Como estruturar projetos em agências e times com muitos clientes

Um freelancer com três clientes se vira com três projetos chamados "Acme", "Beta" e "Gamma". Uma agência com quarenta clientes, seis departamentos, três faixas de preço e um contrato recorrente, não.

O objetivo deste guia não é a combinação básica de projeto e tag (coberta na visão geral de projetos e tags). O objetivo é a camada seguinte: convenções de nome, taxonomia de tags, estratégia de arquivamento e padrões de compartilhamento que escalam de três projetos para trezentos sem que ninguém precise de uma cola para achar o trabalho de terça.

#O modelo em um parágrafo

O modelo de dados do Timesheet é plano de propósito:

• Um projeto é o recipiente faturável. Cada registro de tempo vive em exatamente um projeto.
• Uma tag é um rótulo que atravessa tudo. Cada registro pode carregar várias tags.
• Um valor é um multiplicador de custo ou cobrança. Cada registro pode ter um valor.
• Membros do projeto são as pessoas com acesso a ele (a partir dos planos Pro).

Não existe projeto pai, subprojeto nem uma entidade de cliente com tela própria. Cada projeto carrega, sim, um campo de cliente (e os documentos carregam um cliente também), então o nome do cliente tem uma casa apropriada. O truque é combinar esse campo com nomes de projeto e taxonomias de tag para simular uma hierarquia onde você precisar. Bem feito, isso escala mais do que projetos aninhados.

#Convenções de nome de projeto que funcionam

Um nome de projeto consistente é o maior ganho de legibilidade que existe. Três padrões à escolha:

#Padrão A: Cliente · Trabalho

Acme · Redesign do site
Acme · Renovação de marca
Beta · Roadmap do 2º trimestre
Gamma · Contrato anual

Funciona para: agências e consultorias com poucos trabalhos distintos por cliente. Permite filtrar "tudo da Acme" por um prefixo de busca e "todo o trabalho do 2º trimestre" por uma tag.

#Padrão B: Cliente · Departamento · Trabalho

Acme · Marketing · Site
Acme · Marketing · Marca
Acme · Produto · Integração de API
Beta · Financeiro · Apoio à auditoria

Funciona para: agências que atendem vários departamentos dentro do mesmo cliente. Permite separar faturas e relatórios por departamento. O nível do meio vira a segunda chave de ordenação nas listas.

#Padrão C: Código · Cliente · Trabalho

AC-W · Acme · Site
AC-B · Acme · Marca
BE-R · Beta · Roadmap

Funciona para: times que já usam um código de projeto na ferramenta de gestão (Jira, Asana, ClickUp). O prefixo torna a busca instantânea e o resto do nome continua legível.

Escolha um padrão e mantenha. Misturar convenções destrói a busca e o agrupamento nos relatórios.

Qualquer que seja o padrão, preencha também o campo de cliente do projeto. A busca de projetos considera esse campo, e a lista de projetos o exibe como coluna própria, então o cliente continua encontrável mesmo quando um nome desvia.

#Uma taxonomia de tags que não degenera

Tags crescem fácil demais. A disciplina é definir um conjunto pequeno de eixos, decidir o que cada eixo representa e nunca deixar as tags de um eixo se misturarem com outro.

#Uma taxonomia útil de três eixos

• Fase: Descoberta, Design, Construção, Lançamento, Suporte
• Atividade: Frontend, Backend, Redação, Reunião, Administração, QA
• Status de cobrança: Faturável, Não faturável, Interno, Voluntário

Cada registro deve carregar uma tag de cada eixo que se aplique. O resultado são dados consistentes e filtráveis.

#Tags ou nomes de projeto

Se um rótulo muda como você cobra, ele normalmente pertence ao nome do projeto. Se muda como você olha a cobrança entre projetos, normalmente pertence a uma tag.

#Nomeando as tags

Duas armadilhas:

• Evite sinônimos: Reunião, Call e Alinhamento criam o mesmo problema. Escolha um.
• Evite duplicatas com caixa diferente: Frontend e frontend parecem iguais e partem seus relatórios ao meio.

Um glossário de tags em um documento compartilhado, de seis linhas, evita os dois.

#Valores: o projeto define a base, os valores nomeados ajustam

Cada projeto carrega um valor-base por hora. Em cima disso, os valores no Timesheet são entradas nomeadas e reutilizáveis, no escopo da equipe: cada uma combina um fator (um multiplicador do valor-hora do projeto) com um adicional por hora, e é aplicada por registro. Um projeto também pode ter um valor padrão, para os novos registros já pegarem sozinhos.

Uma montagem típica de agência, em um projeto com valor-base de R$ 250/h:

• Valor sênior: fator 1,5, aplicado aos registros de consultores seniores (R$ 375/h efetivos)
• Valor padrão: fator 1,0, o padrão do projeto (R$ 250/h efetivos)
• Valor de urgência: fator 1,25, aplicado a trabalho no mesmo dia
• Valor voluntário: fator 0, definido como padrão em projetos pro bono

Não existem valores por pessoa que acompanhem alguém entre projetos; o valor vive no registro, ou como padrão do projeto. Para a configuração completa, veja como cobrar clientes com valores personalizados.

#Membros de projeto e visibilidade da equipe

A partir dos planos Pro, os projetos podem ser compartilhados com a equipe. Três padrões dominam:

#Padrão 1: todo mundo vê tudo

Cada projeto lista todas as pessoas ativas como membros. Útil em agências pequenas, onde qualquer consultor pode ser puxado para qualquer projeto. A desvantagem é privacidade e ruído nos relatórios; em times maiores, prefira um dos dois seguintes.

#Padrão 2: líderes de projeto mais colaboradores

Cada projeto tem um ou dois líderes (acesso total) e de três a cinco colaboradores (registram horas e veem as próprias). Isso espelha como a maioria das agências de fato monta um projeto.

#Padrão 3: células por cliente

Os projetos são agrupados por cliente em uma célula. Os membros da célula trabalham em todos os projetos daquele cliente. Projetos novos de um cliente existente herdam a composição da célula. É o padrão que melhor escala acima de 20 pessoas.

Para mais sobre o lado da equipe, veja como colaborar com sua equipe em projetos compartilhados.

#Arquivamento: a disciplina que mantém a lista curta

Uma lista de projetos com 300 itens ativos é uma lista com 0 itens úteis.

Assim que um projeto termina, arquive. Projetos arquivados:

• Continuam nos dados (registros, relatórios, exportações)
• Somem dos seletores de projeto, inclusive no cronômetro
• Podem ser desarquivados se o cliente voltar

#Quando arquivar

• O trabalho termina e a fatura é paga
• O contrato do cliente acaba e não é renovado
• Uma iniciativa interna se encerra
• Um trabalho voluntário termina

Uma varredura mensal de arquivamento (na última sexta do mês, 15 minutos) mantém a lista ativa administrável.

#Como arquivar

1. Abra o projeto no app web
2. Clique no menu de três pontos
3. Escolha Arquivar

Os apps de celular respeitam o estado de arquivado e param de mostrar o projeto nos seletores automaticamente.

#Exemplos de uso real

#Um consultor sozinho com oito clientes

• Um projeto por cliente, nomeado Cliente · Contrato
• Tags: Estratégia, Implementação, Reunião, Administração
• Valores: um valor por projeto, por cliente
• Arquivar ao fim de cada trabalho

Tempo de configuração: 20 minutos. Tempo de manutenção: 15 minutos por trimestre.

#Uma agência de cinco pessoas com doze clientes e 30 trabalhos

• Projetos nomeados Cliente · Departamento · Trabalho
• Tags: taxonomia de 3 eixos (fase, atividade, cobrança)
• Valores: um conjunto compartilhado de valores nomeados (sênior, padrão, urgência), aplicados por registro, com um valor padrão por projeto
• Membros: 2 a 3 líderes e 3 a 5 colaboradores por projeto
• Arquivamento: varredura mensal

Tempo de configuração: 2 horas. Tempo de manutenção: 30 minutos por mês.

#Uma consultoria de 40 pessoas com 100 trabalhos ativos

• Projetos nomeados Código · Cliente · Trabalho, alinhados aos códigos do Jira
• Tags: taxonomia de 3 eixos, sustentada por um glossário
• Valores: valores nomeados por senioridade (um fator por nível) em cima dos valores-base de cada projeto
• Membros: modelo de células por cliente, com 6 a 12 pessoas por célula
• Arquivamento: varredura semanal, mais trilhas de auditoria no plano Business

Tempo de configuração: uma semana de trabalho de uma pessoa de operações. Tempo de manutenção: 1 hora por semana.

#Perguntas frequentes

Dá para usar pastas ou projetos aninhados? Não diretamente. O modelo é plano de propósito. As convenções de nome deste artigo são o jeito de simular hierarquia sem perder a velocidade de uma lista plana.

E renomear um projeto depois que ele começou? É seguro. O nome do projeto é um rótulo; renomear não afeta os registros existentes. O novo nome aparece em todo lugar na hora.

Como migro de outra ferramenta que tem clientes? Coloque o nome do cliente no campo de cliente do projeto e use o padrão A ou B no título. O primeiro trecho do nome mantém o cliente visível em qualquer lista.

Dá para tornar as tags obrigatórias? Não diretamente. A disciplina é humana, ajudada pelo glossário. Algumas equipes usam o Chronis para cutucar tags faltando no fim do dia.

Qual é o limite de tags por registro? Não existe limite fixo. Na prática, de três a cinco é o ponto ideal; mais que isso e o relatório fica ruidoso.

#Resumo

• O Timesheet usa projetos, tags, valores e membros, sem projetos aninhados
• Uma convenção de nome consistente é a maior alavanca de escala
• Uma taxonomia pequena de tags, com eixos claros, ganha de tags livres espalhadas
• Um conjunto pequeno de valores nomeados mais padrões por projeto economiza mais tempo quando você passa de cinco pessoas
• Arquive sem dó; uma lista ativa de 30 itens ganha de uma de 300

#Para onde ir agora

• Organize o trabalho com projetos e tags para a visão geral que sustenta tudo
• Cobre clientes com valores personalizados e adicionais por hora para montar o lado dos valores
• Colabore com sua equipe em projetos compartilhados para compartilhar acesso sem perder privacidade