Horas extra en EE. UU. según la FLSA: control horario básico

La Fair Labor Standards Act (FLSA) de 1938 es la base del derecho estadounidense de salarios y jornada. También es la base de muchas demandas salariales contra empresas en EE. UU. La cifra principal, 40 horas semanales, es el umbral por encima del cual hay que pagar al personal no exento a tiempo y medio. Por debajo de esa línea, la FLSA calla casi por completo. Por encima, décadas de jurisprudencia y de criterios del Departamento de Trabajo (DOL) rellenan los detalles.

Este artículo explica cómo funciona la FLSA a efectos de control horario: quién está exento, quién no, qué registros exige el DOL y dónde la ley estatal (California, Nueva York, Illinois) va más allá.

#Referencia rápida

#Las dos grandes categorías: exento y no exento

La pregunta más importante bajo la FLSA es si cada persona está «exenta» o «no exenta» de las horas extra.

#Personal no exento

Tiene las protecciones de la FLSA:

• Salario mínimo (suelo federal, a menudo superior por ley estatal)
• Horas extra a 1,5 veces la tarifa por encima de 40 horas semanales
• Registro obligatorio

Casi todo el personal por horas es no exento. Buena parte del personal asalariado también lo es: la exención de la FLSA no depende solo del salario.

#Personal exento

Exento de las exigencias de horas extra y, de forma más limitada, del salario mínimo. Las cinco grandes exenciones:

1. Ejecutiva: la dirección es la función principal, supervisa al menos a 2 personas a jornada completa y tiene capacidad de contratar y despedir (o sus recomendaciones al respecto tienen un peso especial)
2. Administrativa: la función principal es trabajo de oficina no manual directamente relacionado con la dirección o las operaciones generales, con criterio propio
3. Profesional: exige conocimientos avanzados en un campo científico o académico (abogacía, medicina, ingeniería, docencia, etc.)
4. Informática: determinados puestos de TI (programación, análisis, etc.) con funciones específicas
5. Ventas externas: vende principalmente fuera del centro de trabajo de la empresa

Además, tres pruebas que deben cumplirse para la mayoría de las exenciones de cuello blanco (las pruebas salariales no se aplican a ventas externas, docentes, médicos ni abogados):

• Base salarial: se cobra un salario fijo predeterminado en cada periodo de pago
• Nivel salarial: al menos 684 $ semanales (35.568 $ anuales) según la norma de 2019, de nuevo aplicable desde que un tribunal federal anuló la subida de 2024 el 15 de noviembre de 2024
• Prueba de funciones: se desempeñan realmente las funciones de la categoría exenta

Deben cumplirse las tres. El título del puesto es irrelevante; lo que cuenta es el trabajo realmente realizado.

#La exención por alta retribución

Quien gana al menos 107.432 $ anuales accede a una prueba de funciones más laxa. Está exento si desempeña con regularidad alguna de las funciones ejecutivas, administrativas o profesionales.

#Qué significa «semana laboral»

Una semana laboral es un periodo fijo y recurrente de 168 horas que fija la empresa. No tiene por qué coincidir con la semana natural. Una empresa puede tener varias semanas laborales para distintas personas, pero no puede cambiar la de alguien concreto para evitar horas extra.

Las horas extra se calculan por semana laboral, no por día. Una jornada de 12 horas no da problemas bajo la FLSA mientras el total semanal no pase de 40 (para personal no exento) o mientras la persona esté exenta.

#Ley estatal: donde la FLSA se queda corta

La FLSA es un suelo, no un techo. La ley estatal suele ir más allá.

#California

El estado más protector:

• Horas extra diarias: 1,5x a partir de 8 horas al día y 2x a partir de 12
• Horas extra del séptimo día: 1,5x las primeras 8 horas del séptimo día consecutivo de trabajo en la semana laboral y 2x a partir de ahí
• Periodos de comida: 30 minutos no retribuidos en turnos de más de 5 horas
• Pausas de descanso: 10 minutos retribuidos por cada 4 horas trabajadas
• Salario mínimo: 16,90 $ por hora en todo el estado en 2026, más en algunas ciudades
• Baja por enfermedad retribuida obligatoria: 5 días por ley estatal

California también tiene reglas de exención más estrictas y salarios mínimos más altos para poder aplicarlas.

#Nueva York

• Pago por amplitud de jornada: una hora extra al salario mínimo si el día abarca más de 10 horas
• Salario mínimo estatal para la exención de personal ejecutivo y administrativo: 66.300 $ anuales (1.275 $ semanales) en Nueva York, Westchester y Long Island desde el 1 de enero de 2026, por encima del federal
• Baja por enfermedad: obligatoria para empresas de cualquier tamaño (sin retribución solo en empresas con 4 personas o menos e ingresos netos de 1 millón de $ o menos)
• Pausa de comida obligatoria en turnos de más de 6 horas que abarquen de 11:00 a 14:00 (al menos 30 minutos, no retribuidos)

#Illinois

• One Day Rest in Seven Act: 24 horas consecutivas de descanso cada 7 días
• Pausa de comida obligatoria: 20 minutos en turnos de 7,5 horas continuas o más
• Permiso retribuido: obligatorio desde 2024 (hasta 40 horas al año, para cualquier motivo)

#Texas, Florida y la mayoría de los estados del sur

Siguen la FLSA de cerca en horas extra, sin horas extra diarias. Florida sí fija un salario mínimo propio y más alto: 15 $ por hora desde el 30 de septiembre de 2026.

#Registro: 29 CFR parte 516

La FLSA obliga a toda empresa a llevar registros del personal no exento, que incluyan:

• Datos personales (nombre, número de la seguridad social, dirección, sexo, ocupación)
• Hora y día de la semana en que empieza la semana laboral
• Horas trabajadas cada día y cada semana laboral (total diario y total semanal)
• Retribución ordinaria total diaria o semanal
• Retribución total por horas extra de la semana laboral
• Salarios totales pagados en cada periodo
• Deducciones y complementos salariales
• Fecha de pago y periodo cubierto

Conservación:

• Registros de nómina: 3 años
• Registros de soporte (tarjetas de fichaje, cuadrantes, etc.): 2 años

Los registros pueden llevarse en cualquier formato, papel o electrónico, pero deben estar abiertos a inspección del DOL.

Del personal exento, la FLSA exige datos identificativos básicos y la base de cálculo del salario; no exige horas diarias.

#Qué significa CCOO en EE. UU.

CCOO es la sentencia de 2019 del Tribunal de Justicia de la UE (C-55/18) que obliga a las empresas europeas a registrar la jornada diaria; no vincula a las empresas estadounidenses. El derecho estadounidense tiene su propio motivo para llevar registros objetivos: según Anderson v. Mt. Clemens Pottery Co. (1946), si los registros de la empresa son inexactos o insuficientes, la plantilla puede probar sus horas con una estimación razonable, y la carga de la prueba pasa a la empresa.

En la práctica: aunque la FLSA no exija registros diarios del personal exento, llevarlos suele compensar porque elimina las disputas probatorias.

#Vigilancia y sanciones del DOL

La Wage and Hour Division del DOL aplica la FLSA. Las investigaciones pueden ser:

• A instancia de parte: alguien presenta una denuncia
• Dirigidas: las abre la WHD por iniciativa propia, sin denuncia
• Programa de autoauditoría (PAID, relanzado en julio de 2025): la empresa se autodenuncia y abona los salarios pendientes bajo supervisión de la WHD

Sanciones:

La plantilla también puede demandar por su cuenta para reclamar salarios atrasados y daños liquidados; si gana, el tribunal condena además a la empresa a pagar honorarios razonables de abogados y costas. El plazo de prescripción de 2 años se amplía a 3 en infracciones dolosas; en acciones colectivas, quienes se adhieren pueden ir sumándose con el tiempo.

#Lista de comprobación

1. Clasifica bien a cada persona. Aplica las pruebas de base salarial, nivel salarial y funciones. Documenta el análisis.
2. Registra a diario las horas del personal no exento. El total de cada semana laboral y las horas de cada día.
3. Paga bien las horas extra. 1,5x por encima de 40 horas y, en California, también a partir de 8 diarias. Desde 2026, la empresa declara además aparte en el formulario W-2 (casilla 12, código TT) el recargo de horas extra que exige la FLSA, porque la plantilla puede deducirlo del impuesto federal sobre la renta de 2025 a 2028 (hasta 12.500 $ al año, 25.000 $ en declaración conjunta).
4. Conserva los registros 3 años (nómina) y 2 años (soporte). Algunas leyes estatales exigen más: California, 3 años, también para los registros horarios; Nueva York, 6 años para la nómina.
5. Respeta las horas extra, pausas y permisos de la ley estatal. Lo federal es el suelo.
6. Audita cada año tus clasificaciones de personal exento. La clasificación errónea es un motivo habitual de reclamaciones de horas extra.

#Preguntas frecuentes

¿La FLSA se aplica a todas las empresas? La FLSA se aplica a empresas con al menos 500.000 $ de facturación anual y a la mayoría de quienes trabajan en comercio interestatal. En la práctica, cubre a casi cualquier empresa de cualquier tamaño.

¿Puedo exigir horas extra no pagadas? Con personal exento, sí, porque no se deben horas extra. Con personal no exento, no. Las horas trabajadas hay que pagarlas, con autorización de la empresa o sin ella.

¿Qué es el trabajo «fuera de reloj»? Cualquier trabajo de una persona no exenta que no se registra ni se paga. Rige la doctrina de «tolerar o permitir»: si la empresa sabe o tiene motivos para saber que ese trabajo ocurre, tiene que retribuirlo. Correos después de las 17:00, llegar antes «voluntariamente» o trabajar durante la comida generan responsabilidad si no se pagan.

¿Están sujetos los colaboradores independientes a la FLSA? No, pero tratar como colaborador a quien en realidad es empleado puede dar lugar a reclamaciones salariales. La norma del DOL de 2024 aplica una prueba de «realidad económica» con seis factores; desde mayo de 2025 la WHD ya no la aplica en sus propias investigaciones, y una propuesta de febrero de 2026 la sustituiría por una prueba con dos factores principales (control y oportunidad de ganancia o pérdida). En octubre de 2026 esa propuesta aún no es definitiva. Mucha gente que colabora de forma independiente lleva sus propias horas con un registro de tiempo para contratistas, al margen de los registros de cualquier empresa.

¿Cómo funcionan las vacaciones retribuidas? La FLSA no exige vacaciones retribuidas. Las leyes estatales y municipales cubren ese hueco. Los contratistas con contratos federales cubiertos deben conceder baja por enfermedad retribuida según la EO 13706.

#Resumen

• La FLSA fija un umbral de horas extra de 40 horas semanales; el personal no exento cobra 1,5x por encima
• Las categorías exentas (ejecutiva, administrativa, profesional, informática y ventas externas) por lo general exigen base salarial, nivel salarial (35.568 $) y prueba de funciones
• Registros obligatorios del personal no exento: horas diarias y semanales y datos de nómina, conservados de 2 a 3 años
• La ley estatal suele ir más allá: horas extra diarias en California, amplitud de jornada en Nueva York y descanso en Illinois
• El DOL vigila el cumplimiento; salarios atrasados más daños liquidados y posibles sanciones penales
• La plantilla también puede demandar por su cuenta, a menudo en acciones colectivas, y recuperar los honorarios de abogados

Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Consulta la normativa aplicable y pide asesoramiento profesional.

#Fuentes

• Fair Labor Standards Act en dol.gov
• 29 CFR parte 541 (exenciones de cuello blanco)
• 29 CFR parte 516 (registro)
• California Labor Code, artículo 510 (horas extra diarias)
• New York Hospitality Wage Order

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