Cómo estructurar proyectos en agencias y equipos con varios clientes

Un autónomo con tres clientes puede apañarse con tres proyectos llamados «Acme», «Beta» y «Gamma». Una agencia con cuarenta clientes, seis departamentos, tres niveles de precio y una iguala recurrente, no.

Esta guía no va de la combinación básica de proyecto y etiqueta, que está en el artículo general sobre proyectos y etiquetas. Va de la capa siguiente: convenciones de nombres, taxonomías de etiquetas, estrategia de archivo y formas de compartir en equipo que escalan de tres proyectos a trescientos sin que nadie necesite una chuleta para encontrar el trabajo del martes.

#El modelo en un párrafo

El modelo de datos de Timesheet es plano a propósito:

• Un proyecto es el contenedor facturable. Cada registro de tiempo vive exactamente en un proyecto.
• Una etiqueta es una marca transversal. Cada registro puede llevar varias.
• Una tarifa es un multiplicador de coste o facturación. Cada registro puede tener una.
• Los miembros de proyecto son las personas con acceso a un proyecto (desde el plan Pro).

No hay proyectos padre, ni subproyectos, ni un objeto de cliente independiente con su propia pantalla. Eso sí, cada proyecto tiene un campo de cliente (y los documentos llevan su cliente), así que el nombre del cliente tiene un sitio propio. El truco está en combinar ese campo con los nombres de proyecto y las taxonomías de etiquetas para simular una jerarquía donde la necesites. Bien hecho, escala más lejos que los proyectos anidados.

#Convenciones de nombres que funcionan

Un nombre de proyecto coherente es la mayor ganancia de legibilidad que existe. Tres patrones entre los que elegir:

#Patrón A: Cliente · Encargo

Acme · Rediseño web
Acme · Renovación de marca
Beta · Hoja de ruta Q2
Gamma · Iguala anual

Va bien para: agencias y consultoras con pocos encargos diferenciados por cliente. Te permite filtrar «todo lo de Acme» con un prefijo de búsqueda y «todo el trabajo del Q2» con una etiqueta.

#Patrón B: Cliente · Departamento · Encargo

Acme · Marketing · Web
Acme · Marketing · Marca
Acme · Producto · Integración de API
Beta · Finanzas · Apoyo en auditoría

Va bien para: agencias que atienden a varios departamentos dentro del mismo cliente. Te permite separar facturas e informes por departamento. El nivel intermedio se convierte en la segunda clave de ordenación en las listas.

#Patrón C: Código · Cliente · Encargo

AC-W · Acme · Web
AC-B · Acme · Marca
BE-R · Beta · Hoja de ruta

Va bien para: equipos que ya usan un código de proyecto en su herramienta de gestión (Jira, Asana, ClickUp). El prefijo hace la búsqueda inmediata y el resto del nombre sigue siendo legible.

Elige un patrón y mantenlo. Mezclar convenciones destroza la búsqueda y la agrupación de informes.

Sea cual sea el patrón, rellena también el campo de cliente del proyecto. La búsqueda de proyectos lo tiene en cuenta y la lista lo muestra como columna propia, así que el cliente sigue siendo localizable aunque el nombre se desvíe.

#Una taxonomía de etiquetas que no degenera

Las etiquetas crecen con facilidad. La disciplina consiste en definir un pequeño conjunto de ejes, decidir qué representa cada uno y no dejar nunca que las etiquetas de un eje se mezclen con las de otro.

#Una taxonomía útil de tres ejes

• Fase: Descubrimiento, Diseño, Construcción, Lanzamiento, Soporte
• Actividad: Frontend, Backend, Redacción, Reunión, Administración, QA
• Estado de facturación: Facturable, No facturable, Interno, Pro bono

Cada registro debería llevar una etiqueta de cada eje que le aplique. El resultado son datos coherentes y filtrables.

#Etiquetas frente a nombres de proyecto

Si una marca cambia cómo facturas, suele pertenecer al nombre del proyecto. Si cambia cómo miras la facturación entre proyectos, suele pertenecer a una etiqueta.

#Cómo nombrar las etiquetas

Dos trampas:

• Evita sinónimos: Reunión, Llamada y Seguimiento crean el mismo problema. Elige una.
• Evita duplicados con distinta capitalización: Frontend y frontend se ven idénticas y parten tus informes por la mitad.

Un glosario de etiquetas en un documento compartido, de seis líneas, evita ambos problemas.

#Tarifas: el proyecto fija la base y las tarifas con nombre la ajustan

Cada proyecto lleva una tarifa horaria base. Sobre ella, las tarifas de Timesheet son entradas con nombre y reutilizables dentro del equipo: cada una combina un factor (un multiplicador de la tarifa horaria del proyecto) con un importe de extra/h, y se aplica por registro. Un proyecto también puede llevar una tarifa por defecto para que los registros nuevos la tomen solos.

Un montaje típico de agencia, en un proyecto con una tarifa base de 120 €/h:

• Tarifa sénior: factor 1,5, aplicada a los registros del personal sénior (180 €/h efectivos)
• Tarifa estándar: factor 1,0, la predeterminada del proyecto (120 €/h efectivos)
• Tarifa de urgencia: factor 1,25, aplicada al trabajo del mismo día
• Tarifa pro bono: factor 0, fijada como predeterminada en proyectos pro bono

No existen tarifas por persona que la acompañen entre proyectos; la tarifa vive en el registro o como valor por defecto del proyecto. Tienes la configuración completa en facturar con tarifas personalizadas.

#Miembros de proyecto y visibilidad del equipo

Desde el plan Pro, los proyectos se pueden compartir con el equipo. Predominan tres patrones:

#Patrón 1: todo el mundo lo ve todo

Cada proyecto incluye como miembro a todas las personas activas. Útil en agencias pequeñas donde cualquiera puede entrar en cualquier proyecto. El inconveniente son la privacidad y el ruido en los informes; en equipos más grandes, mejor uno de los dos siguientes.

#Patrón 2: responsables de proyecto y colaboradores

Cada proyecto tiene una o dos personas responsables (acceso completo) y de tres a cinco colaboradoras (registran tiempo y ven lo suyo). Refleja cómo se dota realmente un proyecto en casi cualquier agencia.

#Patrón 3: célula por cliente

Los proyectos se agrupan por cliente en una célula. Sus miembros trabajan en todos los proyectos de ese cliente. Los proyectos nuevos de un cliente existente heredan la composición de la célula. Es el patrón que mejor escala por encima de 20 personas.

Más sobre la parte de equipo en cómo colaborar en proyectos compartidos.

#Archivar: la disciplina que mantiene corta la lista

Una lista de proyectos con 300 elementos activos es una lista con 0 elementos útiles.

Cuando un proyecto termina, archívalo. Los proyectos archivados:

• Se quedan en los datos (registros, informes, exportaciones)
• Desaparecen de los selectores de proyecto, incluido el del temporizador
• Se pueden desarchivar si el cliente vuelve

#Cuándo archivar

• El encargo se cierra y la factura está cobrada
• La iguala del cliente termina y no se renueva
• Una iniciativa interna se completa
• Un encargo pro bono finaliza

Una pasada de archivo mensual, el último viernes de cada mes y en 15 minutos, mantiene manejable la lista activa.

#Cómo archivar

1. Abre el proyecto en la app web
2. Pulsa el menú de tres puntos
3. Elige Archivar

Las apps móviles respetan el estado de archivo y dejan de mostrar el proyecto en sus selectores automáticamente.

#Ejemplos reales

#Un consultor en solitario con ocho clientes

• Un proyecto por cliente, con el nombre Cliente · Iguala
• Etiquetas: Estrategia, Implementación, Reunión, Administración
• Tarifas: una tarifa a nivel de proyecto por cliente
• Archivar al terminar el encargo

Tiempo de configuración: 20 minutos. Tiempo de mantenimiento: 15 minutos por trimestre.

#Una agencia de cinco personas con doce clientes y 30 encargos

• Proyectos con el nombre Cliente · Departamento · Encargo
• Etiquetas: taxonomía de 3 ejes (fase, actividad, facturación)
• Tarifas: un conjunto compartido de tarifas con nombre (sénior, estándar, urgencia), aplicadas por registro, con una tarifa por defecto por proyecto
• Miembros: 2 o 3 responsables y de 3 a 5 colaboradores por proyecto
• Archivo: pasada mensual

Tiempo de configuración: 2 horas. Tiempo de mantenimiento: 30 minutos al mes.

#Una consultora de 40 personas con 100 encargos activos

• Proyectos con el nombre Código · Cliente · Encargo, alineados con los códigos de Jira
• Etiquetas: taxonomía de 3 ejes, sostenida por un glosario
• Tarifas: tarifas con nombre por nivel de seniority (un factor por nivel) sobre las tarifas base de cada proyecto
• Miembros: modelo de célula por cliente, con 6 a 12 personas por célula
• Archivo: pasada semanal, más registros de auditoría en el plan Business

Tiempo de configuración: una semana de trabajo de una persona de operaciones. Tiempo de mantenimiento: 1 hora a la semana.

#Preguntas frecuentes

¿Puedo usar carpetas o proyectos anidados? Directamente no. El modelo es plano a propósito. Las convenciones de nombres de este artículo son la forma de simular jerarquía sin perder la velocidad de una lista plana.

¿Y renombrar un proyecto una vez empezado? Es seguro. El nombre es una etiqueta; renombrar no afecta a los registros existentes. El nombre nuevo aparece en todas partes al momento.

¿Cómo migro desde otra herramienta que sí tiene clientes? Pon el nombre del cliente en el campo de cliente del proyecto y usa el patrón A o B para el título. El primer segmento del nombre mantiene visible al cliente en todas las listas.

¿Se pueden hacer obligatorias las etiquetas? Directamente no. La disciplina es humana, apoyada en el glosario. Algunos equipos usan Chronis para recordar las etiquetas que faltan al final del día.

¿Cuántas etiquetas puede llevar un registro? No hay un límite fijo. En la práctica, de tres a cinco es el punto justo; más allá, el informe se vuelve ruidoso.

#Resumen

• Timesheet usa proyectos, etiquetas, tarifas y miembros, sin proyectos anidados
• Una convención de nombres coherente es la mayor palanca de escala
• Una taxonomía pequeña de etiquetas con ejes claros gana a un montón de etiquetas de texto libre
• Un conjunto reducido de tarifas con nombre más valores por defecto por proyecto es lo que más tiempo ahorra a partir de cinco personas
• Archiva con decisión: una lista activa de 30 elementos gana a una de 300

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• Organiza tu trabajo con proyectos y etiquetas para la base del asunto
• Factura con tarifas personalizadas y extras por hora para montar la parte de tarifas
• Colabora con tu equipo en proyectos compartidos para compartir acceso sin perder privacidad