Spanje wetgaf vóór het CCOO-arrest, niet als reactie erop. De Spaanse regering had Real Decreto-ley 8/2019 al op 8 maart 2019 aangenomen. Het besluit trad op 12 mei 2019 in werking, twee dagen vóór het CCOO-arrest van 14 mei 2019.
Sindsdien verplicht de Spaanse wet dagelijkse urenregistratie voor elke werknemer. Dit artikel legt het nieuwe artikel 34.9 van het Estatuto de los Trabajadores uit, wat de arbeidsinspectie verwacht en hoe de hervorming van 2024 de regels verder aanscherpt.
Probeer Timesheet gratis
30 dagen gratis uitproberen, geen creditcard nodig.
Snel overzicht
| Regel | Waarde | Bron |
|---|---|---|
| Dagelijkse registratieplicht | Alle werknemers, begin en eind per dag | ET art. 34.9 |
| Bewaartermijn | 4 jaar | ET art. 34.9 |
| Standaard werkweek | 40 uur, gemiddeld over de jaarlijkse referentieperiode | ET art. 34.1 |
| Maximum per dag | 9 uur | ET art. 34.3 |
| Dagelijkse rust | 12 aaneengesloten uren | ET art. 34.3 |
| Wekelijkse rust | 1,5 dag, meestal zaterdagmiddag en zondag | ET art. 37.1 |
| Wettelijke vakantie | 30 kalenderdagen | ET art. 38 |
| Boetebereik | 751 tot 7.500 euro per vestiging bij een ernstige overtreding, tot 225.018 euro bij zeer ernstige | LISOS art. 7.5 en art. 40 |
De kern: artikel 34.9
Real Decreto-ley 8/2019 voegde een negende lid toe aan artikel 34 van het Estatuto de los Trabajadores, het Spaanse werknemersstatuut. De tekst:
"De onderneming waarborgt de dagelijkse registratie van de werkdag, met daarin de concrete begin- en eindtijd van de werkdag van iedere werknemer, onverminderd de flexibiliteit die dit artikel toestaat."
In die ene zin zitten drie eisen:
- Dagelijks: elke werkdag moet een registratie hebben. Weekoverzichten volstaan niet.
- Begin en eind: de werkelijke kloktijd, niet alleen de duur. Een regel "8 uur gewerkt" is niet genoeg, er moeten begin- en eindtijden bij.
- Elke werknemer: geen uitzondering per functiegroep. Voltijd, deeltijd, leidinggevenden, tijdelijke en seizoenskrachten hebben allemaal een registratie nodig.
Het besluit wijzigde ook artikel 9 van de LISOS, de wet op overtredingen en sancties in sociale zaken, zodat het ontbreken van een registratie als ernstige overtreding geldt.
Wie moet registreren
Elke Spaanse werkgever. De plicht geldt ongeacht de bedrijfsgrootte, de wet zondert kleine werkgevers en eenmanszaken niet uit.
De plicht geldt voor iedereen met een arbeidsovereenkomst. Wie echt zelfstandig is, een autónomo, valt erbuiten. Schijnzelfstandigheid, waarbij die status een dekmantel is voor een feitelijke arbeidsrelatie, wordt door inspecteurs steeds vaker herkwalificeerd.
Voor deeltijders gelden extra regels: de werkelijk gewerkte uren, inclusief overwerk, moeten worden vastgelegd en maandelijks opgeteld. Op de loonstrook moet het maandtotaal staan.
Wat de registratie moet bevatten
Drie dingen moeten in het systeem staan:
- de begintijd van de werkdag
- de eindtijd van de werkdag
- en, formeel optioneel maar in de praktijk onmisbaar, de pauzes, met begin en eind van elke pauze
Het besluit schrijft geen techniek voor. Een handgeschreven register, een prikklok, een app of een biometrische lezer voldoen allemaal. De criteria uit het CCOO-arrest gelden: objectief, betrouwbaar en toegankelijk.
In de praktijk sluit "objectief" uit dat werknemers hun eigen uren invullen zonder dat de werkgever ernaar kijkt. "Betrouwbaar" betekent bestand tegen sleutelen, en de inspectie heeft losse Excel-bestanden die iedereen kan herschrijven al afgekeurd. "Toegankelijk" vraagt dat de registratie beschikbaar is voor de werknemer, zijn vertegenwoordigers en de inspectie.
Drie partijen mogen de registratie inzien
Artikel 34.9 vraagt uitdrukkelijk dat de registratie beschikbaar is voor:
- De werknemer. Iedereen moet zijn eigen gegevens kunnen zien.
- De vertegenwoordigers van het personeel. De ondernemingsraad of de vakbondsafgevaardigde.
- De arbeidsinspectie. Op verzoek, direct.
Werknemers en hun vertegenwoordigers mogen de gegevens op elk moment opvragen. De inspectie kan dat doen bij een reguliere controle of naar aanleiding van een klacht.
Bewaren: vier jaar
De registratie moet vier jaar bewaard blijven, gerekend vanaf de werkdag zelf. Dat is fors langer dan de twee jaar in Duitsland en de drie jaar die veel andere EU-landen aanhouden.
Praktisch gevolg: gooit je systeem gegevens na bijvoorbeeld twee jaar weg, dan voldoe je niet. Systemen in de cloud die onbeperkt bewaren, lopen tegen dit probleem niet aan.
Boetes: wat het kost
Het ontbreken van een registratie geldt als infracción grave, een ernstige overtreding, onder LISOS artikel 7.5. De bedragen in artikel 40 zijn verhoogd door Ley 10/2021, van kracht sinds 1 oktober 2021. Een ernstige overtreding wordt in drie gradaties beboet:
| Gradatie van de ernstige overtreding | Boetebereik |
|---|---|
| Minimum (grado mínimo) | 751 tot 1.500 euro |
| Midden (grado medio) | 1.501 tot 3.750 euro |
| Maximum (grado máximo) | 3.751 tot 7.500 euro |
Onder het huidige LISOS-regime wordt de boete voor een ontbrekende registratie per vestiging (centro de trabajo) opgelegd, niet per betrokken werknemer, met een plafond van 7.500 euro. De berekening per betrokken werknemer, die het risico over het personeelsbestand zou vermenigvuldigen, hoort bij de voorgestelde hervorming van 2024 en 2025 en geldt nog niet.
Regels voor dag, week en rust
Naast de registratieplicht gelden de onderliggende Spaanse arbeidstijdregels:
- 40 uur per week, gemiddeld over de jaarlijkse referentieperiode, dus een losse week mag hoger uitvallen als het elders wordt gecompenseerd
- 9 uur per dag als maximum, met uitzonderingen voor bepaalde sectoren, en 8 uur voor wie jonger is dan 18
- 12 uur dagelijkse rust tussen twee werkdagen, een van de langste minima in de EU, waar de richtlijn 11 uur voorschrijft
- 1,5 dag wekelijkse rust, meestal zaterdagmiddag en zondag
- 30 kalenderdagen vakantie, ongeveer 22 werkdagen
Voor overwerk, horas extraordinarias, geldt een maximum van 80 uur per jaar (art. 35), te compenseren in vrije tijd of geld, afhankelijk van de collectieve overeenkomst.
De hervorming van 2024
In 2024 stelde de regering de Ley para la reducción de la jornada laboral voor, een wet die de werkweek van 40 naar 37,5 uur brengt. Het wetsvoorstel liep vertraging op in het parlement, maar werd eind 2025 in commissie aangenomen, met 2026 als ingangsdatum voor grote werkgevers en 2027 voor de kleinere.
Het voorstel scherpt ook de registratieplicht aan:
- digitaal registreren wordt de norm, papier mag alleen bij uitzondering
- de bewaartermijn van vier jaar zou naar vijf gaan, een voorstel in het wetsvoorstel dat nog niet geldt
- werknemers krijgen het recht hun eigen gegevens rechtstreeks van het portaal van de inspectie te downloaden
Wordt dit wet, dan doen werkgevers er goed aan ruim vóór de ingangsdatum naar een digitaal systeem over te stappen.
Hoe de inspectie te werk gaat
De Inspección de Trabajo y Seguridad Social voerde in 2023 meer dan 50.000 controles uit, waarbij urenregistratie inmiddels bij de top drie van aandachtspunten hoort, naast zwart werk en schijnzelfstandigheid. Wat ze vaak aantreffen:
- er is een registratie, maar met elke dag exact dezelfde begin- en eindtijd, en zo'n afgeronde registratie beschouwt de inspectie feitelijk als geen registratie
- de registratie dekt alleen bepaalde groepen, bijvoorbeeld mensen op uurbasis, en niet alle werknemers
- de registratie zit in een Excel-bestand dat de manager beheert, zonder dat werknemers erbij kunnen
De inspectie publiceert haar toetsingscriteria. In een criterium uit 2023 staat uitdrukkelijk dat het voor iedereen afronden op kwartieren niet voldoet als het de werkelijke uren niet weergeeft.
Praktische checklist
- Kies een systeem dat kloktijden vastlegt, niet alleen duur. "9.03 tot 18.17" is wat de regel vraagt.
- Leg pauzes vast. Ook waar artikel 34.9 het niet met zoveel woorden eist, verwacht de inspectie de pauzegegevens.
- Geef werknemers inzage. Ze moeten hun eigen gegevens kunnen bekijken. Een zelfbedieningsportaal is daarvoor de schoonste oplossing.
- Bewaar 4 jaar, en 5 zodra de hervorming van 2024 ingaat. Laat je bewaarbeleid niet te vroeg opruimen.
- Neem al je mensen mee. Ook leidinggevenden, deeltijders en tijdelijke krachten.
- Leg vast hoe je systeem werkt. Bij een controle wordt gevraagd hoe het werkt en hoe het beveiligd is.
Veelgestelde vragen
Zijn er uitgezonderde werknemers? Er zijn geen uitzonderingen per functiegroep. Hoger leidinggevenden, de alta dirección geregeld in RD 1382/1985, vallen technisch buiten het Estatuto de los Trabajadores, maar de inspectie heeft laten weten dat ook voor hen uren zouden moeten worden vastgelegd, met het oog op veiligheid en welzijn.
Wat als mijn bedrijf biometrisch inklokken gebruikt? Dat mag, maar de Spaanse privacytoezichthouder AEPD vraagt om een uitdrukkelijke rechtvaardiging onder de AVG. In de meeste uitspraken moest er een minder ingrijpend alternatief worden aangeboden, zoals een pincode, een pas of een app.
Geldt de regel ook voor thuiswerkers? Ja. De Ley de Trabajo a Distancia uit 2021 bevestigde dat de plicht onverkort geldt bij thuiswerken, dus dagelijkse urenregistratie voor thuiswerkers hoort bij diezelfde registratie onder artikel 34.9.
En zaterdagen en zondagen? Werkt iemand op zaterdag of zondag, dan wordt die dag net zo geregistreerd als elke andere werkdag. De regels voor wekelijkse rust blijven gewoon gelden.
Wat als mijn systeem uitvalt? Tijdens de storing mag je met de hand registreren en het daarna invoeren. Langdurige uitval, meer dan 48 uur, is op zichzelf al een risico op een boete.
Samengevat
- Real Decreto-ley 8/2019 voegde artikel 34.9 toe aan het Estatuto de los Trabajadores en verplicht elke Spaanse werkgever de begin- en eindtijd van elke werknemer per dag vast te leggen
- De gegevens moeten 4 jaar bewaard blijven en toegankelijk zijn voor werknemers, hun vertegenwoordigers en de inspectie
- Geen registratie is een ernstige overtreding, onder de huidige wet beboet per vestiging tot 7.500 euro, waarbij de berekening per betrokken werknemer bij de aanhangige hervorming hoort en nog niet geldt
- De hervorming van 2024 stelt digitale registratie, een bewaartermijn van 5 jaar en een werkweek van 37,5 uur voor
- Waar het bij naleving om draait: echte kloktijden in plaats van afgeronde, pauzes vastleggen, inzage voor werknemers en volledige dekking
Bronnen
- Real Decreto-ley 8/2019 op boe.es
- Estatuto de los Trabajadores, geconsolideerde tekst
- LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social
- Toetsingscriteria van de arbeidsinspectie, 2023
- Officiële toelichting van het Ministerio de Trabajo y Economía Social
Verder lezen
- Het CCOO-arrest: waarom urenregistratie verplicht is voor het arrest dat RDL 8/2019 in gang zette
- De Europese arbeidstijdenrichtlijn uitgelegd voor de richtlijn die Spanje uitvoert
- Waarschuwingen bij overtreding van de arbeidstijden voor de praktische laag in Timesheet
- Arbeidstijd in Brazilië: de CLT en de elektronische prikklok voor het rechtsgebied dat verder ging en vastlegde wat een geldige registrator moet kunnen
- De 40-urige werkweek in Mexico en de nieuwe registratie voor de derde USMCA-partner, die zijn week verkort en een digitale registratieplicht invoert