Comment organiser votre travail avec projets et tags

Si vous avez déjà fait défiler une liste de saisies à la fin du mois en vous demandant « à quoi servait celle-ci ? », vous connaissez déjà le problème dont parle cet article. Les saisies de temps sans structure cessent d’être utiles dès que vous arrêtez de les suivre. La solution repose sur deux primitives simples : les projets et les tags. Comprenez bien la différence entre eux et tout le reste s’organise naturellement.

Tout cela est disponible dans le plan Basic gratuit.

#L’essentiel à comprendre

Les projets sont des conteneurs. Les tags sont des étiquettes transversales.

• Une saisie de temps appartient à un seul projet
• Une saisie de temps peut avoir plusieurs tags

Cette distinction gouverne toutes les autres décisions ci-dessous.

#Quand créer un projet

• Un projet par client
• Un projet par contrat ou mission distincte
• Un projet par grande catégorie de travail (ex. « Interne »)

#Quand utiliser des tags

• Types d’activité (réunion, travail profond, administratif)
• Phases (planification, exécution, revue)
• Priorité ou statut (urgent, bloqué, suivi)
• Tout ce qui doit garder du sens quand vous passez d’un client à un autre

#Configurer les projets

#Création

1. Ouvrez Projets
2. Appuyez sur +
3. Saisissez un nom
4. Configurez les paramètres (taux, couleur, facturable par défaut)
5. Enregistrez

#Nommer pour durer six mois

• Spécifique : « Refonte site Acme Corp », pas « Projet web »
• Cohérent : même modèle pour tous les projets
• Recherchable : inclure le nom du client

Un modèle qui fonctionne :

[Client] - [Nom du projet]
 
Acme Corp - Refonte site web
Johnson LLC - Conseil T4
Interne - Développement commercial

#Taux horaire, couleur, facturable par défaut

Chaque projet porte :

• Un taux horaire qui s’applique aux gains sur chaque saisie
• Une couleur pour distinguer visuellement le projet dans les listes et graphiques
• Un indicateur facturable par défaut pour que les nouvelles saisies aient la bonne valeur par défaut

Définissez-les une fois par projet. Ensuite, ils s’appliquent automatiquement. Le détail du fonctionnement des taux est dans Comment facturer les clients avec des taux personnalisés.

#Utiliser les tags sans explosion

#Comment les tags sont créés

Vous créez un tag la première fois que vous l’utilisez :

1. Ouvrez une tâche
2. Trouvez le champ Tags
3. Tapez un nom de tag
4. Enregistrez

Ensuite, le tag apparaît dans la liste d’autocomplétion. Réutilisez-le.

#Cinq à dix tags, le bon équilibre

Trop peu de tags ne vous disent rien. Trop nombreux, vous perdez en cohérence. Cinq à dix tags réutilisables par cas d’usage est un bon repère.

Tags basés sur l’activité

• réunion
• développement
• recherche
• administratif
• communication

Tags basés sur la phase

• planification
• exécution
• revue
• maintenance

Tags de priorité ou statut

• urgent
• bloqué
• suivi

Choisissez une taxonomie et tenez-vous-y. Mélanger activité et phase sur les mêmes saisies est acceptable ; multiplier vingt variantes de « réunion » ne l’est pas.

#Où le croisement Projet × Tag fait la différence

Vous êtes consultant avec trois clients, le cas typique du suivi du temps par projet pour consultants. Chaque client est un projet. Vous voulez savoir combien de temps vous avez passé en réunions sur les trois.

• Projet : « Acme Corp »
• Tags : réunion, stratégie

Le rapport peut alors :

• Filtrer par projet pour voir tout le travail Acme
• Filtrer par tag pour voir toutes les réunions tous clients confondus
• Croiser les données pour voir le temps de réunion par client

C’est pour ce type de croisement que les tags existent. Ne créez pas un projet pour ça.

#Archiver les projets terminés

Les projets terminés ne doivent pas encombrer la liste active.

1. Ouvrez le projet
2. Trouvez Archiver
3. Confirmez

Ce que fait l’archivage :

• Retire le projet des listes actives
• Conserve toutes les saisies historiques intactes
• Reste visible dans les rapports et exports
• Peut être restauré à tout moment

#Erreurs courantes

Surgénerer les tags. Vingt tags dès le premier jour, c’est l’étiquetage incohérent à la troisième semaine. Commencez avec cinq à dix et ajoutez seulement si nécessaire.

Sous-organisation. Un seul projet « Travail » pour tout. Cela annule l’intérêt. La facturation par client nécessite un projet par client.

Noms de tags incohérents. « Réunion client », « Réunion avec client », « Client - Réunion » : trois tags différents. Choisissez un format et respectez-le. Les noms de tags ne sont pas des notes libres.

Oublier de taguer. Les tags ne rentabilisent leur coût de mise en place que si vous les utilisez réellement. Ajoutez les tags au démarrage du minuteur, pas « plus tard ».

#Conventions pratiques de configuration

Utilisez les projets pour la facturation, les tags pour l’analyse. Les projets correspondent aux factures. Les tags correspondent à la façon dont vous voulez voir votre travail. Gardez ces usages séparés pour un système clair.

Ayez un projet « Général » ou « Divers ». Pour les saisies ponctuelles qui ne rentrent pas encore ailleurs. Passez en revue chaque semaine. Déplacez les saisies vers de vrais projets ou acceptez qu’elles appartiennent à Général.

Code couleur cohérent.

• Vert pour le travail facturable client
• Bleu pour les projets internes
• Jaune pour l’administratif et la formation

Vous lirez la liste quotidienne plus vite.

Maintenance mensuelle.

• Archivez les projets terminés
• Supprimez les tags inutilisés
• Vérifiez les noms de projets pour incohérences

Quinze minutes une fois par mois suffisent.

#Un modèle de départ

Un point de départ raisonnable pour un freelance qui suit son temps ou une petite équipe :

Projets

1. [Client principal] - [Projet en cours]
2. [Client secondaire] - [Son projet]
3. Interne - Développement commercial
4. Interne - Administration
5. Personnel - Formation

Tags

• réunion
• travail-profond
• administratif
• facturable
• revue

Commencez ici. Ajustez après le premier mois selon ce que les rapports vous permettent vraiment de voir (ou pas).

#Résumé

Le modèle en deux lignes :

• Projets : conteneurs, un par client ou grande catégorie. Portent taux, couleur, facturable par défaut.
• Tags : étiquettes transversales pour activité, phase, priorité. Réutilisées sur tous les projets.

Gardez les deux listes courtes. Nommez-les de façon cohérente. Faites un nettoyage mensuel de 15 minutes. Le système s’amortit dès la première fois où vous devez répondre à « combien de temps en réunions ce trimestre » sans passer une heure à reconstituer.

#Où aller ensuite

• Facturer les clients avec des taux personnalisés pour la configuration des taux par projet
• Automatiser le démarrage avec géorepérage, Wi-Fi ou NFC pour que le bon projet démarre tout seul
• Lire le rapport statistique ventilé par projet et tag