De Spaanse registratieplicht: Real Decreto-ley 8/2019

Spanje wetgaf vóór het CCOO-arrest, niet als reactie erop. De Spaanse regering had Real Decreto-ley 8/2019 al op 8 maart 2019 aangenomen. De registratieplicht ging op 12 mei 2019 in, twee dagen vóór het CCOO-arrest van 14 mei 2019.

Sindsdien verplicht de Spaanse wet dagelijkse urenregistratie voor elke werknemer. Dit artikel legt het nieuwe artikel 34.9 van het Estatuto de los Trabajadores uit, wat de arbeidsinspectie verwacht en waar de hervormingspogingen van 2025 staan.

#Snel overzicht

#De kern: artikel 34.9

Real Decreto-ley 8/2019 voegde een negende lid toe aan artikel 34 van het Estatuto de los Trabajadores, het Spaanse werknemersstatuut. De tekst:

"De onderneming waarborgt de dagelijkse registratie van de werkdag, met daarin de concrete begin- en eindtijd van de werkdag van iedere werknemer, onverminderd de flexibiliteit die dit artikel toestaat."

In die ene zin zitten drie eisen:

1. Dagelijks: elke werkdag moet een registratie hebben. Weekoverzichten volstaan niet.
2. Begin en eind: de werkelijke kloktijd, niet alleen de duur. Een regel "8 uur gewerkt" is niet genoeg, er moeten begin- en eindtijden bij.
3. Elke werknemer: geen uitzondering per functiegroep. Voltijd, deeltijd, leidinggevenden, tijdelijke en seizoenskrachten hebben allemaal een registratie nodig.

Het besluit wijzigde ook artikel 7.5 van de LISOS, de wet op overtredingen en sancties in sociale zaken, zodat het ontbreken van een registratie als ernstige overtreding geldt.

#Wie moet registreren

Elke Spaanse werkgever. De plicht geldt ongeacht de bedrijfsgrootte, de wet zondert kleine werkgevers en microbedrijven niet uit.

De plicht geldt voor iedereen met een arbeidsovereenkomst. Wie echt zelfstandig is, een autónomo, valt erbuiten. Schijnzelfstandigheid, waarbij die status een dekmantel is voor een feitelijke arbeidsrelatie, kan worden geherkwalificeerd als arbeidsrelatie, en dan geldt ook de registratieplicht.

Voor deeltijders voegt artikel 12.4.c eigen regels toe: de uren worden per dag vastgelegd en maandelijks opgeteld, en de werknemer krijgt samen met de loonstrook een overzicht van alle uren van die maand, gewone en aanvullende uren (horas complementarias). Deeltijders mogen geen overuren maken, behalve in de noodgevallen van artikel 35.3. Ontbreekt deze registratie, dan geldt het contract als voltijds, tenzij de werkgever het tegendeel bewijst.

#Wat de registratie moet bevatten

Drie dingen moeten in het systeem staan:

• de begintijd van de werkdag
• de eindtijd van de werkdag
• en, formeel optioneel maar in de praktijk onmisbaar, de pauzes, met begin en eind van elke pauze

Het besluit schrijft geen techniek voor. Een handgeschreven register, een prikklok of een app voldoen allemaal (biometrische lezers roepen privacyvragen op, zie de veelgestelde vragen). De criteria uit het CCOO-arrest gelden: objectief, betrouwbaar en toegankelijk.

In de praktijk aanvaardt de gids van het Spaanse ministerie van Arbeid elk systeem, op papier of elektronisch, dat betrouwbare gegevens oplevert die werkgever noch werknemer achteraf kan wijzigen. "Toegankelijk" vraagt dat de registratie beschikbaar is voor de werknemer, zijn vertegenwoordigers en de inspectie, op de werkplek of daar direct toegankelijk.

#Drie partijen mogen de registratie inzien

Artikel 34.9 vraagt uitdrukkelijk dat de registratie beschikbaar is voor:

1. De werknemer. Iedereen moet zijn eigen gegevens kunnen zien.
2. De vertegenwoordigers van het personeel. De ondernemingsraad (comité de empresa) of de personeelsafgevaardigden (delegados de personal).
3. De arbeidsinspectie. Op verzoek, direct.

Werknemers en hun vertegenwoordigers mogen de gegevens op elk moment opvragen. De inspectie kan dat doen bij een reguliere controle of naar aanleiding van een klacht.

#Bewaren: vier jaar

De registratie moet vier jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de werkdag zelf. Dat is langer dan de twee jaar die Duitsland voor zijn arbeidstijdregistratie eist.

Praktisch gevolg: gooit je systeem gegevens na bijvoorbeeld twee jaar weg, dan voldoe je niet. Systemen in de cloud die onbeperkt bewaren, lopen tegen dit probleem niet aan.

#Boetes: wat het kost

Het ontbreken van een registratie geldt als infracción grave, een ernstige overtreding, onder LISOS artikel 7.5. De bedragen in artikel 40 zijn verhoogd door Ley 10/2021, van kracht sinds 1 oktober 2021. Een ernstige overtreding wordt in drie gradaties beboet:

De huidige tekst van LISOS artikel 7.5 telt de overtreding niet per betrokken werknemer, dus één boete voor een ontbrekende registratie is begrensd op 7.500 euro. Het wetsvoorstel van 2025 dat hieronder aan bod komt, zou bij een ontbrekende of vervalste registratie één overtreding per betrokken werknemer hebben geteld en het bereik hebben verhoogd naar 1.000 tot 10.000 euro. Het Congres verwierp dat voorstel, dus geen van beide wijzigingen geldt.

#Regels voor dag, week en rust

Naast de registratieplicht gelden de onderliggende Spaanse arbeidstijdregels:

• 40 uur per week, gemiddeld over de jaarlijkse referentieperiode, dus een losse week mag hoger uitvallen als het elders wordt gecompenseerd
• 9 uur per dag als maximum, tenzij een cao of een akkoord met de personeelsvertegenwoordiging de dagelijkse uren anders verdeelt, en 8 uur voor wie jonger is dan 18
• 12 uur dagelijkse rust tussen twee werkdagen, een uur meer dan de 11 uur die de Europese richtlijn voorschrijft
• 1,5 dag wekelijkse rust, meestal zaterdagmiddag en zondag
• 30 kalenderdagen vakantie, ongeveer 22 werkdagen

Voor overwerk, horas extraordinarias, geldt een maximum van 80 uur per jaar (art. 35.2), zonder de uren die binnen vier maanden met vrije tijd zijn gecompenseerd. De cao of anders de arbeidsovereenkomst bepaalt of overuren worden betaald of in vrije tijd gecompenseerd, en zonder afspraak volgt compensatie in vrije tijd binnen vier maanden. Artikel 35.5 eist bovendien dat de uren per dag worden vastgelegd en per betalingsperiode opgeteld, met een kopie van het overzicht voor de werknemer bij de loonstrook.

#De hervormingspogingen van 2025

In mei 2025 diende de regering bij het Congres een wetsvoorstel in dat de maximale gewone werkweek van 40 naar 37,5 uur bracht (Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión). Op 10 september 2025 stemde het Congres voor terugzending naar de regering, waarmee het voorstel van tafel was. In oktober 2026 legt artikel 34.1 nog steeds de werkweek van 40 uur vast.

Het voorstel zou ook de registratieplicht hebben aangescherpt:

• de registratie had digitaal moeten gebeuren, waarbij werknemers zelf het begin en einde van elke werkdag en van elke onderbreking invoeren
• de inspectie en de personeelsvertegenwoordiging zouden op afstand toegang tot de registratie krijgen
• de bewaartermijn bleef vier jaar

Na de stemming bracht het ministerie van Arbeid de registratieregels onder in een ontwerp van koninklijk besluit ter uitvoering van het Estatuto de los Trabajadores, waarvoor de ministerraad op 30 september 2025 de spoedprocedure goedkeurde. In maart 2026 gaf de Consejo de Estado een negatief advies: wijzigingen van deze aard vragen volgens de Raad een wet en geen besluit. In oktober 2026 is het besluit nog niet door de ministerraad goedgekeurd en niet in het BOE gepubliceerd. Volgens het ontwerp zou het 20 dagen na publicatie in werking treden, dus het loont om de stand van zaken te volgen.

#Hoe de inspectie te werk gaat

De Inspección de Trabajo y Seguridad Social legde in haar technisch criterium 101/2019 (Criterio Técnico 101/2019) vast hoe inspecteurs artikel 34.9 toepassen. Een paar punten om te kennen:

• het algemene rooster van het bedrijf, de werkkalender of dienstroosters gelden niet als registratie, omdat ze de geplande uren tonen en niet de werkelijk gewerkte uren
• de registratie moet op de werkplek liggen of daar direct toegankelijk zijn, zodat ze niet achteraf kan worden aangemaakt of aangepast als een controle begint
• geeft de registratie geen volledig beeld van de arbeidstijd, dan kan alle tijd tussen de vastgelegde begin- en eindtijd als arbeidstijd worden aangemerkt, en moet de werkgever het tegendeel bewijzen

Is een inspecteur er zeker van dat de arbeidstijdregels worden nageleefd, dan staat het criterium toe dat hij in plaats van een boeteprocedure een formele opdracht geeft om de registratie in te voeren.

#Praktische checklist

1. Kies een systeem dat kloktijden vastlegt, niet alleen duur. "9.03 tot 18.17" is wat de regel vraagt.
2. Leg pauzes vast. Artikel 34.9 eist het niet met zoveel woorden, maar zonder pauzegegevens kan alle tijd tussen begin en eind als arbeidstijd gelden.
3. Geef werknemers inzage. Ze moeten hun eigen gegevens kunnen bekijken. Een zelfbedieningsportaal is daarvoor de schoonste oplossing.
4. Bewaar 4 jaar. Laat je bewaarbeleid niet te vroeg opruimen.
5. Neem al je mensen mee. Ook leidinggevenden, deeltijders en tijdelijke krachten.
6. Leg vast hoe je systeem werkt. Artikel 34.9 eist dat de registratie wordt georganiseerd en vastgelegd via een cao, een bedrijfsakkoord of, bij gebrek daaraan, een besluit van de werkgever na overleg met de personeelsvertegenwoordiging, en de inspectie controleert of dat is gebeurd.

#Veelgestelde vragen

Zijn er uitgezonderde werknemers? Er zijn geen uitzonderingen per functiegroep. De gids van het ministerie van Arbeid sluit alleen het hoger kader uit, de alta dirección geregeld in RD 1382/1985. Middenkader en mensen met volledig vrije werktijden moeten wel worden geregistreerd, en deeltijders en bepaalde werknemers in transport en koopvaardij volgen hun eigen registratieregels.

Wat als mijn bedrijf biometrisch inklokken gebruikt? Dat is riskant. De Spaanse privacytoezichthouder AEPD ziet inklokken met vingerafdruk of gezichtsherkenning als verwerking met een hoog risico van bijzondere persoonsgegevens onder de AVG. Volgens haar gids van november 2023 is voor tijdregistratie op het werk een wettelijke bepaling nodig die biometrie specifiek voor dat doel toestaat, en kan toestemming van werknemers niet als rechtsgrond dienen. Niet-biometrische methoden, zoals een pincode, een pas of een app, vallen buiten deze regels.

Geldt de regel ook voor thuiswerkers? Ja. De Ley de Trabajo a Distancia uit 2021 bevestigde dat de plicht onverkort geldt bij thuiswerken, dus dagelijkse urenregistratie voor thuiswerkers hoort bij diezelfde registratie onder artikel 34.9.

En zaterdagen en zondagen? Werkt iemand op zaterdag of zondag, dan wordt die dag net zo geregistreerd als elke andere werkdag. De regels voor wekelijkse rust blijven gewoon gelden.

Wat als mijn systeem uitvalt? Tijdens de storing mag je met de hand registreren en het daarna invoeren. De dagelijkse registratieplicht blijft gewoon gelden.

#Samengevat

• Real Decreto-ley 8/2019 voegde artikel 34.9 toe aan het Estatuto de los Trabajadores en verplicht elke Spaanse werkgever de begin- en eindtijd van elke werknemer per dag vast te leggen
• De gegevens moeten 4 jaar bewaard blijven en toegankelijk zijn voor werknemers, hun vertegenwoordigers en de inspectie
• Geen registratie is een ernstige overtreding, onder de huidige wet beboet tot 7.500 euro, en het voorstel van 2025 om per betrokken werknemer te tellen werd verworpen
• Het Congres verwierp in 2025 het voorstel voor een werkweek van 37,5 uur en digitale registratie, en in oktober 2026 was het ontwerpbesluit over de registratie nog niet goedgekeurd
• Waar het bij naleving om draait: echte kloktijden in plaats van afgeronde, pauzes vastleggen, inzage voor werknemers en volledige dekking

#Bronnen

• Real Decreto-ley 8/2019 op boe.es
• Estatuto de los Trabajadores, geconsolideerde tekst
• LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social
• Criterio Técnico 101/2019 van de arbeidsinspectie over de registratieplicht
• Gids over de registratieplicht van het Ministerio de Trabajo y Economía Social
• Wetsvoorstel van 2025 over 37,5 uur en registratie (BOCG) en de terugzending naar de regering (BOCG)

#Verder lezen

• Het CCOO-arrest: waarom urenregistratie verplicht is voor het Europese arrest dat twee dagen na de start van de Spaanse plicht volgde
• De Europese arbeidstijdenrichtlijn uitgelegd voor de richtlijn die Spanje uitvoert
• Waarschuwingen bij overtreding van de arbeidstijden voor de praktische laag in Timesheet
• Arbeidstijd in Brazilië: de CLT en de elektronische prikklok voor het rechtsgebied dat verder ging en vastlegde wat een geldige registrator moet kunnen
• De 40-urige werkweek in Mexico en de nieuwe registratie voor de derde USMCA-partner, die zijn week verkort en een digitale registratieplicht invoert