Terminas un día duro a las 19:30. El móvil vibra: «Se ha superado el máximo legal diario de 10 horas». Sabías que el día se había alargado, pero no esperabas que el argumento del inspector de trabajo te saltara desde tu propio bolsillo. Y lo primero que piensas no es «vaya». Es «bien visto, lo habría registrado sin darme cuenta».
Ese es el trabajo de los avisos de RR. HH. de Timesheet. La app ya conoce tu contrato, la regla de jornada de tu país y tus descansos. Hace las cuentas mientras trabajas y te avisa antes de que un incumplimiento acabe en tu parte de horas.
Qué detectan los avisos
Timesheet evalúa tres tipos de avisos de forma continua mientras trabajas:
1. Avisos de objetivo del contrato
Se basan en las horas diarias y semanales pactadas en tu contrato.
- Objetivo diario cercano: llevas el 80 % de tus horas de hoy
- Objetivo diario superado: has pasado del 100 % del objetivo diario
- Objetivo semanal cercano: el 80 % de las horas de la semana
- Objetivo semanal superado: el 100 % de las horas de la semana
Son de nivel «advertencia». No son infracciones legales: te dicen que estás en el límite o por encima de lo que tu contrato presupone.
2. Avisos de máximo legal
Se basan en una regla de jornada asociada a tu modelo de empleo. Son los límites duros que fija la ley.
- Máximo legal diario cercano: el 90 % del tope diario (por ejemplo, 9 de las 10 horas en Alemania)
- Máximo legal diario superado: se ha rebasado el tope
- Máximo legal semanal cercano: el 90 % del tope semanal
- Máximo legal semanal superado: se ha rebasado el tope semanal
Los avisos de «superado» son de nivel «crítico». El sistema los muestra en rojo y de forma bien visible.
3. Aviso de descanso
Lo activan las reglas de descanso de tu modelo de empleo. El ejemplo clásico, la ley alemana, exige 30 minutos de descanso tras 6 horas de trabajo y 45 minutos tras 9 horas. Timesheet compara esas reglas escalonadas con las pausas que has anotado hoy. Si falta el descanso obligatorio, verás «Necesitas un descanso de 30 minutos tras 6 h de trabajo».
La comprobación del descanso es de nivel «informativo» porque la ley permite tomarlo más tarde. El aviso es un empujón, no una infracción, salvo que termines el día sin disfrutarlo.
Un apunte sobre colectivos especiales
La regla de jornada también puede guardar topes más estrictos para personal nocturno, menores de edad y trabajadoras embarazadas. Hoy Timesheet no los aplica automáticamente: comprobarlos exigiría datos personales, como la fecha de nacimiento o el estado de gestación, que la app deliberadamente no recoge. Si alguien de tu equipo está en uno de esos grupos, dale su propio modelo de empleo con límites diarios y semanales que reflejen los topes más estrictos.
Por qué la cuenta no es una simple suma
A efectos de cumplimiento, la jornada es tiempo de reloj, no la suma de duraciones de tareas.
Supón que has registrado dos tareas solapadas:
Tarea A: 09:00 a 12:00 (3 h)
Tarea B: 10:00 a 12:00 (2 h)Una suma ingenua diría que has trabajado 5 horas. La respuesta de cumplimiento dice 3 horas. De 09:00 a 12:00 estuviste en tu puesto, por muchos proyectos que facturaras en paralelo.
Timesheet fusiona los bloques solapados antes de comprobar los límites. Esas tres horas cuentan como 3 horas frente al tope legal, pero cada proyecto conserva su propia tarea con sus horas de inicio y fin para facturar.
Los datos detrás de los avisos
Los avisos se apoyan en tres entidades configuradas en Timesheet:
| Entidad | Qué contiene | Quién la configura |
|---|---|---|
| Contrato | Horas objetivo diarias y semanales, zona horaria, día de inicio de semana, condición de exento y enlace al modelo de empleo | RR. HH. o administración en planes Business |
| Modelo de empleo | Reglas de jornada y de descanso para un puesto o un país | RR. HH. o administración |
| Regla de jornada | Topes duros diarios, semanales y para nocturnidad, menores y embarazo, extraídos de la ley laboral del país | RR. HH. o administración |
| Regla de descanso | Minutos de descanso escalonados según horas trabajadas, marcados como retribuidos o no | RR. HH. o administración |
De serie, Timesheet incluye reglas de jornada preconfiguradas para decenas de países, entre ellos España, Alemania, Austria, Suiza, Reino Unido, Francia y Estados Unidos (nivel federal). Puedes sustituirlas o añadir reglas propias por modelo de empleo.
Si alguien no tiene contrato activo en una organización, no se dispara ningún aviso para esa persona. Si el contrato está marcado como exento, se suprimen todos los avisos, que es como debe tratarse al personal exento de la FLSA estadounidense.
Dónde aparecen los avisos
En la app, en la pantalla del temporizador
La pantalla del temporizador muestra una banda encima de la tarea activa. El color coincide con el nivel del aviso:
- Informativo (cian en la web, naranja en iOS): el recordatorio de descanso
- Advertencia (naranja): te acercas a un límite o has superado el objetivo del contrato
- Crítico (rojo): máximo legal superado
Toca la banda para ver el detalle completo: qué límite, qué llevas hoy y cuál es el tope.
Como notificaciones de cumplimiento
Las bandas en directo aparecen mientras usas la app. Aparte, el motor de cumplimiento del servidor revisa cada día a posteriori: si de verdad se rebasó un límite o faltó un descanso obligatorio, registra la infracción y envía una notificación. Un viernes largo puede escaparse de la banda, pero no del registro.
En la app web
La misma banda aparece en el panel web y en el formulario de tarea. Cada persona ve sus propios avisos; en los planes estándar no se ven los del resto del equipo.
Cómo configurarlos
Paso 1: crea el contrato
- Abre Organizaciones, tu organización y después Contratos en la app web Business
- Pulsa Nuevo contrato para la persona (o para ti)
- Fija las horas diarias (por ejemplo, 8), las semanales (por ejemplo, 40), la zona horaria y el inicio de semana
- Marca la condición de exento si procede
- Guarda
Los contratos nuevos nacen como borrador. Actívalo cuando esté completo; surte efecto desde su fecha de inicio de validez.
Paso 2: elige o crea un modelo de empleo
- Organizaciones, tu organización y después Modelos de empleo
- Elige un preajuste (por ejemplo, España, jornada completa, ET) o pulsa Nuevo modelo
- Asocia la regla de jornada y las reglas de descanso
- Guarda y enlaza el modelo en el contrato
Si te saltas el modelo, los avisos de objetivo del contrato siguen funcionando. Los avisos de máximo legal y las comprobaciones escalonadas de descanso solo aparecen cuando hay un modelo enlazado.
Paso 3: pruébalo
- Inicia un temporizador
- Edita un registro de prueba de hoy para que el total del día llegue al 80 % del objetivo diario
- Observa cómo aparece la banda
La primera vez que veas la banda naranja con el número correcto sabrás que la configuración está bien.
Formas prácticas de usarlo
Usa los preajustes por país como punto de partida. Las reglas de jornada preconfiguradas cubren el caso más común. Ya las afinarás, pero saca algo esta misma noche en lugar de nada este trimestre.
Marca como exento a quien lo sea. El personal exento de la FLSA estadounidense, la alta dirección y otros grupos que legalmente quedan fuera de la normativa de jornada deben marcarse como exentos en el contrato. Si no, el sistema mostrará «infracciones» que no lo son.
No pelees con la regla de solapamiento. Si dos tareas de 09:00 a 12:00 y de 10:00 a 12:00 te sorprenden aportando solo 3 horas al tope, la regla está haciendo su trabajo. La facturación sigue recogiendo ambas.
Revisa las infracciones cada semana. Quien dirija el equipo puede consultar el registro de infracciones de descanso y el registro de auditoría en Organizaciones y después Cumplimiento. La idea es actuar sobre los patrones antes de que lo haga la Inspección.
Preguntas frecuentes
¿Los avisos son la ley de mi país? Los avisos están calibrados para varios países, pero Timesheet no certifica el cumplimiento. La idea es hacer visibles los límites. La regla de jornada es configurable para que encaje exactamente con lo que exige tu jurisdicción.
¿Los avisos me impedirán trabajar? No. Informan, no bloquean. La decisión de seguir es tuya. La pista de auditoría deja constancia de esa decisión.
¿Funcionan sin conexión? En iOS, sí. La app calcula los avisos en el dispositivo a partir del contrato y el modelo de empleo que ya ha sincronizado, así que se siguen actualizando sin conexión. La app web consulta al servidor, así que necesita estar en línea.
¿Puedo cambiar los umbrales (80/90/100 %)? Por ahora no. Están fijados para que el comportamiento sea previsible en todos los equipos.
¿Qué pasa con los datos antiguos si cambio una regla de jornada? Los avisos se evalúan contra la regla vigente en el momento de calcularlos. Los informes históricos de cumplimiento usan la regla que estaba en vigor ese día. Cambiar la regla de hoy no reescribe el informe de ayer.
Resumen
- Los avisos de RR. HH. señalan objetivos de contrato, límites legales y descansos pendientes en tiempo real
- Los avisos contractuales usan tus horas diarias y semanales; los legales, la regla de jornada del país
- Los topes más estrictos para nocturnidad, menores y embarazo se gestionan con un modelo de empleo propio
- Las tareas solapadas cuentan como tiempo de reloj, no como suma, a efectos de cumplimiento
- Los avisos aparecen en la app y en la web; las infracciones registradas llegan como notificaciones
- Disponible desde el plan Business
Sigue leyendo
- Fija objetivos de jornada diarios y semanales para montar la parte contractual del sistema de avisos
- Registra descansos y consulta tus horas reales para que la regla de descanso tenga los datos que necesita