El control horario en solitario responde a «¿en qué se me han ido las horas?». El de equipo responde a otras preguntas: quién está trabajando en qué ahora mismo, cuánta capacidad tiene el equipo esta semana y qué proyectos van según lo estimado. Necesitas las mismas piezas (proyectos, tareas, etiquetas) más otras nuevas: equipos, roles y permisos.
Las funciones de equipo están en el plan Pro, que incluye 30 días de prueba gratuita sin tarjeta. Hasta 50 personas en Pro; Enterprise amplía el límite a 200.
Equipos y roles
Qué es un equipo
Un grupo de personas que comparten proyectos y, con los permisos adecuados, ven el trabajo registrado por el resto. Estructuras útiles:
- Toda la empresa o un departamento
- Un encargo concreto de un cliente
- Un grupo de proyectos específico
- Una oficina o una sede
Tres roles
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Propietario | Control total: ajustes del equipo, todos los proyectos, todas las personas y eliminar el equipo |
| Responsable | Acceso a todos los proyectos, gestión de personas y creación de proyectos, etiquetas y tarifas. No puede eliminar el equipo. |
| Miembro | Registra tiempo en los proyectos asignados y ve sus propios datos. La visibilidad del resto depende de los ajustes. |
(Las suscripciones se gestionan por persona o por organización, no por equipo.)
Elige el rol de cada persona según cuánta confianza necesita el trabajo, no cuánta confianza te merece la persona.
Crear tu primer equipo
Paso 1: abre la gestión de equipos
- Inicia sesión en my.timesheet.io
- Abre Equipos en la navegación
- Pulsa Crear equipo
Paso 2: configúralo
- Nombre del equipo: descriptivo (la empresa, el departamento, el cliente)
- Descripción: opcional, pero ayuda cuando hay varios equipos
- Ajustes: los valores por defecto que hereda el equipo
Paso 3: guarda
El equipo existe. Tú eres el propietario.
Invitar a personas
Enviar la invitación
- Abre el equipo
- Ve a Miembros
- Introduce los correos (uno o varios)
- Asigna un rol a cada persona
- Envía
Qué ve quien recibe la invitación
Un correo con un enlace para aceptarla. Si no tiene cuenta de Timesheet, el enlace le guía para crearla. Al aceptar aparece en la lista de miembros y ya se le pueden asignar proyectos.
Estado de las invitaciones
Las personas invitadas aparecen en la lista con una marca de pendiente hasta que aceptan. Si una invitación fue a una dirección equivocada, elimina a esa persona invitada y vuelve a añadirla.
Proyectos compartidos
Crear un proyecto de equipo
- Dentro del equipo, abre Proyectos
- Pulsa Crear proyecto
- Rellena nombre, descripción, tarifa horaria y valores por defecto
- Asigna a quienes deban tener acceso
- Guarda
Qué pasa con tus proyectos personales
Al activar los equipos, tus proyectos actuales y sus datos se asignan a tu primer equipo, y los registros históricos se conservan. A partir de ahí, el equipo de un proyecto se fija al crearlo y no se puede mover a otro equipo después. Compartir un proyecto significa añadirle personas:
- Abre el proyecto
- Ve a Miembros
- Añade a quienes deban tener acceso, cada uno con su permiso
- Guarda
Niveles de acceso por proyecto
En cada proyecto decides:
- Quién puede ver: consultar registros e informes
- Quién puede registrar: añadir sus propios registros en ese proyecto
- Quién puede gestionar: editar ajustes y ver todos los registros
Permisos
Por persona
La visibilidad depende del rol y de los proyectos asignados:
- Acceso a proyectos: qué proyectos puede ver y en cuáles puede registrar sale de sus asignaciones
- Visibilidad de datos: los miembros ven sus propios registros; responsables y propietarios ven los del equipo
Visibilidad de los importes
Controla quién puede ver tarifas e ingresos:
| Ajuste | Quién lo ve |
|---|---|
| Visible para todos | Todo el equipo |
| Propietario y responsables | Los responsables y el propietario |
| Solo el propietario | Únicamente quien es propietario del equipo |
| Desactivado | Nadie; no se muestran importes |
Se configura a nivel de equipo o se sobrescribe por proyecto.
Para qué sirve cada ajuste
- Desactivado: colaboradores en un equipo compartido que no deberían ver las tarifas de los demás
- Propietario y responsables: el valor por defecto habitual en una empresa
- Visible para todos: culturas deliberadamente transparentes
Vista en directo
Qué está haciendo el equipo ahora mismo.
Dónde está
Dentro del equipo, abre Vista en directo (o Estado del equipo). Las personas activas aparecen con su tarea actual, el proyecto, la duración en curso y la hora de inicio.
Vista de lista
Para equipos de oficina o equipos en remoto que trabajan juntos:
- Nombre y avatar
- Proyecto actual
- Descripción de la tarea actual
- Duración en curso
- Hora de inicio
Vista de mapa
Para equipos de campo:
- Las personas aparecen sobre un mapa
- La ubicación se actualiza con los datos de la tarea
- Útil para despachar avisos, coordinar y responder a «¿hay alguien cerca del cliente?»
Cuándo compensa
- Un vistazo por la mañana en lugar de una reunión de seguimiento
- Coordinar a personal de campo entre varias obras
- Saber la capacidad real antes de prometer una fecha a un cliente
- Un rápido «¿quién está libre?» sin interrumpir a nadie
Informes de equipo
Agregados
- Horas totales del equipo por periodo
- Horas por proyecto en todo el equipo
- Horas por persona
- Comparación temporal
Por persona
Como responsable o propietario:
- Reparto individual
- Aportación por proyecto
- Tendencias por semanas y meses
Exportar los datos del equipo
Exportaciones a CSV y Excel con filtros de fecha, proyecto y persona. El plan Pro admite además acceso por API, que es como llevarías los datos del equipo a una plataforma de análisis mayor si la tienes.
Cómo incorporar bien a alguien nuevo
Antes de enviar la invitación
- Prepara los proyectos en los que va a trabajar primero
- Decide su rol: responsable o miembro
- Configura los ajustes de visibilidad
La invitación y el primer día
- Envía la invitación con el rol y el contexto de los proyectos
- Explícale en qué proyectos va a trabajar y por qué
- Cinco minutos de repaso:
- Iniciar, pausar y detener el temporizador
- Cambiar de proyecto en una tarea en curso
- Añadir descripción y etiquetas
- Deja claras las expectativas: con qué frecuencia registrar y con cuánto detalle
Una guía de equipo de una página
Escríbela una vez y que sea breve:
- Convención de nombres de proyecto
- Qué va en la descripción de una tarea
- Qué etiquetas usar y cuándo
- Valores por defecto de descansos y facturación
- Dónde preguntar dudas
Errores de permisos que dan problemas
Demasiado acceso
Todos los miembros ven todos los proyectos y los importes. Solución: mantén el rol de miembro, asigna acceso por proyecto y pon la visibilidad de importes en propietario y responsables, o desactívala.
Poco acceso
Hay quien no ve proyectos que sí necesita. Solución: revisa las asignaciones de proyecto. Cinco minutos por cada proyecto nuevo.
Registro incoherente
Unas personas anotan registros detallados y otras ponen «trabajo en Acme». Solución: la guía de una página, más una revisión trimestral por parte de quien lleva el equipo.
Responsable saturado
Una sola persona responsable de todo el mundo. Solución: asciende a responsable a miembros de confianza para áreas concretas. Pro admite hasta 50 personas; no hace falta un único responsable para todas.
Resolución de problemas
«No veo un proyecto»
Hay que asignar a esa persona al proyecto.
- El propietario o un responsable abre el proyecto
- Añade a esa persona a la lista de acceso
- Esa persona actualiza (o cierra sesión y vuelve a entrar)
«No puedo registrar tiempo»
Comprueba:
- ¿Aceptó la invitación?
- ¿Está asignada al menos a un proyecto?
- ¿Tiene permiso de «registrar tiempo» en ese proyecto?
«La invitación no llegó nunca»
- Revisa las carpetas de spam y correo no deseado
- Verifica que la dirección es correcta
- Elimina a la persona invitada y vuelve a añadirla
- Comprueba que no tenga ya una cuenta con otro correo
«No veo el tiempo de alguien del equipo»
- Verifica tu rol (responsable o propietario)
- Revisa los ajustes de permisos del proyecto
- Confirma que esa persona ha registrado tiempo de verdad
Resumen
La capa de equipo añade:
- Equipos: grupos compartidos con proyectos compartidos
- Roles: propietario, responsable y miembro, cada uno con su alcance
- Proyectos compartidos: registro colaborativo, con acceso por proyecto
- Permisos: quién ve qué, incluidos los importes
- Vista en directo: estado en tiempo real sin reunión
- Informes de equipo: agregados para dirección y detallados para facturar
Monta bien la configuración una vez y el registro del equipo se parecerá al de una sola persona, solo que a otra escala. Plan Pro, con 30 días de prueba gratuita.
Sigue leyendo
- Genera facturas en PDF con las horas registradas por todo el equipo
- Conecta con QuickBooks para la facturación del equipo
- Conecta con Zapier para automatizar procesos de equipo
Empieza a registrar el tiempo en equipo
30 días de prueba Pro, sin tarjeta de crédito. Invita hoy a tu primera persona.