je kilometers terugkomt
• dezelfde datum, hetzelfde project, en verwijs zo nodig in de omschrijving naar elkaar

#Route en doel vastleggen

#Wat je noteert

• Van: het vertrekpunt, zoals kantoor, thuis of de vorige klantlocatie
• Naar: de bestemming
• Doel: waarom je reed, zoals een afspraak, een servicebezoek, een levering of een opname

#Waarom dat later uitmaakt

Om een controle te doorstaan, om onkosten goed te keuren, om je routes slimmer te plannen en om volgende ritten voor te bereiden. "Afspraak bij Acme" is het absolute minimum. "Kwartaalgesprek op het hoofdkantoor van Acme" is de versie die drie jaar later nog standhoudt.

#De vergoeding uitrekenen

Timesheet legt de kale kilometers vast. Het bedrag wordt bij het exporteren uitgerekend, via een eigen veld met het tarief dat jij gebruikt.

#Een eigen exportveld

Voeg in je exportinstellingen een berekend veld toe:

= {DISTANCE} * 0.23

Dat vermenigvuldigt de vastgelegde afstand met € 0,23, de onbelaste reiskostenvergoeding in Nederland. Pas de factor aan naar wat er in jouw land of in je afspraak met de klant geldt.

#Veelgebruikte bedragen

• Nederland: € 0,23 per kilometer, de gerichte vrijstelling waarmee een werkgever kilometers onbelast mag vergoeden en waarmee een ondernemer met een privéauto zijn zakelijke kilometers aftrekt.
• Duitsland (Reisekostenpauschale of Kilometerpauschale): € 0,30 per kilometer voor zakelijke ritten, over de volledige gereden afstand, dus ook de terugweg. De vergoeding voor woon-werkverkeer, de Entfernungspauschale, staat daar los van: € 0,30 per kilometer voor de eerste 20 kilometer en € 0,38 vanaf kilometer 21, en vanaf 2026 € 0,38 vanaf kilometer 1, waarbij alleen de enkele reis telt.
• Verenigde Staten (IRS, zakelijk tarief 2024): $ 0,67 per mijl
• Verenigd Koninkrijk (HMRC AMAP): £ 0,45 per mijl voor de eerste 10.000 mijl, daarna £ 0,25 per mijl

Controleer altijd het bedrag van het lopende jaar voordat je aangifte doet, want deze veranderen.

#Een kilometerrapport maken

1. Open Exporteren
2. Filter op het soort taak kilometers, of op een tag als je je kilometerregels tagt
3. Voeg het eigen veld voor de berekening van het bedrag toe
4. Kies de periode
5. Exporteer naar Excel of CSV

De export bevat: datum, van, naar, doel, afstand en het berekende bedrag.

#Wat de fiscus wil zien

De eisen verschillen per land. De doorsnede van allemaal:

#Altijd erbij

• de datum
• het vertrek- en aankomstpunt
• het zakelijke doel
• de afstand
• het project of de klant waar het bij hoort

#Belastingdienst (Nederland)

• datum, vertrek en aankomst, doel, kilometers
• een sluitende administratie per rit als je een auto van de zaak ook privé gebruikt
• houd zakelijke ritten, woon-werkverkeer en privéritten apart

#Finanzamt (Duitsland)

• datum, vertrek en aankomst, doel, kilometers
• kilometerstanden zijn aan te raden, want een rittenregistratie met gaten is minder waard dan een volledige

#IRS (Verenigde Staten)

• datum, bestemming, zakelijk doel, gereden mijlen
• het jaartotaal
• de kilometerstand aan het begin en het eind van het jaar helpt

#HMRC (Verenigd Koninkrijk)

• datum, reden, vertrek, bestemming, mijlen
• het lopende totaal

#Heen en terug, en dagen met meerdere stops

Heen en terug in één regel. Van kantoor naar de klant en terug, als één regel met de totale afstand. Snel.

Heen en terug als twee regels. De heenweg en de terugweg apart. Handig als de twee stukken op verschillende projecten horen, of als een van beide fiscaal anders telt.

Dagen met meerdere stops. Twee mogelijkheden.

1. Eén regel per stuk: kantoor → klant A, klant A → klant B, klant B → kantoor. Het nauwkeurigst.
2. Eén regel voor de hele dag, met alle stops in de omschrijving. Minder precies, maar praktisch voor een monteur die er acht op een dag doet.

Woon-werkverkeer telt in veel belastingstelsels niet mee als zakelijke rit. In Nederland ligt dat anders: een werkgever mag ook woon-werkkilometers onbelast vergoeden tegen hetzelfde bedrag per kilometer. Houd de twee soorten ritten hoe dan ook apart in je administratie, dan kun je later alle kanten op.

#Werkwijzen die standhouden

Leg je kilometers dezelfde dag vast. Je geheugen vervaagt snel, vooral bij de kleinere ritten die samen oplopen.

Kies één manier voor het hele jaar. Op afstand of op kilometerstand, niet allebei.

Noteer het doel, niet alleen de bestemming. "Hoofdkantoor Acme, gesprek over verlenging van het contract", en niet alleen "Acme".

Bewaar je onderbouwing. Parkeerbonnen, tolbewijzen en tankbonnen. Hang ze als onkostenregels aan hetzelfde project.

Kijk het maandelijks na. Open je export, zoek naar gaten, en vul ze terwijl je ze nog uit je agenda kunt reconstrueren.

#Drie situaties uit de praktijk

#Een adviseur met twee stops op een dag

's Ochtends bij klant A, 's middags bij klant B, een gewone dag voor adviseurs die hun uren bijhouden.

1. Kilometerregel: kantoor → klant A, doel: contract doornemen
2. Kilometerregel: klant A → klant B, doel: workshop
3. Kilometerregel: klant B → kantoor, de terugweg

Elk op het juiste project. De export telt aan het eind van de maand de kilometers en de vergoeding op.

#Een servicemonteur

Dezelfde dag, zes servicebezoeken.

• één kilometerregel voor die dag, met alle stops in de omschrijving
• kilometerstand bij vertrek en bij thuiskomst
• de export toont het dagtotaal aan kilometers en de vergoeding

#Een accountmanager in zijn rayon

Een wekelijks ritme van vaste bezoeken, kenmerkend voor verkoopteams die onderweg hun uren bijhouden.

• één kilometerregel per rit, op de bijbehorende klant
• een duidelijk doel bij elke rit: "kwartaalgesprek, demo, deal rondmaken"
• houd woon-werkverkeer apart van de rest

#Als er iets misgaat

"Ik ben vergeten een rit vast te leggen." Reconstrueer hem uit je agenda, want die zegt waar je was, uit de tijdlijn van Google Maps, want die zegt waar je telefoon was, of uit je tankbonnen, want die zeggen waar je tankte. Voeg de regel toe met de juiste datum.

"Wat is er precies aftrekbaar?" Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder. Bewaar liever te veel dan te weinig. Houd zakelijk en privé streng gescheiden.

"Mijn administratie is niet consequent." Stop, kies één manier, op afstand of op kilometerstand, zet op werkdagen een herinnering om 17.00 uur, en begin opnieuw. Wat er in het verleden misging is verleden tijd, en de administratie van vandaag heb je zelf in de hand.

#Samengevat

De onderdelen:

• Kilometers als eigen soort taak: een aparte regel voor je ritten
• Afstand of kilometerstand: kies er een voor het hele jaar
• Route, doel en project: de gegevens die een controle doorstaan
• Een eigen exportveld: het bedrag per kilometer maal de afstand is je vergoeding
• Een maandelijkse blik: de enige manier om aan het eind van het jaar niets te hoeven reconstrueren

#Verder lezen

• Onkosten vastleggen en bonnen toevoegen voor tol, parkeren en brandstof
• Exporteren naar Excel of CSV met het bedrag per kilometer er al in
• Facturen maken in pdf die uren, onkosten en kilometers op één document zetten