Overwerk onder de FLSA in de VS: urenregistratie in het kort

De Fair Labor Standards Act (FLSA) uit 1938 is het fundament onder het Amerikaanse loon- en arbeidstijdenrecht. Het is ook de basis van veel loonzaken tegen Amerikaanse werkgevers. Het getal dat eruit springt, 40 uur per week, is de drempel waarboven werknemers zonder uitzonderingspositie anderhalf keer hun uurloon moeten krijgen. Onder die lijn zwijgt de FLSA grotendeels. Erboven vullen decennia aan rechtspraak en toelichtingen van het ministerie van Arbeid, het Department of Labor (DOL), de details in.

Dit stuk legt uit hoe de FLSA voor urenregistratie echt werkt: wie een uitzonderingspositie heeft en wie niet, welke gegevens het DOL eist, en waar staten als Californië, New York en Illinois verder gaan.

#Snel overzicht

#De twee grote categorieën: exempt en non-exempt

De belangrijkste vraag onder de FLSA is of een werknemer een uitzonderingspositie heeft en dus buiten de overwerkregels valt, "exempt", of niet, "non-exempt".

#Werknemers zonder uitzonderingspositie

Die krijgen de bescherming van de FLSA:

• het minimumloon, met de federale bodem en vaak een hoger bedrag per staat
• overwerk tegen anderhalf keer het uurloon boven de 40 uur in een werkweek
• een verplichte administratie

De meeste werknemers per uur vallen hieronder. Veel werknemers met een maandsalaris ook, want de uitzonderingspositie hangt niet alleen van je salaris af.

#Werknemers met een uitzonderingspositie

Die vallen buiten de overwerkregels en, in engere zin, buiten het minimumloon. De vijf grote uitzonderingen:

1. Leidinggevend: leidinggeven is je hoofdtaak, je stuurt minstens twee voltijdskrachten aan, en je hebt zeggenschap over aannemen en ontslaan, of je advies daarover weegt zwaar
2. Bestuurlijk: je hoofdtaak is kantoorwerk dat rechtstreeks met het bestuur of de bedrijfsvoering te maken heeft, met zelfstandige oordeelsvorming
3. Vakinhoudelijk: je werk vraagt om gevorderde kennis in een vak of wetenschap, denk aan advocaten, artsen, ingenieurs en docenten
4. ICT: bepaalde ICT-functies, zoals programmeur of analist, met specifieke taken
5. Buitendienstverkoop: je verkoopt hoofdzakelijk buiten de vestiging van je werkgever

Daarnaast zijn er drie toetsen waaraan de meeste kantoorfuncties moeten voldoen (de salaristoetsen gelden niet voor buitendienstverkoop, docenten, artsen en advocaten):

• Vast salaris: je krijgt elke loonperiode een vast, vooraf bepaald bedrag
• Salarisniveau: minstens $ 684 per week, dus $ 35.568 per jaar, onder de norm van 2019, die weer geldt sinds een federale rechter de verhoging van 2024 op 15 november 2024 vernietigde
• Takentoets: je doet ook echt het werk dat bij die categorie hoort

Aan alle drie moet zijn voldaan. Je functietitel doet niet ter zake, alleen het werk dat je echt doet.

#De uitzondering voor hoge inkomens

Wie minstens $ 107.432 per jaar verdient, valt onder een soepeler takentoets. Zo iemand heeft een uitzonderingspositie zodra hij regelmatig ook maar één van de leidinggevende, bestuurlijke of vakinhoudelijke taken uitvoert.

#Wat een "werkweek" is

Een werkweek is een vaste, steeds terugkerende periode van 168 uur die de werkgever vaststelt. Die hoeft niet samen te vallen met de kalenderweek. Een werkgever mag verschillende werkweken voor verschillende werknemers hanteren, maar mag de werkweek van één werknemer niet verschuiven om overwerk te ontlopen.

Overwerk wordt per werkweek berekend en niet per dag. Een dag van 12 uur mag onder de FLSA, zolang het weektotaal niet boven de 40 uur uitkomt voor wie geen uitzonderingspositie heeft, of zolang die er wel een heeft.

#Het recht per staat: waar de FLSA tekortschiet

De FLSA is een bodem en geen plafond. Het recht per staat gaat er vaak overheen.

#Californië

De staat die werknemers het verst beschermt:

• Overwerk per dag: anderhalf keer het uurloon na 8 uur op een dag, en het dubbele na 12 uur
• Overwerk op de zevende dag: anderhalf keer voor de eerste 8 uur op de zevende achtereenvolgende werkdag in een werkweek, en het dubbele daarboven
• Maaltijdpauzes: 30 minuten onbetaald bij diensten van meer dan 5 uur
• Pauzes: 10 minuten betaald per 4 gewerkte uren
• Minimumloon: $ 16,90 per uur in de hele staat in 2026, en meer in sommige steden
• Verplicht betaald ziekteverlof: 5 dagen volgens de wet van de staat

Californië kent ook strengere regels rond de uitzonderingspositie en een hoger minimumsalaris om ervoor in aanmerking te komen.

#New York

• Toeslag bij een lange dag: een extra uur tegen het minimumloon als je dag meer dan 10 uur beslaat
• Minimumsalaris voor een leidinggevende of bestuurlijke uitzonderingspositie: $ 66.300 per jaar, dus $ 1.275 per week, in New York City, Westchester en Long Island per 1 januari 2026, hoger dan federaal
• Ziekteverlof: verplicht voor werkgevers van elke omvang, en alleen onbetaald bij werkgevers met 4 of minder werknemers en een netto-inkomen van hooguit $ 1 miljoen
• Verplichte maaltijdpauze bij diensten van meer dan 6 uur die over 11.00 tot 14.00 uur lopen, minstens 30 minuten onbetaald

#Illinois

• One Day Rest in Seven Act: 24 aaneengesloten uren rust per 7 dagen
• Verplichte maaltijdpauze: 20 minuten bij diensten van 7,5 aaneengesloten uren of meer
• Betaald verlof: verplicht sinds 2024, tot 40 uur per jaar, voor elke reden

#Texas, Florida en de meeste zuidelijke staten

Die volgen de FLSA op de voet bij overwerk, zonder overwerk per dag. Florida kent wel een eigen, hoger minimumloon: $ 15 per uur sinds 30 september 2026.

#Administratie: 29 CFR deel 516

De FLSA verplicht elke werkgever om voor werknemers zonder uitzonderingspositie gegevens bij te houden, waaronder:

• persoonsgegevens: naam, socialsecuritynummer, adres, geslacht en functie
• het tijdstip en de dag waarop de werkweek begint
• de gewerkte uren per dag en per werkweek, dus een dagtotaal en een weektotaal
• de totale verdiensten tegen het gewone tarief, per dag of per week
• de totale overwerkverdiensten in die werkweek
• het totale loon per loonperiode
• de inhoudingen en de toeslagen
• de betaaldatum en de loonperiode waar die op slaat

De bewaartermijnen:

• loonadministratie: 3 jaar
• onderliggende stukken, zoals urenkaarten en roosters: 2 jaar

Je mag alles op papier of digitaal bewaren, maar het DOL moet erin kunnen kijken.

Voor werknemers met een uitzonderingspositie eist de FLSA alleen de basisgegevens en de grondslag waarop het loon wordt betaald, en dus geen uren per dag.

#Wat CCOO in de VS betekent

CCOO is het arrest uit 2019 van het Hof van Justitie van de EU (C-55/18) dat Europese werkgevers verplicht de dagelijkse arbeidstijd te registreren, en het bindt Amerikaanse werkgevers niet. Het Amerikaanse recht heeft een eigen reden om objectieve gegevens bij te houden: volgens Anderson v. Mt. Clemens Pottery Co. (1946) mogen werknemers hun uren met een redelijke schatting bewijzen als de administratie van de werkgever onjuist of onvolledig is, en ligt de bewijslast daarna bij de werkgever.

In de praktijk: ook waar de FLSA geen dagelijkse registratie eist voor werknemers met een uitzonderingspositie, verdient het bijhouden zich vaak terug doordat je bewijsdiscussies voorkomt.

#Handhaving en boetes

De Wage and Hour Division van het DOL handhaaft de FLSA. Een onderzoek kan komen:

• op klacht: een werknemer dient een klacht in
• gericht: op eigen initiatief van de WHD, zonder klacht
• via zelfonderzoek, het PAID-programma dat in juli 2025 opnieuw is gestart: werkgevers melden het zelf en betalen onder toezicht van de WHD achterstallig loon na

De sancties:

Werknemers kunnen ook zelf procederen voor achterstallig loon en schadevergoeding, en winnen ze, dan moet de werkgever ook hun redelijke advocaatkosten en proceskosten betalen. De verjaringstermijn van 2 jaar loopt op tot 3 jaar bij opzet, en bij collectieve acties kunnen werknemers zich gaandeweg aansluiten.

#Praktische checklist

1. Deel elke werknemer goed in. Loop de toets op vast salaris, salarisniveau en taken langs. Leg de afweging vast.
2. Registreer dagelijks de uren van wie geen uitzonderingspositie heeft. Elk weektotaal en elke dag.
3. Betaal overwerk goed uit. Anderhalf keer boven de 40 uur, en in Californië ook na 8 uur op een dag. Vanaf 2026 vermeldt de werkgever de toeslag die de FLSA voor overwerk eist ook apart op formulier W-2 (vak 12, code TT), omdat werknemers die van 2025 tot en met 2028 van hun federale inkomstenbelasting mogen aftrekken, tot $ 12.500 per jaar of $ 25.000 bij een gezamenlijke aangifte.
4. Bewaar je loonadministratie 3 jaar en je onderliggende stukken 2 jaar. Sommige staten eisen langer: Californië 3 jaar, ook voor de urenregistratie, en New York 6 jaar voor de loonadministratie.
5. Volg de regels van de staat rond overwerk, pauzes en verlof. Het federale recht is de bodem.
6. Loop je indelingen jaarlijks na. Verkeerd indelen is een veelvoorkomende grond voor overwerkclaims.

#Veelgestelde vragen

Geldt de FLSA voor alle werkgevers? De FLSA geldt voor bedrijven met minstens $ 500.000 omzet per jaar en voor de meeste werknemers die aan handel tussen staten bijdragen. In de praktijk valt bijna elke werkgever van enige omvang eronder.

Mag ik onbetaald overwerk verlangen? Van werknemers met een uitzonderingspositie wel, want daar is geen overwerk verschuldigd. Van werknemers zonder uitzonderingspositie niet. Gewerkte uren moeten worden betaald, ook zonder toestemming van de werkgever.

Wat is werk "off the clock"? Al het werk van een werknemer zonder uitzonderingspositie dat niet wordt vastgelegd en niet wordt betaald. De leer luidt: weet de werkgever ervan of hoort hij ervan te weten, dan moet hij het betalen. E-mail na 17.00 uur, "vrijwillig" eerder komen en doorwerken tijdens de lunch leveren aansprakelijkheid op als het niet wordt betaald.

Vallen zelfstandige opdrachtnemers onder de FLSA? Nee, maar een werknemer ten onrechte als opdrachtnemer behandelen kan tot loonclaims leiden. De DOL-regel uit 2024 hanteert een toets met zes factoren rond de economische werkelijkheid. Sinds mei 2025 past de WHD die niet meer toe in haar eigen onderzoeken, en een voorstel van februari 2026 zou hem vervangen door een toets met twee kernfactoren: zeggenschap en de kans op winst of verlies. In oktober 2026 is dat voorstel nog niet definitief. Veel opdrachtnemers houden hun eigen uren bij met een eigen urenregistratie voor opdrachtnemers, los van de administratie van een werkgever.

Hoe zit het met betaald verlof? De FLSA verplicht geen betaald verlof. Wetten van staten en steden vullen dat gat. Wie als opdrachtnemer een gedekt federaal contract uitvoert, moet betaald ziekteverlof geven onder besluit 13706.

#Samengevat

• De FLSA legt de drempel voor overwerk op 40 uur per week, en wie geen uitzonderingspositie heeft, krijgt daarboven anderhalf keer het uurloon
• De uitzonderingscategorieën, dus leidinggevend, bestuurlijk, vakinhoudelijk, ICT en buitendienstverkoop, vragen in de regel om een vast salaris, een salarisniveau van $ 35.568 en de takentoets
• Voor wie geen uitzonderingspositie heeft, moet je uren per dag en per week en de loongegevens vastleggen, en die 2 tot 3 jaar bewaren
• Staten gaan vaak verder: overwerk per dag in Californië, de toeslag bij lange dagen in New York, en de rustdag in Illinois
• Het DOL handhaaft, met achterstallig loon plus schadevergoeding en mogelijke strafsancties
• Werknemers kunnen ook zelf procederen, vaak collectief, en hun advocaatkosten verhalen

#Bronnen

• Fair Labor Standards Act op dol.gov
• 29 CFR deel 541, de uitzonderingen voor kantoorfuncties
• 29 CFR deel 516, de administratieplicht
• California Labor Code, artikel 510, over overwerk per dag
• New York Hospitality Wage Order

#Verder lezen

• Werkuren en overwerk in Canada, per provincie voor het parallelle stelsel bij de naaste buur
• De 40-urige werkweek in Mexico en de nieuwe registratie voor de derde USMCA-partner, die zijn week verkort en een digitale registratieplicht invoert