Arbeidstijd in Brazilië: de CLT en de elektronische prikklok

Brazilië is een van de weinige landen waar de wet een prikklok niet alleen toestaat maar ook voorschrijft hoe hij eruitziet. De CLT verplicht werkgevers boven een bepaald aantal werknemers de arbeidstijd vast te leggen, en een ministerieel besluit uit 2021 beschrijft precies wat een geldige registrator moet doen, ook in de volledig softwarematige variant.

Die combinatie maakt Brazilië ongewoon bepalend voor wie een urenregistratie kiest. Goed gedaan is je registratie bewijs. Fout gedaan geldt volgens vaste rechtspraak het verhaal van de werknemer over zijn eigen uren als waar.

#Snel overzicht

#De kernregels

#44 uur, niet 40

De grondwettelijke norm is 8 uur per dag en 44 uur per week. In de praktijk werken de meeste bedrijven 8 uur van maandag tot en met vrijdag plus 4 uur op zaterdag, of ze verdelen die vier uur over de week om de zaterdag vrij te houden.

Alles boven de contractuele normale tijd is hora extra. De grondwettelijke bodem is 50 procent boven het gewone uurloon, en cao's tillen dat vaak hoger. Werk op zondagen en feestdagen levert gewoonlijk 100 procent op.

#Het plafond van twee uur

Artikel 59 begrenst overwerk op twee uur per dag. Dat is een grens aan de werkdag zelf en niet alleen aan wat je moet betalen: een dag van 12 uur wordt niet rechtmatig doordat je hem uitbetaalt.

#Het banco de horas

In plaats van overwerk uit te betalen mag een werkgever de uren opsparen en er later vrije tijd voor geven. Artikel 59 staat dat toe via:

• een schriftelijke individuele afspraak, waarbij binnen zes maanden moet worden gecompenseerd (§ 5), of
• een cao, waarbij het venster oploopt tot twaalf maanden (§ 2).

De opgespaarde uren moeten binnen dat venster uur voor uur worden gecompenseerd. Gebeurt dat niet, dan worden het weer verschuldigde overuren met toeslag, en dat is de gebruikelijke manier waarop een slecht bijgehouden banco de horas een verplichting wordt.

#Rusttijden

• Tussen twee diensten (art. 66): 11 aaneengesloten uren. Dit is de rust die het vaakst sneuvelt door gebroken diensten en door laat eindigen gevolgd door vroeg beginnen.
• Wekelijks (art. 67): 24 aaneengesloten uren, in de regel op zondag.
• Binnen de dag (art. 71): een pauze van minstens 1 uur en hoogstens 2 uur als de dienst langer dan 6 uur duurt, en 15 minuten bij een dienst tussen 4 en 6 uur. Een cao mag de langere pauze verkorten, maar niet onder de 30 minuten.

Sinds de hervorming van 2017 betekent het niet geven van de volledige pauze dat je alleen het weggevallen deel betaalt, met 50 procent toeslag, en die betaling heeft het karakter van een vergoeding en niet van loon.

#Vakantie

Dertig dagen per periode van twaalf maanden, plus de grondwettelijke toeslag van een derde van het loon. Sinds 2017 mag de vakantie in maximaal drie delen worden geknipt, waarvan er één minstens 14 dagen duurt en geen enkel deel korter is dan 5 dagen.

#Uren vastleggen: wie moet dat, en hoe

#De drempel

Artikel 74, § 2 verplicht tot het vastleggen van de arbeidstijd bij vestigingen met meer dan 20 werknemers. De drempel lag op 10 en ging in september 2019 naar 20.

Onder die drempel is registreren niet verplicht. Erboven wel, en de registratie moet echte tijden tonen, niet een voorgedrukt rooster dat iedereen ondertekent.

#Portaria 671/2021

Portaria 671/2021 bracht de eerdere besluiten 1.510/2009 en 373/2011 samen in één tekst en erkent drie soorten elektronische registrators:

De REP-P heeft de markt veranderd. Een prikklok in software, ook als telefoonapp, is een volwaardige geldige optie en vraagt geen instemming van de vakbond, mits hij aan de technische voorwaarden voldoet: registratie van het programma bij het INPI, het genereren van het Arquivo Fonte de Dados (AFD) met een digitale handtekening, en het afgeven van een elektronisch bewijs aan de werknemer.

Die bewijzen moeten als ondertekende pdf binnen 48 uur na het klokken beschikbaar zijn.

Eén ding moet helder zijn, want het onderscheid vervaagt makkelijk: een algemene urenregistratie is niet automatisch een REP-P. Timesheet legt arbeidstijd, pauzes en overwerk vast en exporteert die gegevens, wat helpt bij interne sturing, projectkosten en iedereen die buiten de REP-plicht valt. Een bedrijf boven de drempel van 20 werknemers heeft een systeem nodig dat aan de technische voorwaarden van de Portaria voldoet, en doet er goed aan dat bij de leverancier na te vragen in plaats van het aan te nemen.

#De marge van vijf minuten

Artikel 58, § 1 laat een afwijking toe van 5 minuten per klokslag, met een maximum van 10 minuten per dag. Ga je daaroverheen, dan telt de hele periode als overwerk, en niet alleen het deel boven de marge.

Dit is het detail dat afronden afstraft. Een systeem dat stilletjes elke klokslag op het kwartier afrondt, heeft op een dag waarop de afwijking 11 minuten bereikt een volledig recht op overwerk gecreëerd in plaats van een recht van één minuut.

#Wie buiten het hoofdstuk arbeidstijd valt

Artikel 62 sluit drie groepen uit van het hoofdstuk over arbeidstijd, en daarmee van overwerk:

• buitendienstmedewerkers van wie de uren echt niet te controleren zijn
• leidinggevenden met werkelijke zelfstandigheid en een salaristoeslag
• thuiswerkers die per productie of per taak worden betaald in plaats van per tijdseenheid

De derde categorie komt uit de hervorming van 2017 en werd in 2022 bijgesteld. Ze is smaller dan werkgevers vaak denken: wie op afstand werkt met een vast maandsalaris en van wie beschikbaarheid tijdens kantooruren wordt verwacht, wordt niet per taak betaald en blijft binnen het hoofdstuk.

#Waarom de registratie de zaak beslist

Hier houdt de Braziliaanse urenregistratie op een archiefplicht te zijn.

Volgens Súmula 338 van het Tribunal Superior do Trabalho ontstaat er, als een werkgever die uren moet vastleggen zijn registratie niet overlegt, een weerlegbaar vermoeden dat de door de werknemer gestelde uren juist zijn. De werkgever kan dat met ander bewijs weerleggen, maar de bewijslast is verschoven.

De tekst van de Súmula zelf noemt nog de oude drempel van 10 werknemers, omdat hij van vóór de wijziging van 2019 dateert; de rechters passen de drempel van 20 toe op feiten van na september van dat jaar.

Het praktische gevolg: in een land met veel individuele arbeidszaken is je urenregistratie geen nalevingspapier. Het is je verweerdossier. Een registratie die volledig is, op het moment zelf is gemaakt en per dag is geordend, is aanzienlijk meer waard dan een reconstructie die je maakt nadat de vordering binnen is.

#Toezicht en boetes

De handhaving loopt langs twee sporen.

Bestuurlijk. De Auditor-Fiscal do Trabalho, onder het ministerie van Arbeid en Werkgelegenheid, inspecteert en maakt processen-verbaal op. De boetes worden per overtreding en per getroffen werknemer vastgesteld en lopen op bij herhaling.

Gerechtelijk. De Justiça do Trabalho behandelt de individuele vorderingen. Daar zit doorgaans het grootste risico, want onbetaald overwerk sleept gevolgen mee: het werkt door in het FGTS-fonds, het dertiende maandloon, de vakantie en de sociale premies, zodat een toegewezen overwerkvordering zelden alleen over het overwerk gaat.

Wat inspecteurs vaak vinden:

• helemaal geen registratie boven de drempel van 20 werknemers
• "Britse tijden", dus elke dag identieke klokslagen, wat de rechter opvat als aanwijzing dat de registratie niet echt is
• de rust van 11 uur tussen diensten die door het rooster wordt doorbroken
• saldi in het banco de horas die niet binnen het venster zijn gecompenseerd

#Praktische checklist

1. Tel je personeelsbestand per vestiging. Boven de 20 werknemers is registreren verplicht.
2. Kies bewust het soort registrator. REP-P als je software wilt zonder cao; REP-A alleen als je de cao hebt die dat draagt.
3. Leg echte tijden vast. Elke dag identieke klokslagen ondermijnen de geloofwaardigheid van je registratie meer dan een rommelige registratie.
4. Let op de rust van 11 uur bij het roosteren van laat eindigen tegen vroeg beginnen.
5. Loop het banco de horas maandelijks na en werk saldi binnen zes of twaalf maanden weg, afhankelijk van het instrument.
6. Houd je registratie per werknemer per dag opvraagbaar. Dat is de vorm waar de arbeidsrechter om vraagt.

#Veelgestelde vragen

Is een telefoonapp in Brazilië een wettige prikklok? Alleen als hij als REP-P kwalificeert onder Portaria 671/2021: geregistreerd bij het INPI, met een AFD met digitale handtekening, en met een elektronisch bewijs aan de werknemer. Een algemene urenregistratie-app, een notitie-app of een spreadsheet kwalificeert niet louter doordat hij uren vastlegt. Vraag de leverancier rechtstreeks of zijn product een REP-P is.

Hebben we een cao nodig om software te gebruiken? Voor de REP-P niet. De eis van een cao hoort bij de REP-A, het alternatieve systeem. Dat is het belangrijkste praktische voordeel van de REP-P-route.

En als we minder dan 20 werknemers hebben? Dan is registreren niet verplicht. Veel kleinere werkgevers doen het toch, juist vanwege Súmula 338: zonder registratie heb je minder om een stelling mee te weerleggen, ook al hoefde je die registratie niet te maken.

Zijn thuiswerkers vrijgesteld van overwerk? Alleen wie echt per productie of per taak wordt betaald onder artikel 62. Een thuiswerker met een vast salaris en verwachte beschikbaarheid valt binnen het hoofdstuk arbeidstijd, dus urenregistratie voor medewerkers die op afstand werken geldt net zo goed als op kantoor.

Hoelang bewaren we de registratie? In de praktijk minstens vijf jaar, wat aansluit op de verjaringstermijn voor arbeidsvorderingen tijdens het dienstverband uit artikel 7, XXIX, van de grondwet. Het is geen bewaartermijn die met zoveel woorden in de CLT staat, maar een aanbeveling die aan die verjaring hangt. Veel werkgevers bewaren langer, om ook de twee jaar vanaf het einde van het dienstverband te dekken.

#Samengevat

• De grondwettelijke norm is 8 uur per dag en 44 uur per week, met een toeslag van 50 procent of meer
• Overwerk is begrensd op 2 uur per dag; het banco de horas stelt de betaling uit, niet de verplichting
• 11 aaneengesloten uren tussen diensten, 24 uur wekelijkse rust en een pauze van 1 tot 2 uur boven 6 uur
• Uren vastleggen is verplicht boven de 20 werknemers, op grond van artikel 74 CLT
• Portaria 671/2021 erkent de registrator in software (REP-P) zonder cao, met eigen technische voorwaarden
• Onder Súmula 338 van het TST verschuift het ontbreken van registratie het vermoeden naar de uren die de werknemer stelt

#Bronnen

• Consolidação das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/1943) op planalto.gov.br
• Grondwet, art. 7
• Ministerie van Arbeid en Werkgelegenheid: vragen en antwoorden bij Portaria 671/2021
• Súmula 338 van het Tribunal Superior do Trabalho
• Lei 13.467/2017 (arbeidshervorming) en Lei 13.874/2019 (drempel opgetrokken naar 20 werknemers)

#Verder lezen

• De Spaanse registratieplicht voor arbeidstijd voor het andere rechtsgebied dat de dagelijkse registratie ondubbelzinnig maakte
• Het CCOO-arrest van het Europees Hof voor de Europese tegenhanger van de bewijslogica achter Súmula 338
• Overwerk onder de FLSA in de VS voor de dichtstbijzijnde vergelijking op het Amerikaanse continent