Le suivi du temps en solo répond à la question « où sont passées mes heures ? ». Le suivi du temps en équipe répond à un autre ensemble de questions : qui travaille sur quoi en ce moment, quelle est la capacité de l’équipe cette semaine, et quels projets respectent les estimations ? Vous avez besoin des mêmes éléments de base (projets, tâches, tags) plus quelques nouveaux : équipes, rôles et permissions.
Les fonctionnalités d’équipe sont disponibles dans le plan Pro, qui inclut un essai gratuit de 30 jours (sans carte bancaire). Jusqu’à 50 membres dans le plan Pro ; le plan Enterprise étend ce nombre à 200.
Équipes et rôles
Qu’est-ce qu’une équipe
Un groupe d’utilisateurs qui partagent des projets et (avec les bonnes permissions) voient le travail suivi des autres. Structures utiles :
- Toute l’entreprise ou un département
- Une mission client spécifique
- Un groupe de projet particulier
- Un bureau ou un site
Trois rôles
| Rôle | Capacités |
|---|---|
| Propriétaire | Contrôle total : paramètres de l’équipe, tous les projets, tous les membres, suppression de l’équipe |
| Manager | Accès à tous les projets, gestion des membres, création de projets, tags et tarifs. Ne peut pas supprimer l’équipe. |
| Membre | Suit le temps sur les projets assignés, voit ses propres données. La visibilité sur le reste dépend des réglages. |
(Les abonnements sont gérés par utilisateur ou organisation, pas par équipe.)
Choisissez le rôle par personne selon la confiance nécessaire pour le travail, pas selon la confiance envers la personne.
Créer votre première équipe
Étape 1 : Ouvrir la gestion des équipes
- Connectez-vous sur my.timesheet.io
- Ouvrez Équipes dans la navigation
- Cliquez sur Créer une équipe
Étape 2 : Configurer
- Nom de l’équipe : descriptif (l’entreprise, le département, le client)
- Description : optionnelle, mais utile s’il y a plusieurs équipes
- Paramètres : valeurs par défaut que l’équipe héritera
Étape 3 : Enregistrer
L’équipe est créée. Vous êtes le Propriétaire.
Inviter des membres
Envoyer l’invitation
- Ouvrez l’équipe
- Allez dans Membres
- Saisissez les emails (un ou plusieurs)
- Attribuez un rôle à chaque invité
- Envoyez
Ce que voit l’invité
Un email avec un lien pour accepter. S’il n’a pas de compte Timesheet, le lien l’accompagne pour en créer un. Après acceptation, il apparaît dans la liste des membres et peut se voir assigner des projets.
Statut de l’invitation
Les membres invités apparaissent dans la liste avec un indicateur en attente jusqu’à leur acceptation. Si une invitation a été envoyée à une mauvaise adresse, supprimez le membre invité et ajoutez-le à nouveau.
Projets partagés
Créer un projet d’équipe
- Dans l’équipe, ouvrez Projets
- Cliquez sur Créer un projet
- Remplissez nom, description, taux horaire, valeurs par défaut
- Assignez les membres qui doivent y avoir accès
- Enregistrez
Où vont les projets personnels
Quand vous activez les équipes, vos projets existants et leurs données sont assignés à votre première équipe ; les saisies historiques restent. Ensuite, l’équipe d’un projet est fixée à sa création et ne peut pas être modifiée. Partager un projet signifie ajouter des membres :
- Ouvrez le projet
- Allez dans Membres
- Ajoutez les personnes qui doivent y avoir accès, chacune avec une permission
- Enregistrez
Niveaux d’accès aux projets
Pour chaque projet, décidez :
- Qui peut voir : voir les saisies et rapports
- Qui peut suivre : ajouter ses propres saisies sur ce projet
- Qui peut gérer : modifier les paramètres, voir toutes les saisies
Permissions
Par membre
La visibilité suit le rôle du membre et ses affectations de projet :
- Accès aux projets : les projets qu’il peut voir et suivre dépendent de ses affectations
- Visibilité des données : les membres voient leurs propres saisies ; les Managers et Propriétaires voient celles de l’équipe
Visibilité des salaires
Contrôlez qui peut voir les taux et gains :
| Réglage | Qui voit |
|---|---|
| Visible pour tous | Tous les membres de l’équipe |
| Propriétaire et managers | Managers et Propriétaire |
| Propriétaire | Uniquement le Propriétaire de l’équipe |
| Désactivé | Personne ; affichage des salaires désactivé |
Configurez au niveau de l’équipe ou surchargez par projet.
À quoi sert chaque réglage
- Désactivé : pour les prestataires dans une équipe partagée qui ne doivent pas voir les taux des autres
- Propriétaire et managers : le réglage standard en entreprise
- Visible pour tous : pour les cultures d’entreprise délibérément transparentes
Vue en direct
Ce que l’équipe fait en ce moment.
Où la trouver
Dans l’équipe, ouvrez Vue en direct (ou Statut de l’équipe). Les membres actifs apparaissent avec la tâche en cours, le projet, la durée écoulée, l’heure de début.
Vue liste
Pour les équipes de bureau ou équipes distantes travaillant ensemble :
- Nom et avatar du membre
- Projet en cours
- Description de la tâche en cours
- Durée écoulée
- Heure de début
Vue carte
Pour les équipes sur le terrain :
- Membres affichés sur une carte
- Localisation mise à jour depuis les données de localisation de la tâche
- Utile pour la répartition, la coordination, et savoir « qui est proche du site client ? »
Quand c’est utile
- Un coup d’œil le matin au lieu d’une réunion de point
- Coordination des travailleurs sur plusieurs chantiers
- Estimation en temps réel de la capacité avant de promettre une date au client
- Savoir rapidement « qui est disponible ? » sans interrompre personne
Rapports d’équipe
Agrégés
- Total des heures de l’équipe par période
- Heures par projet pour toute l’équipe
- Heures par membre
- Comparaison en séries temporelles
Par membre
En tant que Manager ou Propriétaire :
- Répartition individuelle
- Contributions par projet
- Tendances sur plusieurs semaines et mois
Export des données d’équipe
Exports CSV et Excel avec filtres par date, projet, membre. Le plan Pro supporte aussi l’accès API, pour intégrer les données d’équipe dans une solution BI plus large si vous en avez une.
Bien intégrer un membre d’équipe
Avant d’envoyer l’invitation
- Configurez d’abord les projets sur lesquels il va travailler
- Décidez de son rôle : Manager ou Membre
- Configurez les réglages de visibilité
L’invitation et le premier jour
- Envoyez l’invitation avec le rôle et le contexte des projets
- Expliquez quels projets il va suivre et pourquoi
- Présentation rapide de 5 minutes :
- Démarrer, mettre en pause, arrêter le minuteur
- Changer de projet sur une tâche en cours
- Ajouter description et tags
- Fixez les attentes : fréquence de saisie, niveau de détail
Un guide d’équipe en une page
Rédigez-le une fois, restez concis :
- Convention de nommage des projets
- Ce qu’il faut mettre dans une description de tâche
- Quels tags utiliser et quand
- Règles par défaut pour les pauses et heures facturables
- Où poser les questions
Erreurs de permissions qui posent problème
Trop d’accès
Tous les membres voient tous les projets et salaires. Solution : garder le rôle Membre, assigner l’accès par projet, régler la visibilité des salaires sur Propriétaire et managers, ou la désactiver.
Pas assez d’accès
Les membres ne voient pas les projets dont ils ont besoin. Solution : vérifier les affectations de projet. Cinq minutes par nouveau projet.
Suivi incohérent
Certains saisissent en détail, d’autres juste « travaillé sur Acme ». Solution : le guide d’une page, plus une revue trimestrielle par le Manager.
Surcharge du manager
Un seul Manager pour tout le monde. Solution : promouvoir des Membres de confiance en Managers pour des domaines spécifiques. Le plan Pro supporte jusqu’à 50 utilisateurs ; pas besoin d’un Manager unique.
Résolution des problèmes
« Je ne vois pas un projet »
Le membre doit y être affecté.
- Le Propriétaire ou Manager ouvre le projet
- Ajoute le membre à la liste d’accès
- Le membre actualise (ou se déconnecte et reconnecte)
« Le membre ne peut pas suivre le temps »
Vérifiez :
- A-t-il accepté l’invitation ?
- Est-il affecté à au moins un projet ?
- A-t-il la permission « suivre le temps » sur ce projet ?
« L’invitation n’est jamais arrivée »
- Vérifiez les dossiers spam et indésirables
- Confirmez que l’email est correct
- Supprimez le membre invité et ajoutez-le à nouveau
- Vérifiez que l’utilisateur n’a pas déjà un compte avec un autre email
« Je ne vois pas le temps d’un membre »
- Vérifiez votre rôle (Manager ou Propriétaire)
- Contrôlez les paramètres de permission du projet
- Confirmez que le membre a bien suivi du temps
Résumé
La couche équipe ajoute :
- Équipes : groupes partagés avec projets partagés
- Rôles : Propriétaire, Manager, Membre, avec le bon périmètre pour chacun
- Projets partagés : suivi collaboratif, avec accès par projet
- Permissions : qui voit quoi, y compris les salaires
- Vue en direct : statut en temps réel sans réunion
- Rapports d’équipe : agrégés pour la gestion, détaillés pour la facturation
Une fois la configuration bien faite, le suivi de l’équipe devient celui d’une personne, juste à une autre échelle. Plan Pro, essai gratuit de 30 jours.
Où aller ensuite
- Générez des factures PDF à partir des heures suivies par l’équipe
- Connectez-vous à QuickBooks pour la facturation d’équipe
- Connectez-vous à Zapier pour automatiser les flux de travail au niveau de l’équipe
Commencez à suivre le temps en équipe
Essai Pro de 30 jours, sans carte bancaire. Invitez votre premier membre dès aujourd’hui.