Mejores apps de control horario para equipos y agencias en 2026

Elegir una herramienta de control horario para un equipo es un problema distinto de elegirla para ti. La pregunta en solitario es «¿la seguiré usando?». La pregunta de equipo es «¿la seguirán usando doce personas, cuadrarán las cifras a final de mes, y aguantará si un cliente o una inspección pregunta?». La mayoría de las listas se saltan esa parte intermedia y ordenan las herramientas con la misma tabla plana de funciones.

Para una agencia, lo que está en juego es más serio. El tiempo registrado es el producto que facturas, así que una hora imputada al proyecto equivocado es dinero perdido. Necesitas aprobaciones para que el parte de horas que sale por la puerta sea el que ha validado un responsable, rentabilidad por proyecto para saber qué clientes se pagan de verdad a sí mismos, y una herramienta en la que tu gente confíe lo bastante como para rellenarla con honestidad. En cuanto una herramienta parece vigilancia, los datos empeoran en silencio.

Comparamos las mejores apps de control horario para equipos y agencias en 2026 según las cuatro cosas que lo deciden: informes y aprobaciones de equipo, rentabilidad por proyecto y facturación a clientes, privacidad sin vigilancia, y cumplimiento de la normativa de jornada. Cubrimos primero Timesheet, y después Harvest, Toggl Track, Everhour, Hubstaff, Clockify y Timely.

#Qué mirar en una herramienta de control horario para equipos

Una herramienta de equipo tiene que hacer todo lo que hace una personal, más cuatro cosas que solo importan cuando hay más de una persona:

• Informes y aprobaciones que escalen. Los responsables necesitan ver horas por persona, proyecto y cliente, y validar vacaciones y horas extra antes de que esas cifras alimenten facturas o nóminas. Comprueba cuál de las dos cosas hace de verdad cada herramienta: aprobar entradas y aprobar ausencias no son la misma función.
• Rentabilidad por proyecto y facturación a clientes. Tarifas facturables, presupuestos y un camino limpio de las horas registradas a la factura de cliente o a la sincronización contable. Si no ves qué proyectos ganan dinero, vas a ciegas.
• Privacidad sin vigilancia. Las capturas de pantalla y los «niveles de actividad» erosionan la confianza, empujan a la gente a maquillar las cifras y chocan con el RGPD y los comités de empresa en Europa. Para la mayoría de las agencias, saber cuánto duró el trabajo y a qué proyecto pertenecía es suficiente.
• Cumplimiento, si tienes personal contratado. Poder registrar inicio, fin y pausas de forma verificable ante una inspección, controlar los descansos y llevar saldos de vacaciones y horas extra. En Europa esto es cada vez más una obligación legal, no un extra.
• Un móvil que funcione de verdad, porque los equipos creativos, de campo y de cara al cliente rara vez pasan el día atados a un escritorio.
• Una entrada gratuita o barata para poder probar con unas pocas personas antes de comprometer a todo el equipo.

#Las mejores apps de control horario para equipos en 2026

#1. Timesheet: la mejor para agencias que facturan tiempo de cliente

Ideal para: agencias y equipos que facturan a clientes por horas y quieren aprobaciones, rentabilidad y cumplimiento incluido sin convertir la herramienta en vigilancia.

Timesheet está construido con el móvil primero y con la mayor cobertura de dispositivos de esta lista: iPhone, iPad, una app nativa de verdad para Apple Watch, Android con Wear OS, y la web. Para un equipo que reparte su día entre el estudio, la sede de un cliente y la carretera, esa amplitud es la diferencia entre tiempo capturado y tiempo reconstruido de memoria el viernes por la tarde. Arranca un cronómetro desde la muñeca, toca una etiqueta NFC al llegar al sitio, o deja que una red wifi ponga en marcha el reloj, y las horas ya estarán en el proyecto correcto antes de que nadie abra un portátil.

Para las agencias, el trabajo empieza de verdad cuando las horas ya están dentro. Timesheet vincula el tiempo a proyectos y clientes con tarifas facturables, convierte las horas facturables en facturas en PDF con tu marca, marca cada una como cobrada o abierta, y sincroniza en los dos sentidos con QuickBooks, así que el camino del tiempo registrado a la factura cobrada no tiene ni un paso de volver a teclear. Los informes por proyecto y por cliente te enseñan rentabilidad, no solo totales.

La postura sobre privacidad es la parte que las agencias suelen infravalorar hasta que les explota. Timesheet no tiene capturas de pantalla, ni vigilancia de la actividad, ni modo oculto. La gente registra con honestidad porque la herramienta no la está observando, y eso hace que los datos con los que facturas sean más fiables, no menos. La política de privacidad está alineada con el RGPD y da derecho a exportar y borrar los datos, Timesheet funciona en infraestructura europea donde se guardan tus datos, Chronis no se entrena con ellos, y todo está construido y operado por una empresa austriaca.

Funciones clave: colaboración de equipo hasta 50 personas (Pro), aprobación de ausencias y horas extra (Business), rentabilidad por proyecto y por cliente, tarifas facturables y facturas en PDF, QuickBooks, Zapier y Google Calendar, app nativa para Apple Watch, automatización por NFC, wifi y geovalla, sincronización local primero, cumplimiento de la jornada e informes listos para auditoría, asistente de IA Chronis.

Precios: Basic es gratis en el móvil (registro, proyectos, gastos, exportación y disparadores automáticos ilimitados, para una sola persona). Pro cuesta 8 € por persona y mes y añade la app web, las facturas, la colaboración de equipo hasta 50 personas, la API y Chronis AI. Business cuesta 16 € por persona y mes y añade contratos, límites de tiempo de trabajo, aprobación de ausencias, horario flexible, registros de auditoría e informes de cumplimiento. Enterprise cuesta 28 € por persona y mes y es Business a escala, con hasta 200 personas y soporte prioritario 24/7. 30 días de prueba gratis en Pro, sin tarjeta.

Ventajas: la experiencia móvil y de Apple Watch más completa de esta lista, un circuito de facturación limpio con QuickBooks, cumplimiento de la jornada real y un diseño con la privacidad por delante, sin vigilancia.

Inconvenientes: las funciones de equipo y la app web empiezan en Pro, y el cumplimiento completo y las aprobaciones son una función de Business, así que los planes más pequeños son móviles y de una sola persona.

#2. Harvest: el mejor para tiempo y facturación en uno

Ideal para: agencias y consultorías que quieren tiempo, gastos y facturas de cliente en una sola herramienta de toda la vida.

Harvest lleva años siendo un básico de agencia porque combina el registro de tiempo por proyectos con facturación incluida, pagos en línea y captura de gastos, con alertas de presupuesto y vistas de rentabilidad que mantienen el trabajo de cliente en números negros. Las aprobaciones y un buen conjunto de integraciones con gestores de proyectos completan el cuadro, y por eso tantos estudios lo adoptaron como estándar.

Funciones clave: tiempo ligado a proyectos y presupuestos, facturación con pagos en línea, captura de gastos, alertas de presupuesto, aprobación de partes de horas, integraciones con gestores de proyectos.

Precios: gratis para 1 persona y 2 proyectos. Pro entre unos 11 y 14 $ por puesto y mes, a fecha de 2026.

Ventajas: tiempo, gastos y facturación en una herramienta limpia, con integraciones potentes de gestión de proyectos y un largo historial en agencias.

Inconvenientes: tras la compra por Bending Spoons en 2025, las nuevas tarifas por uso y las subidas de precio provocaron un rechazo real, el plan gratuito es escaso, y los informes son menos flexibles que los de Toggl.

#3. Toggl Track: el mejor en informes y rentabilidad

Ideal para: equipos que quieren informes y rentabilidad de proyectos excelentes con un cronómetro sin fricción y sin monitorización.

Toggl Track tiene probablemente la experiencia de inicio y parada más limpia de la categoría y una postura firme y de largo recorrido contra la vigilancia del personal. Para quien lidera un equipo, el atractivo son los informes: rentabilidad por proyecto, seguimiento de tarifas facturables y aprobación de partes de horas, además de una extensión de navegador que se conecta con más de 100 aplicaciones. Es la capa de informes que muchas agencias querrían tener en sus otras herramientas.

Funciones clave: cronómetro de un clic, rentabilidad por proyecto, tarifas facturables, aprobación de partes de horas, más de 100 integraciones, detección de inactividad.

Precios: gratis hasta 5 personas. Starter desde unos 9 $ y Premium unos 18 $ por persona y mes (pago anual), a fecha de 2026.

Ventajas: informes y rentabilidad de primer nivel, adopción sencilla y una postura de privacidad genuina.

Inconvenientes: Premium se encarece por puesto, y la app móvil rinde bastante menos que la web, sin una propuesta real para Apple Watch.

#4. Everhour: el mejor para equipos que viven en Asana o ClickUp

Ideal para: equipos que llevan su trabajo dentro de Asana, ClickUp, Trello o Jira y quieren el registro de tiempo integrado ahí mismo.

El truco de Everhour es que vive dentro de tu gestor de proyectos. Los cronómetros y las estimaciones aparecen directamente en las tareas con las que ya trabaja tu equipo, así que no hay una app aparte que recordar. Añade encima tarifas facturables, presupuestos e informes de equipo y encaja muy bien con equipos cuyo flujo de trabajo entero ya está en una de esas plataformas.

Funciones clave: cronómetros dentro de Asana, ClickUp, Trello y Jira, estimado frente a real, tarifas facturables, presupuestos, informes de equipo.

Precios: gratis hasta 5 personas. Team unos 8,50 $ por persona y mes con un mínimo de 5 puestos, a fecha de 2026.

Ventajas: la mejor experiencia integrada para equipos que giran en torno al gestor de proyectos, con presupuestos e informes sólidos.

Inconvenientes: flojo en uso independiente, sin conexión y en móvil, con un mínimo de 5 puestos, y las integraciones que lo hacen brillar están limitadas a los planes de pago.

#5. Hubstaff: el mejor para equipos de campo y nóminas

Ideal para: equipos distribuidos o de campo que necesitan de verdad GPS, planificación de turnos y nóminas automatizadas, con el consentimiento correspondiente.

Hubstaff es en el fondo software de monitorización, con capturas de pantalla, niveles de actividad y seguimiento de aplicaciones y URL, además de GPS y geovallas potentes para brigadas de campo y nóminas automatizadas encima. Para un equipo de limpieza, un equipo de obra que registra las horas de su personal o una operación de reparto que necesita saber quién estaba dónde, está hecho a medida.

Funciones clave: capturas de pantalla y actividad, GPS y geovallas, planificación de turnos, presencia, nóminas, más de 50 integraciones.

Precios: desde unos 7 $ por persona y mes, más complementos de pago, con Enterprise en torno a 25 $, a fecha de 2026.

Ventajas: excelente para supervisión de campo y en remoto, con nóminas incluidas.

Inconvenientes: las capturas de pantalla y el seguimiento de actividad resultan invasivos, los complementos inflan el precio real, y el modelo choca con el RGPD y con los comités de empresa en Europa.

#6. Clockify: el mejor plan gratuito para equipos pequeños

Ideal para: equipos con presupuesto ajustado que quieren poner a todo el mundo primero en un plan gratuito.

El plan gratuito de Clockify admite ahora hasta cinco personas activas, con registro y proyectos ilimitados. Sigue siendo un despliegue sin coste práctico para un equipo pequeño, mientras que los planes de pago añaden informes y exportaciones más amplios, facturación, aprobaciones, ausencias y modo quiosco.

Funciones clave: hasta cinco personas gratis, registro y proyectos ilimitados, partes de horas, un mes de informes gratis, exportación a PDF; aprobaciones, facturación y modo quiosco en los planes de pago.

Precios: gratis hasta cinco personas activas. De pago desde 3,99 $ por puesto y mes con facturación anual, verificado en agosto de 2026.

Ventajas: plan gratuito imbatible para equipos enteros, planes de pago muy baratos, enorme abanico de funciones.

Inconvenientes: la app móvil se describe a menudo como lenta y con fallos, la interfaz es densa, y varias funciones útiles quedan detrás de mejoras de pago.

#7. Timely: el mejor en partes de horas de equipo redactados por IA

Ideal para: consultorías que quieren que la IA redacte los partes de horas a partir de la actividad en lugar de pedir a su gente que los teclee.

Timely ejecuta un registrador privado llamado «Memory» que graba la actividad de aplicaciones y documentos de cada persona, y después usa IA para redactar un parte de horas completo que esa persona aprueba con un clic. Y algo importante: los datos de actividad siguen siendo privados para ella hasta que decide compartirlos, lo que es una respuesta más cuidadosa al problema del parte de horas que las capturas de pantalla.

Funciones clave: captura automática de actividad, redacción de partes de horas con IA, paneles de proyecto, tarifas facturables, presupuestos.

Precios: Starter unos 11 $ y Premium unos 20 $ por persona y mes, a fecha de 2026.

Ventajas: automatización con IA realmente potente, un diseño de «Memory» consciente de la privacidad y una interfaz cuidada.

Inconvenientes: caro por puesto, dependiente de un registrador en segundo plano en Windows o Mac, la categorización de la IA necesita correcciones, y no hay app nativa para Apple Watch.

#Comparativa rápida

#Cómo elegir

• Elige Clockify si tu equipo tiene cinco personas o menos y el factor decisivo es un despliegue sin coste.
• Elige Harvest si el trabajo principal es facturar a clientes en una herramienta conocida y puedes convivir con los nuevos precios.
• Elige Toggl Track si lo que más te importa son los informes y la rentabilidad de proyectos y tu equipo registra sobre todo desde el ordenador.
• Elige Everhour si tu equipo vive dentro de Asana, ClickUp, Trello o Jira y quieres el registro de tiempo integrado en esas tareas.
• Elige Hubstaff si tu situación exige de verdad GPS, monitorización o prueba de trabajo para una plantilla de campo, y tu equipo lo ha consentido.
• Elige Timesheet si facturas tiempo de cliente, quieres aprobaciones y rentabilidad por proyecto, necesitas cumplimiento de la jornada incluido y quieres todo eso en el móvil y en la muñeca sin vigilancia. Es la opción más equilibrada para agencias y equipos que cuidan la privacidad.
• Elige Timely si quieres que la IA redacte los partes de horas y tu equipo trabaja sobre todo en ordenadores de escritorio.

#Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor app de control horario para agencias? Para agencias que facturan tiempo de cliente, Timesheet es la opción más completa: tarifas por proyecto y por cliente, aprobación de ausencias y horas extra, facturas en PDF, sincronización bidireccional con QuickBooks y un diseño con la privacidad por delante, sin vigilancia. Harvest es la alternativa más cercana si quieres tiempo y facturación en una herramienta conocida, y Toggl Track gana si los informes son tu única gran prioridad.

¿Necesitan las herramientas de equipo monitorizar al personal? Normalmente no. Las capturas de pantalla y los niveles de actividad erosionan la confianza, empujan a maquillar las cifras y chocan con el RGPD y los comités de empresa en Europa. La mayoría de los equipos solo necesitan saber cuánto duró el trabajo y a qué proyecto y cliente pertenecía, algo que una herramienta con la privacidad por delante resuelve sin vigilar a nadie.

¿Cómo funcionan las aprobaciones en una herramienta de equipo? Una persona del equipo envía una solicitud, y un responsable la revisa y la aprueba antes de que las cifras alimenten facturas o nóminas. El plan Business de Timesheet gestiona la aprobación de ausencias y horas extra, así que las cifras que salen de la empresa son las que alguien ha validado. Mira cómo colaborar en proyectos compartidos.

¿Pueden estas herramientas mostrar la rentabilidad por proyecto? Sí. Timesheet, Harvest, Toggl Track y Everhour vinculan tarifas facturables y presupuestos a los proyectos para que veas qué clientes se pagan de verdad a sí mismos. Si llevas varios clientes a la vez, estructurar bien el trabajo importa: mira cómo estructurar proyectos en agencias con varios clientes.

¿Qué herramienta de equipo es mejor para el cumplimiento? Si tienes personal contratado en Europa, tienes que registrar inicio, fin, pausas y descansos de forma verificable ante una inspección. El plan Business de Timesheet añade contratos, límites de tiempo de trabajo, control de descansos, saldos de vacaciones y horas extra, e informes listos para auditoría alineados con la directiva europea de tiempo de trabajo. En España, ese registro diario es obligatorio desde 2019 según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Puede todo el equipo registrar el tiempo en el móvil? Algunas herramientas tratan el móvil como un añadido tardío. Timesheet piensa primero en el móvil, con iPhone, Android y una app nativa de Apple Watch, y con registro sin conexión que sincroniza cuando los dispositivos recuperan la red, así que el personal de campo y de cara al cliente captura el tiempo donde ocurre el trabajo en lugar de reconstruirlo después.

#En resumen

Para un equipo, la herramienta adecuada es la que tu gente rellena con honestidad y aquella cuyas cifras puedes facturar de verdad. Eso se reduce a aprobaciones que escalan, rentabilidad que puedes ver por proyecto y cliente, cumplimiento si tienes personal contratado, y confianza ganada por no vigilar a nadie. Timesheet cubre las cuatro cosas: un circuito de facturación limpio con QuickBooks, cumplimiento de la jornada real, la cobertura móvil y de Apple Watch más amplia de esta lista, y un diseño con la privacidad por delante, sin capturas de pantalla.

Sigue leyendo: cómo colaborar en proyectos de equipo, cómo estructurar proyectos en agencias con varios clientes y las mejores alternativas a Harvest.