A maior parte do trabalho chato em torno do controle de horas não é o registro em si. É copiar lançamentos para uma planilha, publicar resumos diários no Slack, criar cartões no Trello quando uma tarefa termina e lançar reuniões a partir da agenda. A integração com o Zapier faz esse trabalho chato desaparecer: eventos no Timesheet disparam ações em outras ferramentas, e eventos em outras ferramentas criam registros no Timesheet.
O app do Timesheet no Zapier fica no plano Pro, que tem 30 dias de teste grátis (sem cartão de crédito). O próprio Zapier tem um plano gratuito; um plano pago só é necessário para automações de várias etapas ou de volume maior.
O que é o Zapier
O Zapier é uma plataforma de automação que conecta aplicativos. Você monta "Zaps": fluxos automatizados que escutam um evento em um app (o gatilho) e executam uma ação em outro (a ação).
Exemplo simples: quando um registro de tempo é criado no Timesheet → acrescente uma linha no Google Planilhas.
Fazendo a conexão
Crie uma conta no Zapier
- Abra o zapier.com
- Cadastre-se (o plano gratuito cobre Zaps básicos de uma etapa)
- Confirme o e-mail
Conecte o Timesheet ao Zapier
- No app web do Timesheet, abra Integrações → Chaves de API e crie uma chave. Ela aparece só uma vez, então copie na hora
- No Zapier, busque por "Timesheet" e adicione a um Zap
- Quando o Zapier pedir para você entrar no Timesheet, cole a chave de API
- Pronto. O Zapier reaproveita a conexão em todos os Zaps futuros
Gatilhos disponíveis
Eventos no Timesheet que podem iniciar um Zap. O app do Timesheet no Zapier está em beta, então a lista exata pode mudar; a página do app no Zapier sempre mostra a atual.
Novo registro de tempo
Dispara quando uma nova tarefa ou registro de tempo é criado.
Usos comuns:
- Lançar registros em uma planilha
- Avisar a equipe no Slack
- Criar um item em uma ferramenta de projetos
Projeto criado
Dispara quando um novo projeto é adicionado.
Usos comuns:
- Criar um projeto correspondente na sua ferramenta de gestão
- Avisar a equipe
- Acrescentar ao CRM como nova oportunidade
Registro de tempo atualizado
Dispara quando um registro existente muda, inclusive quando é marcado como faturado ou pago.
Usos comuns:
- Atualizar um painel de acompanhamento de faturas
- Avisar alguém quando o trabalho passa a faturado
- Manter um registro externo em sincronia com as correções
Cronômetro iniciado ou parado
Dispara quando o estado do cronômetro muda (iniciar, parar, pausar, retomar).
Usos comuns:
- Atualizar a presença no Slack
- Disparar uma automação de modo foco
- Lançar sessões de trabalho em um diário pessoal
Também existem gatilhos para projetos atualizados e para tags, valores, todos e equipes criados ou atualizados.
Ações disponíveis
Coisas que o Zapier consegue fazer no Timesheet pela API, disparadas de qualquer lugar. Como nos gatilhos, o conjunto exato no app em beta pode evoluir; a página do app no Zapier mostra a lista atual.
Criar registro de tempo
Acrescenta um novo registro.
Disparado por:
- Um evento de agenda terminando
- Uma tarefa concluída na sua ferramenta de projetos
- Um e-mail que chega e deve ser registrado como comunicação faturável
Atualizar registro de tempo
Modifica um registro existente.
Disparado por:
- Mudanças de status em uma ferramenta de projetos
- Aprovações em um sistema de fluxo
- Disparos manuais a partir de um formulário
Criar projeto
Acrescenta um projeto.
Disparado por:
- Um novo cliente no seu CRM
- Um novo projeto em uma ferramenta de gestão
- Um contrato assinado no DocuSign
Criar despesa
Acrescenta uma despesa a uma tarefa.
Disparado por:
- Um comprovante digitalizado por um app de OCR
- Uma compra confirmada no seu sistema contábil
- Uma transação de cartão de crédito associada a um projeto
Montando seu primeiro Zap
Um bom começo: lançar todo novo registro de tempo em uma planilha do Google.
Passo 1: comece o Zap
- No Zapier, clique em Create Zap
- Dê um nome (por exemplo, "Timesheet → registro em planilha")
Passo 2: o gatilho
- Busque por Timesheet
- Escolha Novo registro de tempo
- Conecte sua conta do Timesheet (se ainda não conectou)
- Teste o gatilho para puxar dados de exemplo
Passo 3: a ação
- Busque por Google Sheets
- Escolha Create Spreadsheet Row
- Conecte o Google
- Escolha a planilha e a aba
- Mapeie os campos:
- Coluna A: data
- Coluna B: projeto
- Coluna C: descrição
- Coluna D: duração
Passo 4: teste e ative
- Teste a ação
- Confirme que a linha aparece
- Ative o Zap
Agora você tem um registro permanente de cada lançamento, em um lugar que o seu contador consegue abrir.
Receitas que se pagam
Timesheet + Slack
Resumo diário. Gatilho: agendamento (todo dia às 17h). Ação: publicar as horas do dia em um canal do Slack.
Modo foco. Gatilho: cronômetro iniciado no Timesheet. Ação: atualizar o status do Slack para "Focado em [nome do projeto]".
Timesheet + Trello ou Asana
Conclusão automática. Gatilho: registro de tempo concluído no Timesheet para uma tarefa marcada. Ação: mover o cartão correspondente do Trello para Concluído.
Timesheet + Google Agenda
Reuniões viram registros. Gatilho: um evento da agenda termina. Ação: criar um registro de tempo no Timesheet com o título do evento, os participantes e a duração.
Timesheet + Notion
Base de projetos. Gatilho: novo projeto no Timesheet. Ação: acrescentar uma página em uma base de projetos do Notion, com propriedades padrão.
Timesheet + e-mail
Relatório semanal. Gatilho: agendamento (sexta às 16h). Ação: enviar um e-mail com as horas da semana por projeto, para a equipe ou para você.
Timesheet + Airtable
Base de registros. Gatilho: novo registro de tempo. Ação: criar um registro no Airtable, para análise ou relatórios.
Zaps de várias etapas
O Zapier permite encadear várias ações em um único gatilho. Útil quando um evento deve repercutir em vários sistemas.
Exemplo: fluxo completo ao criar um registro
Gatilho: registro de tempo criado no Timesheet
Ação 1: acrescentar ao Google Planilhas Ação 2: publicar uma notificação no canal do Slack da equipe Ação 3: atualizar a tarefa correspondente no Asana
Zaps de várias etapas exigem um plano pago do Zapier.
Filtros e caminhos
Acrescente condições para ramificar o fluxo:
Filtro. Só dispare se o nome do projeto contiver "Cliente A".
Caminho.
- Se a duração for maior que 4 horas → avisar o gestor
- Se a duração for menor que 1 hora → registrar só na planilha
Peças avançadas
Formatter
O Formatter embutido do Zapier transforma dados na hora:
- Converter formatos de duração (segundos para HH:MM)
- Extrair códigos de projeto dos nomes
- Formatar datas para os sistemas de destino
Webhooks
Para serviços próprios que ainda não estão no Zapier:
- O Timesheet envia um webhook em certos eventos
- O seu serviço recebe o payload em JSON
- Você constrói a integração em código
Espera
Acrescente uma etapa de espera:
- Espere 1 hora depois de um registro de tempo
- Verifique se o registro foi modificado
- Depois lance a versão final
Útil quando você quer capturar o estado "assentado" dos dados, não cada alteração intermediária.
Testando antes de colocar no ar
- Teste cada etapa isoladamente
- Confira o mapeamento de campos
- Rode com dados de exemplo
- Confirme que o destino recebe o que você espera
Depois de ativar:
- Acompanhe o histórico do Zap nos primeiros disparos reais
- Procure erros no histórico de tarefas do Zapier
- Ajuste conforme a necessidade
Problemas comuns
- Dados faltando: campos obrigatórios não mapeados. Mapeie.
- Formato errado: durações em segundos onde se esperavam minutos, datas no idioma errado. Use o Formatter.
- Autenticação expirada: reautorize o app afetado. No Timesheet, crie uma nova chave de API em Integrações → Chaves de API e reconecte.
Administrando vários Zaps
Dê nomes descritivos. "Timesheet → registro em planilha (semanal)" ganha de "Zap 14".
Agrupe em pastas. O Zapier tem pastas para organizar. Use.
Documente o que cada Zap faz. Uma linha de descrição no Zap ajuda o você do futuro e a equipe.
Monitore. Confira o histórico do Zap toda semana. Ative as notificações de falha para não descobrir um Zap quebrado quando a planilha estiver vazia há um mês.
Junte quando der. Dois Zaps de uma etapa com o mesmo gatilho provavelmente deveriam ser um Zap de várias etapas. (Exige o Zapier pago.)
Solução de problemas
O Zap não dispara
- A conexão com o Timesheet continua ativa?
- O evento no Timesheet corresponde aos critérios do gatilho?
- Veja o histórico de tarefas do Zap para o último disparo
A ação falha
- A conexão do app de destino continua autorizada?
- Os campos obrigatórios estão preenchidos?
- Leia a mensagem de erro; ela costuma dizer o que está faltando
Registros duplicados
- O Zap está disparando várias vezes para um evento só?
- Acrescente um filtro para eliminar duplicatas
- Use o recurso de armazenamento do Zapier se precisar consultar entre eventos
Os dados não mapeiam
- Abra o mapeamento de campos da etapa de ação
- Use o Formatter para converter tipos ou formatos
- Teste com vários registros de exemplo, não apenas um
Preços do Zapier, resumidamente
Gratuito: 5 Zaps, 100 tarefas por mês, apenas uma etapa. Suficiente para duas ou três automações simples.
Pago: mais Zaps e tarefas, Zaps de várias etapas, filtros e caminhos, apps premium. Vale a pena quando as suas automações passam a sustentar o processo.
A maioria de quem usa o Timesheet começa no gratuito e só sobe quando quer fluxos de várias etapas.
Resumo
A integração oferece:
- Gatilhos: registros de tempo, projetos, tags, valores e eventos de cronômetro
- Ações: criar ou atualizar registros, projetos e despesas
- Várias etapas: encadear ações entre serviços
- Filtros e caminhos: lógica condicional
- Alcance: mais de 5.000 apps conectados
Comece com um Zap simples. Monte o segundo só quando realmente precisar.
Para onde ir agora
- Sincronize com o QuickBooks para integrar direto com a contabilidade, sem o Zapier no meio
- Exporte para o Excel para entregas pontuais de dados
- Gere faturas em PDF quando você quer a própria fatura saindo do Timesheet
Conecte o Timesheet ao resto das suas ferramentas
Plano Pro, 30 dias de teste, sem cartão de crédito. Monte seu primeiro Zap hoje.