De timer vanzelf starten zodra je op het wifinetwerk van kantoor komt

Je loopt kantoor binnen. Je telefoon maakt verbinding met de wifi. De timer zou al moeten lopen. Op de meeste dagen denk je er vijf minuten later aan om de app te openen, en dan heb je al twee berichten beantwoord en je begintijd verloren.

Wifitriggers dichten dat gat. Je telefoon komt op het netwerk van kantoor, Timesheet ziet dat, en de timer start zichzelf op het juiste project. De regel krijgt een echte begintijd, het moment waarop je op het netwerk kwam, en een echte eindtijd, wanneer je weggaat of zelf stopt. Geen vergeten tien minuten meer.

#Hoe wifitriggers werken

Timesheet kijkt met welk wifinetwerk je telefoon op dat moment verbonden is. Komt het netwerk overeen met een regel die je hebt ingesteld, dan voert de app de gekoppelde actie uit op het project van die regel.

Er zijn vier acties:

• Starten en stoppen: de timer start zodra je telefoon op het bijbehorende netwerk komt en stopt zodra hij het verlaat
• Alleen starten: de timer start bij verbinding, en stoppen doe je zelf
• Alleen stoppen: de regel stopt de timer alleen, en start hem nooit
• Pauzeren en hervatten: de regel zet een pauze op de lopende timer aan of uit

Elke actie die afgaat maakt een echte urenregel aan of sluit er een af, met concrete begin- en eindtijden. Het moment van verbinding wordt het begin van de regel, en de eerstvolgende stop het eind. Er is geen modus die alleen een saldo bijhoudt.

#Wat je nodig hebt

• Een Android-telefoon
• De app Timesheet met minstens één project
• Een wifinetwerk waarmee je regelmatig verbinding maakt: thuis, op kantoor, bij een klant of op een flexplek

Meer niet. Er is geen betaald abonnement voor nodig en je hebt geen account nodig, want automatisering met wifi is gratis in het Basic-abonnement. Een account komt pas in beeld voor synchronisatie via de cloud en delen met je team.

Eén eerlijke opmerking voor iPhone-gebruikers: wifitriggers zijn een functie van Android. De iOS-app dekt hetzelfde terrein af met automatisering via geofences, iBeacons en NFC.

#Je eerste wifiregel instellen

#Stap 1: open het scherm Automatisering

1. Open Timesheet
2. Open Automatisering in het hoofdmenu
3. Tik op Nieuwe automatisering

#Stap 2: stel de regel in

Het formulier vraagt om vier dingen:

1. Project: het project waarop de regel registreert
2. Type: kies WLAN
3. Actie: starten en stoppen in de meeste gevallen
4. Naam van het toegangspunt: typ of kies de naam van het wifinetwerk, de SSID, die precies moet overeenkomen

Een typische eerste regel: Acme · Kantoorwerk plus WLAN plus starten en stoppen plus Acme-Kantoor.

#Stap 3: opslaan en testen

1. Tik op Opslaan
2. Loop buiten het bereik van de wifi en kom weer terug
3. Open de app, en de timer hoort te lopen op het project van de regel

Gebeurt er niets, kijk dan bij de veelgestelde vragen hieronder.

#Werkwijzen die hout snijden

#Wie op één locatie werkt

Eén regel met starten en stoppen. Verbinding maken met de wifi van kantoor start je dag. Verbinding verliezen, bijvoorbeeld als je gaat lunchen, stopt hem. Je dag krijgt vanzelf een begin en een eind.

Een veelgebruikte verfijning: kies alleen starten en combineer dat met een automatische pauzeregel voor de lunch. Dan blijft de regel open als de verbinding kort wegvalt, maar komt de pauze wel op het juiste moment.

#Wie in het veld bij meerdere klanten komt

Een aparte regel met starten en stoppen per klantlocatie. Acme-Kantoor verlaten sluit de regel "Acme · Op locatie", en op Beta-Kantoor komen start "Beta · Op locatie". Je dag loopt er vanzelf doorheen terwijl je telefoon van netwerk naar netwerk gaat.

Voor klantlocaties zonder gastnetwerk waar je op kunt is NFC de betere keuze. Zie de gids over NFC voor dat patroon.

#De splitsing tussen thuis en kantoor

Twee regels:

• Wifi-kantoor plus starten en stoppen op "Vaste baan"
• Wifi-thuis plus starten en stoppen op "Eigen project"

Je avondklussen starten zichzelf zodra je thuis aan je bureau gaat zitten.

#De vangnetregel die stopt bij vertrek

Een regel met starten en stoppen start de timer bij verbinding en stopt hem als de verbinding wegvalt. Het risico: een wankel toegangspunt dat je tien seconden laat vallen, veroorzaakt een ongewenste stop. Sommige Android-telefoons verlaten de wifi ook zodra het scherm op slot gaat, om batterij te sparen. Zie je om de paar minuten een stop, kijk dan of er een instelling is om de wifi aan te houden in de slaapstand. Beperk het risico door starten en stoppen alleen te gebruiken op netwerken waarvan je weet dat ze stabiel zijn, of stap over op alleen starten en stop bewust zelf.

#Wifi, geofence en NFC: wanneer je wat gebruikt

Wifi, geofence en NFC starten en stoppen allemaal dezelfde timer. Ze verschillen in wat ze in gang zet. Op de iPhone bestaat het rijtje uit geofence, iBeacon en NFC, en is wifi het lid van de familie dat alleen op Android bestaat.

De meeste mensen combineren er twee van de drie. Het overzicht van de automatiseringen loopt de volledige combinaties langs.

#Privacy en wat Timesheet ziet

Een paar dingen die goed zijn om te weten:

• De app ziet alleen de SSID, de naam van het wifinetwerk, en of je op dit moment verbonden bent. Hij ziet je IP-adres niet, de andere apparaten op het netwerk niet, en niets van wat je verstuurt.
• Het vergelijken van de SSID gebeurt lokaal op je telefoon. Heb je synchronisatie via de cloud aanstaan, dan wordt de regel zelf, inclusief de naam van het netwerk, in je account bewaard zoals elke andere instelling. Die synchroniseert als tekst, "Acme-Kantoor", en niet als live netwerkgegevens.
• Buiten het instellen om, waar je uit gevonden netwerken kunt kiezen, reageert de app alleen op het netwerk waarmee je echt verbinding maakt.

De app heeft toestemming voor locatie nodig om wifi te kunnen zien. Dat is een eis van Android zelf, niet iets van Timesheet.

#Patronen die goed werken

Kies alleen starten op wankele netwerken. Een regel met starten en stoppen loopt het risico de timer te sluiten zodra het toegangspunt hapert. Alleen starten houdt de regel open, en je stopt hem bewust zelf.

Koppel de regel aan een stabiel netwerk. Eduroam, gratis wifi in een café en openbare netwerken wisselen voortdurend van SSID. Gebruik ze voor een losse trigger, niet voor een dagelijkse regel.

Combineer met een automatische pauze. Een pauzeregel na vier uur naast een startregel op wifi dekt je lunch vanzelf af.

Loop het wekelijks na. Kijk op vrijdag naar de urenregels die je wifiregels hebben aangemaakt. Zie je verdachte starts, bijvoorbeeld omdat je telefoon op het netwerk van de buren kwam, geef de regel dan een striktere naam of haal hem weg.

#Veelgestelde vragen

Werkt het op de achtergrond? Ja, met de normale rechten voor de achtergrond, en de app hoeft niet open te staan. Verliest je telefoon de wifi zodra het scherm op slot gaat, lees dan de opmerking over de instellingen van je toestel hierboven.

Wat als ik op het netwerk kom maar mijn telefoon niet ontgrendel? De regel gaat gewoon af. Ontgrendelen is niet nodig.

Ziet mijn werkgever de naam van mijn wifi thuis? Niet via Timesheet. Regels horen bij jouw account, en alleen regels die je bewust met een projectteam deelt zijn voor anderen zichtbaar. Werk je op een beheerd toestel, dan kan je IT-afdeling netwerknamen zien via het beheer van dat toestel, maar dat staat los van Timesheet.

Kan ik regels maken op een gastnetwerk bij een klant? Ja, zolang je telefoon er echt verbinding mee maakt. Vraagt het gastnetwerk elke dag om inloggen via een portaal, dan gaat de verbinding nog steeds af.

Kan ik regels met mijn team delen? Ja. Vink Gedeeld met je projectteam aan bij de regel, een functie van Pro, en je teamleden kunnen dezelfde automatisering gebruiken. Regels die je niet deelt blijven persoonlijk, en synchronisatie via de cloud neemt ze alleen mee naar je eigen apparaten.

#Samengevat

• Wifitriggers starten en stoppen de timer zodra je telefoon een bekend netwerk binnenkomt of verlaat
• Elke keer dat ze afgaan, wordt er een echte regel aangemaakt of afgesloten, met een echte begin- en eindtijd
• Instellen is één regel per netwerk, en kost per stuk een minuut
• Een functie van Android, in elk abonnement, ook in Basic; op de iPhone dekken geofences, iBeacons en NFC hetzelfde terrein af
• Combineert vanzelfsprekend met NFC, geofences en automatische pauzeregels

#Verder lezen

• Urenregistratie automatiseren met geofence, wifi en NFC om de drie triggers te vergelijken en te combineren
• In- en uitklokken met NFC-tags voor locaties zonder betrouwbare wifi
• Pauzes bijhouden en je echte werkuren zien om de lunch binnen een lange wifiregel goed te zetten