Como colaborar com sua equipe em projetos compartilhados

O controle de horas individual responde "para onde foram as minhas horas?". O controle de horas em equipe responde outro conjunto de perguntas: quem está trabalhando no quê agora, como está a capacidade do time nesta semana e quais projetos estão dentro da estimativa. Você precisa das mesmas peças (projetos, tarefas, tags) mais algumas novas: equipes, papéis e permissões.

Os recursos de equipe ficam no plano Pro, que inclui 30 dias de teste grátis (sem cartão de crédito). Até 50 membros no Pro; o Enterprise amplia para 200.

#Equipes e papéis

#O que é uma equipe

Um grupo de pessoas que compartilha projetos e (com as permissões certas) enxerga o trabalho registrado pelas outras. Estruturas úteis:

• A empresa inteira ou um departamento
• Um único contrato de cliente
• Um grupo específico de projetos
• Um escritório ou localidade

#Três papéis

(As assinaturas são administradas por pessoa ou por organização, não por equipe.)

Escolha o papel de cada pessoa pelo quanto de confiança o trabalho exige, não pelo quanto de confiança a pessoa merece.

#Criando sua primeira equipe

#Passo 1: abra a gestão de equipes

1. Entre em my.timesheet.io
2. Abra Equipes na navegação
3. Clique em Criar equipe

#Passo 2: configure

• Nome da equipe: descritivo (a empresa, o departamento, o cliente)
• Descrição: opcional, mas ajuda quando existem várias equipes
• Configurações: os padrões que a equipe herda

#Passo 3: salve

A equipe existe. Você é o proprietário.

#Convidando membros

#Enviando o convite

1. Abra a equipe
2. Vá em Membros
3. Informe os e-mails (um ou vários)
4. Defina um papel por convidado
5. Envie

#O que o convidado vê

Um e-mail com um link para aceitar. Se a pessoa não tem conta no Timesheet, o link a guia na criação. Depois de aceitar, ela aparece na lista de membros e pode receber projetos.

#Status do convite

Membros convidados aparecem na lista com um marcador de pendente até aceitarem. Se o convite foi para o endereço errado, remova o membro convidado e adicione de novo.

#Projetos compartilhados

#Criando um projeto de equipe

1. Dentro da equipe, abra Projetos
2. Clique em Criar projeto
3. Preencha nome, descrição, valor da hora e padrões
4. Atribua os membros que devem ter acesso
5. Salve

#Para onde vão os projetos pessoais

Quando você ativa as equipes, seus projetos existentes e os dados deles são atribuídos à sua primeira equipe; os registros históricos permanecem. Daí em diante, a equipe de um projeto é definida na criação e não pode ser movida para outra equipe depois. Compartilhar um projeto significa acrescentar membros a ele:

1. Abra o projeto
2. Vá em Membros
3. Acrescente as pessoas que devem ter acesso, cada uma com uma permissão
4. Salve

#Níveis de acesso ao projeto

Em cada projeto, decida:

• Quem pode ver: enxerga registros e relatórios
• Quem pode registrar: acrescenta os próprios registros nesse projeto
• Quem pode administrar: edita configurações e vê todos os registros

#Permissões

#Por membro

A visibilidade segue o papel da pessoa e os projetos atribuídos:

• Acesso a projetos: quais projetos ela vê e onde pode registrar vem das participações em projeto
• Visibilidade dos dados: membros veem os próprios registros; gestores e proprietários veem os da equipe

#Visibilidade dos valores

Controle quem pode ver valores e ganhos:

Configure no nível da equipe ou sobrescreva por projeto.

#Para que serve cada configuração

• Desativado: prestadores em uma equipe compartilhada que não devem ver os valores uns dos outros
• Proprietário e gestores: o padrão comum nas empresas
• Visível para todos: culturas transparentes por decisão

#Visão ao vivo

O que a equipe está fazendo agora.

#Onde ela fica

Dentro da equipe, abra Visão ao vivo (ou Status da equipe). Os membros ativos aparecem com a tarefa atual, o projeto, a duração em andamento e o horário de início.

#Visão em lista

Para equipes de escritório ou equipes remotas que trabalham juntas:

• Nome e avatar da pessoa
• Projeto atual
• Descrição da tarefa atual
• Duração em andamento
• Horário de início

#Visão em mapa

Para equipes de campo:

• Membros exibidos em um mapa
• Localização atualizada pelos dados de local da tarefa
• Útil para despacho, coordenação e para responder "alguém está perto do cliente?"

#Quando isso compensa

• Uma olhada de manhã no lugar de uma reunião de status
• Coordenação de gente em campo entre vários locais
• Noção de capacidade em tempo real antes de prometer um prazo ao cliente
• Um "quem está livre?" rápido, sem interromper ninguém

#Relatórios de equipe

#Agregados

• Total de horas da equipe por período
• Horas por projeto no time todo
• Horas por pessoa
• Comparação ao longo do tempo

#Por pessoa

Como gestor ou proprietário:

• Alocação individual
• Contribuição por projeto
• Tendências ao longo de semanas e meses

#Exportando dados da equipe

Exportações em CSV e Excel, com filtros de data, projeto e membro. O plano Pro também dá acesso à API, que é como você liga os dados da equipe a um ambiente maior de BI, se tiver um.

#Integrando bem uma pessoa nova

#Antes de enviar o convite

1. Monte os projetos em que ela vai trabalhar primeiro
2. Decida o papel: gestor ou membro
3. Configure as opções de visibilidade

#O convite e o primeiro dia

1. Envie o convite com o papel e o contexto dos projetos
2. Diga em quais projetos a pessoa vai trabalhar e por quê
3. Uma passagem de cinco minutos:
   • Iniciar, pausar e parar o cronômetro
   • Trocar de projeto em uma tarefa em andamento
   • Acrescentar descrição e tags
4. Alinhe expectativas: com que frequência registrar e com que nível de detalhe

#Um guia de equipe de uma página

Escreva uma vez e mantenha curto:

• Convenção de nomes de projeto
• O que vai na descrição de uma tarefa
• Quais tags usar e quando
• Padrões de pausa e de faturável
• Onde tirar dúvidas

#Erros de permissão que mordem

#Acesso demais

Todos os membros veem todos os projetos e os ganhos. Correção: mantenha o papel de membro, atribua acesso por projeto e defina a visibilidade de valores como "proprietário e gestores", ou desative.

#Acesso de menos

Membros não conseguem ver projetos de que realmente precisam. Correção: revise as atribuições de projeto. Cinco minutos por projeto novo.

#Registro inconsistente

Algumas pessoas lançam registros detalhados, outras lançam "trabalhei na Acme". Correção: o guia de uma página, mais uma revisão do gestor uma vez por trimestre.

#Gestor sobrecarregado

Um gestor cuidando de todo mundo. Correção: promova membros de confiança a gestor em áreas específicas. O Pro suporta até 50 pessoas; você não precisa de um gestor só para todas elas.

#Solução de problemas

#"Não consigo ver um projeto"

A pessoa precisa estar atribuída a ele.

1. O proprietário ou gestor abre o projeto
2. Acrescenta a pessoa à lista de acesso do projeto
3. A pessoa atualiza a página (ou sai e entra de novo)

#"O membro não consegue registrar horas"

Verifique:

• Ele aceitou o convite?
• Está atribuído a pelo menos um projeto?
• Tem a permissão de registrar horas naquele projeto?

#"O convite nunca chegou"

• Confira as pastas de spam e lixo eletrônico
• Verifique se o e-mail está correto
• Remova o membro convidado e adicione de novo
• Confira se a pessoa não tem outra conta com um e-mail diferente

#"Não consigo ver as horas de um membro da equipe"

• Confirme o seu papel (gestor ou proprietário)
• Confira as permissões do projeto
• Confirme que a pessoa realmente registrou horas

#Resumo

A camada de equipe acrescenta:

• Equipes: grupos compartilhados com projetos compartilhados
• Papéis: proprietário, gestor e membro, cada um com o alcance certo
• Projetos compartilhados: registro colaborativo, com acesso por projeto
• Permissões: quem vê o quê, inclusive valores
• Visão ao vivo: status em tempo real sem reunião
• Relatórios de equipe: agregados para a gestão, detalhados para a cobrança

Acerte a configuração uma vez e o registro da equipe fica igual ao de uma pessoa, só que em outra escala. Plano Pro, 30 dias de teste grátis.

#Para onde ir agora

• Gere faturas em PDF a partir das horas registradas por todo o time
• Conecte ao QuickBooks para faturar a equipe
• Conecte ao Zapier para automatizar fluxos no nível da equipe