Integração com o QuickBooks Online

Sua equipe registra as horas no Timesheet. Sua contabilidade fica no QuickBooks Online. Conecte os dois e cada registro concluído em um projeto mapeado chega ao QuickBooks como uma atividade de tempo no cliente e no funcionário certos, pronto para faturar, sem redigitar nada no fim do mês.

O que é sincronizado

Do Timesheet para o QuickBooks

• Cada registro concluído vira uma atividade de tempo com data, horário de início e fim, descrição, cliente, funcionário e status de faturável
• Edições e exclusões são enviadas automaticamente. Um cronômetro em andamento é sincronizado assim que é parado
• Com um mapeamento de valores, o registro leva o item de serviço do QuickBooks, e o valor por hora vem desse serviço ou do seu valor de cobrança no Timesheet

Do QuickBooks para o Timesheet

• O tempo lançado ou editado no QuickBooks volta como registros do Timesheet, entregue pelos webhooks do QuickBooks
• Os registros que você fatura no QuickBooks são marcados como faturados no Timesheet
• Excluir ou anular uma atividade de tempo no QuickBooks remove o registro no Timesheet
• Sync Now busca as alterações do QuickBooks sob demanda. A primeira execução traz as atividades de tempo já existentes dos clientes e funcionários que você mapeou

O status de pago fica no QuickBooks.

Faturas e folha de pagamento ficam no QuickBooks

A integração entrega as horas. Ela não cria faturas nem processa a folha de pagamento. Como cada registro chega com o cliente e o status de faturável, você pode incluir o tempo faturável na próxima fatura do cliente no QuickBooks, e as horas ficam no cadastro de cada funcionário lá.

Relatórios, valores de cobrança e exportações de todos os seus projetos continuam disponíveis no Timesheet.

Antes de começar

• O QuickBooks Online. O QuickBooks Desktop não é compatível.
• Seus clientes e funcionários cadastrados no QuickBooks. A integração faz o mapeamento para eles, mas não os cria.
• Um plano Pro do Timesheet ou superior. O período de teste de 30 dias já inclui esse plano. Veja planos e preços.

Como conectar

No app web do Timesheet, abra Integrações, selecione Explorar Marketplace e instale o QuickBooks Online. Selecione Conectar, faça login com a Intuit e autorize o acesso. A conexão usa OAuth, então o Timesheet nunca vê a sua senha do QuickBooks.

Depois, preencha a aba Mapeamentos:

• Project Mapping: cada projeto do Timesheet para um cliente do QuickBooks.
• User Mapping: cada membro da equipe para um funcionário do QuickBooks. Se você registra horas sem equipe, mapeie a sua própria conta.
• Rate Mapping (opcional): valores de cobrança do Timesheet para itens de serviço do QuickBooks.

Só são sincronizados os registros com projeto mapeado e membro da equipe mapeado.

Escolha o sentido da sincronização

A configuração Sync Direction oferece três opções:

• bidirectional envia seu tempo para o QuickBooks e traz de volta as alterações feitas no QuickBooks.
• timesheet-to-qb só grava no QuickBooks e ignora as alterações feitas lá.
• qb-to-timesheet só traz o tempo do QuickBooks para o Timesheet.

A configuração Billing Rate Source define se o valor por hora vem do item de serviço do QuickBooks ou do seu valor de cobrança no Timesheet.

Vale saber

• Registros de projetos não mapeados ou de membros da equipe não mapeados são ignorados. Se você incluir o mapeamento depois, edite o registro uma vez para enviá-lo.
• O primeiro Sync Now traz todo o tempo já existente no QuickBooks dos clientes e funcionários que você mapeou. Se as mesmas horas já foram registradas no Timesheet, elas aparecem duas vezes, então confira antes de executar.
• Quando um registro muda nos dois lados, vale a alteração mais recente.
• Uma conexão vincula uma empresa do QuickBooks.
• Uma execução agendada diária coloca em dia as alterações do Timesheet. As alterações do QuickBooks chegam pelos webhooks e pelo Sync Now.
• Remover a integração interrompe a sincronização. O tempo já gravado no QuickBooks permanece lá.

Para um guia detalhado, leia como sincronizar registros de tempo com o QuickBooks Online. O passo a passo completo da configuração, as opções de gatilho e a solução de problemas estão na documentação do QuickBooks.