Timesheet op al je apparaten met synchronisatie via de cloud

Je start een timer op je telefoon tijdens een klantafspraak. Je gaat verder op je tablet in de trein. Je rondt het nakijken af op je laptop. Het lastige is niet registreren op drie apparaten, het is zorgen dat die drie het eens zijn over wat er is geregistreerd. Daarvoor is synchronisatie via de cloud.

Dit stuk is de praktische gids: welk abonnement welk apparaat dekt, hoe je synchronisatie instelt, hoe offline werkt, wat er gebeurt bij botsingen, en een paar tips om uit de problemen te blijven.

#Welk abonnement wat dekt

De korte versie, voor alles:

• Basic, gratis: de mobiele app op één apparaat. Geen synchronisatie via de cloud.
• Plus: de mobiele app op meerdere apparaten, met synchronisatie via de cloud daartussen. Geen webapp.
• Pro: alles uit Plus, plus de webapp op my.timesheet.io, de Chrome-extensie en de teamfuncties. 30 dagen gratis proberen, zonder creditcard.

Gebruik je altijd maar één telefoon, dan is Basic genoeg. Zodra je een tweede apparaat toevoegt, wil je Plus. Zodra je een browser of een team wilt, wil je Pro.

#Wat synchroniseren via de cloud echt doet

#Toegang op meerdere apparaten, in Plus en Pro

Timesheet draait op:

• Android, in elk abonnement, met synchronisatie vanaf Plus
• iOS en iPadOS, in elk abonnement, met synchronisatie vanaf Plus
• een webbrowser, vanaf Pro
• de Chrome-extensie, vanaf Pro

#Wat er meereist

Alles blijft op je apparaten gelijk:

• projecten, instellingen en tags
• urenregels
• onkosten en notities
• bijlagen, zoals foto's van bonnen

#Automatische back-up

Synchroniseren via de cloud werkt tegelijk als back-up:

• je hoeft niet handmatig te exporteren voor de zekerheid
• je gegevens overleven een verloren telefoon
• herstellen is inloggen op een nieuw apparaat

#Synchronisatie instellen

#Stap 1: log in

1. Open Timesheet op je belangrijkste apparaat
2. Instellingen → Account
3. Meld je aan of log in met e-mail en wachtwoord, met Google of met je Apple ID
4. Bevestig als daarom wordt gevraagd

#Stap 2: laat de eerste synchronisatie lopen

1. Zodra je bent ingelogd, begint de synchronisatie vanzelf
2. De eerste keer gaan je lokale gegevens naar de cloud
3. Pas je voorkeuren aan als je wilt, zoals hoe vaak en wat er meegaat

#Stap 3: voeg je volgende apparaat toe

Op elk extra apparaat:

1. Installeer Timesheet
2. Log in met hetzelfde account
3. De synchronisatie gaat vanzelf aan
4. Je gegevens verschijnen

#Per platform

#Android

• een native app in Kotlin
• synchroniseren op de achtergrond
• lokale opslag om offline te werken
• een widget om snel te registreren
• een bijbehorende app voor Wear OS

#iOS

• een native app in Swift
• synchroniseren op de achtergrond
• lokale opslag
• inloggen met je Apple ID

#Web, in Pro

• volledig uitgerust op my.timesheet.io
• werkt in elke browser
• dashboard, rapportages en teamfuncties

#Chrome-extensie, in Pro

• snel registreren vanaf elk tabblad
• starten en stoppen met één klik
• te vinden in de Chrome Web Store

#Hoe de synchronisatie zich gedraagt

#Meteen

Zodra je apparaat online is:

• gaan wijzigingen binnen seconden rond
• werken je andere apparaten zichzelf bij
• hoef je niets zelf te starten

#Op de achtergrond

Zodra de app dicht is:

• wordt er af en toe op de achtergrond gesynchroniseerd
• worden nieuwe gegevens opgehaald zodra je de app opent
• gebeurt dat op een manier die je batterij spaart

#De status

Het accountscherm laat zien hoe het ervoor staat:

• wanneer er voor het laatst met succes is gesynchroniseerd
• hoeveel wijzigingen er nog wachten om verstuurd te worden
• eventuele fouten

#Offline werken

Synchroniseren via de cloud betekent niet dat je voortdurend internet nodig hebt. Offline werken hoort erbij.

#Hoe het werkt

1. Je begint te registreren, zonder verbinding
2. Je gegevens worden lokaal bewaard
3. Zodra de verbinding terug is, wordt er gesynchroniseerd
4. De cloud en je toestel worden samengevoegd

#Werkt offline

• de timer starten, pauzeren en stoppen
• regels aanmaken
• regels bewerken
• je gegevens bekijken
• onkosten en notities toevoegen

#Heeft internet nodig

• synchroniseren met je andere apparaten
• de teamfuncties
• de webapp
• documenten in pdf maken
• ingeplande rapportages per e-mail

#Hoe je er in de praktijk mee omgaat

• denk niet aan je verbinding, registreer gewoon
• er wordt vanzelf gesynchroniseerd zodra het kan
• wil je zekerheid, dan kun je het zelf starten

#Botsingen oplossen

Wordt dezelfde regel op twee apparaten bewerkt voordat ze synchroniseren, dan kan er een botsing ontstaan. Timesheet handelt de meeste vanzelf af.

#Hoe een botsing ontstaat

1. Je bewerkt een regel op je telefoon, offline
2. Voordat die is verstuurd, bewerk je dezelfde regel in de webapp
3. Bij het synchroniseren bestaan er twee versies

#Hoe hij wordt opgelost

• De nieuwste wijziging wint. Elke wijziging draagt een tijdstempel van de laatste bewerking, en de cloud houdt de meest recente versie van de regel.
• Geen vragen, geen samenvoegscherm. Het gaat vanzelf, en op elk apparaat komt dezelfde eindstand terecht.

#Hoe je ze voorkomt

• laat het ene apparaat synchroniseren voordat je op het andere bewerkt
• houd één apparaat aan als het belangrijkste om op te bewerken
• bewerk dezelfde offlineregels niet tegelijk op meerdere apparaten

#De Chrome-extensie

De extensie is een kleine urenregistratie die naast je tabbladen zit.

#Installeren

1. Open de Chrome Web Store
2. Zoek op "Timesheet Time Tracker"
3. Klik op Toevoegen aan Chrome
4. Log in met je Pro-account

#Gebruiken

Een timer starten:

1. Klik op het icoon van Timesheet in je werkbalk
2. Kies een project
3. Zet er eventueel een omschrijving bij
4. Klik op Start

Stoppen:

1. Klik op het icoon
2. Klik op Stop
3. De regel wordt bewaard en gesynchroniseerd

#Wat de extensie kan

• een projectkiezer
• de lopende timer in beeld
• je recente regels
• gelijklopen met mobiel en het web

#Je account en je gegevens beheren

#Hoe de synchronisatie ervoor staat

1. Instellingen → Synchronisatie
2. De laatste keer, de wachtende wijzigingen en eventuele fouten

#Zelf synchroniseren

1. Instellingen → Synchronisatie
2. Tik op Nu synchroniseren
3. Wacht tot het klaar is

#Opnieuw beginnen

Voelt er iets niet goed en wil je alles opnieuw uit de cloud halen:

1. Log uit
2. Wis de gegevens of het geheugen van de app
3. Log weer in
4. Je gegevens worden opnieuw opgehaald

#Herstellen na een verloren apparaat

1. Installeer Timesheet op je nieuwe apparaat
2. Log in met je account
3. Je gegevens komen terug

#Veiligheid en privacy

#Versleuteling

• onderweg: SSL en TLS
• in rust: versleuteld
• veilig inloggen

#Privacy

• sluit aan op de AVG
• je gegevens blijven van jou
• geen gegevens naar derden voor analyse of advertenties

#Back-up

• automatische, doorlopende back-ups in de cloud
• je gegevens staan op de infrastructuur van Google Cloud
• herstellen doe je door in te loggen op een nieuw apparaat

#Als er iets misgaat

#"Er wordt niet gesynchroniseerd"

• Heb je internet?
• Ben je op het juiste account ingelogd?
• Staat synchroniseren aan in je instellingen?
• Heeft de app de rechten die hij nodig heeft?

#"Mijn apparaten laten iets anders zien"

• Start op elk apparaat zelf een synchronisatie
• Wacht een paar minuten
• Log zo nodig uit en weer in

#"Er zijn synchronisatiefouten"

Veelvoorkomende oorzaken:

• problemen met je netwerk, probeer het later
• iets met je account, controleer je inloggegevens
• je opslag zit vol, maak ruimte vrij
• je app is verouderd, werk hem bij

#"Er ontbreken gegevens na het herstellen"

• Is het het juiste account?
• Is de synchronisatie afgerond?
• Staan er fouten?

#Tips voor meerdere apparaten

Kies één apparaat om op te bewerken. Meestal je telefoon. Gebruik het web voor rapportages en je tablet om af en toe iets na te lopen. Minder botsingen als één apparaat de meeste wijzigingen maakt.

Synchroniseer voordat je wisselt. Wacht tot de aanduiding tot rust komt voordat je van het ene apparaat naar het andere gaat.

Exporteer toch elk kwartaal. Synchroniseren via de cloud is een back-up, maar een export naar CSV op je eigen schijf, een paar keer per jaar, kost niets en laat je beter slapen.

Houd je apps bij. Synchroniseren werkt het best als al je apparaten op de laatste versie draaien. Wijzigingen in het gegevensmodel of het protocol gaan makkelijker als al je installaties actueel zijn.

#Samengevat

Het model:

• Je abonnement telt: Basic is één apparaat, Plus voegt synchronisatie op mobiel toe, en Pro voegt het web en Chrome toe
• Eén keer instellen: log op elk apparaat in
• Synchroniseren gaat vanzelf: meteen als je online bent, en anders op de achtergrond
• Offline werkt: registreer zonder internet, en de synchronisatie loopt bij
• Botsingen lossen zichzelf op in de meeste gevallen
• Back-up zit erin

Begin op elk apparaat, en ga op elk ander verder.

#Verder lezen

• Je werk organiseren met projecten en tags zodat dezelfde labels overal gelden
• Automatiseer het starten met een geofence, wifi of NFC, en laat de synchronisatie je gegevens dragen
• Facturen maken in pdf uit uren die je op al je apparaten hebt geregistreerd