Como organizar seu trabalho com projetos e tags

Se você já rolou uma lista de registros no fim do mês e pensou "para que era esse aqui?", já conhece o problema deste artigo. Registros de tempo sem estrutura deixam de ser úteis no momento em que você para de registrá-los. A solução são duas peças simples: projetos e tags. Acerte a diferença entre elas e o resto se encaixa.

Tudo isso está no plano Basic gratuito.

#A única coisa que precisa estar certa

Projetos são recipientes. Tags são rótulos que atravessam recipientes.

• Um registro de tempo pertence a exatamente um projeto
• Um registro de tempo pode ter quantas tags você quiser

Essa distinção comanda todas as outras decisões abaixo.

#Projetos, quando

• Um por cliente
• Um por contrato ou serviço distinto
• Um por grande categoria de trabalho (por exemplo, "Interno")

#Tags, quando

• Tipos de atividade (reunião, trabalho concentrado, administração)
• Fases (planejamento, execução, revisão)
• Prioridade ou status (urgente, bloqueado, retomar)
• Qualquer coisa que precise continuar fazendo sentido quando você troca de um cliente para o outro

#Configurando projetos

#Criando

1. Abra Projetos
2. Toque em +
3. Informe um nome
4. Configure as opções (valor, cor, faturável por padrão)
5. Salve

#Nomes que sobrevivem seis meses

• Específicos: "Redesign do site da Acme", não "Projeto web"
• Consistentes: o mesmo padrão em todos os projetos
• Pesquisáveis: inclua o nome do cliente

Um padrão que funciona:

[Cliente] - [Nome do projeto]
 
Acme Ltda - Redesign do site
Johnson - Consultoria do 4º trimestre
Interno - Desenvolvimento comercial

#Valor da hora, cor e faturável por padrão

Todo projeto carrega:

• Um valor da hora que vai para os ganhos de cada registro
• Uma cor, para o projeto se destacar em listas e gráficos
• Um sinalizador de faturável por padrão, para os novos registros já nascerem com a resposta certa

Configure isso uma vez por projeto. Depois, tudo se aplica sozinho. O fluxo detalhado de valores está em como cobrar clientes com valores personalizados.

#Usando tags sem explodir a lista

#Como as tags são criadas

Você cria uma tag na primeira vez que a usa:

1. Abra qualquer tarefa
2. Encontre o campo Tags
3. Digite o nome da tag
4. Salve

Depois disso, a tag entra na lista de sugestões. Reutilize.

#Entre cinco e dez tags é o ponto ideal

Poucas tags e elas não contam nada. Tags demais e você para de usá-las de forma consistente. De cinco a dez tags reutilizáveis por caso de uso é mais ou menos o certo.

Tags por atividade

• reuniao
• desenvolvimento
• pesquisa
• administracao
• comunicacao

Tags por fase

• planejamento
• execucao
• revisao
• manutencao

Tags por prioridade ou status

• urgente
• bloqueado
• retomar

Escolha uma taxonomia e mantenha. Misturar tags de atividade e de fase nos mesmos registros é tranquilo; misturar vinte variações de "reunião" não é.

#Onde a combinação projeto e tag se paga

Você é consultor com três clientes, o caso clássico do controle de horas por projeto em consultorias. Cada um é um projeto. Você quer saber quanto tempo passou em reuniões nos três.

• Projeto: "Acme Ltda"
• Tags: reuniao, estrategia

Agora o relatório consegue:

• Filtrar por projeto para ver todo o trabalho da Acme
• Filtrar por tag para ver todas as reuniões de todos os clientes
• Cruzar os dois para ver o tempo de reunião por cliente

É para esse cruzamento que as tags existem. Não use um projeto para isso.

#Arquivando projetos concluídos

Projetos terminados não devem entulhar a lista ativa.

1. Abra o projeto
2. Encontre Arquivar
3. Confirme

O que arquivar faz:

• Tira o projeto das listas ativas
• Mantém todos os registros históricos intactos
• Continua visível em relatórios e exportações
• Pode ser restaurado a qualquer momento

#Erros comuns

Excesso de tags. Vinte tags no primeiro dia viram rótulos inconsistentes na terceira semana. Comece com cinco a dez e acrescente só quando precisar.

Organização de menos. Um projeto chamado "Trabalho" para tudo. Isso anula o propósito. Cobrança por cliente exige projetos por cliente.

Nomes de tag inconsistentes. "Reunião com cliente", "Cliente reunião", "Cliente - reunião": três tags diferentes. Escolha um formato e mantenha. Nome de tag não é anotação livre.

Esquecer de marcar. As tags só devolvem o custo de configuração se você realmente usá-las. Acrescente as tags ao iniciar o cronômetro, não "depois".

#Convenções práticas de configuração

Use projetos para cobrança e tags para análise. Projetos se alinham às faturas. Tags se alinham ao jeito como você quer enxergar o trabalho. Mantenha esses propósitos separados e o sistema fica limpo.

Tenha um projeto "Geral" ou "Diversos". Para registros pontuais que ainda não se encaixam em lugar nenhum. Revise toda semana. Mova para projetos reais ou aceite que eles pertencem ao Geral.

Padronize as cores.

• Verde para trabalho faturável de cliente
• Azul para projetos internos
• Amarelo para administração e estudo

Você vai ler a lista diária mais rápido.

Manutenção, mensal.

• Arquive projetos concluídos
• Apague tags sem uso
• Passe os olhos nos nomes de projeto procurando inconsistências

Quinze minutos uma vez por mês bastam.

#Um modelo inicial

Um bom ponto de partida para um freelancer que registra horas ou uma equipe pequena:

Projetos

1. [Cliente principal] - [Projeto atual]
2. [Cliente secundário] - [Projeto dele]
3. Interno - Desenvolvimento comercial
4. Interno - Administração
5. Pessoal - Estudo

Tags

• reuniao
• trabalho-concentrado
• administracao
• faturavel
• revisao

Comece por aqui. Ajuste depois do primeiro mês, com base no que os relatórios realmente deixam você ver (ou não).

#Resumo

O modelo em duas linhas:

• Projetos: recipientes, um por cliente ou grande área de trabalho. Carregam valor, cor e o padrão de faturável.
• Tags: rótulos que atravessam tudo, para atividade, fase e prioridade. Reutilizadas entre projetos.

Mantenha as duas listas curtas. Nomeie de forma consistente. Faça uma limpeza mensal de 15 minutos. O sistema se paga na primeira vez que você precisar responder "quanto tempo em reuniões neste trimestre" sem passar uma hora reconstruindo isso.

#Para onde ir agora

• Cobre clientes com valores personalizados para configurar o valor no nível do projeto
• Automatize o início com cerca virtual, wi-fi ou NFC, para o projeto certo começar sozinho
• Leia o relatório de estatísticas quebrado por projeto e por tag