Samenwerken met je team aan gedeelde projecten

In je eentje registreren beantwoordt de vraag "waar zijn mijn uren gebleven?". Registreren met een team beantwoordt een heel andere reeks vragen: wie werkt er nu waaraan, hoeveel ruimte heeft het team deze week, en welke projecten lopen binnen de schatting? Je hebt dezelfde bouwstenen nodig, dus projecten, taken en tags, plus een paar nieuwe: teams, rollen en rechten.

De teamfuncties zitten in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard. Tot 50 teamleden op Pro, en Enterprise rekt dat op tot 200.

#Teams en rollen

#Wat een team is

Een groep mensen die projecten deelt en, met de juiste rechten, elkaars geregistreerde werk ziet. Bruikbare indelingen:

• het hele bedrijf of een afdeling
• één opdracht bij één klant
• een bepaalde projectgroep
• een vestiging of locatie

#Drie rollen

Abonnementen beheer je per gebruiker of per organisatie, niet per team.

Kies de rol per persoon op basis van hoeveel vertrouwen het werk vraagt, niet op basis van hoeveel vertrouwen iemand geniet.

#Je eerste team aanmaken

#Stap 1: open het teambeheer

1. Log in op my.timesheet.io
2. Open Teams in de navigatie
3. Klik op Team aanmaken

#Stap 2: stel het in

• Naam van het team: iets beschrijvends, zoals het bedrijf, de afdeling of de klant
• Omschrijving: mag je overslaan, maar helpt zodra er meerdere teams zijn
• Instellingen: de standaardwaarden die het team overneemt

#Stap 3: opslaan

Het team bestaat. Jij bent de eigenaar.

#Leden uitnodigen

#De uitnodiging versturen

1. Open het team
2. Ga naar Leden
3. Vul e-mailadressen in, één of meerdere
4. Kies per genodigde een rol
5. Verstuur

#Wat de genodigde ziet

Een e-mail met een link om te accepteren. Heeft die persoon nog geen account bij Timesheet, dan leidt de link hem door het aanmaken ervan. Na het accepteren staat hij in de ledenlijst en kun je hem projecten toewijzen.

#De status van een uitnodiging

Uitgenodigde leden staan met een markering in de ledenlijst tot ze accepteren. Ging een uitnodiging naar het verkeerde adres, haal het uitgenodigde lid dan weg en voeg hem opnieuw toe.

#Gedeelde projecten

#Een teamproject aanmaken

1. Open Projecten binnen het team
2. Klik op Project aanmaken
3. Vul de naam, de omschrijving, het uurtarief en de standaardwaarden in
4. Wijs de leden toe die toegang moeten hebben
5. Sla op

#Waar je persoonlijke projecten heen gaan

Zodra je teams aanzet, komen je bestaande projecten en hun gegevens bij je eerste team te horen, en je oude regels blijven staan. Vanaf dan bepaal je bij het aanmaken van een project bij welk team het hoort, en dat kun je later niet meer verplaatsen. Een project delen betekent er leden aan toevoegen:

1. Open het project
2. Ga naar Leden
3. Voeg de mensen toe die toegang moeten hebben, elk met een recht
4. Sla op

#Toegangsniveaus per project

Bepaal per project:

• wie mag kijken: regels en rapportages zien
• wie mag registreren: eigen regels op dit project boeken
• wie mag beheren: instellingen aanpassen en alle regels zien

#Rechten

#Per lid

Wat iemand ziet, volgt uit zijn rol en zijn projecttoewijzingen:

• Toegang tot projecten: welke projecten hij kan zien en waarop hij kan registreren, komt uit zijn lidmaatschappen per project
• Zichtbaarheid van gegevens: leden zien hun eigen regels, en managers en eigenaren die van het team

#Zichtbaarheid van bedragen

Bepaal wie tarieven en verdiensten mag zien:

Stel dit in op teamniveau, of wijk er per project van af.

#Waar elke instelling voor is

• Uit: zzp'ers in een gedeeld team die elkaars tarieven niet horen te zien
• Eigenaar en managers: de gebruikelijke keuze in een bedrijf
• Zichtbaar voor iedereen: culturen die bewust open zijn

#Liveweergave

Waar je team op dit moment mee bezig is.

#Waar je die vindt

Open Liveweergave of Teamstatus binnen het team. Actieve leden verschijnen met hun huidige taak, project, lopende duur en begintijd.

#Als lijst

Voor teams op kantoor of teams die op afstand samenwerken:

• naam en profielfoto van het lid
• het huidige project
• de omschrijving van de huidige taak
• de lopende duur
• de begintijd

#Op de kaart

Voor teams in het veld:

• leden op een kaart
• de locatie wordt bijgewerkt uit de locatiegegevens van de taak
• handig voor het inplannen, voor onderlinge afstemming, en voor "is er iemand in de buurt van de klant?"

#Wanneer het loont

• een blik in de ochtend in plaats van een overleg
• mensen in het veld over locaties afstemmen
• gevoel houden bij de ruimte in je team voordat je een klant een datum belooft
• snel zien wie er beschikbaar is zonder iemand te storen

#Teamrapportages

#Opgeteld

• de totale teamuren per periode
• uren per project over het hele team
• uren per lid
• vergelijking over de tijd

#Per lid

Als manager of eigenaar:

• de verdeling per persoon
• de bijdrage aan projecten
• ontwikkelingen over weken en maanden

#Teamgegevens exporteren

Exports naar CSV en Excel, met filters op datum, project en lid. Het Pro-abonnement ondersteunt daarnaast toegang via de API, en zo koppel je teamgegevens aan een groter rapportagesysteem, als je dat hebt.

#Een teamlid goed op weg helpen

#Voordat je de uitnodiging stuurt

1. Zet de projecten klaar waar hij als eerste aan werkt
2. Kies zijn rol: manager of lid
3. Stel in wat er zichtbaar is

#De uitnodiging en de eerste dag

1. Stuur de uitnodiging, met de rol en de context van de projecten erbij
2. Vertel aan welke projecten hij werkt en waarom
3. Loop het in vijf minuten door:
   • de timer starten, pauzeren en stoppen
   • van project wisselen op een lopende taak
   • een omschrijving en tags toevoegen
4. Spreek af hoe vaak er geregistreerd wordt en hoe gedetailleerd

#Eén pagina met teamafspraken

Schrijf hem één keer en houd hem kort:

• hoe je projecten noemt
• wat er in de omschrijving van een taak hoort
• welke tags je gebruikt en wanneer
• de standaardwaarden voor pauzes en declarabel
• waar je vragen stelt

#Fouten met rechten die je opbreken

#Te veel toegang

Alle leden zien alle projecten en alle bedragen. Oplossing: houd de rol op lid, geef toegang per project, en zet de zichtbaarheid van bedragen op eigenaar en managers, of helemaal uit.

#Te weinig toegang

Leden zien projecten niet die ze echt nodig hebben. Oplossing: loop de projecttoewijzingen na. Vijf minuten per nieuw project.

#Ongelijk registreren

De een boekt uitgebreide regels, de ander boekt "gewerkt aan Acme". Oplossing: die ene pagina met afspraken, plus eens per kwartaal een blik van een manager.

#Overbelaste manager

Eén manager die iedereen bedient. Oplossing: maak leden die je vertrouwt manager voor een bepaald gebied. Pro ondersteunt tot 50 gebruikers, en je hebt echt niet één manager voor allemaal nodig.

#Als er iets misgaat

#"Ik zie een project niet"

Het lid moet eraan toegewezen zijn.

1. De eigenaar of een manager opent het project
2. Voegt het lid toe aan de toegangslijst van het project
3. Het lid ververst de pagina, of logt uit en weer in

#"Een lid kan geen uren registreren"

Controleer:

• Heeft die persoon de uitnodiging geaccepteerd?
• Is hij aan minstens één project toegewezen?
• Heeft hij op dat project het recht om uren te registreren?

#"De uitnodiging is nooit aangekomen"

• Kijk in de map met ongewenste post
• Controleer of het e-mailadres klopt
• Haal het uitgenodigde lid weg en voeg hem opnieuw toe
• Kijk of die persoon niet al een account op een ander adres heeft

#"Ik zie de uren van een teamlid niet"

• Controleer je eigen rol, manager of eigenaar
• Kijk naar de rechten op het project
• Kijk of dat lid ook echt uren heeft geregistreerd

#Samengevat

De teamlaag voegt dit toe:

• Teams: gedeelde groepen met gedeelde projecten
• Rollen: eigenaar, manager en lid, elk met precies genoeg reikwijdte
• Gedeelde projecten: samen registreren, met toegang per project
• Rechten: wie wat ziet, bedragen inbegrepen
• Liveweergave: de stand van zaken zonder overleg
• Teamrapportages: opgeteld voor het management, per regel voor je facturatie

Richt het één keer goed in en registreren met een team wordt hetzelfde als in je eentje, alleen op een andere schaal. Pro-abonnement, 30 dagen gratis proberen.

#Verder lezen

• Facturen maken in pdf uit de uren van je hele team
• QuickBooks koppelen om je team te factureren
• Zapier koppelen om processen op teamniveau te automatiseren