Registrar horas é a primeira metade. Receber por elas é a segunda. A ponte entre as duas é a fatura, a folha de ponto ou a ordem de serviço. Bem feita, essa ponte se escreve sozinha a partir dos dados registrados. Mal feita, você passa uma hora toda sexta em uma planilha que não sabe direito como foi a sua semana.
A geração de documentos do Timesheet transforma os registros em três tipos de PDF: faturas para cobrança, folhas de ponto para folha de pagamento ou conformidade, e ordens de serviço para trabalho em campo. Tudo no plano Pro, que inclui 30 dias de teste grátis (sem cartão de crédito).
Os três tipos de documento
Faturas
Documentos de cobrança que você envia ao cliente para pagamento. Incluem:
- Os dados e o logo da sua empresa
- As informações do cliente
- Os registros de tempo detalhados
- Cálculos de impostos e totais
- Condições de pagamento e dados bancários
Folhas de ponto
Resumos de horas para folha de pagamento, RH ou conformidade. Incluem:
- Dados do empregado ou prestador
- Período
- Detalhamento diário ou semanal
- Campos de assinatura para aprovação
- Total de horas
Ordens de serviço
Documentação detalhada, tarefa por tarefa, útil para trabalho em campo.
- Lista de tarefas com descrições
- Horários de início e término
- Dados de localização, se houver
- Campos de assinatura por tarefa, para o aceite do cliente
Criando sua primeira fatura
Passo 1: abra a geração de documentos
- Entre em my.timesheet.io (plano Pro)
- Abra Documentos ou Faturas
- Clique em Criar nova fatura
Passo 2: escolha os registros de tempo
Filtre até chegar nos registros certos:
- Por período
- Por projeto
- Por status de faturável
- Ou selecione registros específicos na mão
Passo 3: preencha os dados
Do seu lado
- Nome da empresa, endereço, contato, CNPJ ou inscrição
- Logo (envie uma vez, salve o documento como modelo e ele já vem preenchido nas próximas)
Do lado do cliente
- Nome do cliente, empresa, endereço de cobrança, pessoa de contato
Dados da fatura
- Número da fatura (gerado automaticamente ou personalizado)
- Data da fatura
- Data de vencimento
- Condições de pagamento
Passo 4: revise os itens
Os itens vêm direto das tarefas (e, se ativado, das despesas) que você selecionou:
- Cada tarefa vira uma linha com descrição, duração e valor
- As descrições vêm das próprias tarefas, então arrume-as antes de gerar (o cliente não precisa ver códigos internos)
- As despesas aparecem em uma seção própria, com descrições e valores
Passo 5: impostos e descontos
- Alíquota de imposto (ISS, IVA, sales tax), com uma segunda alíquota opcional
- Desconto, aplicado no nível do documento
- Opção de esconder os impostos por completo onde não se aplicam
Passo 6: gere e envie
- Veja a prévia do PDF
- Baixe
- Envie por e-mail direto do app para o cliente
- A fatura fica salva no seu histórico de documentos
Uma observação para quem emite no Brasil: a fatura em PDF é um documento de cobrança. A nota fiscal de serviço continua sendo emitida pelo sistema da sua prefeitura ou pelo portal nacional da NFS-e. Use a fatura do Timesheet para detalhar as horas que sustentam o valor.
Personalizando o modelo
Seu logo
- No formulário do documento, encontre Logo da empresa
- Envie um PNG ou JPG (PNG é melhor, pelo fundo transparente); os tamanhos recomendados são 400x120px ou 120x120px
- Salve o documento como modelo e o logo vem preenchido em todo documento criado a partir dele
Informações de pagamento
Inclua os dados de pagamento na própria fatura:
- Conta bancária, chave Pix, dados internacionais
- Links de pagamento
- Meios de pagamento aceitos
- Condições de atraso (por exemplo, "2% ao mês após o vencimento")
Textos padrão
Blocos de texto reutilizáveis:
- Uma linha de agradecimento
- Termos e condições
- Observações sobre os serviços
- Próximos passos
Folhas de ponto
A folha de ponto é o documento certo quando quem recebe é o RH, a folha de pagamento ou um auditor de conformidade, não o cliente que paga. O formato é um resumo de horas, não uma cobrança.
Configuração
- Escolha o período
- Escolha o projeto ou os projetos
- Selecione os registros a incluir
Assinaturas
Folhas de ponto e ordens de serviço trazem um campo de assinatura. Assine direto no formulário ou deixe a linha em branco para assinar à caneta. A assinatura aparece no PDF gerado, pronta para o fluxo de aprovação em papel.
Casos de uso comuns
Relatório de horas de empregados. Folha semanal, assinada pela pessoa, aprovada pelo supervisor, arquivada para a folha de pagamento.
Documentação de prestadores. Prestadores que faturam clientes fornecem um registro verificável do trabalho realizado.
Conformidade. Diretiva de jornada, contrato público ou trilha de auditoria trabalhista.
Ordens de serviço
O formato mais detalhado. Feito para trabalho em campo e para o aceite do cliente em cada tarefa.
O que inclui
- Listagem tarefa por tarefa
- Descrição e notas
- Horários de início e término
- Dados de localização (quando a cerca virtual foi usada)
- Campos de assinatura por tarefa
Assinaturas por tarefa
Cada tarefa pode ter seu campo de assinatura, para o cliente dar o aceite enquanto o trabalho acontece, não depois. Três situações em que isso compensa:
Assistência técnica. O técnico termina um atendimento, o cliente assina o item da ordem de serviço no celular, o próximo atendimento começa.
Subempreitadas na construção. Verificação de conclusão de cada fase ou de cada dia, o rastro de papel por trás do faturamento de obras.
Trabalho contestado. A ordem de serviço assinada é a trilha de auditoria que encerra a discussão.
Exemplo de campo
Um técnico de manutenção visita três clientes em um dia:
- Cada atendimento é uma tarefa
- No fim, gere a ordem de serviço
- Cada cliente assina a sua seção
- O PDF assinado é o registro
Numeração de faturas que não dá dor de cabeça depois
Sequencial
Simples e à prova de falhas: FAT-001, FAT-002, FAT-003. Funciona bem em volume baixo.
Por ano
Inclua o ano: FAT-2024-001, FAT-2024-002. Mais fácil de arquivar e achar no terceiro ano.
Por cliente
Inclua o código do cliente: ACME-2024-001. Mais fácil de varrer quando as faturas passam por muitos clientes.
Regras que compensam
- Nunca reutilize um número. Nem em fatura cancelada. Emita uma nota de crédito.
- Mantenha os números sequenciais, sem buracos. O fisco confere isso.
- Inclua o ano no formato.
- Use zeros à esquerda para ordenar direito (001, não 1).
Tratamento de impostos
Alíquota única
A maioria dos casos: uma alíquota (por exemplo, ISS entre 2 e 5 por cento conforme o município, 19% de IVA na Alemanha, 20% no Reino Unido). A alíquota vale para o documento inteiro.
Uma segunda alíquota
Quando duas alíquotas se aplicam (algumas jurisdições separam imposto estadual e municipal, por exemplo), ative o segundo campo de imposto e os dois aparecem nos totais.
Faturas sem imposto
Para faturas sem imposto nenhum, esconda a seção por completo. As faturas eletrônicas ainda suportam um motivo de isenção e a inversão do sujeito passivo, onde a regulação exige.
Descontos
Os descontos se aplicam no nível do documento, com um segundo desconto opcional quando você precisa de dois (um desconto por pagamento antecipado somado a um desconto de volume negociado, por exemplo).
Usos típicos:
- Desconto por pagamento antecipado (por exemplo, 2% se pago em 7 dias)
- Desconto por volume (por exemplo, 15% acima de 40 horas)
- Crédito pontual ou abatimento de cortesia
Para um crédito parcial em um trabalho específico, ajuste o registro correspondente antes de gerar, ou emita uma nota de crédito separada.
Acompanhando o pagamento
Além da geração, o documento guarda um status.
Status da fatura
Cada fatura fica como paga ou não paga, e a lista mostra o total ao lado de quanto já foi pago, então pagamentos parciais ficam visíveis de relance. Filtre a lista por status para ver o que continua em aberto.
Registrando um pagamento
- Abra a fatura
- Marque como paga
- Informe a data do pagamento
- Anote o meio (transferência, Pix, PayPal e outros)
Para atualizar também os registros de tempo por trás dela, marque-os como pagos em lote na lista de tarefas.
Achando o que está em aberto
A lista de documentos é pesquisável por cliente e mostra data, total, valor pago e status de cada fatura. A pergunta "quem ainda não me pagou?" vira uma lista filtrada, não uma escavação na caixa de entrada.
Dicas que economizam tempo de verdade
Descrições específicas. "Consultoria" é um espaço em branco. "Auditoria de desempenho do site e recomendações de otimização" é uma linha de fatura.
Números de referência. Acrescente códigos de projeto, números de pedido de compra ou referências do cliente em cada fatura. Ajuda o financeiro dele a casar as faturas com os registros.
Condições de pagamento claras. "Vencimento na apresentação" é mais claro que "30 dias" para muitos clientes. Se der, siga o padrão contábil do cliente.
Cobrança sistemática. Um lembrete educado no dia 35 resolve a maioria dos pagadores lentos sem desgaste. Programe isso.
Revisão trimestral do modelo. Atualize contato, dados bancários, marca e condições de pagamento. Pegue o que foi ficando desatualizado.
Arquive tudo. O Timesheet guarda as faturas automaticamente. Mantenha um backup adicional para fins fiscais (a maioria das jurisdições exige de seis a dez anos).
Perguntas frequentes
Dá para editar uma fatura depois de enviada? Não faça isso. Emita uma nota de crédito e uma nova fatura. Editar faturas enviadas quebra a trilha de auditoria.
Como funcionam moedas diferentes? A moeda vem das configurações da sua conta e vale para os seus documentos. As faturas eletrônicas têm um campo de moeda próprio, para exigências internacionais.
Dá para incluir itens que não são horas? Os itens vêm das tarefas registradas e das despesas. Para uma cobrança fixa, como materiais ou uma taxa única, registre como despesa e inclua na fatura.
O cliente precisa de conta no Timesheet para ver as faturas? Não. As faturas são PDFs comuns. Qualquer pessoa abre.
Dá para incluir despesas na fatura? Sim. As despesas ligadas ao mesmo projeto aparecem como itens, com descrição e valor. Veja como registrar despesas e anexar comprovantes.
Resumo
Três documentos, uma fonte de verdade:
- Faturas para cobrar clientes
- Folhas de ponto para folha de pagamento e RH
- Ordens de serviço para o aceite em campo
Configure o perfil da empresa uma vez. Gere documentos ilimitados a partir das horas registradas. O teste do plano Pro dura 30 dias, sem cartão de crédito; você consegue emitir faturas reais durante o teste e só decide depois de ver o fluxo funcionando.
Para onde ir agora
- Exporte para o Excel para relatórios personalizados ou para entregar ao seu contador
- Sincronize com o QuickBooks para integrar com a contabilidade
- Cobre clientes com valores personalizados para as faturas fecharem certo já na primeira vez
Receba pelas horas que você já registrou
30 dias de teste do Pro, sem cartão de crédito. Gere sua primeira fatura hoje.