La Fair Labor Standards Act (FLSA) de 1938 es la base del derecho estadounidense de salarios y jornada. También es el origen de la mayoría de las demandas salariales contra empresas en EE. UU. La cifra principal, 40 horas semanales, es el umbral por encima del cual hay que pagar al personal no exento a tiempo y medio. Por debajo de esa línea, la FLSA calla casi por completo. Por encima, décadas de jurisprudencia y de criterios del Departamento de Trabajo (DOL) rellenan los detalles.
Este artículo explica cómo funciona la FLSA a efectos de control horario: quién está exento, quién no, qué registros exige el DOL y dónde la ley estatal (California, Nueva York, Illinois) va más allá.
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Referencia rápida
| Regla | Valor | Referencia |
|---|---|---|
| Salario mínimo federal | 7,25 $ por hora (desde 2009) | 29 USC 206 |
| Umbral de horas extra | 40 horas por semana laboral | 29 USC 207 |
| Recargo de horas extra | 1,5 veces la tarifa ordinaria | 29 USC 207 |
| Máximo de horas diarias | Sin límite federal | (ninguna) |
| Máximo de horas semanales | Sin límite federal | (ninguna) |
| Conservación de registros | 3 años (nómina), 2 años (soporte) | 29 CFR 516 |
| Vacaciones retribuidas | Sin exigencia federal | (lo cubre la ley estatal) |
| Salario mínimo federal para la exención | 35.568 $ anuales (base de 2024; pendiente de litigio) | 29 CFR 541.600 |
Las dos grandes categorías: exento y no exento
La pregunta más importante bajo la FLSA es si cada persona está «exenta» o «no exenta» de las horas extra.
Personal no exento
Tiene las protecciones de la FLSA:
- Salario mínimo (suelo federal, a menudo superior por ley estatal)
- Horas extra a 1,5 veces la tarifa por encima de 40 horas semanales
- Registro obligatorio
Casi todo el personal por horas es no exento. Buena parte del personal asalariado también lo es: la exención de la FLSA no depende solo del salario.
Personal exento
Exento de las exigencias de horas extra y, de forma más limitada, del salario mínimo. Las cinco grandes exenciones:
- Ejecutiva: la dirección es la función principal, supervisa al menos a 2 personas a jornada completa y tiene capacidad de contratar y despedir
- Administrativa: la función principal es trabajo de oficina no manual directamente relacionado con la dirección o las operaciones generales, con criterio propio
- Profesional: exige conocimientos avanzados en un campo científico o académico (abogacía, medicina, ingeniería, docencia, etc.)
- Informática: determinados puestos de TI (programación, análisis, etc.) con funciones específicas
- Ventas externas: vende principalmente fuera del centro de trabajo de la empresa
Además, tres pruebas numéricas que deben cumplirse para las exenciones de cuello blanco:
- Base salarial: se cobra un salario fijo predeterminado en cada periodo de pago
- Nivel salarial: al menos 684 $ semanales (35.568 $ anuales) según la norma de 2024
- Prueba de funciones: se desempeñan realmente las funciones de la categoría exenta
Deben cumplirse las tres. El título del puesto es irrelevante; lo que cuenta es el trabajo realmente realizado.
La exención por alta retribución
Quien gana al menos 107.432 $ anuales accede a una prueba de funciones más laxa. Está exento si desempeña con regularidad alguna de las funciones ejecutivas, administrativas o profesionales.
Qué significa «semana laboral»
Una semana laboral es un periodo fijo y recurrente de 168 horas que fija la empresa. No tiene por qué coincidir con la semana natural. Una empresa puede tener varias semanas laborales para distintas personas, pero no puede cambiar la de alguien concreto para evitar horas extra.
Las horas extra se calculan por semana laboral, no por día. Una jornada de 12 horas no da problemas bajo la FLSA mientras el total semanal no pase de 40 (para personal no exento) o mientras la persona esté exenta.
Ley estatal: donde la FLSA se queda corta
La FLSA es un suelo, no un techo. La ley estatal suele ir más allá.
California
El estado más protector:
- Horas extra diarias: 1,5x a partir de 8 horas al día y 2x a partir de 12
- Horas extra del séptimo día: 1,5x las primeras 8 horas del séptimo día de la semana y 2x a partir de ahí
- Periodos de comida: 30 minutos no retribuidos en turnos de más de 5 horas
- Pausas de descanso: 10 minutos retribuidos por cada 4 horas trabajadas
- Salario mínimo: de 16 $ a más de 17,50 $ por hora según la ciudad
- Baja por enfermedad retribuida obligatoria: 5 días por ley estatal
California también tiene reglas de exención más estrictas y salarios mínimos más altos para poder aplicarlas.
Nueva York
- Pago por amplitud de jornada: una hora extra al salario mínimo si el día abarca más de 10 horas
- Salario mínimo estatal para la exención: 66.300 $ anuales (1.275 $ semanales) en Nueva York, Westchester y Long Island desde el 1 de enero de 2026, por encima del federal
- Baja por enfermedad retribuida: obligatoria para empresas de cualquier tamaño
- Pausa obligatoria solo en turnos de 6 horas o más (30 minutos, no retribuidos)
Illinois
- One Day Rest in Seven Act: 24 horas consecutivas de descanso cada 7 días
- Pausa de comida obligatoria: 20 minutos en turnos de más de 7,5 horas
- Baja por enfermedad retribuida: obligatoria desde 2024 (5 días)
Texas, Florida y la mayoría de los estados del sur
Siguen la FLSA de cerca, sin añadidos significativos.
Registro: 29 CFR parte 516
La FLSA obliga a toda empresa a llevar registros del personal no exento, que incluyan:
- Datos personales (nombre, número de la seguridad social, dirección, sexo, ocupación)
- Hora y día de la semana en que empieza la semana laboral
- Horas trabajadas cada día y cada semana laboral (total diario y total semanal)
- Retribución ordinaria total diaria o semanal
- Retribución total por horas extra de la semana laboral
- Salarios totales pagados en cada periodo
- Deducciones y complementos salariales
- Fecha de pago y periodo cubierto
Conservación:
- Registros de nómina: 3 años
- Registros de soporte (tarjetas de fichaje, cuadrantes, etc.): 2 años
Los registros pueden llevarse en cualquier formato, papel o electrónico, pero deben estar abiertos a inspección del DOL.
Del personal exento, la FLSA exige datos identificativos básicos y la base de cálculo del salario; no exige horas diarias.
Qué significa CCOO en EE. UU.
CCOO es derecho europeo y no vincula directamente a las empresas estadounidenses. Pero la tendencia que representa, el registro diario obligatorio de la jornada de toda la plantilla, está influyendo de forma informal en los litigios estadounidenses. La abogacía demandante en materia salarial cita cada vez más la falta de registros objetivos como prueba que respalda las reclamaciones de horas extra de sus clientes.
En la práctica: aunque la FLSA no exija registros diarios del personal exento, llevarlos suele compensar porque elimina las disputas probatorias.
Vigilancia y sanciones del DOL
La Wage and Hour Division del DOL aplica la FLSA. Las investigaciones pueden ser:
- A instancia de parte: alguien presenta una denuncia
- Dirigidas: enfocadas en sectores concretos (actualmente sanidad, agricultura y hostelería)
- Programas de autoauditoría: la empresa se autodenuncia y abona los salarios pendientes
Sanciones:
| Incumplimiento | Sanción |
|---|---|
| Horas extra o salario mínimo impagados | Salarios atrasados más una cantidad igual en daños liquidados |
| Infracción dolosa | Proceso penal, multas de hasta 10.000 $; la prisión solo cabe tras una segunda condena (la FLSA no fija una duración concreta) |
| Sanciones civiles | Hasta 2.451 $ por infracción en incumplimientos reincidentes o dolosos de salario mínimo u horas extra, y 15.629 $ por infracción de trabajo infantil |
| Incumplimiento de las reglas de propinas | Hasta 1.419 $ por infracción |
El litigio privado es más frecuente y más caro. Las demandas colectivas se cierran de forma habitual con acuerdos de siete u ocho cifras. El plazo de prescripción de 2 años se amplía a 3 en infracciones dolosas; en acciones colectivas, quienes se adhieren pueden ir sumándose con el tiempo.
Lista de comprobación
- Clasifica bien a cada persona. Aplica las pruebas de base salarial, nivel salarial y funciones. Documenta el análisis.
- Registra a diario las horas del personal no exento. El total de cada semana laboral y las horas de cada día.
- Paga bien las horas extra. 1,5x por encima de 40 horas y, en California, también a partir de 8 diarias.
- Conserva los registros 3 años (nómina) y 2 años (soporte). Algunas leyes estatales exigen más: California, 4 años.
- Respeta las horas extra, pausas y permisos de la ley estatal. Lo federal es el suelo.
- Audita cada año tus clasificaciones de personal exento. La mayor fuente de demandas bajo la FLSA es la clasificación errónea.
Preguntas frecuentes
¿La FLSA se aplica a todas las empresas? La FLSA se aplica a empresas con al menos 500.000 $ de facturación anual y a la mayoría de quienes trabajan en comercio interestatal. En la práctica, cubre a casi cualquier empresa de cualquier tamaño.
¿Puedo exigir horas extra no pagadas? Con personal exento, sí, porque no se deben horas extra. Con personal no exento, no. Las horas trabajadas hay que pagarlas, con autorización de la empresa o sin ella.
¿Qué es el trabajo «fuera de reloj»? Cualquier trabajo de una persona no exenta que no se registra ni se paga. Rige la doctrina de «tolerar o permitir»: si la empresa sabe o tiene motivos para saber que ese trabajo ocurre, tiene que retribuirlo. Correos después de las 17:00, llegar antes «voluntariamente» o trabajar durante la comida generan responsabilidad si no se pagan.
¿Están sujetos los colaboradores independientes a la FLSA? No, pero la clasificación errónea es una de las mayores fuentes de reclamaciones salariales. La norma del DOL de 2024 reinstauró una prueba multifactorial de «realidad económica» que hace más difícil sostener esa condición. Mucha gente que colabora de forma independiente lleva sus propias horas con un registro de tiempo para contratistas, al margen de los registros de cualquier empresa.
¿Cómo funcionan las vacaciones retribuidas? La FLSA no exige vacaciones retribuidas. Las leyes estatales y municipales cubren ese hueco. Los contratistas federales deben conceder baja por enfermedad retribuida según la EO 13706.
Resumen
- La FLSA fija un umbral de horas extra de 40 horas semanales; el personal no exento cobra 1,5x por encima
- Las categorías exentas (ejecutiva, administrativa, profesional, informática y ventas externas) exigen base salarial, nivel salarial (35.568 $) y prueba de funciones
- Registros obligatorios del personal no exento: horas diarias y semanales y datos de nómina, conservados de 2 a 3 años
- La ley estatal suele ir más allá: horas extra diarias en California, amplitud de jornada en Nueva York y descanso en Illinois
- El DOL vigila el cumplimiento; salarios atrasados más daños liquidados y posibles sanciones penales
- Las demandas colectivas son el mayor riesgo de incumplimiento
Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Consulta la normativa aplicable y pide asesoramiento profesional.
Fuentes
- Fair Labor Standards Act en dol.gov
- 29 CFR parte 541 (exenciones de cuello blanco)
- 29 CFR parte 516 (registro)
- California Labor Code, artículo 510 (horas extra diarias)
- New York Hospitality Wage Order
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