Je loopt de werkplaats binnen, het kantoor van de klant of de cabine van de servicebus. De komende twee uur horen duidelijk bij één project. Je hebt geen zin om de app te openen, door een lijst te tikken en een timer te starten. Je wilt langslopen, je telefoon tegen de muur houden, en de timer start zichzelf.
Dat is wat een NFC-tag doet. Een sticker van twee euro wordt een fysieke knop met "start de klus bij Acme". Tik om te starten, tik opnieuw om te stoppen. De timer maakt een echte regel aan met een begintijd en een eindtijd op het juiste project.
Hoe urenregistratie met NFC werkt
NFC-tags zijn kleine, goedkope, passieve stickers. Ze bewaren een piepklein stukje data en hebben geen batterij nodig. Houd je er een moderne telefoon vlakbij, dan leest de telefoon dat stukje data en voert hij de actie uit die eraan hangt.
In Timesheet is die actie een van deze:
- Starten en stoppen in één: één tik start de timer op het project van de tag, de volgende tik stopt hem
- Alleen starten of alleen stoppen: aparte tags voor één kant van de dag
- Pauzeren en hervatten, op Android: een tik zet een pauze op de lopende timer aan of uit
Elke actie via NFC maakt een echte urenregel aan of sluit er een af, met concrete begin- en eindtijden. Er is geen modus die alleen een saldo bijhoudt: de tag stuurt regels aan, net als elke andere actie in de app.
Wat je nodig hebt
- Een NFC-tag, waarbij NTAG213, NTAG215 en NTAG216 goed werken, verkrijgbaar op Amazon voor ongeveer twee euro per stuk
- Een iPhone XS of nieuwer, of een moderne Android-telefoon
- De app Timesheet met minstens één project
Meer niet. Er is geen betaald abonnement voor nodig en je hebt geen account nodig, want NFC is gratis in het Basic-abonnement.
Je eerste tag instellen
Stap 1: open de NFC-schrijver
Op Android:
- Open Timesheet op je telefoon
- Open Automatisering in het hoofdmenu
- Tik op Nieuwe automatisering en kies het type NFC
Op de iPhone:
- Open het scherm Automatisering
- Tik op NFC-tag beschrijven
Stap 2: kies de actie
- Starten en stoppen zet de timer bij elke tik aan of uit, dus één tag doet allebei
- Alleen starten en alleen stoppen geven je een vast paar
- Android biedt daarnaast Pauzeren en hervatten voor pauzes
Kies er een. Voor de meeste situaties is alleen starten, gekoppeld aan één project, wat je wilt, met een aparte stoptag ernaast.
Stap 3: stel het project in
- Kies het project, bijvoorbeeld Acme · Locatiebezoek
- Geef de automatisering op Android eventueel een naam, zoals "Balie", zodat je weet welke tag welke is
Stap 4: schrijf naar de tag
- Tik op Android op Automatisering naar NFC-tag schrijven; op de iPhone begint het schrijven meteen
- Houd de NFC-sticker tegen je telefoon en wacht op de trilling en de melding dat het gelukt is
- Plak de tag daar waar de actie thuishoort
Op de iPhone zit de NFC-lezer bovenin, bij de camera. Houd de tag tegen dat gebied. Op Android zit NFC meestal in het midden van de achterkant.
Waar je de tag plakt
Het idee is de tag te plakken waar de actie gebeurt.
- Deur van de werkplaats: tik op de heenweg om te starten, tik op de terugweg om te stoppen
- Dashboard van de bus: tik zodra je gaat zitten om te starten, tik zodra je parkeert om te stoppen
- Laptop of bureau bij de klant: tik zodra je op locatie aanschuift
- Projectmap of gereedschap: tik zodra je het werk oppakt
- Kantoormuur naast je bureau: tik als dagelijkse inklok
Een vaak gebruikt patroon: twee tags naast elkaar, één met START erop en één met STOP. Twee keer zoveel plek om aan te tikken, half zoveel nadenken.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Een servicemonteur met drie vaste klantlocaties:
- In de bus: een tag op het dashboard, gekoppeld aan het project "Reistijd". Tik bij vertrek van kantoor, tik bij aankomst op locatie. De regels krijgen de begin- en eindtijd van de rit.
- Bij Acme: een tag bij de balie, gekoppeld aan "Acme · Op locatie". Tik bij aankomst, tik bij vertrek. Bij aankomst wordt een nieuwe regel aangemaakt, bij vertrek wordt hij afgesloten.
- Terug in de bus: dezelfde tag voor reistijd. Tik om de terugrit te starten.
- Eind van de dag: tik de stoptag op de kantoormuur aan. Wat er nog loopt, wordt afgesloten.
De monteur opent de app de hele dag niet. De urenstaat van die dag is een nette reeks regels met aansluitende begin- en eindtijden, precies wat een prikklok voor aannemers hoort op te leveren.
iOS en Android: de praktische verschillen
iOS
- iPhones zetten de NFC-lezer vanzelf aan zodra het scherm aanstaat
- Sommige acties vragen om ontgrendelen, en de app vangt dat netjes op
- NFC op de achtergrond werkt op de iPhone XS en nieuwer
- Tags scannen op de achtergrond wordt ondersteund, zonder extra app
Android
- NFC moet aanstaan in de systeeminstellingen
- Op de meeste toestellen werken tags ook met het scherm uit, al beperken sommige fabrikanten dat
- Een widget op je beginscherm helpt als de telefoon eerst ontgrendeld moet worden
Op allebei
- De telefoon moet binnen een paar centimeter van de tag zijn
- Een beschermhoes is geen probleem, maar een metalen hoes kan het signaal blokkeren
- Natte tags werken gewoon, want de NFC-lezer heeft geen last van een beetje vocht
Tags combineren met geofences en wifi
NFC is de betrouwbaarste automatisering, omdat je hem fysiek in gang zet. Maar de logica achter de timer is dezelfde als bij triggers op een geofence, op allebei de platformen, en op wifi, alleen op Android, dus je kunt ze door elkaar gebruiken.
Veelgebruikte combinaties:
- Geofence plus een stoptag: aankomen op locatie start de timer, een tik stopt hem bij vertrek.
- Automatisch starten op wifi plus een stoptag, op Android: verbinding maken met het wifinetwerk van kantoor start de timer van je werkdag, en een stoptag bij de deur sluit hem af als je weggaat.
- Starten met NFC plus een automatische pauzeregel: de tag start je dag, en een automatische pauzeregel zet er na vier uur een pauze in.
Voor het bredere patroon, zie het overzicht van de automatiseringen.
Patronen die goed werken
Eén project per tag. Prop niet allerlei voorwaarden in één tag. Eén tag, één project, één actie.
Paren van twee tags. Starten en stoppen naast elkaar, duidelijk gelabeld. Dat werkt prettiger dan één tag die telkens omschakelt.
Verstop de tag niet. Een tag in een lade wordt vergeten. Een tag op de deur wordt gebruikt.
Test één keer en laat hem daarna met rust. De actie van een tag opnieuw schrijven doorbreekt je automatisme. Koppel hem één keer, plak hem, en laat hem zijn werk doen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tags kan ik hebben? Onbeperkt. De app houdt een lijst bij van al je automatiseringen op het scherm Automatisering.
Werkt dezelfde tag op iPhone en Android? Tags die je vanuit de iPhone-app beschrijft, dragen twee records: een applink voor iOS en een gegevensrecord voor Android, dus die werken op allebei de platformen. Tags die je vanuit de Android-app beschrijft, dragen het Android-record en worden door Android gelezen.
Kan iemand met een gestolen tag bij mijn account? Nee. De tag zet alleen een actie in gang binnen de app Timesheet op het toestel dat al is ingelogd. Het is geen inloggegeven.
Kan ik een tag verwijderen of opnieuw koppelen? Ja. Open het scherm Automatisering, open de automatisering, en beschrijf de tag opnieuw of verwijder de automatisering. Lege tags kun je zo vaak opnieuw beschrijven als je wilt.
Wat als ik per ongeluk twee keer op de starttag tik? Met de standaardactie starten en stoppen schakelt een tweede tik om, dus dan stopt de lopende timer. Nog een keer tikken start hem opnieuw, en een losse korte regel verwijder je zo op je telefoon.
Samengevat
- NFC-tags maken van de fysieke wereld start- en stopknoppen voor je timer
- Elke tik maakt een echte urenregel aan of sluit er een af, met een begin- en een eindtijd
- Instellen kost een minuut per tag, met een sticker van twee euro
- Werkt op iOS en Android, in elk abonnement, ook in Basic
- Combineert vanzelfsprekend met automatiseringen op geofence en wifi
Verder lezen
- Urenregistratie automatiseren met geofences en wifi om je werkwijze zonder handen af te maken
- Registreren vanaf je Apple Watch als je telefoon in je zak zit
- Kilometers en reistijd vastleggen voor klantbezoeken zodat de rit tussen twee NFC-tikken ook op papier staat