Um projeto raramente é só horas. É horas mais a passagem até o cliente, mais a tinta da impressora para a oficina, mais a fatia da assinatura da Adobe deste mês, mais o almoço sobre o qual você não quer discutir na hora de faturar. Um controle de horas que ignora isso é meio sistema.
O Timesheet registra despesas nos mesmos projetos e tarefas em que você lança horas, com fotos de comprovante anexadas. No fim, um relatório traz os dois números lado a lado. O registro de despesas está em todos os planos, inclusive no Basic gratuito; no Plus e no Pro, as imagens dos comprovantes sincronizam com a nuvem.
Por que registrar despesas onde você registra horas
Um retrato completo por projeto. Horas e custos em uma visão só, não dois sistemas que precisam ser cruzados no fim do mês.
Menos papel para lidar. Fotografe o comprovante no caixa, anexe à tarefa e jogue o papel fora ou arquive. A imagem é a fonte de verdade.
Orçamentos melhores da próxima vez. O histórico de custos por tipo de projeto dá um banho de realidade no orçamento (nunca é só a mão de obra).
Uma trilha de auditoria que se sustenta. Imagem do comprovante, contexto da tarefa, datas e valores. É isso que um contador ou um auditor realmente quer.
Adicionando uma despesa a uma tarefa
O lançamento básico
- Abra uma tarefa existente ou crie uma
- Encontre a seção Despesas
- Toque em Adicionar despesa
- Informe:
- Descrição: do que é a despesa
- Valor: quanto
- Salve
Descrições que sobrevivem seis meses
Descrições vagas viram mistérios insolúveis no fim do trimestre.
Vago demais:
- "Materiais"
- "Viagem"
- "Software"
Melhor:
- "Tinta de impressora para a apresentação do cliente A"
- "Passagem para São Paulo, reunião com cliente em 12/12"
- "Adobe Creative Cloud, assinatura de dezembro"
Quando registrar cada despesa
- No mesmo dia, de preferência minutos depois de pagar
- Na tarefa em que o trabalho aconteceu
- Ou em uma tarefa dedicada só a despesas ("Viagens de dezembro", "Custos de setup do projeto"), se o custo não estiver ligado a uma sessão específica de trabalho
Anexando fotos de comprovante
Por que você quer a imagem
- Exigências de cobrança do cliente
- Documentação fiscal
- Aprovação interna de despesas
- O papel do comprovante desbota. A imagem não.
Como anexar
- Abra o lançamento da despesa
- Toque em Anexar comprovante (ou Adicionar foto)
- Escolha:
- Tirar uma foto com a câmera
- Escolher da galeria
- Enviar um arquivo (na web)
- A imagem fica vinculada à despesa
Fotos que realmente economizam tempo
- Boa iluminação. Um comprovante na sombra é um comprovante difícil de ler, para você e para o seu contador.
- Fotografe de frente. Comprovantes tortos perdem as pontas.
- Pegue tudo. Data, fornecedor, valor e os itens.
- Faça agora. O papel desbota, amassa e acaba na máquina de lavar.
Incluindo despesas nos relatórios
Exportação em Excel e CSV
Na configuração da exportação, ative os campos de despesa:
- Descrição da despesa
- Valor da despesa
- Data
- Tarefa e projeto vinculados
A exportação passa a incluir uma linha por despesa ao lado dos registros de tempo. Monte a partir daí a tabela dinâmica ou a visão amigável ao contador. A exportação está em todos os planos, inclusive no Basic gratuito.
Estatísticas
Os totais de despesa aparecem onde você precisa:
- Total de despesas do período selecionado na tela de estatísticas
- Total de despesas pagas e não pagas, para os reembolsos não escaparem
- Total de despesas por projeto na página de detalhe do projeto
Relatórios prontos para o cliente
A geração de documentos em PDF (plano Pro, 30 dias de teste grátis, sem cartão de crédito) pode incluir:
- Registros de tempo com durações e valores
- Despesas com descrições e valores
- Um total combinado para a fatura
O que costuma ser registrado
Materiais do projeto. Suprimentos, consumíveis, equipamentos e licenças de software ligadas a um projeto.
Viagens. Passagens aéreas, ônibus, táxi, estacionamento, hospedagem e refeições fora da base.
Voltado ao cliente. Refeições de negócios, aluguel de sala de reunião e materiais de apresentação.
Assinaturas alocadas a um projeto. Software rateado, taxas de serviço e custos de plataforma.
Diversos. Frete, impressão, cópias e custos de comunicação específicos do projeto.
Três fluxos reais
Freelance
- Pague durante o trabalho do projeto e fotografe o comprovante no caixa
- Acrescente a despesa à tarefa certa no Timesheet
- Inclua na fatura do cliente pela geração de PDF, ou pela exportação em Excel para a sua ferramenta de faturamento
- Marque como faturado quando emitir
- Marque como pago quando o dinheiro entrar
Reembolso de empregado
- Pague o custo
- Fotografe o comprovante
- Acrescente a despesa a uma tarefa; use uma tag consistente para reembolsáveis
- Exporte o relatório de despesas no fim do mês
- Envie ao financeiro e acompanhe o status do reembolso
Revisão do gerente de projeto
- Na sexta: revise as despesas da equipe contra o orçamento
- Questione o que parecer estranho
- Consolide no relatório de custos do projeto
- Cobre do cliente conforme o acordo
Coisas que evitam dor de cabeça
Crie algumas tarefas só de despesa para categorias recorrentes ("Assinaturas mensais", "Viagens do 1º trimestre"). Agrupar nelas é aceitável quando nenhuma sessão específica gerou o custo.
Crie uma convenção de descrição. "Viagem: passagem São Paulo, cliente A". A primeira palavra como categoria e depois os detalhes. O você do futuro vai agradecer ao você de agora.
Registre no mesmo dia. Uma vez por semana está ok. Uma vez por mês é receita para registros faltando e comprovantes perdidos.
Separe negócio de pessoal com rigor. Misturar torna as auditorias dolorosas e os relatórios inúteis.
Conciliação mensal, 30 minutos. Abra o relatório de despesas, abra o extrato bancário e compare. Pegue os registros faltando enquanto o contexto ainda está fresco.
Perguntas frequentes
Dá para acrescentar uma despesa sem registrar tempo? Sim. Crie uma tarefa com duração mínima ou zero e depois acrescente a despesa. Ou acrescente a uma tarefa existente.
As imagens dos comprovantes têm backup? No Plus e no Pro, as imagens sincronizam com a nuvem e têm backup. No Basic, elas ficam no aparelho.
Colegas conseguem ver as despesas uns dos outros? Depende das permissões de equipe nos planos Pro. Os gestores veem as da equipe; os membros costumam ver apenas as próprias.
Como as despesas aparecem nas faturas? No plano Pro, a geração de PDF pode incluir as despesas como itens, com descrição e valor.
Dá para exportar as despesas sem os registros de tempo? Sim. Use os filtros de exportação para gerar um relatório só de despesas.
Resumo
O padrão que funciona:
- Acrescente despesas às tarefas, do mesmo jeito que você acrescenta tempo
- Descreva cada uma com clareza, com categoria e contexto
- Anexe a foto do comprovante na hora
- Exporte ou fature com tempo e despesas no mesmo relatório
- Concilie todo mês contra o extrato do banco ou do cartão
O sistema continua simples. Os comprovantes param de terminar no bolso do casaco. Os totais de projeto param de ser meia verdade.
Para onde ir agora
- Registre quilometragem e viagens para reembolso por quilômetro
- Exporte para Excel ou CSV com as colunas de despesa incluídas
- Gere faturas em PDF que juntam horas e despesas em um só documento