Overwerk onder de FLSA in de VS: urenregistratie in het kort

De Fair Labor Standards Act (FLSA) uit 1938 is het fundament onder het Amerikaanse loon- en arbeidstijdenrecht. Het is ook de bron van de meeste loonzaken tegen Amerikaanse werkgevers. Het getal dat eruit springt, 40 uur per week, is de drempel waarboven werknemers zonder uitzonderingspositie anderhalf keer hun uurloon moeten krijgen. Onder die lijn zwijgt de FLSA grotendeels. Erboven vullen decennia aan rechtspraak en toelichtingen van het ministerie van Arbeid, het Department of Labor (DOL), de details in.

Dit stuk legt uit hoe de FLSA voor urenregistratie echt werkt: wie een uitzonderingspositie heeft en wie niet, welke gegevens het DOL eist, en waar staten als Californië, New York en Illinois verder gaan.

#Snel overzicht

#De twee grote categorieën: exempt en non-exempt

De belangrijkste vraag onder de FLSA is of een werknemer een uitzonderingspositie heeft en dus buiten de overwerkregels valt, "exempt", of niet, "non-exempt".

#Werknemers zonder uitzonderingspositie

Die krijgen de bescherming van de FLSA:

• het minimumloon, met de federale bodem en vaak een hoger bedrag per staat
• overwerk tegen anderhalf keer het uurloon boven de 40 uur in een werkweek
• een verplichte administratie

De meeste werknemers per uur vallen hieronder. Veel werknemers met een maandsalaris ook, want de uitzonderingspositie hangt niet alleen van je salaris af.

#Werknemers met een uitzonderingspositie

Die vallen buiten de overwerkregels en, in engere zin, buiten het minimumloon. De vijf grote uitzonderingen:

1. Leidinggevend: leidinggeven is je hoofdtaak, je stuurt minstens twee voltijdskrachten aan, en je hebt zeggenschap over aannemen en ontslaan
2. Bestuurlijk: je hoofdtaak is kantoorwerk dat rechtstreeks met het bestuur of de bedrijfsvoering te maken heeft, met zelfstandige oordeelsvorming
3. Vakinhoudelijk: je werk vraagt om gevorderde kennis in een vak of wetenschap, denk aan advocaten, artsen, ingenieurs en docenten
4. ICT: bepaalde ICT-functies, zoals programmeur of analist, met specifieke taken
5. Buitendienstverkoop: je verkoopt hoofdzakelijk buiten de vestiging van je werkgever

Daarnaast zijn er drie toetsen waaraan de kantoorfuncties allemaal moeten voldoen:

• Vast salaris: je krijgt elke loonperiode een vast, vooraf bepaald bedrag
• Salarisniveau: minstens $ 684 per week, dus $ 35.568 per jaar, onder de norm van 2024
• Takentoets: je doet ook echt het werk dat bij die categorie hoort

Aan alle drie moet zijn voldaan. Je functietitel doet niet ter zake, alleen het werk dat je echt doet.

#De uitzondering voor hoge inkomens

Wie minstens $ 107.432 per jaar verdient, valt onder een soepeler takentoets. Zo iemand heeft een uitzonderingspositie zodra hij regelmatig ook maar één van de leidinggevende, bestuurlijke of vakinhoudelijke taken uitvoert.

#Wat een "werkweek" is

Een werkweek is een vaste, steeds terugkerende periode van 168 uur die de werkgever vaststelt. Die hoeft niet samen te vallen met de kalenderweek. Een werkgever mag verschillende werkweken voor verschillende werknemers hanteren, maar mag de werkweek van één werknemer niet verschuiven om overwerk te ontlopen.

Overwerk wordt per werkweek berekend en niet per dag. Een dag van 12 uur mag onder de FLSA, zolang het weektotaal onder de 40 uur blijft voor wie geen uitzonderingspositie heeft, of zolang die er wel een heeft.

#Het recht per staat: waar de FLSA tekortschiet

De FLSA is een bodem en geen plafond. Het recht per staat gaat er vaak overheen.

#Californië

De staat die werknemers het verst beschermt:

• Overwerk per dag: anderhalf keer het uurloon na 8 uur op een dag, en het dubbele na 12 uur
• Overwerk op de zevende dag: anderhalf keer voor de eerste 8 uur op de zevende dag in een werkweek, en het dubbele daarboven
• Maaltijdpauzes: 30 minuten onbetaald bij diensten van meer dan 5 uur
• Pauzes: 10 minuten betaald per 4 gewerkte uren
• Minimumloon: $ 16 tot ruim $ 17,50 per uur, afhankelijk van de stad
• Verplicht betaald ziekteverlof: 5 dagen volgens de wet van de staat

Californië kent ook strengere regels rond de uitzonderingspositie en een hoger minimumsalaris om ervoor in aanmerking te komen.

#New York

• Toeslag bij een lange dag: een extra uur tegen het minimumloon als je dag meer dan 10 uur beslaat
• Minimumsalaris voor een uitzonderingspositie: $ 66.300 per jaar, dus $ 1.275 per week, in New York City, Westchester en Long Island per 1 januari 2026, hoger dan federaal
• Betaald ziekteverlof: verplicht voor werkgevers van elke omvang
• Verplichte pauze alleen bij diensten van 6 uur of meer, dan 30 minuten onbetaald

#Illinois

• One Day Rest in Seven Act: 24 aaneengesloten uren rust per 7 dagen
• Verplichte maaltijdpauze: 20 minuten bij diensten van meer dan 7,5 uur
• Betaald ziekteverlof: verplicht sinds 2024, 5 dagen

#Texas, Florida en de meeste zuidelijke staten

Die volgen de FLSA op de voet, zonder noemenswaardige aanvullingen.

#Administratie: 29 CFR deel 516

De FLSA verplicht elke werkgever om voor werknemers zonder uitzonderingspositie gegevens bij te houden, waaronder:

• persoonsgegevens: naam, sofinummer, adres, geslacht en functie
• het tijdstip en de dag waarop de werkweek begint
• de gewerkte uren per dag en per werkweek, dus een dagtotaal en een weektotaal
• de totale verdiensten tegen het gewone tarief, per dag of per week
• de totale overwerkverdiensten in die werkweek
• het totale loon per loonperiode
• de inhoudingen en de toeslagen
• de betaaldatum en de loonperiode waar die op slaat

De bewaartermijnen:

• loonadministratie: 3 jaar
• onderliggende stukken, zoals urenkaarten en roosters: 2 jaar

Je mag alles op papier of digitaal bewaren, maar het DOL moet erin kunnen kijken.

Voor werknemers met een uitzonderingspositie eist de FLSA alleen de basisgegevens en de grondslag waarop het loon wordt betaald, en dus geen uren per dag.

#Wat CCOO in de VS betekent

CCOO is Europees recht en bindt Amerikaanse werkgevers niet rechtstreeks. Maar de lijn die eruit spreekt, dus verplichte dagelijkse registratie van de arbeidstijd voor iedereen, werkt informeel door in Amerikaanse procedures. Advocaten die werknemers bijstaan wijzen steeds vaker op het ontbreken van objectieve gegevens als steun voor de overwerkclaim van hun cliënt.

In de praktijk: ook waar de FLSA geen dagelijkse registratie eist voor werknemers met een uitzonderingspositie, verdient het bijhouden zich vaak terug doordat je bewijsdiscussies voorkomt.

#Handhaving en boetes

De Wage and Hour Division van het DOL handhaaft de FLSA. Een onderzoek kan komen:

• op klacht: een werknemer dient een klacht in
• gericht: op bepaalde sectoren, op dit moment de zorg, de landbouw en de horeca
• via zelfonderzoek: werkgevers melden het zelf en betalen achterstallig loon na

De sancties:

Procedures tussen partijen komen vaker voor en zijn duurder. Collectieve zaken schikken standaard voor zeven- of achtcijferige bedragen. De verjaringstermijn van 2 jaar loopt op tot 3 jaar bij opzet, en bij collectieve acties kunnen werknemers zich gaandeweg aansluiten.

#Praktische checklist

1. Deel elke werknemer goed in. Loop de toets op vast salaris, salarisniveau en taken langs. Leg de afweging vast.
2. Registreer dagelijks de uren van wie geen uitzonderingspositie heeft. Elk weektotaal en elke dag.
3. Betaal overwerk goed uit. Anderhalf keer boven de 40 uur, en in Californië ook na 8 uur op een dag.
4. Bewaar je loonadministratie 3 jaar en je onderliggende stukken 2 jaar. Sommige staten eisen langer, en Californië 4 jaar.
5. Volg de regels van de staat rond overwerk, pauzes en verlof. Het federale recht is de bodem.
6. Loop je indelingen jaarlijks na. Verkeerd indelen is de grootste bron van FLSA-zaken.

#Veelgestelde vragen

Geldt de FLSA voor alle werkgevers? De FLSA geldt voor bedrijven met minstens $ 500.000 omzet per jaar en voor de meeste werknemers die aan handel tussen staten bijdragen. In de praktijk valt bijna elke werkgever van enige omvang eronder.

Mag ik onbetaald overwerk verlangen? Van werknemers met een uitzonderingspositie wel, want daar is geen overwerk verschuldigd. Van werknemers zonder uitzonderingspositie niet. Gewerkte uren moeten worden betaald, ook zonder toestemming van de werkgever.

Wat is werk "off the clock"? Al het werk van een werknemer zonder uitzonderingspositie dat niet wordt vastgelegd en niet wordt betaald. De leer luidt: weet de werkgever ervan of hoort hij ervan te weten, dan moet hij het betalen. E-mail na 17.00 uur, "vrijwillig" eerder komen en doorwerken tijdens de lunch leveren aansprakelijkheid op als het niet wordt betaald.

Vallen zelfstandige opdrachtnemers onder de FLSA? Nee, maar ze verkeerd indelen is een van de grootste bronnen van loonclaims. De DOL-regel uit 2024 herstelde een toets met meerdere factoren rond de economische werkelijkheid, waardoor het lastiger is om iemand als opdrachtnemer aan te merken. Veel opdrachtnemers houden hun eigen uren bij met een eigen urenregistratie voor opdrachtnemers, los van de administratie van een werkgever.

Hoe zit het met betaald verlof? De FLSA verplicht geen betaald verlof. Wetten van staten en steden vullen dat gat. Wie voor de federale overheid werkt als opdrachtnemer, moet betaald ziekteverlof geven onder besluit 13706.

#Samengevat

• De FLSA legt de drempel voor overwerk op 40 uur per week, en wie geen uitzonderingspositie heeft, krijgt daarboven anderhalf keer het uurloon
• De uitzonderingscategorieën, dus leidinggevend, bestuurlijk, vakinhoudelijk, ICT en buitendienstverkoop, vragen om een vast salaris, een salarisniveau van $ 35.568 en de takentoets
• Voor wie geen uitzonderingspositie heeft, moet je uren per dag en per week en de loongegevens vastleggen, en die 2 tot 3 jaar bewaren
• Staten gaan vaak verder: overwerk per dag in Californië, de toeslag bij lange dagen in New York, en de rustdag in Illinois
• Het DOL handhaaft, met achterstallig loon plus schadevergoeding en mogelijke strafsancties
• Collectieve procedures zijn het grootste nalevingsrisico

#Bronnen

• Fair Labor Standards Act op dol.gov
• 29 CFR deel 541, de uitzonderingen voor kantoorfuncties
• 29 CFR deel 516, de administratieplicht
• California Labor Code, artikel 510, over overwerk per dag
• New York Hospitality Wage Order

#Verder lezen

• Werkuren en overwerk in Canada, per provincie voor het parallelle stelsel bij de naaste buur
• De 40-urige werkweek in Mexico en de nieuwe registratie voor de derde USMCA-partner, die zijn week verkort en een digitale registratieplicht invoert