Para quem dirige entre obras, reuniões com clientes ou atendimentos, a pergunta no fim do ano é sempre a mesma: você manteve um registro de quilometragem que o fisco aceita? "Rodei bastante a trabalho" não é resposta. Uma lista com datas, locais de origem e destino, motivo, quilômetros e, de preferência, leituras do odômetro, é.
O Timesheet registra quilometragem como um tipo próprio de lançamento, ao lado do controle de horas. Exporte com um valor por quilômetro e você já tem o número do reembolso ou o total dedutível pronto, sem reconstruir o ano a partir de comprovantes. Os lançamentos de quilometragem estão em todos os planos, inclusive no Basic gratuito.
Por que se dar ao trabalho
Deduções fiscais. A maioria das jurisdições permite uma dedução por quilômetro em viagens a trabalho. E também espera registros feitos na época.
Cobrança de clientes. Alguns contratos incluem tempo de deslocamento e quilometragem. Perdeu o registro, perdeu o reembolso.
Reembolso de despesas de empregados. É contra a quilometragem documentada que o financeiro paga.
Custo real do projeto. O deslocamento costuma se esconder em lugares invisíveis. Um projeto que parecia lucrativo nas horas pode empatar quando a direção entra na conta com honestidade.
Criando um lançamento de quilometragem
A quilometragem no Timesheet é um tipo próprio de tarefa. Isso a mantém separada dos registros normais de trabalho em relatórios e exportações.
Configuração
- Crie uma nova tarefa
- Escolha Quilometragem como tipo de tarefa
- Preencha:
- Projeto (para qual cliente ou serviço foi o deslocamento)
- Descrição (o motivo da viagem)
- Data
- Acrescente os dados de quilometragem (veja as opções abaixo)
- Salve
Duas formas de registrar a distância
Opção 1: distância entre pontos. Apenas os quilômetros rodados. Melhor quando você sabe a rota pelo mapa ou pelo GPS.
- Local de origem
- Local de destino
- Distância total
Opção 2: leituras de odômetro. Melhor para uma conformidade fiscal mais rígida.
- Leitura inicial
- Leitura final
- A diferença vira a distância registrada
Escolha um método e mantenha durante o ano. Misturar métodos convida a perguntas que você não quer responder duas vezes.
Tempo de deslocamento e quilometragem
Tempo de deslocamento e quilometragem são dois números diferentes. Os dois podem ser registrados, juntos ou separados.
Juntos
- Crie o lançamento de quilometragem
- Defina os horários de início e término do trajeto
- Acrescente a distância
- O lançamento carrega os dois: tempo gasto e distância percorrida
Útil quando o tempo de deslocamento é faturável.
Separados
- Uma tarefa normal para o tempo de deslocamento (para aparecer nas horas)
- Um lançamento de quilometragem para a distância (para aparecer em quilômetros)
- Mesma data, mesmo projeto; ligue os dois na descrição, se precisar
Registrando rota e motivo
O que anotar
- De: ponto de partida (escritório, casa, cliente anterior)
- Para: destino
- Motivo: por que você foi (reunião, atendimento, entrega, vistoria)
Por que isso importa depois
Defesa em auditoria, aprovação de despesa, otimização de rota e planejamento das próximas viagens. "Reunião na Acme" é o mínimo. "Revisão trimestral na sede da Acme" é a versão que sobrevive a uma revisão três anos depois.
Calculando o reembolso
O Timesheet registra a quilometragem bruta. O cálculo do custo acontece na exportação, por um campo personalizado com o valor que você usa.
Campo personalizado de exportação
Na configuração da exportação, acrescente um campo calculado:
= {DISTANCE} * 2.00Isso multiplica a distância registrada por R$ 2,00. Ajuste o multiplicador para o que se aplica no seu país ou no acordo com o cliente.
Valores comuns
- Brasil: não existe um valor legal único por quilômetro para o setor privado. O valor costuma vir da política interna da empresa ou de convenção coletiva, e o reembolso de quilometragem é tratado como verba indenizatória quando devidamente comprovado.
- Alemanha (Reisekostenpauschale / Kilometerpauschale): 0,30 euro por quilômetro em viagens a trabalho, aplicado à distância total dirigida (ida e volta elegíveis). O auxílio de deslocamento casa-trabalho (Entfernungspauschale) é separado: 0,30 euro por quilômetro nos primeiros 20 km e 0,38 euro a partir do km 21 (0,38 a partir do km 1 em 2026), contando só a distância de ida.
- Estados Unidos (IRS, valor de negócios de 2024): US$ 0,67 por milha
- Reino Unido (HMRC AMAP): 0,45 libra por milha nas primeiras 10.000 milhas e 0,25 libra por milha depois disso
Confira sempre o valor do ano corrente antes de declarar; eles mudam.
Montando um relatório de quilometragem
- Abra Exportar
- Filtre pelo tipo de tarefa de quilometragem, ou por uma tag, se você marcar esses lançamentos
- Acrescente o campo personalizado com o cálculo do custo
- Selecione o período
- Exporte para Excel ou CSV
A exportação leva: data, origem, destino, motivo, distância e custo calculado.
O que o fisco quer
As exigências variam por país. A interseção de todas elas:
Sempre inclua
- Data
- Local de origem e de destino
- Motivo de negócio
- Distância
- Vínculo com projeto ou cliente
IRS (Estados Unidos)
- Data, destino, motivo de negócio, milhas rodadas
- Total anual
- Odômetro no início e no fim do ano (ajuda)
HMRC (Reino Unido)
- Data, motivo, origem, destino, milhas
- Total acumulado
Finanzamt (Alemanha)
- Data, origem e destino, motivo, quilômetros
- Odômetro recomendado; um Fahrtenbuch com buracos vale menos que um completo
Receita Federal (Brasil)
- Data, origem e destino, motivo e quilômetros
- Comprovação de que o deslocamento foi a serviço, para o reembolso manter a natureza indenizatória
Ida e volta e dias com várias paradas
Ida e volta em um lançamento. Escritório até o cliente e de volta, em um lançamento com a distância total. Rápido.
Ida e volta em dois lançamentos. Ida e volta separadas. Útil se os dois trechos caem em projetos diferentes, ou se um deles conta de forma diferente no imposto.
Dias com várias paradas. Duas opções.
- Um lançamento por trecho: escritório → cliente A, cliente A → cliente B, cliente B → escritório. O mais preciso.
- Um lançamento para o dia inteiro, com todas as paradas anotadas na descrição. Menos preciso, mas prático para técnicos que fazem 8 atendimentos por dia.
O trajeto casa-trabalho não conta na maioria dos sistemas tributários. De casa ao escritório não é viagem a trabalho; do escritório ao cliente, sim.
Práticas que se sustentam
Registre a quilometragem no mesmo dia. A memória apaga rápido, principalmente nas viagens curtas que somam.
Escolha um método para o ano. Por distância ou por odômetro, não os dois.
Anote o motivo, não só o destino. "Sede da Acme, reunião de renovação de contrato", não apenas "Acme".
Guarde as evidências de apoio. Comprovantes de estacionamento, pedágio e combustível. Anexe como despesas no mesmo projeto.
Conferência mensal. Abra a exportação, procure buracos e preencha enquanto ainda dá para reconstruir pela agenda.
Três cenários realistas
Consultor, dia com duas paradas
Manhã no cliente A, tarde no cliente B, um dia padrão para consultores que registram o próprio tempo.
- Lançamento de quilometragem: escritório → cliente A (motivo: revisão de contrato)
- Lançamento de quilometragem: cliente A → cliente B (motivo: workshop)
- Lançamento de quilometragem: cliente B → escritório (retorno)
Cada um marcado no projeto certo. A exportação soma os quilômetros e o reembolso no fim do mês.
Técnico de campo
Mesmo dia, seis atendimentos.
- Um lançamento de quilometragem para o dia, listando todas as paradas na descrição
- Odômetro no início e no fim
- A exportação mostra o total de quilômetros do dia e o reembolso
Representante comercial em campo
Uma rotina semanal de visitas regulares, típica de times de vendas que registram horas na estrada.
- Um lançamento de quilometragem por viagem, marcado no cliente correspondente
- Motivo claro em cada um ("acompanhamento trimestral, demonstração, fechamento")
- Deixe o trajeto casa-escritório fora do registro
Solução de problemas
"Esqueci de registrar uma viagem." Reconstrua pela agenda (onde você esteve), pelo histórico do Google Maps (onde o celular esteve) ou pelos comprovantes de combustível (onde você abasteceu). Acrescente o lançamento com a data correta.
"O que conta como dedutível?" Na dúvida, consulte um contador. Guarde mais documentação, não menos. Separe com clareza viagem a trabalho de viagem pessoal.
"Meus registros estão inconsistentes." Pare, escolha um método (distância ou odômetro), coloque um lembrete para as 17h nos dias úteis e comece do zero. As inconsistências passadas já passaram; o registro de hoje é o que você controla.
Resumo
Os componentes:
- Tipo de tarefa de quilometragem: um lançamento dedicado ao deslocamento
- Distância ou odômetro: escolha um para o ano
- Rota, motivo e projeto: os metadados que se sustentam em auditoria
- Campo personalizado de exportação: valor por quilômetro × distância é igual ao reembolso
- Revisão mensal: o único jeito de evitar a reconstrução no fim do ano
Para onde ir agora
- Registre despesas e anexe comprovantes para pedágio, estacionamento e combustível
- Exporte para Excel ou CSV já com o valor por quilômetro embutido
- Gere faturas em PDF que juntam horas, despesas e quilometragem