Arbeitszeitgesetz 2026: Pflicht zur Zeiterfassung

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht in einem zunächst unscheinbaren Beschluss (1 ABR 22/21) eine Pflicht für deutsche Arbeitgeber bestätigt, die viele für eine ferne EU-Diskussion gehalten hatten: Die gesamte Arbeitszeit jeder Beschäftigten muss systematisch erfasst werden, nicht nur die Überstunden, nicht nur die Mehrarbeit, sondern die gesamte Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende, abzüglich Pausen.

Dieser Beitrag erklärt, was das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) konkret fordert, wie das BAG-Urteil das einordnet, welche Pflichten daraus für deutsche Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber folgen, und wie sich das in der Praxis umsetzen lässt.

#Das ArbZG in einem Absatz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist seit 1994 in Kraft. Es setzt drei Grundpfeiler fest: eine werktägliche Höchstarbeitszeit, Pflichtpausen ab bestimmten Tagesarbeitszeiten und eine Mindestruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Wer es nicht einhält, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß, in schweren Fällen Geldstrafen oder Freiheitsstrafe (§ 22, § 23 ArbZG). Anwendbar ist es auf alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, mit eng definierten Ausnahmen (leitende Angestellte, Chefärzte, bestimmte Branchen).

#Die Kernregeln

#§ 3 ArbZG: Werktägliche Höchstarbeitszeit

• Regelobergrenze: 8 Stunden pro Werktag
• Verlängerung: bis 10 Stunden möglich, wenn der Durchschnitt von 8 Stunden über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen nicht überschritten wird
• Werktag: Montag bis Samstag (auch der Samstag zählt rechtlich als Werktag)
• Konsequenz: Maximal 48 Stunden Regelwoche, 60 Stunden Spitzenwoche bei Ausgleich

#§ 4 ArbZG: Ruhepausen

• Nach 6 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Nach 9 Stunden Arbeit: mindestens 45 Minuten Pause
• Aufteilbar: in Teilpausen von je mindestens 15 Minuten

Eine "Pause" im Sinne des Gesetzes ist eine Unterbrechung mit Anspruch auf vollständige Freistellung. Ein "Käffchen am Schreibtisch" zählt nicht.

#§ 5 ArbZG: Ruhezeit

• Mindestens 11 Stunden zusammenhängend zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn
• In bestimmten Branchen (z. B. Krankenhäuser, Gastronomie, Verkehr, Landwirtschaft) verkürzbar auf 10 Stunden, sofern die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird

#§ 9, § 10 ArbZG: Sonntags- und Feiertagsruhe

• Beschäftigung an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen ist grundsätzlich verboten
• Ausnahmen: Notfälle, Verkehrsbetriebe, Gastronomie, Medienproduktion und weitere klar definierte Branchen
• Für jeden gearbeiteten Sonntag muss ein Ersatzruhetag in der laufenden oder folgenden 14-Tages-Periode gewährt werden

#Das BAG-Urteil vom 13. September 2022

#Worum es ging

Ein Betriebsrat verlangte vom Arbeitgeber, ein elektronisches Zeiterfassungssystem für alle Beschäftigten einzuführen. Der Arbeitgeber lehnte ab und berief sich darauf, dass eine solche Pflicht im deutschen Recht nicht existiere. Das Landesarbeitsgericht Hamm gab dem Betriebsrat Recht. Der Arbeitgeber zog vors BAG.

#Was das BAG entschied

In Beschluss 1 ABR 22/21 stellte das Bundesarbeitsgericht klar:

"Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann."

Begründung: § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes verlangt vom Arbeitgeber eine geeignete Organisation und die Bereitstellung der erforderlichen Mittel, um die Arbeitsschutzpflichten zu erfüllen. In Verbindung mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG) und der CCOO-Entscheidung des EuGH (Rs. C-55/18, 14. Mai 2019) bedeutet das: Die Arbeitszeit aller Beschäftigten muss objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert werden.

#Was das in der Praxis bedeutet

• Pflicht greift sofort. Das BAG hat die Pflicht aus geltendem Recht abgeleitet, nicht aus einem künftigen Gesetz. Sie besteht heute.
• Alle Beschäftigten, nicht nur Überstunden. Die gesamte tägliche Arbeitszeit, nicht nur Mehrarbeit, ist zu erfassen.
• System notwendig. Eine Excel-Tabelle, die der Mitarbeiter selbst pflegt, reicht nicht aus, wenn der Arbeitgeber sie nicht überprüft und sicherstellt, dass sie verlässlich ist.
• Delegation möglich. Die Beschäftigten dürfen ihre Arbeitszeit selbst eintragen, der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich für ein verlässliches System.

#Stand der Gesetzgebung

Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus April 2023 sieht eine Novelle des ArbZG vor, die die elektronische Zeiterfassung als Regelfall festschreibt und Ausnahmen für kleinere Betriebe enthält. Der Entwurf ist seit Mai 2023 in der Verbändeanhörung; ein Gesetz wurde bis zum heutigen Tag nicht verabschiedet. Bis das passiert, gilt die BAG-Auslegung des bestehenden Rechts.

#Was eine konforme Zeiterfassung leisten muss

Aus dem ArbZG, dem ArbSchG und dem BAG-Urteil ergeben sich praktische Mindestanforderungen:

#Was nicht ausreicht

• Eine reine Stunden-Soll-Vereinbarung ohne tatsächliche Erfassung
• Vertrauensarbeitszeit ohne jede Dokumentation (BAG hat klargestellt: Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber die Erfassung muss stattfinden)
• Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber nicht überprüft oder absichert

#Sonderregelungen

#Jugendliche (JArbSchG)

Das Jugendarbeitsschutzgesetz verbietet Jugendlichen unter 18 Jahren grundsätzlich mehr als 8 Stunden tägliche Arbeit und mehr als 40 Stunden pro Woche. Strengere Pausen- und Ruhezeitregeln gelten zusätzlich.

#Schwangere (MuSchG)

Das Mutterschutzgesetz beschränkt schwangere Arbeitnehmerinnen auf 8,5 Stunden täglich (über 18 Jahre alt) bzw. 8 Stunden (unter 18). Mehrarbeit ist generell unzulässig.

#Nachtarbeit

§ 6 ArbZG definiert Nachtarbeit als Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit (23:00 bis 6:00 Uhr) umfasst. Für Nachtarbeitnehmer:innen gilt eine angepasste Höchstarbeitszeit und Anspruch auf regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchung.

#Leitende Angestellte

§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nimmt leitende Angestellte aus dem Anwendungsbereich heraus. Wer "leitend" im Sinne dieses Paragraphen ist, ist eng definiert: typischerweise nur Personen mit Personalentscheidungskompetenz auf Vorstandsebene. Mittlere Führungskräfte fallen nicht darunter.

#So lässt sich die Pflicht umsetzen

#Schritt 1: Erfassungssystem wählen

Die Anforderungen erfüllen verschiedene Systeme, von einer Excel-Lösung über spezielle Zeiterfassungssoftware bis zur Stempeluhr. Die Wahl hängt von Betriebsgröße, Branche und Arbeitsmodell ab. Wichtig sind drei Eigenschaften: objektiv (keine reinen Schätzungen), verlässlich (keine Manipulationsanfälligkeit), zugänglich (für Beschäftigte und Behörden).

#Schritt 2: Verantwortung klären

Wer trägt die Daten ein? Wer prüft? Wer reagiert, wenn Grenzen erreicht werden? Drei bis vier benannte Personen pro Standort sind in der Praxis das Minimum.

#Schritt 3: Schulung

Beschäftigte müssen das System nutzen können. Eine halbe Stunde Schulung mit klaren Beispielen reicht meist aus. Eine schriftliche Anleitung als Anlage zum Arbeitsvertrag oder im Intranet stützt das ab.

#Schritt 4: Eskalation bei Verstößen

Wenn die Höchstarbeitszeit überschritten wird, muss das auffallen und dokumentiert reagiert werden. Automatische Warnungen, die kurz vor Erreichen der 10-Stunden-Grenze auslösen, sind wirksamer als nachträgliche Kontrolle.

#Schritt 5: Aufbewahrung

§ 16 ArbZG verlangt Aufbewahrung der § 16-Aufzeichnungen für 2 Jahre. Lohnsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten reichen weiter (bis 6 Jahre). Ein System, das die Daten unveränderlich vorhält, vereinfacht die Compliance erheblich.

#Wie Timesheet die ArbZG-Pflicht abdeckt

Timesheet ist nicht zertifiziert als ArbZG-Lösung im engeren Sinne, deckt aber alle praktischen Anforderungen ab:

• Start- und Endzeiten pro Eintrag. Jeder Zeiteintrag in Timesheet trägt eine konkrete Start- und Endzeit, keine bloße Dauer.
• Pausenerfassung. Pausen werden separat erfasst, manuell oder automatisch nach Pausenregeln.
• Höchstarbeitszeit-Warnungen. Die HR-Warnungen (im Business-Plan) melden, sobald 80 Prozent des Tagessolls oder 90 Prozent der gesetzlichen Tagesgrenze erreicht sind.
• Audit-Log. Im Business-Plan werden alle Änderungen mit Zeitstempel und Nutzerin protokolliert.
• Export. Ein Excel- oder CSV-Export der § 16-Aufzeichnungen ist in jedem Plan möglich; ein PDF-Report erfordert den Pro-Plan oder höher.

Den vollständigen Überblick zu den HR-Warnungen gibt der Beitrag dazu.

#Häufige Fragen

Gilt die Erfassungspflicht auch für mich als Einzelunternehmerin? Nein. Die Pflicht trifft Arbeitgeber gegenüber ihren Arbeitnehmer:innen. Wer ausschließlich für sich selbst arbeitet (Solo-Selbständige ohne Mitarbeiter), unterliegt nicht dem ArbZG.

Was, wenn ich nur Minijobber:innen beschäftige? Auch dann gilt die volle Pflicht. Das ArbZG kennt keine Untergrenze nach Stundenumfang.

Sind Excel-Tabellen wirklich nicht erlaubt? Excel kann das Minimum erfüllen, wenn die Daten verlässlich, vom Arbeitgeber abgesichert und gegen Manipulation geschützt sind. In der Praxis scheitert Excel an der Manipulationssicherheit; sobald jemand eine Stunde nachträglich verschiebt, ist die Verlässlichkeit hin.

Was passiert bei einem Verstoß? Verstöße gegen die Erfassungspflicht selbst sind aktuell nicht direkt bußgeldbewehrt, weil die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet wird. Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit oder Pausenpflicht aus dem ArbZG hingegen sind mit Bußgeld bis zu 30.000 Euro bewehrt (§ 22 ArbZG). Wer die Erfassung versäumt, riskiert vor allem den Beweisverlust in arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen.

Wann kommt die Novelle? Der Referentenentwurf liegt seit April 2023 vor. Ein Gesetz wurde bis Mai 2026 nicht verabschiedet. Sobald es verabschiedet ist, sind eine Übergangsfrist und konkrete Ausnahmen für kleinere Betriebe wahrscheinlich.

#Zusammenfassung

• Das ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf 8 (ausnahmsweise 10) Stunden
• Pausen ab 6 Stunden Arbeit sind verpflichtend, ebenso 11 Stunden Ruhezeit
• Das BAG-Urteil vom 13.09.2022 hat die Pflicht zur systematischen Zeiterfassung aller Beschäftigten bestätigt
• Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein
• Sonderregeln gelten für Jugendliche, Schwangere und Nachtarbeit
• Eine Novelle des ArbZG ist im Gesetzgebungsverfahren, aktuell gilt die BAG-Auslegung

#Quellen

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) auf gesetze-im-internet.de
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 3 auf gesetze-im-internet.de
• BAG-Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO)
• Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle (BMAS, April 2023)

#Wie geht es weiter

• Die EU-Arbeitszeitrichtlinie erklärt für den europäischen Rahmen, aus dem das deutsche Recht abgeleitet wird
• Das CCOO-Urteil und die Zeiterfassungspflicht als historischer Auslöser
• HR-Warnungen: Hinweise bei Verstößen gegen Arbeitszeitgrenzen als praktische Umsetzung