Op 13 september 2022 deed het Duitse Bundesarbeitsgericht een uitspraak die er onopvallend uitzag (1 ABR 22/21) en legde daarmee stilletjes een verplichting op waarvan veel Duitse werkgevers dachten dat het een ver Brussels debat was: de volledige arbeidstijd van elke werknemer moet stelselmatig worden vastgelegd. Niet alleen de overuren, niet alleen de meeruren, maar de hele spanne van begin tot eind van het werk, minus de pauzes.
Dit artikel legt uit wat de Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vraagt, hoe de BAG-uitspraak daarin past, wat de plicht voor Duitse werkgevers betekent en hoe je er in de praktijk aan voldoet.
Probeer Timesheet gratis
30 dagen gratis uitproberen, geen creditcard nodig.
De ArbZG in één alinea
De Arbeitszeitgesetz geldt sinds 1994. De wet rust op drie pijlers: een dagelijkse grens aan de arbeidstijd, verplichte pauzes boven een bepaald aantal uren en een minimale dagelijkse rusttijd. Overtreding kan boetes tot 30.000 euro per geval opleveren, en in ernstige gevallen strafrechtelijke vervolging (paragraaf 22 en 23 ArbZG). De wet geldt voor alle werknemers, met smal omschreven uitzonderingen zoals hoger leidinggevenden, hoofdartsen en bepaalde sectoren.
De kernregels
Paragraaf 3 ArbZG: de daggrens
- Normale grens: 8 uur per werkdag
- Uitbreiding: tot 10 uur toegestaan, mits het gemiddelde over zes kalendermaanden of 24 weken op 8 blijft
- Werkdag: maandag tot en met zaterdag, want zaterdag telt juridisch mee
- Wat dat oplevert: een standaardweek van 48 uur, met piekweken tot 60 uur die elders worden gecompenseerd
Paragraaf 4 ArbZG: pauzes
- Na 6 uur werken: minimaal 30 minuten pauze
- Na 9 uur werken: minimaal 45 minuten pauze
- Te splitsen in blokken van minimaal 15 minuten
Een pauze in de zin van de wet vraagt dat je volledig vrij bent van je werk. Een kop koffie achter je bureau telt niet mee.
Paragraaf 5 ArbZG: dagelijkse rust
- Minstens 11 aaneengesloten uren tussen het einde van de ene werkdag en het begin van de volgende
- Terug te brengen naar 10 uur in bepaalde sectoren, zoals ziekenhuizen, horeca, transport en landbouw, mits dat binnen één kalendermaand of vier weken wordt gecompenseerd door een andere rusttijd naar minstens 12 uur te verlengen
Paragraaf 9 en 10 ArbZG: zondag en feestdagen
- Werken op zondag en op feestdagen is in beginsel verboden
- Uitzonderingen: noodgevallen, transport, horeca, mediaproductie en andere duidelijk omschreven sectoren
- Voor elke gewerkte zondag moet er binnen dezelfde of de volgende twee weken een vervangende rustdag komen
De BAG-uitspraak van 13 september 2022
De aanleiding
Een ondernemingsraad eiste dat de werkgever een elektronisch registratiesysteem voor alle werknemers zou invoeren. De werkgever weigerde, met het argument dat het Duitse recht die plicht niet kende. Het Landesarbeitsgericht Hamm stelde de ondernemingsraad in het gelijk. De werkgever ging in cassatie bij het BAG.
Wat het BAG besliste
In uitspraak 1 ABR 22/21 oordeelde het Bundesarbeitsgericht:
"De werkgever is op grond van paragraaf 3, lid 2, punt 1 van de Arbeitsschutzgesetz verplicht een systeem in te voeren waarmee de verrichte arbeidstijd kan worden vastgelegd."
De redenering: paragraaf 3, lid 2, punt 1 van de Arbeitsschutzgesetz verplicht de werkgever tot een passende organisatie en de nodige middelen om zijn arbo-verplichtingen na te komen. In combinatie met de Europese arbeidstijdenrichtlijn (2003/88/EG) en het CCOO-arrest van het Hof van Justitie (zaak C-55/18, 14 mei 2019) betekent dat: de arbeidstijd van alle werknemers moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk worden vastgelegd.
Wat dat in de praktijk betekent
- De plicht geldt meteen. Het BAG leidde de verplichting af uit bestaand recht, niet uit een toekomstige wet. Ze geldt vandaag.
- Alle werknemers, niet alleen overuren. De totale dagelijkse arbeidstijd moet worden vastgelegd, niet alleen de meeruren.
- Er moet een systeem zijn. Een spreadsheet die alleen de werknemer bijhoudt en de werkgever nooit bekijkt, haalt de norm "betrouwbaar" niet.
- Delegeren mag. Werknemers mogen hun eigen tijden invoeren, maar de werkgever blijft verantwoordelijk voor een betrouwbaar systeem.
Hoe het met de wetgeving staat
Een conceptwet van het Duitse ministerie van arbeid en sociale zaken uit april 2023 stelt voor de ArbZG aan te passen, zodat elektronisch registreren de regel wordt, met uitzonderingen voor kleinere bedrijven. Het concept ligt sinds mei 2023 bij de sociale partners en er is per mei 2026 geen wet aangenomen. Tot die tijd geldt de uitleg die het BAG aan het bestaande recht geeft.
Wat een systeem dat voldoet moet leveren
Neem je de ArbZG, de ArbSchG en de BAG-uitspraak samen, dan ziet de praktische ondergrens er zo uit:
| Eis | Toelichting |
|---|---|
| Begin en eind per dag | Eén regel per werkdag, met begin- en eindtijd |
| Pauzes | Vastleggen welke pauzes er echt zijn genomen |
| Uren boven de grens | Paragraaf 16 ArbZG vraagt aparte vastlegging van elk uur boven de 8 per dag |
| Bewaartermijn | 2 jaar voor de gegevens uit paragraaf 16, in de praktijk 6 jaar voor de loonadministratie |
| Toegankelijk voor de toezichthouder | Op verzoek zonder vertraging te overleggen aan de arbeidsinspectie |
| Betrouwbaar en herleidbaar | Wijzigingshistorie, auditlog en duidelijke verantwoordelijkheden |
Wat niet voldoet
- Alleen afspraken over urennormen, zonder dat er werkelijk wordt vastgelegd
- Werken op vertrouwen (Vertrauensarbeitszeit) zonder enige registratie. Het BAG verduidelijkte dat werken op vertrouwen toegestaan blijft, maar dat er nog steeds moet worden vastgelegd.
- Een registratie die de werkgever niet nakijkt en niet beveiligt
Bijzondere groepen
Jongeren (JArbSchG)
De Duitse jeugdbeschermingswet houdt jongeren onder de 18 op 8 uur per dag en 40 uur per week. Daarbovenop gelden strengere pauze- en rustregels.
Zwangere werknemers (MuSchG)
De Duitse wet op moederschapsbescherming beperkt zwangere werknemers tot 8,5 uur per dag boven de 18 jaar, en 8 uur eronder. Overwerk is in beginsel niet toegestaan.
Nachtwerkers
Paragraaf 6 ArbZG omschrijft nachtwerk als werk van meer dan twee uur binnen de nachtperiode tussen 23.00 en 06.00 uur. Nachtwerkers krijgen een strengere daggrens en recht op periodiek arbeidsgeneeskundig onderzoek.
Hoger leidinggevenden (Leitende Angestellte)
Paragraaf 18, lid 1, punt 1 ArbZG zondert hoger leidinggevenden uit. "Hoger" is smal omschreven: meestal alleen mensen die op bestuursniveau mogen aannemen en ontslaan. Middenmanagers vallen er niet onder.
Stappen om te voldoen
Stap 1: kies een systeem
Er zijn meerdere systemen die aan de eisen kunnen voldoen, van spreadsheets tot speciale software en fysieke prikklokken. De keuze hangt af van je bedrijfsgrootte, je branche en hoe er gewerkt wordt. Drie eigenschappen tellen: objectief, dus geen schattingen, betrouwbaar, dus niet aan te passen zonder spoor, en toegankelijk, voor werknemers en toezichthouders.
Stap 2: leg de verantwoordelijkheid vast
Wie voert de gegevens in? Wie kijkt ze na? Wie grijpt in als een grens in zicht komt? Drie of vier mensen met naam en toenaam per vestiging is de praktische ondergrens.
Stap 3: geef uitleg
Je mensen moeten met het systeem overweg kunnen. Een halfuur uitleg met heldere voorbeelden is meestal genoeg. Een korte schriftelijke handleiding bij de arbeidsovereenkomst of op het intranet houdt het vast.
Stap 4: laat overtredingen opvallen
Wordt de maximale arbeidstijd overschreden, dan moet dat zichtbaar zijn en moet er iets mee gebeuren. Automatische waarschuwingen die afgaan vóórdat de grens van 10 uur wordt geraakt, werken beter dan achteraf nakijken.
Stap 5: bewaar
Paragraaf 16 ArbZG vraagt dat je die gegevens twee jaar bewaart. De regels voor de loonadministratie gaan verder, tot zes jaar. Een systeem dat gegevens onveranderbaar opslaat, maakt dit een stuk eenvoudiger.
Hoe Timesheet zich tot de ArbZG verhoudt
Timesheet is niet gecertificeerd als ArbZG-oplossing, maar dekt de praktische eisen:
- Begin- en eindtijd per regel. Elke urenregel in Timesheet draagt concrete begin- en eindtijden, nooit alleen een duur.
- Pauzes vastleggen. Pauzes worden apart opgeslagen, met de hand of via automatische pauzeregels.
- Waarschuwingen op de maxima. De hr-waarschuwingen vanaf het Business-abonnement gaan af op 80 procent van je dagnorm en op 90 procent van het wettelijk dagmaximum.
- Auditlog. Vanaf het Business-abonnement wordt elke wijziging vastgelegd met tijdstempel en gebruiker.
- Export. Een export naar Excel of CSV van je gegevens uit paragraaf 16 zit in elk abonnement, een rapport in pdf vraagt Pro of hoger.
Voor het volledige verhaal over de hr-waarschuwingen, zie het aparte artikel.
Veelgestelde vragen
Geldt de plicht ook voor mij als eenmanszaak? Nee. De plicht ligt bij werkgevers tegenover hun werknemers. Zelfstandigen zonder personeel vallen niet onder de ArbZG, al houden veel van hen toch hun uren bij, om te kunnen factureren en overzicht te houden.
Wat als ik alleen mensen met een minibaan in dienst heb? De plicht geldt onverkort. De ArbZG kent geen ondergrens naar gewerkte uren.
Zijn spreadsheets echt niet toegestaan? Een spreadsheet kan aan de ondergrens voldoen als de gegevens betrouwbaar zijn, door de werkgever worden beveiligd en niet stiekem aan te passen zijn. In de praktijk struikelen spreadsheets juist op dat laatste: zodra iemand achteraf een uur verschuift, is de betrouwbaarheid weg.
Wat is de boete bij overtreding? Op het schenden van de registratieplicht zelf staat op dit moment geen directe boete, omdat die plicht is afgeleid uit paragraaf 3, lid 2, punt 1 van de ArbSchG. Op het overschrijden van de arbeidstijdgrenzen of de pauzeplichten uit de ArbZG staan wél boetes tot 30.000 euro (paragraaf 22 ArbZG). Ontbrekende gegevens kosten werkgevers vooral bewijs in arbeidsconflicten.
Wanneer komt de wetswijziging? Het conceptvoorstel ligt er sinds april 2023. Per mei 2026 is er geen wet aangenomen. Zodra dat gebeurt, ligt een overgangstermijn met duidelijker uitzonderingen voor kleinere werkgevers voor de hand.
Samengevat
- De ArbZG houdt de werkdag op 8 uur, bij uitzondering 10
- Pauze na 6 uur werken is verplicht, net als 11 uur dagelijkse rust
- De BAG-uitspraak van 13 september 2022 bevestigde de plicht om alle arbeidstijd van alle werknemers vast te leggen
- Die registratie moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn
- Voor jongeren, zwangere werknemers en nachtwerkers gelden aparte regels
- Een wijziging van de ArbZG zit in de pijplijn, tot die er is geldt de uitleg van het BAG
Bronnen
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) op gesetze-im-internet.de
- ArbSchG paragraaf 3 op gesetze-im-internet.de
- Uitspraak van het BAG van 13-09-2022, kenmerk 1 ABR 22/21
- Arrest van het Hof van Justitie van 14-05-2019, zaak C-55/18 (CCOO)
- Conceptwet van het BMAS voor de wijziging van de ArbZG, april 2023
Verder lezen
- De Europese arbeidstijdenrichtlijn uitgelegd voor het Europese kader waar het Duitse recht op rust
- Het CCOO-arrest: waarom urenregistratie verplicht is als historische aanleiding
- Waarschuwingen bij overtreding van de arbeidstijden als praktische laag