Como conectar o Timesheet a milhares de apps com o Zapier

A maior parte do trabalho chato em torno do controle de horas não é o registro em si. É copiar lançamentos para uma planilha, criar o mesmo projeto em três ferramentas e lançar reuniões a partir da agenda. A integração com o Zapier faz esse trabalho chato desaparecer: novos itens no Timesheet disparam ações em outras ferramentas, e eventos em outras ferramentas criam registros e projetos no Timesheet.

O app do Timesheet no Zapier fica no plano Pro, que tem 30 dias de teste grátis (sem cartão de crédito). O próprio Zapier tem um plano gratuito para Zaps simples; os planos pagos do Zapier acrescentam Zaps de várias etapas, volumes maiores e apps premium.

#O que é o Zapier

O Zapier é uma plataforma de automação que conecta aplicativos. Você monta "Zaps": fluxos automatizados que escutam um evento em um app (o gatilho) e executam uma ação em outro (a ação).

Exemplo simples: quando um registro de tempo é criado no Timesheet, acrescente uma linha no Google Planilhas.

#Fazendo a conexão

#Crie uma conta no Zapier

1. Abra o zapier.com
2. Cadastre-se (o plano gratuito cobre Zaps simples)
3. Confirme o e-mail

#Conecte o Timesheet ao Zapier

1. No Zapier, busque por "Timesheet" e adicione a um Zap
2. Quando o Zapier pedir, entre na sua conta do Timesheet e permita o acesso
3. Pronto. O Zapier reaproveita a conexão em todos os Zaps futuros

#Gatilhos disponíveis

Eventos no Timesheet que podem iniciar um Zap. Cada um dispara quando algo novo é criado; a página do app do Timesheet no Zapier sempre mostra a lista atual. No Zapier, os registros de tempo se chamam tasks, como na API do Timesheet.

#New Task

Dispara quando um novo registro de tempo é criado.

Usos comuns:

• Lançar registros em uma planilha
• Avisar a equipe no Slack
• Criar um item no Airtable ou no Notion

#New Project

Dispara quando um novo projeto é adicionado.

Usos comuns:

• Criar um projeto correspondente na sua ferramenta de gestão
• Avisar a equipe
• Acrescentar o cliente ao seu CRM

#New Tag, New Rate, New Team

Disparam quando você adiciona uma tag, um valor de cobrança ou uma equipe. Úteis para manter as listas de referência de outras ferramentas alinhadas com o Timesheet.

Alterações em itens existentes não iniciam um Zap. Se você precisa de atualizações ou de eventos do cronômetro, veja Webhooks mais abaixo.

#Ações disponíveis

Coisas que o Zapier consegue fazer no Timesheet, disparadas de qualquer lugar.

#Create Task

Acrescenta um novo registro de tempo. Ele precisa de um projeto e de um horário de início e de fim.

Disparado por:

• Um novo evento em uma agenda, com o horário de início e de fim dele
• O envio de um formulário em que alguém informa as horas trabalhadas
• Uma ligação encerrada no seu sistema de telefonia, com o início e o fim dela

#Create Project

Acrescenta um projeto.

Disparado por:

• Um novo cliente no seu CRM
• Um novo projeto em uma ferramenta de gestão
• Um contrato assinado no DocuSign

#Create Tag, Create Rate, Create Team

Acrescentam tags, valores de cobrança e equipes, por exemplo quando você cadastra um novo cliente ou departamento em outro sistema.

#Send Report

Envia um relatório do Timesheet a partir de um Zap, por exemplo de forma agendada.

#Buscas: Find e Find or Create

Find Task, Find Project, Find Tag, Find Rate e Find Team procuram um item existente. Cada uma também vem na versão Find or Create, que reaproveita o item se ele já existir e o cria caso contrário. Assim o Zap não cria o mesmo projeto duas vezes.

#Montando seu primeiro Zap

Um bom começo: lançar todo novo registro de tempo em uma planilha do Google.

#Passo 1: comece o Zap

1. No Zapier, clique em Create Zap
2. Dê um nome (por exemplo, "Registro do Timesheet na planilha")

#Passo 2: o gatilho

1. Busque por Timesheet
2. Escolha New Task
3. Conecte sua conta do Timesheet (se ainda não conectou)
4. Teste o gatilho para puxar dados de exemplo

#Passo 3: a ação

1. Busque por Google Sheets
2. Escolha Create Spreadsheet Row
3. Conecte o Google
4. Escolha a planilha e a aba
5. Mapeie os campos, por exemplo:
   • Coluna A: início
   • Coluna B: fim
   • Coluna C: projeto
   • Coluna D: descrição

#Passo 4: teste e ative

1. Teste a ação
2. Confirme que a linha aparece
3. Ative o Zap

Agora você tem um registro permanente de cada lançamento, em um lugar que o seu contador consegue abrir.

#Receitas que se pagam

#Timesheet + Slack

Aviso de novo projeto. Gatilho: novo projeto no Timesheet. Ação: publicar o nome do projeto em um canal do Slack.

#Timesheet + Trello ou Asana

Projetos em todo lugar. Gatilho: novo projeto no Timesheet. Ação: criar um quadro correspondente no Trello ou um projeto no Asana, para que o planejamento comece no momento em que o projeto passa a existir.

#Timesheet + agendas

Reuniões viram registros. Gatilho: um novo evento no Outlook ou em outra agenda. Ação: criar um registro de tempo no Timesheet com o título do evento como descrição e o horário de início e de fim dele. Para o Google Agenda, a integração nativa faz isso nos dois sentidos, sem o Zapier.

#Timesheet + Notion

Base de projetos. Gatilho: novo projeto no Timesheet. Ação: acrescentar uma página em uma base de projetos do Notion, com propriedades padrão.

#Timesheet + CRM

Negócio ganho, projeto pronto. Gatilho: um negócio é ganho no seu CRM. Ação: Find or Create Project no Timesheet, para que o projeto exista exatamente uma vez antes de alguém registrar horas nele.

#Timesheet + Airtable

Base de registros. Gatilho: novo registro de tempo. Ação: criar um registro no Airtable, para análise ou relatórios.

#Zaps de várias etapas

O Zapier permite encadear várias ações em um único gatilho. Útil quando um evento deve repercutir em vários sistemas.

#Exemplo: fluxo completo ao criar um registro

Gatilho: registro de tempo criado no Timesheet

Ação 1: acrescentar ao Google Planilhas Ação 2: publicar uma notificação no canal do Slack da equipe Ação 3: atualizar a tarefa correspondente no Asana

Zaps de várias etapas exigem um plano pago do Zapier.

#Filtros e caminhos

Acrescente condições para ramificar o fluxo:

Filtro. Só continue se o nome do projeto contiver "Cliente A".

Caminho.

• Se o registro for faturável, acrescente-o à planilha de faturamento
• Caso contrário, lance-o só na planilha interna

#Peças avançadas

#Formatter

O Formatter embutido do Zapier transforma dados na hora:

• Converter formatos de data e hora para os sistemas de destino
• Extrair códigos de projeto dos nomes
• Dividir ou juntar campos de texto

#Webhooks

O Timesheet também pode enviar webhooks próprios, configurados no app web em Integrações > Webhooks. Eles cobrem mais eventos do que os gatilhos do Zapier, inclusive itens atualizados e o cronômetro sendo iniciado, parado, pausado e retomado:

• Aponte um webhook para o Webhooks by Zapier (um app premium nos planos pagos do Zapier) para iniciar um Zap a partir desses eventos
• Ou aponte para o seu próprio serviço, que recebe o payload em JSON

#Espera

Acrescente uma etapa de espera:

• Espere 1 hora depois que um registro de tempo for criado
• Busque o registro de novo com Find Task
• Depois lance a versão atual

Útil quando você quer capturar o estado "assentado" dos dados, não o primeiro rascunho.

#Testando antes de colocar no ar

1. Teste cada etapa isoladamente
2. Confira o mapeamento de campos
3. Rode com dados de exemplo
4. Confirme que o destino recebe o que você espera

Depois de ativar:

1. Acompanhe o histórico do Zap nos primeiros disparos reais
2. Procure erros no histórico de tarefas do Zapier
3. Ajuste conforme a necessidade

#Problemas comuns

• Dados faltando: campos obrigatórios não mapeados. Mapeie.
• Formato errado: datas no idioma ou no formato errado. Use o Formatter.
• Autenticação expirada: reautorize o app afetado. No Timesheet, reconecte o app no Zapier e entre de novo na sua conta.

#Administrando vários Zaps

Dê nomes descritivos. "Registro do Timesheet na planilha (semanal)" ganha de "Zap 14".

Agrupe em pastas. O Zapier tem pastas para organizar. Use.

Documente o que cada Zap faz. Uma linha de descrição no Zap ajuda o você do futuro e a equipe.

Monitore. Confira o histórico do Zap toda semana. Ative as notificações de falha para não descobrir um Zap quebrado quando a planilha estiver vazia há um mês.

Junte quando der. Dois Zaps de uma etapa com o mesmo gatilho provavelmente deveriam ser um Zap de várias etapas. (Exige o Zapier pago.)

#Solução de problemas

#O Zap não dispara

• A conexão com o Timesheet continua ativa?
• Algo novo foi criado? Edições em itens existentes não disparam um Zap
• Veja o histórico de tarefas do Zap para o último disparo

#A ação falha

• A conexão do app de destino continua autorizada?
• Os campos obrigatórios estão preenchidos? O Create Task precisa de um projeto e de um horário de início e de fim
• Leia a mensagem de erro; ela costuma dizer o que está faltando

#Registros duplicados

• O Zap está disparando várias vezes para um evento só?
• Use Find or Create em vez de uma ação de criação simples
• Acrescente um filtro para pular os itens que você já tratou

#Os dados não mapeiam

• Abra o mapeamento de campos da etapa de ação
• Use o Formatter para converter tipos ou formatos
• Teste com vários registros de exemplo, não apenas um

#Preços do Zapier, resumidamente

O plano gratuito do Zapier cobre Zaps simples, com uma cota mensal de tarefas. Os planos pagos acrescentam mais tarefas, Zaps de várias etapas, filtros e caminhos e apps premium como o Webhooks by Zapier. Os limites mudam com o tempo, então confira a página de preços do Zapier para ver os números atuais.

A maioria de quem usa o Timesheet começa no gratuito e só sobe quando quer fluxos de várias etapas.

#Resumo

A integração oferece:

• Gatilhos: novos registros de tempo, projetos, tags, valores e equipes
• Ações: criar registros de tempo, projetos, tags, valores e equipes, e enviar relatórios
• Buscas: encontrar itens, ou encontrar e criar quando ainda não existirem
• Várias etapas: encadear ações entre serviços
• Alcance: milhares de apps conectados

Comece com um Zap simples. Monte o segundo só quando realmente precisar.

#Para onde ir agora

• Sincronize com o QuickBooks para integrar direto com a contabilidade, sem o Zapier no meio
• Exporte para o Excel para entregas pontuais de dados
• Gere faturas em PDF quando você quer a própria fatura saindo do Timesheet