Como exportar seus dados de horas para Excel e CSV

As horas registradas são suas. Seja para um relatório de cliente, para o contador, para a folha de pagamento ou para sua própria análise, você quer tirá-las do app em um formato que o resto das suas ferramentas leia. Excel e CSV cobrem as duas pontas. Os dois estão em todos os planos do Timesheet, inclusive no Basic gratuito.

Este artigo percorre a configuração que torna as exportações realmente úteis: escolher os campos certos, salvar modelos, acrescentar colunas com fórmula e enviar o resultado por e-mail.

#Os dois formatos

#Excel (XLSX ou XLS)

O formato mais versátil para a maioria das pessoas:

• Abre no Excel, no Google Planilhas e no Numbers
• Preserva formatação e fórmulas
• Suporta várias abas
• Melhor para relatórios que você vai apresentar ou analisar mais

#CSV

O formato universal de dados:

• Abre em qualquer planilha
• Importa para qualquer banco de dados ou ferramenta
• Texto puro, arquivo bem pequeno
• Melhor para importações e integrações

Na dúvida: Excel para gente ler o arquivo, CSV para software ler o arquivo.

#A exportação básica

#Passo 1: período

1. Abra Exportar (ou Relatórios)
2. Escolha data inicial e final
3. Ou escolha um preset: esta semana, semana passada, este mês, mês passado, este trimestre, personalizado

#Passo 2: filtros

Reduza o escopo:

• Projeto: um ou vários
• Status: faturável, faturado, pago
• Tags: tipos específicos de trabalho
• Membro da equipe: uma pessoa ou um grupo (Pro)

#Passo 3: formato

Escolha:

• XLSX (Excel 2007 ou superior, o padrão)
• XLS (Excel antigo)
• CSV

#Passo 4: baixe

Clique em exportar. O arquivo cai na sua pasta de downloads.

#Personalizando os campos

É aqui que a exportação sai de útil para poderosa: você escolhe exatamente quais colunas aparecem.

#Campos padrão

#Escolhendo os campos

1. Nas configurações de exportação, abra Campos ou Colunas
2. Marque os que você quer
3. Desmarque o resto
4. Arraste para reordenar (quando houver suporte)

#Receitas de campos

Relatório para o cliente. Data, projeto, descrição, duração, ganhos. Pule campos internos, como o status de faturável.

Contabilidade. Data, projeto, duração, valor da hora, ganhos, faturado, pago. Entregue ao contador e ele fica feliz.

Análise pessoal. Tudo. Você descobre depois o que é útil, numa tabela dinâmica.

#Colunas com fórmula

As exportações do app web suportam colunas calculadas. Úteis para reembolsos, contas de imposto, ganhos líquidos e conversões de moeda próprias.

#Adicionando um campo personalizado

1. Abra as configurações de exportação
2. Encontre Campos personalizados ou Adicionar coluna
3. Dê um nome à coluna
4. Informe a fórmula

#Exemplos de fórmula

Ganhos com valor, fator e adicional por hora:

= ({DURATION} / 3600 * {TASK_PROJECT_SALARY}) * {RATE_VALUE} + ({DURATION} / 3600 * {RATE_EXTRA})

Reembolso de quilometragem a R$ 2,00 por km:

= {DISTANCE} * 2.00

Valor do imposto a 5%:

= {SALARY} * 0.05

Ganhos líquidos:

= {SALARY} - ({SALARY} * 0.05)

#Variáveis disponíveis

Os identificadores de campo vão entre chaves:

• {DURATION}: duração em segundos
• {SALARY}: ganhos calculados no registro
• {TASK_PROJECT_SALARY}: valor da hora vindo do projeto
• {RATE_VALUE}: multiplicador de fator
• {RATE_EXTRA}: valor do adicional por hora
• {DISTANCE}: quilometragem (em registros de deslocamento)

#Modelos

Se você roda a mesma exportação todo mês, salve a configuração uma vez no app web e reutilize.

#Salvando

1. Configure a exportação (filtros, campos, formato)
2. Clique em Salvar como modelo
3. Dê um nome ao modelo
4. Ele fica disponível dali em diante

#Modelos que vale ter

Relatório mensal do cliente.

• Filtro: projeto específico, mês passado
• Campos: data, descrição, duração, ganhos
• Formato: XLSX

Exportação fiscal trimestral.

• Filtro: tudo faturável, último trimestre
• Campos: tudo mais uma coluna de imposto personalizada
• Formato: CSV

Folha de ponto semanal.

• Filtro: todos os projetos, esta semana
• Campos: data, projeto, início, término, duração
• Formato: XLSX

#Rodando um modelo

1. Abra Exportar
2. Escolha o modelo
3. Ajuste o período, se precisar
4. Exporte

O modelo cuida do resto.

#Envio por e-mail

#E-mail direto

No app web, pule a dança de baixar, anexar e enviar:

1. Configure a exportação
2. Informe os destinatários no campo de e-mail
3. Defina o nome do arquivo, se o padrão não servir
4. Envie

#Relatórios recorrentes

Não existe exportação agendada. Duas alternativas honestas:

• Resumo semanal. Um botão nas configurações envia para você um e-mail com um resumo fixo da semana passada. Bom para o seu próprio acompanhamento, não configurável por cliente.
• Modelos. Para relatórios recorrentes de cliente, salve um modelo e rode em um dia fixo. São alguns cliques em vez de refazer tudo.

#Tipos de relatório e totais

Como os dados se organizam no arquivo.

#Tipos de relatório

• Relatório de dados: registros de tempo brutos, em lista
• Dados agrupados por membro: as tarefas de cada pessoa juntas
• Dados agrupados por projeto: as tarefas de cada projeto juntas
• Resumo por membro e resumo por projeto: totais agregados em vez de registros individuais

#Totais

Ative Somar colunas de dados para acrescentar uma linha de totais nas colunas de duração e de valor.

#Cenários avançados

#Relatório de cliente com vários projetos

Um cliente tem três projetos. Um relatório com tudo:

1. Filtre pelos três projetos
2. Escolha o relatório dados agrupados por projeto
3. Ative somar colunas de dados para os totais
4. Exporte em XLSX

#Backup mensal das faturas

Uma foto do que foi cobrado:

1. Filtro: faturado = sim, data = mês passado
2. Todos os campos
3. Exporte em CSV para arquivo
4. Guarde ao lado das cópias das faturas

#Integração com a folha de pagamento

Exporte os dados por pessoa, no formato da folha:

1. Filtre por membro da equipe (Pro)
2. Inclua os campos exigidos pela folha
3. Exporte em CSV
4. Importe no sistema de folha

#Preparação fiscal

Tudo o que o contador pede:

1. Filtro: data = ano fiscal completo
2. Campos: data, cliente, descrição, ganhos, despesas
3. Acrescente uma coluna personalizada de cálculo de imposto
4. Exporte em XLSX com os totais formatados

#Solução de problemas

#"Nenhum dado para exportar"

• Confira se o período inclui registros
• Verifique se os filtros não estão restritos demais
• Veja se os projetos estão arquivados (e decida se quer incluir os arquivados)

#As datas aparecem erradas no Excel

• O Excel pode interpretar mal as datas conforme o idioma do sistema
• Tente CSV, que é texto sem ambiguidade
• Confira as configurações regionais do Excel

#A duração aparece errada

• Alterne entre HH:MM e decimal nas configurações de exportação
• Confirme que a coluna do Excel está formatada como hora, não como texto

#O arquivo não abre

• Tente outro formato (XLSX ou CSV)
• Confirme que o download terminou
• Verifique o espaço em disco

#Coisas que deixam as exportações melhores

Descrições consistentes de tarefa. Uma descrição clara no registro vira uma linha clara no relatório do cliente. Descrições preguiçosas parecem anotações internas que o cliente não deveria ver.

Exporte antes de arquivar. Quando um projeto termina, exporte tudo antes de arquivar. Você fica com o registro sem precisar escavar dados arquivados depois.

Mantenha uma biblioteca pequena de modelos. De três a cinco modelos reutilizáveis cobrem quase tudo. Não deixe multiplicar.

Veja a prévia antes de enviar. Principalmente em relatórios que vão para o cliente. Pegue os erros de digitação, os registros faltando, as linhas que dizem "a definir".

Documente os campos personalizados. Se você escreveu uma coluna com fórmula três meses atrás, o você de hoje não vai lembrar exatamente o que ela calcula. Deixe uma nota no nome do modelo.

#Resumo

As exportações suportam:

• Formatos: XLSX, XLS, CSV
• Filtros: projeto, status, tags, datas, membro da equipe
• Campos: escolha e ordene o que você precisa
• Campos personalizados: colunas com fórmula para cálculos (app web)
• Modelos: salve uma vez, use sempre (app web)
• Envio por e-mail pelo app web

Seus dados, no seu formato, nas suas ferramentas.

#Para onde ir agora

• Sincronize com o QuickBooks para integrar com a contabilidade sem exportação manual
• Conecte ao Zapier para levar os dados a outras ferramentas
• Gere faturas em PDF quando você precisa de uma cobrança pronta para o cliente, não de um arquivo de dados