Je projecten indelen voor bureaus en teams met meerdere klanten

Een zzp'er met drie klanten komt weg met drie projecten die "Acme", "Beta" en "Gamma" heten. Een bureau met veertig klanten, zes afdelingen, drie prijsniveaus en een doorlopende overeenkomst niet.

Deze gids gaat niet over de basiscombinatie van projecten en tags, want die staat in het overzicht van projecten en tags. Hij gaat over de laag daarboven: naamafspraken, een indeling voor je tags, een aanpak om te archiveren, en manieren om met je team te delen die meegroeien van drie naar driehonderd projecten, zonder dat iemand een spiekbriefje nodig heeft om het werk van dinsdag terug te vinden.

#Het model in één alinea

Het model achter Timesheet is bewust plat:

• Een project is de bak waarop je factureert. Elke urenregel hoort bij precies één project.
• Een tag is een label dat er dwars doorheen loopt. Elke urenregel kan meerdere tags dragen.
• Een tarief is een vermenigvuldiging voor je kosten of je facturatie. Elke urenregel kan één tarief hebben.
• Projectleden zijn de mensen met toegang tot een project, vanaf Pro.

Er zijn geen hoofdprojecten, geen onderliggende projecten en geen los klantobject met een eigen scherm. Elk project draagt wel een veld Klant, en documenten dragen een klant, dus de naam van je klant heeft een echte plek. De truc is dat veld te combineren met projectnamen en een indeling voor je tags, zodat je een hiërarchie nabootst waar je er een nodig hebt. Goed gedaan groeit dat verder mee dan geneste projecten doen.

#Naamafspraken voor projecten die werken

Een consequente projectnaam is de grootste winst in leesbaarheid die er is. Drie patronen om uit te kiezen:

#Patroon A: Klant · Opdracht

Acme · Website vernieuwen
Acme · Merk opfrissen
Beta · Roadmap Q2
Gamma · Jaarovereenkomst

Werkt voor: bureaus en adviseurs met een klein aantal duidelijk gescheiden opdrachten per klant. Zo filter je "alles van Acme" op de eerste woorden en "al het werk in Q2" op een tag.

#Patroon B: Klant · Afdeling · Opdracht

Acme · Marketing · Website
Acme · Marketing · Merk
Acme · Product · API-koppeling
Beta · Financiën · Ondersteuning bij de controle

Werkt voor: bureaus die meerdere afdelingen binnen dezelfde klant bedienen. Zo splits je facturen en rapportages per afdeling van de klant. Het middenstuk wordt de tweede sorteersleutel in je lijsten.

#Patroon C: Code · Klant · Opdracht

AC-W · Acme · Website
AC-B · Acme · Merk
BE-R · Beta · Roadmap

Werkt voor: teams die in hun projecttool al met een projectcode werken, zoals in Jira, Asana of ClickUp. De code maakt zoeken meteen raak, en de rest van de naam blijft leesbaar.

Kies één patroon en houd je eraan. Patronen door elkaar gebruiken sloopt je zoekresultaten en je groepering in rapportages.

Welk patroon je ook kiest, vul ook het veld Klant van het project in. Zoeken kijkt daarnaar, en de projectenlijst toont het als een eigen kolom, dus je klant blijft vindbaar ook als een naam een keer afwijkt.

#Een indeling voor je tags die niet ontspoort

Tags groeien makkelijk uit de klauwen. De discipline zit in een klein aantal assen, per as vastleggen wat die betekent, en tags van de ene as nooit in de andere laten lopen.

#Een bruikbare indeling met drie assen

• Fase: Verkenning, Ontwerp, Bouw, Livegang, Ondersteuning
• Soort werk: Frontend, Backend, Tekst, Overleg, Administratie, Testen
• Declarabel: Declarabel, Niet declarabel, Intern, Pro deo

Elke regel hoort één tag per as te dragen, voor zover die as van toepassing is. Het resultaat is consequente data waarop je kunt filteren.

#Tags tegenover projectnamen

Verandert een label de manier waarop je factureert, dan hoort het meestal in de projectnaam. Verandert het de manier waarop je over projecten heen naar je facturatie kijkt, dan hoort het meestal in een tag.

#Je tags benoemen

Twee valkuilen:

• Vermijd synoniemen: Overleg, Gesprek en Afstemming leveren precies hetzelfde probleem op. Kies er een.
• Vermijd dubbelen met een andere schrijfwijze: Frontend en frontend zien er hetzelfde uit en hakken je rapportage doormidden.

Een woordenlijst van zes regels in een gedeeld document voorkomt allebei.

#Tarieven: het project zet de basis, benoemde tarieven passen die aan

Elk project draagt een basisuurtarief. Daarbovenop zijn tarieven in Timesheet benoemde, herbruikbare regels binnen je team: elk tarief combineert een factor, een vermenigvuldiging van het uurtarief van het project, met een bedrag extra per uur, en je past het per regel toe. Een project kan ook een standaardtarief dragen, zodat nieuwe regels dat vanzelf oppikken.

Een gebruikelijke opzet bij een bureau, op een project met een basistarief van 120 euro per uur:

• Seniortarief: factor 1,5, op regels van ervaren adviseurs, dus feitelijk 180 euro per uur
• Standaardtarief: factor 1,0, het standaardtarief van het project, dus feitelijk 120 euro per uur
• Spoedtarief: factor 1,25, op werk dat dezelfde dag moet
• Pro-deotarief: factor 0, als standaard op pro-deoprojecten

Er zijn geen tarieven per persoon die iemand over projecten heen volgen: het tarief hangt aan de regel, of aan het project als standaard. Voor de volledige opzet, zie klanten factureren met eigen tarieven.

#Projectleden en zichtbaarheid in je team

Vanaf Pro kun je projecten met teamleden delen. Er zijn drie patronen die de dienst uitmaken:

#Patroon 1: iedereen ziet alles

Elk project heeft elke actieve gebruiker als lid. Handig voor kleine bureaus waar elke adviseur op elk project kan worden ingezet. Het nadeel is de privacy en de ruis in je rapportages, dus kies bij grotere teams een van de volgende twee.

#Patroon 2: projectleiders plus meewerkers

Elk project heeft een of twee leiders met volledige toegang en drie tot vijf meewerkers die uren registreren en hun eigen regels zien. Dat lijkt op hoe de meeste bureaus een project ook echt bemensen.

#Patroon 3: klantgroepen

Projecten worden per klant in een groep gezet. De leden van die groep werken aan alle projecten van die klant. Nieuwe projecten voor een bestaande klant nemen de leden van de groep over. Dit patroon groeit het best mee voorbij de 20 mensen.

Meer over de teamkant lees je in samenwerken met je team aan gedeelde projecten.

#Archiveren: de discipline die je lijst kort houdt

Een projectenlijst met 300 actieve regels is een lijst met 0 bruikbare regels.

Zodra een project eindigt, archiveer je het. Gearchiveerde projecten:

• blijven in je gegevens staan, met regels, rapportages en exports
• verdwijnen uit je keuzelijsten, ook bij de timer
• kun je terughalen als de klant terugkomt

#Wanneer je archiveert

• de opdracht is afgerond en de factuur is betaald
• de doorlopende overeenkomst met een klant loopt af en wordt niet verlengd
• een intern initiatief is klaar
• een pro-deo-opdracht is afgerond

Een archiefronde per maand, op de laatste vrijdag, kost een kwartier en houdt je actieve lijst overzichtelijk.

#Zo archiveer je

1. Open het project in de webapp
2. Klik op het menu met de drie puntjes
3. Kies Archiveren

De mobiele apps houden zich aan die stand en tonen het project vanzelf niet meer in hun keuzelijsten.

#Voorbeelden uit de praktijk

#Een zelfstandige adviseur met acht klanten

• één project per klant, met de naam Klant · Overeenkomst
• tags: Strategie, Uitvoering, Overleg, Administratie
• tarieven: één tarief per klant, op projectniveau
• archiveren zodra de opdracht klaar is

Tijd om in te richten: 20 minuten. Tijd om bij te houden: een kwartier per kwartaal.

#Een bureau van vijf mensen met twaalf klanten en 30 opdrachten

• projecten met de naam Klant · Afdeling · Opdracht
• tags: de indeling met drie assen, fase, soort werk en declarabel
• tarieven: een gedeelde set benoemde tarieven, senior, standaard en spoed, per regel toegepast, met een standaardtarief per project
• leden: 2 tot 3 leiders en 3 tot 5 meewerkers per project
• archiveren: een ronde per maand

Tijd om in te richten: 2 uur. Tijd om bij te houden: een halfuur per maand.

#Een adviesbureau van 40 mensen met 100 lopende opdrachten

• projecten met de naam Code · Klant · Opdracht, gelijk aan de codes in Jira
• tags: de indeling met drie assen, bewaakt met een woordenlijst
• tarieven: benoemde tarieven per ervaringsniveau, een factor per niveau, bovenop het basistarief per project
• leden: het model met klantgroepen, met 6 tot 12 mensen per groep
• archiveren: een ronde per week, plus controlelogboeken in het Business-abonnement

Tijd om in te richten: een week werk voor iemand die de bedrijfsvoering doet. Tijd om bij te houden: een uur per week.

#Veelgestelde vragen

Kan ik mappen of onderliggende projecten gebruiken? Niet rechtstreeks. Het model is bewust plat. De naamafspraken in dit stuk zijn de manier om een hiërarchie na te bootsen zonder de snelheid van een platte lijst te verliezen.

Wat als ik een project hernoem nadat het is begonnen? Dat is veilig. De projectnaam is een label, en hernoemen raakt bestaande regels niet. De nieuwe naam staat meteen overal.

Hoe stap ik over vanuit een tool die wel klanten kent? Zet de naam van de klant in het veld Klant van het project en gebruik patroon A of B voor de titel. Het eerste deel van de projectnaam houdt de klant in elke lijst zichtbaar.

Kun je tags verplicht maken? Niet rechtstreeks. De discipline is menselijk, geholpen door de woordenlijst. Sommige teams laten Chronis aan het eind van de dag herinneren aan ontbrekende tags.

Hoeveel tags mag een regel dragen? Er is geen vaste grens. In de praktijk zijn drie tot vijf de zoete plek, en daarboven wordt je rapportage rommelig.

#Samengevat

• Timesheet werkt met projecten, tags, tarieven en leden, en niet met geneste projecten
• Een consequente naamafspraak is de grootste hefboom om mee te groeien
• Een kleine indeling van je tags met heldere assen verslaat een wildgroei aan losse labels
• Een klein aantal benoemde tarieven plus standaardwaarden per project bespaart de meeste tijd zodra je voorbij vijf gebruikers komt
• Archiveer stevig, want een actieve lijst van 30 regels verslaat er een van 300

#Verder lezen

• Je werk organiseren met projecten en tags voor het overzicht van de basis
• Klanten factureren met eigen tarieven en toeslagen per uur om de tariefkant in te richten
• Samenwerken met je team aan gedeelde projecten om toegang te delen zonder je privacy te verliezen