Como sincronizar registros de tempo com o QuickBooks Online

Digitar registros de tempo no sistema contábil uma vez por mês é o tipo de trabalho que desaparece no momento em que você conecta os dois sistemas. A integração do Timesheet com o QuickBooks Online faz exatamente isso: as horas registradas chegam ao cliente e ao funcionário certos com o status de faturável, e o status da fatura volta, para o seu controle de horas saber o que já foi cobrado.

Este é o passo a passo prático, as decisões de mapeamento que importam e a lista de solução de problemas para as poucas coisas que podem sair do trilho. A integração fica no plano Pro, que tem 30 dias de teste grátis (sem cartão de crédito).

#O que a integração faz

#Do Timesheet para o QuickBooks

• Registros de tempo sincronizam como atividades de tempo do QuickBooks, com o status de faturável
• Projetos são associados a clientes do QuickBooks
• Membros da equipe são associados a funcionários do QuickBooks

#Do QuickBooks de volta para o Timesheet

• Status da fatura: quando o tempo é faturado no QuickBooks, os registros são marcados como faturados no Timesheet
• Edições no tempo sincronizado dentro do QuickBooks voltam para o Timesheet
• Excluir ou anular tempo no QuickBooks remove o registro no Timesheet

#Ritmo da sincronização

• As alterações sincronizam conforme acontecem: criar, editar ou excluir um registro dispara uma sincronização
• O QuickBooks devolve as alterações dele por webhook
• Uma execução agendada diária coloca em dia as alterações do Timesheet
• Sync Now busca as alterações do QuickBooks sob demanda

#Pré-requisitos

Antes de conectar:

• Timesheet Pro (assinatura ativa ou teste)
• QuickBooks Online (não o QuickBooks Desktop)
• Acesso de administrador na empresa do QuickBooks
• Projetos configurados no Timesheet
• Clientes e funcionários configurados no QuickBooks

#Conectando

#Passo 1: inicie

1. No app web do Timesheet, abra Integrações no menu principal
2. Clique em Explorar Marketplace e instale o QuickBooks Online
3. Abra a integração e clique em Conectar

#Passo 2: autorize no QuickBooks

1. Você será redirecionado ao QuickBooks
2. Entre na sua conta
3. Revise as permissões solicitadas
4. Clique em Connect para autorizar

#Passo 3: confirme

1. De volta ao Timesheet, a integração mostra Conectado
2. Você está conectado

#Associando projetos a clientes

A etapa crítica. Sem associações, nenhum tempo circula.

#Onde associar

1. Abra a integração do QuickBooks
2. Vá para a aba Mapeamentos
3. Encontre a seção Project Mapping

#Criando as associações

Para cada projeto que você quer sincronizar:

1. Clique em + Adicionar para criar um par
2. Escolha o projeto do Timesheet
3. Escolha o cliente correspondente no QuickBooks
4. Salve

#Exemplos de associação

#Algumas coisas que evitam dor de cabeça

Os nomes não precisam ser idênticos. A associação é por seleção, não por comparação de texto.

Crie os clientes novos no QuickBooks primeiro. Se um cliente não existe lá, crie no QuickBooks e depois volte para associar.

Pule os projetos internos. Deixe a associação vazia nos projetos que você não quer sincronizar (administração, estudo, pesquisa interna).

#Associando membros da equipe

Em equipes, associe as pessoas a funcionários do QuickBooks. O tempo de uma pessoa só sincroniza depois de associado, então faça isso para todo mundo cujas horas devem chegar ao QuickBooks. Se você registra horas sem equipe, associe a sua própria conta.

#Configuração

1. Abra a aba Mapeamentos da integração do QuickBooks
2. Encontre a seção User Mapping
3. Para cada membro, crie um par com o funcionário correspondente no QuickBooks
4. Salve

#Por que isso importa

Cada registro sincronizado leva o funcionário correspondente, então no QuickBooks as horas aparecem por pessoa, prontas para relatórios por funcionário e para a folha de pagamento que você processa lá.

#O que a sincronização envia

Conforme as coisas acontecem:

• Novos registros de tempo
• Atualizações em registros existentes
• Correções e exclusões

#O que dispara uma sincronização

• Criar, editar ou excluir um registro de tempo (inclusive marcá-lo como faturado)
• Uma alteração vinda do QuickBooks por webhook
• A execução agendada diária, que coloca em dia as alterações do Timesheet
• Clicar em Sync Now

#Conferindo o status

• Abra a integração do QuickBooks
• O Sync Dashboard mostra as rodadas recentes, o estado da conexão e o resultado da última sincronização
• A aba Registros lista cada rodada com status, gatilho e duração

#Criando faturas a partir do tempo sincronizado

Depois que o tempo está no QuickBooks, faturar é o fluxo normal dele.

#No QuickBooks

1. Sales → Invoices
2. Clique em Create Invoice
3. Selecione o cliente
4. O QuickBooks mostra os registros de tempo ainda não faturados
5. Acrescente os registros à fatura
6. Revise e envie

#O status volta

Quando você fatura o tempo no QuickBooks:

• O Timesheet marca esses registros como faturados
• O status de pago fica no QuickBooks; ele não volta para o Timesheet
• A sincronização nos dois sentidos mantém os registros e o status de faturado alinhados sem ninguém redigitar nada

#Sincronização manual

O Sync Now traz o que mudou no QuickBooks desde a última execução. Ele não envia as alterações do Timesheet: elas saem sozinhas assim que você as salva.

#Como executar

1. Abra a integração do QuickBooks
2. Clique em Sync Now
3. Espere terminar
4. Revise o resultado

#Quando usar

• Logo depois de conectar, para trazer o tempo já existente no QuickBooks dos clientes e funcionários associados
• Depois de lançar ou editar tempo direto no QuickBooks, quando você quiser que ele apareça no Timesheet na hora
• Ao investigar um problema

#Lidando com conflitos

Alguns padrões para conhecer:

Editado nos dois lugares. O mesmo registro alterado no Timesheet e no QuickBooks. Resolução: vale a alteração mais recente. Uma edição no QuickBooks só é aplicada se for mais recente que o registro no Timesheet, e toda edição no Timesheet é enviada ao QuickBooks.

Excluído em um dos lados. Registro apagado em um sistema. Resolução: com a configuração padrão nos dois sentidos, as exclusões valem para os dois lados. Excluir um registro no Timesheet remove do QuickBooks, e excluir ou anular no QuickBooks remove do Timesheet.

Associação alterada no meio do caminho. Projeto reassociado depois de alguns registros já terem sincronizado. Resolução: os novos registros usam a nova associação, e um registro antigo passa para o novo cliente na próxima vez que você o editar no Timesheet.

#Como evitar quase tudo isso

• Edite o tempo no Timesheet, não no QuickBooks
• Fature no QuickBooks e deixe o status de faturado voltar; acompanhe o status de pago no QuickBooks
• Exclua o tempo no Timesheet, e lembre que excluir no QuickBooks também remove do Timesheet

#Boas práticas

Associe antes de registrar. Monte as associações de projeto e cliente antes de a equipe começar a registrar. Do contrário, você fica com registros "órfãos" que não sincronizam até você editá-los uma vez depois da associação.

Use nomes de projeto consistentes. A associação cuida da ligação, mas nomes consistentes fazem você lembrar o que liga com o quê sem abrir as configurações.

Conferência semanal. Cinco minutos no status da sincronização: alguma rodada falhou, algum projeto sem associação com tempo lançado, alguma atribuição de cliente estranha.

Reconciliação mensal. Antes do fechamento:

1. Garanta que todo o tempo sincronizou
2. Crie as faturas do tempo faturável
3. Registre os pagamentos recebidos
4. Confirme que os totais batem entre os sistemas

Documente as associações. Uma planilha ou documento simples com projeto → cliente e pessoa → funcionário economiza dez minutos na próxima vez que alguém perguntar.

#Solução de problemas

#O tempo não aparece no QuickBooks

• O projeto está associado?
• A pessoa está associada?
• O sentido da sincronização permite que o Timesheet escreva no QuickBooks?
• A conexão continua ativa? Confira a aba Registros em busca de rodadas com falha

#Conexão expirada

Os tokens do QuickBooks podem expirar depois de um longo período sem sincronizar.

1. Abra a integração do QuickBooks
2. Abra o menu Ações e escolha Reconectar
3. Reautorize no QuickBooks

#Registros duplicados

• Confira se o mesmo tempo foi lançado nos dois sistemas: a sincronização vincula os registros que ela cria, não os que foram digitados duas vezes
• Fale com o suporte se continuar acontecendo

#Tempo no cliente errado

1. Atualize a associação do projeto no Timesheet
2. Edite uma vez os registros afetados no Timesheet: eles passam para o novo cliente
3. Os novos registros usam a nova associação

#Desconectando

Se você precisar remover a integração:

1. Abra a integração do QuickBooks
2. Role até Desinstalar Integração e selecione Desinstalar
3. Confirme

Depois da remoção:

• A sincronização para na hora
• A integração e as associações são removidas no Timesheet
• O tempo já sincronizado permanece no QuickBooks
• Você pode reinstalar e reconectar quando quiser

#Resumo

A integração substitui a digitação manual por:

• Conectar: autorização OAuth entre o Timesheet e o QuickBooks Online
• Associar: projetos → clientes, membros da equipe → funcionários
• Sincronizar: as alterações do Timesheet conforme acontecem, as do QuickBooks por webhooks e pelo Sync Now
• Faturar: no QuickBooks, a partir do tempo sincronizado
• Status: o tempo faturado volta ao Timesheet como faturado

Configure uma vez e o fechamento do mês deixa de ser um exercício de redigitação.

#Para onde ir agora

• Conecte ao Zapier para uma automação de processos mais ampla
• Gere faturas em PDF quando você quiser a fatura saindo direto do Timesheet
• Exporte para o Excel para relatórios pontuais fora do fluxo do QuickBooks