Arbeitszeitgesetz 2026: Pflicht zur Zeiterfassung

Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht in einem zunächst unscheinbaren Beschluss (1 ABR 22/21) eine Pflicht für deutsche Arbeitgeber bestätigt, die viele für eine ferne EU-Diskussion gehalten hatten: Die gesamte Arbeitszeit jeder Beschäftigten muss systematisch erfasst werden, nicht nur die Überstunden, nicht nur die Mehrarbeit, sondern die gesamte Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende, abzüglich Pausen.

Dieser Beitrag erklärt, was das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) konkret fordert, wie das BAG-Urteil das einordnet, welche Pflichten daraus für deutsche Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber folgen, und wie sich das in der Praxis umsetzen lässt.

Kurz gesagt: Ja, die Zeiterfassung ist Pflicht. Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Beschäftigten systematisch erfassen. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie und gilt heute, nicht erst mit der geplanten ArbZG-Novelle.

#Das ArbZG in einem Absatz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist seit 1994 in Kraft. Es setzt drei Grundpfeiler fest: eine werktägliche Höchstarbeitszeit, Pflichtpausen ab bestimmten Tagesarbeitszeiten und eine Mindestruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Wer es nicht einhält, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß, in schweren Fällen Geldstrafen oder Freiheitsstrafe (§ 22, § 23 ArbZG). Anwendbar ist es auf alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, mit eng definierten Ausnahmen (leitende Angestellte, Chefärzte, bestimmte Branchen).

#Die Kernregeln

#§ 3 ArbZG: Werktägliche Höchstarbeitszeit

• Regelobergrenze: 8 Stunden pro Werktag
• Verlängerung: bis 10 Stunden möglich, wenn der Durchschnitt von 8 Stunden über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen nicht überschritten wird
• Werktag: Montag bis Samstag (auch der Samstag zählt rechtlich als Werktag)
• Konsequenz: Maximal 48 Stunden Regelwoche, 60 Stunden Spitzenwoche bei Ausgleich

#§ 4 ArbZG: Ruhepausen

• Bei mehr als 6 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei mehr als 9 Stunden Arbeit: mindestens 45 Minuten Pause
• Aufteilbar: in Teilpausen von je mindestens 15 Minuten

Eine "Pause" im Sinne des Gesetzes ist eine Unterbrechung mit Anspruch auf vollständige Freistellung. Ein "Käffchen am Schreibtisch" zählt nicht.

#§ 5 ArbZG: Ruhezeit

• Mindestens 11 Stunden zusammenhängend zwischen Arbeitsende und nächstem Arbeitsbeginn
• In bestimmten Branchen (z. B. Krankenhäuser, Gastronomie, Verkehr, Landwirtschaft) verkürzbar auf 10 Stunden, sofern die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird

#§ 9, § 10 ArbZG: Sonntags- und Feiertagsruhe

• Beschäftigung an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen ist grundsätzlich verboten
• Ausnahmen: Notfälle, Verkehrsbetriebe, Gastronomie, Medienproduktion und weitere klar definierte Branchen
• Für jeden gearbeiteten Sonntag muss ein Ersatzruhetag innerhalb eines Zeitraums von zwei Wochen gewährt werden, der den Beschäftigungstag einschließt (§ 11 Abs. 3 ArbZG)

#Das BAG-Urteil vom 13. September 2022

#Worum es ging

Ein Betriebsrat wollte die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems durchsetzen und berief sich auf ein Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Der Arbeitgeber lehnte das System ab und bestritt dieses Mitbestimmungsrecht. Das Landesarbeitsgericht Hamm gab dem Betriebsrat Recht. Der Arbeitgeber zog vors BAG.

#Was das BAG entschied

In Beschluss 1 ABR 22/21 wies das Bundesarbeitsgericht den Antrag des Betriebsrats ab: Ein erzwingbares Initiativrecht besteht nicht, weil der Arbeitgeber schon kraft Gesetzes zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet ist. In der Pressemitteilung Nr. 35/22 heißt es:

"Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann."

Begründung: § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes verlangt vom Arbeitgeber eine geeignete Organisation und die Bereitstellung der erforderlichen Mittel, um die Arbeitsschutzpflichten zu erfüllen. In Verbindung mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG) und der CCOO-Entscheidung des EuGH (Rs. C-55/18, 14. Mai 2019) bedeutet das: Die Arbeitszeit aller Beschäftigten muss objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert werden.

#Was das in der Praxis bedeutet

• Pflicht greift sofort. Das BAG hat die Pflicht aus geltendem Recht abgeleitet, nicht aus einem künftigen Gesetz. Sie besteht heute.
• Alle Beschäftigten, nicht nur Überstunden. Die gesamte tägliche Arbeitszeit, nicht nur Mehrarbeit, ist zu erfassen.
• System notwendig. Eine Excel-Tabelle, die der Mitarbeiter selbst pflegt, reicht nicht aus, wenn der Arbeitgeber sie nicht überprüft und sicherstellt, dass sie verlässlich ist.
• Delegation möglich. Die Beschäftigten dürfen ihre Arbeitszeit selbst eintragen, der Arbeitgeber bleibt aber verantwortlich für ein verlässliches System.

#Stand der Gesetzgebung

Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales aus April 2023 sah eine Novelle des ArbZG vor, die die elektronische Zeiterfassung als Regelfall festschreiben und Ausnahmen für kleinere Betriebe enthalten sollte. Der Entwurf wurde regierungsintern beraten, aber nie vom Kabinett beschlossen und mit dem vorzeitigen Ende der Legislaturperiode nicht mehr finalisiert. Die seit 2025 regierende Koalition aus CDU, CSU und SPD hat im Koalitionsvertrag vereinbart, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung unbürokratisch zu regeln, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen, und eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit zu ermöglichen. Einen Gesetzentwurf gibt es bis Oktober 2026 nicht; laut Bundesregierung ist die Umsetzung noch Gegenstand regierungsinterner Absprachen, ein Zeitplan liegt nicht vor. Bis ein neues Gesetz in Kraft tritt, gilt die BAG-Auslegung des bestehenden Rechts, und die tägliche Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG gilt unverändert.

#Gibt es ein eigenes Zeiterfassungsgesetz?

Nein. Ein eigenständiges "Zeiterfassungsgesetz" existiert in Deutschland nicht, auch wenn der Begriff seit dem BAG-Beschluss überall auftaucht. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus dem Zusammenspiel dreier Rechtsquellen: dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG), aus dem das BAG die Pflicht abgeleitet hat, dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Höchstarbeitszeiten, Pausen und die § 16-Dokumentation regelt, und der EU-Arbeitszeitrichtlinie samt CCOO-Urteil des EuGH als europäischem Rahmen.

Was viele mit "Zeiterfassungsgesetz" meinen, ist die geplante ArbZG-Novelle, die die elektronische Erfassung als Regelfall festschreiben soll. Ein erster Entwurf dazu stammt von April 2023 und wurde nie verabschiedet; auch die aktuelle Bundesregierung hat bis Oktober 2026 keinen Gesetzentwurf beschlossen. Wer auf das neue Gesetz wartet, wartet also auf eine Präzisierung, nicht auf den Beginn der Pflicht: Die gilt bereits jetzt.

#Was eine konforme Arbeitszeiterfassung leisten muss

Aus dem ArbZG, dem ArbSchG und dem BAG-Urteil ergeben sich praktische Mindestanforderungen:

#Was nicht ausreicht

• Eine reine Stunden-Soll-Vereinbarung ohne tatsächliche Erfassung
• Vertrauensarbeitszeit ohne jede Dokumentation (Vertrauensarbeitszeit bleibt nach Auffassung des BMAS möglich, die Erfassung muss aber trotzdem stattfinden)
• Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber nicht überprüft oder absichert

#Sonderregelungen

#Jugendliche (JArbSchG)

Das Jugendarbeitsschutzgesetz verbietet Jugendlichen unter 18 Jahren grundsätzlich mehr als 8 Stunden tägliche Arbeit und mehr als 40 Stunden pro Woche. Strengere Pausen- und Ruhezeitregeln gelten zusätzlich.

#Schwangere (MuSchG)

Das Mutterschutzgesetz beschränkt schwangere Arbeitnehmerinnen auf 8,5 Stunden täglich (über 18 Jahre alt) bzw. 8 Stunden (unter 18). Mehrarbeit ist generell unzulässig.

#Nachtarbeit

§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG definiert Nachtarbeit als Arbeit, die mehr als zwei Stunden der Nachtzeit (23:00 bis 6:00 Uhr) umfasst. Für Nachtarbeitnehmer:innen gilt nach § 6 ArbZG ein kürzerer Ausgleichszeitraum für die Verlängerung auf 10 Stunden (ein Kalendermonat oder vier Wochen) und ein Anspruch auf regelmäßige arbeitsmedizinische Untersuchung.

#Leitende Angestellte

§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nimmt leitende Angestellte aus dem Anwendungsbereich heraus. Wer "leitend" ist, bestimmt § 5 Abs. 3 BetrVG eng: etwa wer selbständig einstellen und entlassen darf, Generalvollmacht oder Prokura hat oder regelmäßig unternehmerische Schlüsselaufgaben weitgehend weisungsfrei wahrnimmt. Mittlere Führungskräfte fallen in der Regel nicht darunter.

#So lässt sich die Pflicht umsetzen

#Schritt 1: Erfassungssystem wählen

Die Anforderungen erfüllen verschiedene Systeme, von einer Excel-Lösung über spezielle Zeiterfassungssoftware bis zur Stempeluhr. Die Wahl hängt von Betriebsgröße, Branche und Arbeitsmodell ab: Eine Mitarbeiter-Zeiterfassung für Bauarbeiter muss auf der Baustelle funktionieren, ein Arbeitsstunden-Tracker für Berater eher unterwegs beim Kunden. Wichtig sind drei Eigenschaften: objektiv (keine reinen Schätzungen), verlässlich (keine Manipulationsanfälligkeit), zugänglich (für Beschäftigte und Behörden).

Ein Terminal an der Wand ist dafür nicht nötig: Mit einer Stempeluhr-App stempeln Beschäftigte am eigenen Smartphone ein und aus. Welches System zu kleinen Teams passt und was es kostet, vergleicht der Ratgeber Zeiterfassung für Kleinbetriebe.

#Schritt 2: Verantwortung klären

Wer trägt die Daten ein? Wer prüft? Wer reagiert, wenn Grenzen erreicht werden? Legen Sie für jeden Standort fest, wer zuständig ist.

#Schritt 3: Schulung

Beschäftigte müssen das System nutzen können. Eine halbe Stunde Schulung mit klaren Beispielen reicht meist aus. Eine schriftliche Anleitung als Anlage zum Arbeitsvertrag oder im Intranet stützt das ab.

#Schritt 4: Eskalation bei Verstößen

Wenn die Höchstarbeitszeit überschritten wird, muss das auffallen und dokumentiert reagiert werden. Automatische Warnungen, die kurz vor Erreichen der 10-Stunden-Grenze auslösen, sind wirksamer als nachträgliche Kontrolle.

#Schritt 5: Aufbewahrung

§ 16 ArbZG verlangt Aufbewahrung der § 16-Aufzeichnungen für 2 Jahre. Lohnsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten reichen weiter (bis 6 Jahre). Ein System, das die Daten unveränderlich vorhält, vereinfacht die Compliance erheblich.

#Wie Timesheet die ArbZG-Pflicht abdeckt

Timesheet ist nicht zertifiziert als ArbZG-Lösung im engeren Sinne, deckt aber alle praktischen Anforderungen ab:

• Start- und Endzeiten pro Eintrag. Jeder Zeiteintrag in Timesheet trägt eine konkrete Start- und Endzeit, keine bloße Dauer.
• Pausenerfassung. Pausen werden separat erfasst, manuell oder automatisch nach Pausenregeln.
• Höchstarbeitszeit-Warnungen. Die HR-Warnungen (im Business-Plan) melden, sobald 80 Prozent des Tagessolls oder 90 Prozent der gesetzlichen Tagesgrenze erreicht sind.
• Audit-Log. Im Business-Plan werden alle Änderungen mit Zeitstempel und Nutzerin protokolliert.
• Export. Ein Excel- oder CSV-Export der § 16-Aufzeichnungen ist in jedem Plan möglich; ein PDF-Report erfordert den Pro-Plan oder höher.

Den vollständigen Überblick zu den HR-Warnungen gibt der Beitrag dazu.

#Häufige Fragen

Gilt die Erfassungspflicht auch für mich als Einzelunternehmerin? Nein. Die Pflicht trifft Arbeitgeber gegenüber ihren Arbeitnehmer:innen. Wer ausschließlich für sich selbst arbeitet (Solo-Selbständige ohne Mitarbeiter), unterliegt nicht dem ArbZG.

Was, wenn ich nur Minijobber:innen beschäftige? Auch dann gilt die volle Pflicht. Das ArbZG kennt keine Untergrenze nach Stundenumfang. Für Minijobs verlangt § 17 MiLoG außerdem ausdrücklich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ende des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren (ausgenommen Minijobs in Privathaushalten); Verstöße kosten bis zu 50.000 Euro (§ 21 MiLoG).

Sind Excel-Tabellen wirklich nicht erlaubt? Excel kann das Minimum erfüllen, wenn die Daten verlässlich, vom Arbeitgeber abgesichert und gegen Manipulation geschützt sind. In der Praxis scheitert Excel an der Manipulationssicherheit; sobald jemand eine Stunde nachträglich verschiebt, ist die Verlässlichkeit hin.

Was passiert bei einem Verstoß? Ein Verstoß gegen die aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitete Erfassungspflicht ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Die Arbeitsschutzbehörde kann die Erfassung aber im Einzelfall anordnen, und wer einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, riskiert bis zu 30.000 Euro (§ 22 Abs. 3, § 25 ArbSchG). Direkt bußgeldbewehrt sind fehlende, unrichtige oder zu früh vernichtete Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG sowie Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen oder Ruhezeit, jeweils mit bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG). Ohne Aufzeichnungen fehlen zudem Belege, wenn es vor dem Arbeitsgericht um Arbeitszeiten geht.

Wann kommt die Novelle? Offen. Der Referentenentwurf von April 2023 wurde nie verabschiedet. Die Koalition aus CDU, CSU und SPD will laut Koalitionsvertrag von 2025 die elektronische Erfassung mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen einführen und eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit ermöglichen. Einen Gesetzentwurf hat die Bundesregierung bis Oktober 2026 nicht beschlossen, einen Zeitplan gibt es nach ihren Angaben nicht.

#Zusammenfassung

• Das ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf 8 (ausnahmsweise 10) Stunden
• Pausen bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind verpflichtend, ebenso 11 Stunden Ruhezeit
• Das BAG-Urteil vom 13.09.2022 hat die Pflicht zur systematischen Zeiterfassung aller Beschäftigten bestätigt
• Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein
• Sonderregeln gelten für Jugendliche, Schwangere und Nachtarbeit
• Eine Novelle des ArbZG ist geplant, aber noch nicht beschlossen; aktuell gilt die BAG-Auslegung

#Quellen

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) auf gesetze-im-internet.de
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 3 auf gesetze-im-internet.de
• BAG-Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 (CCOO)
• Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (BMAS)
• Antwort der Bundesregierung zum Stand der ArbZG-Reform (Plenarprotokoll 21/95 vom 23.09.2026)

#Wie geht es weiter

• Zeiterfassung nach dem Arbeitszeitgesetz als kompakte Übersicht, welche Anforderung welche Funktion abdeckt
• Digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter für die Umsetzung im Team: stempeln per App, alle Zeiten in der Web-App
• Die EU-Arbeitszeitrichtlinie erklärt für den europäischen Rahmen, aus dem das deutsche Recht abgeleitet wird
• Das CCOO-Urteil und die Zeiterfassungspflicht als historischer Auslöser
• HR-Warnungen: Hinweise bei Verstößen gegen Arbeitszeitgrenzen als praktische Umsetzung