L’Espagne a légiféré avant l’arrêt CCOO de la CJUE, plutôt qu’en réaction à celui-ci. Le gouvernement espagnol avait déjà approuvé le décret royal-loi 8/2019 (Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo) le 8 mars 2019. Ce décret est entré en vigueur le 12 mai 2019, soit deux jours avant le jugement CCOO du 14 mai 2019.
Depuis, la loi espagnole impose un suivi quotidien du temps pour chaque salarié. Cet article explique le nouvel article 34.9 de l’Estatuto de los Trabajadores, les documents attendus par l’Inspección de Trabajo y Seguridad Social et comment les réformes de 2024 ont renforcé ces règles.
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Référence rapide
| Règle | Valeur | Référence |
|---|---|---|
| Obligation de suivi quotidien | Tous les salariés, heures de début et de fin quotidiennes | ET Art. 34.9 |
| Conservation des enregistrements | 4 ans | ET Art. 34.9 |
| Durée hebdomadaire standard | 40 heures (moyenne maximale sur la période de référence annuelle) | ET Art. 34.1 |
| Maximum quotidien | 9 heures | ET Art. 34.3 |
| Repos quotidien | 12 heures consécutives | ET Art. 34.3 |
| Repos hebdomadaire | 1,5 jour (généralement samedi après-midi et dimanche) | ET Art. 37.1 |
| Congés payés annuels | 30 jours calendaires | ET Art. 38 |
| Fourchette des amendes | 751 à 7 500 € par centre de travail (grave), jusqu’à 225 018 € (très grave) | LISOS Art. 7.5 + Art. 40 |
Le point clé : article 34.9
Le décret royal-loi 8/2019 a ajouté un nouveau paragraphe 9 à l’article 34 de l’Estatuto de los Trabajadores (Statut des travailleurs). Le texte :
« L’entreprise garantit l’enregistrement quotidien de la journée de travail, qui doit inclure les heures précises de début et de fin de la journée de travail de chaque travailleur, sans préjudice de la flexibilité horaire établie dans cet article. »
Trois exigences sont contenues dans cette phrase :
- Quotidien : chaque jour travaillé doit faire l’objet d’un enregistrement. Les synthèses hebdomadaires ne suffisent pas.
- Heures de début et de fin : l’heure précise, pas seulement la durée. Une saisie « 8 heures travaillées » est insuffisante ; il faut les heures exactes de début et de fin.
- Chaque travailleur : aucune exclusion selon la catégorie professionnelle. Temps plein, temps partiel, cadres, contrats à durée déterminée et saisonniers doivent tous être enregistrés.
Le décret a aussi modifié l’article 9 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) pour qualifier l’absence d’enregistrement comme une infraction grave.
Qui doit suivre le temps
Tout employeur espagnol. L’obligation s’applique quelle que soit la taille de l’entreprise ; la loi n’exempte pas les petites entreprises ou microentreprises.
Elle concerne tous les salariés liés par un contrat de travail (contrato de trabajo). Les travailleurs indépendants authentiques (autónomos) sont exclus ; le faux travail indépendant (où le statut d’autónomo masque une relation de travail réelle) est de plus en plus requalifié par les inspecteurs du travail.
Pour les temps partiels (contrato a tiempo parcial), des règles supplémentaires s’appliquent : les heures réellement travaillées, y compris les heures supplémentaires, doivent être enregistrées et totalisées mensuellement. La fiche de paie doit indiquer le total mensuel des heures.
Ce que doit couvrir l’enregistrement
Trois éléments doivent figurer dans le système :
- Heure de début de la journée du salarié
- Heure de fin de la journée du salarié
- Facultativement, mais en pratique indispensable : les pauses (heures de début et de fin de chaque pause)
Le décret ne prescrit pas de technologie spécifique. Un registre manuscrit, une pointeuse, une application ou un lecteur biométrique sont valides. Les critères de l’arrêt CCOO de la CJUE s’appliquent : objectif, fiable, accessible.
En pratique, « objectif » exclut l’auto-enregistrement sans contrôle employeur. « Fiable » signifie résistant à la falsification ; les fichiers Excel modifiables par tous ont été critiqués par l’inspection. « Accessible » implique que les enregistrements soient disponibles pour le salarié, ses représentants légaux et les inspecteurs du travail.
Les enregistrements sont accessibles à trois parties
L’article 34.9 exige explicitement que les enregistrements soient accessibles à :
- Le salarié. Chaque salarié doit pouvoir consulter ses propres enregistrements.
- Les représentants légaux des salariés. Le comité d’entreprise (comité de empresa) ou le délégué syndical.
- Les inspecteurs du travail. Sur demande, immédiatement.
Les salariés et leurs représentants peuvent demander les enregistrements à tout moment. L’inspection peut les demander lors des contrôles réguliers ou suite à une plainte.
Conservation : quatre ans
Les enregistrements doivent être conservés pendant quatre ans à compter de la date du jour travaillé concerné. C’est une durée nettement plus longue que les deux ans en Allemagne et les trois ans minimum dans de nombreux autres pays de l’UE.
Implication pratique : si votre système de suivi supprime les données après, par exemple, deux ans, vous êtes en infraction. Les systèmes cloud avec conservation indéfinie ne posent pas ce problème.
Sanctions : combien ça coûte
L’absence d’enregistrement est qualifiée d’infracción grave (infraction grave) selon l’article 7.5 de la LISOS. Les montants des amendes (art. 40) ont été relevés par la Ley 10/2021 (en vigueur depuis le 1er octobre 2021). Une infraction grave est sanctionnée selon trois degrés :
| Degré de l’infraction grave | Fourchette d’amende |
|---|---|
| Minimum (grado mínimo) | 751 à 1 500 € |
| Moyen (grado medio) | 1 501 à 3 750 € |
| Maximum (grado máximo) | 3 751 à 7 500 € |
Sous le régime actuel de la LISOS, l’amende pour défaut d’enregistrement est appliquée par centre de travail, pas par salarié concerné, et plafonnée à 7 500 €. Le calcul par salarié concerné, qui multiplierait l’exposition sur l’ensemble des effectifs, fait partie de la réforme proposée pour 2024/2025 et n’est pas encore en vigueur.
Règles quotidiennes, hebdomadaires et de repos
Au-delà de l’obligation d’enregistrement, les règles espagnoles sur la durée du travail sont :
- 40 heures par semaine (moyenne sur la période de référence annuelle ; peut être plus élevée une semaine donnée si compensée)
- 9 heures maximum par jour (quelques exceptions sectorielles ; moins de 18 ans limité à 8 heures)
- 12 heures de repos quotidien entre deux journées de travail (un des minima les plus longs de l’UE ; la directive fixe 11 heures)
- 1,5 jour de repos hebdomadaire (généralement samedi après-midi et dimanche)
- 30 jours calendaires de congés annuels (environ 22 jours ouvrés)
Pour les heures supplémentaires (horas extraordinarias) : maximum 80 heures par an (art. 35) ; compensation par repos ou paiement selon accord collectif.
La réforme de modernisation 2024
En 2024, le gouvernement a proposé la Ley para la reducción de la jornada laboral, un projet de loi visant à réduire la durée légale hebdomadaire de 40 à 37,5 heures. Le projet connaît des retards parlementaires mais a été approuvé en commission fin 2025, avec une entrée en vigueur prévue en 2026 pour les grandes entreprises et 2027 pour les plus petites.
Le projet renforce aussi les exigences d’enregistrement :
- L’enregistrement numérique devient la norme (le papier n’est autorisé qu’exceptionnellement)
- La conservation passerait de 4 à 5 ans (proposition non encore adoptée)
- Les salariés auraient un droit direct de télécharger leurs propres enregistrements via le portail de l’inspection
Si ce projet devient loi, les employeurs devront migrer vers des systèmes numériques bien avant la date d’application.
Contrôle en pratique
L’Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) a réalisé plus de 50 000 contrôles en 2023, avec le suivi du temps comme l’un des trois axes prioritaires aux côtés du travail non déclaré et du faux travail indépendant. Constats fréquents :
- Des enregistrements existent mais affichent les mêmes heures de début et de fin chaque jour (enregistrement « arrondi »), ce que l’ITSS considère comme une absence effective d’enregistrement
- Les enregistrements ne couvrent que certains groupes (salariés horaires) et pas tous les employés
- Les enregistrements sont dans un fichier Excel détenu par le responsable, sans accès pour les salariés
L’ITSS publie ses critères d’inspection ; un critère 2023 précise explicitement que les enregistrements « arrondis » à 15 minutes pour tous sont non conformes s’ils ne reflètent pas les heures réelles.
Checklist pratique de conformité
- Choisissez un système qui capture les heures précises, pas seulement la durée. « 9:03 à 18:17 » est ce que la règle exige.
- Enregistrez les pauses. Même si l’article 34.9 ne l’exige pas explicitement, l’ITSS attend ces données.
- Donnez accès aux salariés. Ils doivent pouvoir consulter leurs propres enregistrements. Un portail en libre-service est la meilleure solution.
- Conservez 4 ans (5 ans après la réforme 2024). Ne supprimez pas les données avant ce délai.
- Incluez tous les salariés. Cadres, temps partiels, CDD compris.
- Documentez le système. Lors d’un contrôle ITSS, vous devrez expliquer son fonctionnement et ses protections.
Questions fréquentes
Y a-t-il des salariés exemptés ?
Aucune exemption par catégorie. Les cadres dirigeants (alta dirección, régis par RD 1382/1985) sont techniquement hors Estatuto de los Trabajadores, mais l’ITSS a indiqué que même ces salariés devraient avoir des heures enregistrées pour des raisons de sécurité et de bien-être.
Et si mon entreprise utilise des pointages biométriques ?
Autorisé, mais l’AEPD (autorité espagnole de protection des données) exige une justification explicite au titre du RGPD. La plupart des décisions imposent de proposer des alternatives moins intrusives (code PIN, badge, application mobile).
La règle s’applique-t-elle aux télétravailleurs ?
Oui. La Ley de Trabajo a Distancia de 2021 a renforcé que l’obligation s’applique pleinement au télétravail, donc le suivi quotidien du temps pour les télétravailleurs fait partie du même article 34.9.
Qu’en est-il des samedis et dimanches ?
Si un salarié travaille un samedi ou un dimanche, la journée est enregistrée comme un jour travaillé normal. Les règles de repos hebdomadaire restent applicables.
Que faire si mon système tombe en panne ?
Les enregistrements peuvent être tenus manuellement pendant la panne, puis saisis dès que le système est rétabli. Une panne prolongée (plus de 48 heures) constitue un risque de sanction.
Résumé
- Le décret royal-loi 8/2019 a ajouté l’article 34.9 à l’Estatuto de los Trabajadores, imposant à tout employeur espagnol d’enregistrer quotidiennement les heures de début et de fin de chaque salarié
- Les enregistrements doivent être conservés 4 ans et accessibles aux salariés, à leurs représentants et aux inspecteurs du travail
- Le défaut d’enregistrement est une infraction grave, sanctionnée par amende par centre de travail jusqu’à 7 500 € selon la loi actuelle (le calcul par salarié concerné fait partie de la réforme en cours, non encore en vigueur)
- La réforme de 2024 propose un enregistrement numérique, une conservation de 5 ans et une semaine de 37,5 heures
- Points clés de conformité : heures précises (pas arrondies), enregistrement des pauses, visibilité pour les salariés, couverture complète
Sources
- Real Decreto-Ley 8/2019 sur boe.es
- Estatuto de los Trabajadores, texte consolidé
- LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social)
- Critères d’inspection ITSS 2023
- Guide officiel du Ministerio de Trabajo y Economía Social
Pour aller plus loin
- L’arrêt CCOO de la CJUE : pourquoi le suivi du temps est obligatoire pour comprendre la décision qui a déclenché le décret royal-loi 8/2019
- La directive européenne sur le temps de travail expliquée pour le cadre européen que l’Espagne applique
- Alertes RH : être notifié des violations du temps de travail pour la mise en œuvre pratique dans Timesheet
- La durée du travail au Brésil : la CLT et le pointage électronique pour la juridiction qui est allée plus loin et a précisé ce que doit faire un enregistreur conforme
- La semaine de 40 heures au Mexique et le nouveau registre pour le troisième partenaire de l’USMCA, qui réduit sa semaine et ajoute une obligation de registre électronique
Cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Vérifiez les textes et règles applicables à votre situation.