Sie beenden einen langen Tag um 19:30. Das Handy meldet sich: "Gesetzliche Tageshöchstarbeitszeit von 10 Stunden überschritten." Sie wussten, dass der Tag lang wurde, aber Sie haben nicht erwartet, dass die Arbeitsinspektion in der eigenen Hosentasche aufblinkt. Der nächste Gedanke ist nicht "ups". Er ist "guter Hinweis, das hätte ich ohne Meldung gar nicht bemerkt".
Genau das ist die Aufgabe der HR-Warnungen in Timesheet. Die App kennt Ihren Vertrag, das Arbeitszeitgesetz Ihres Landes und Ihre Pausen. Sie rechnet im Hintergrund mit und meldet sich, bevor ein Verstoß im Stundenzettel landet.
Was HR-Warnungen erkennen
Timesheet wertet während der Arbeit laufend drei Arten von Warnungen aus:
1. Vertragsziel-Warnungen
Basieren auf den Tages- und Wochenstunden, die Ihr Vertrag vorgibt.
- Tagesziel in Sicht: 80 Prozent der vertraglichen Tagesstunden erreicht
- Tagesziel überschritten: 100 Prozent des Tagesziels überschritten
- Wochenziel in Sicht: 80 Prozent der Wochenstunden erreicht
- Wochenziel überschritten: 100 Prozent der Wochenstunden überschritten
Diese Hinweise haben die Stufe "Warnung". Sie sind keine Gesetzesverstöße, sondern informieren Sie, dass Sie an oder über der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit sind.
2. Warnungen zur gesetzlichen Höchstarbeitszeit
Basieren auf einer Arbeitszeit-Regel, die an Ihr Beschäftigungsmodell gekoppelt ist. Das sind die harten Grenzen, die das Gesetz setzt.
- Tageshöchstarbeitszeit in Sicht: 90 Prozent der gesetzlichen Tagesgrenze (z.B. 9 von 10 Stunden in Deutschland)
- Tageshöchstarbeitszeit überschritten: Grenze gerissen
- Wochenhöchstarbeitszeit in Sicht: 90 Prozent der Wochengrenze
- Wochenhöchstarbeitszeit überschritten: Wochengrenze gerissen
Die "überschritten"-Hinweise haben die Stufe "kritisch". Das System zeigt sie rot und auffällig an.
3. Pausen-Warnung
Wird vom Beschäftigungsmodell ausgelöst. Das klassische Beispiel, das deutsche ArbZG, sieht 30 Minuten Pause nach 6 Stunden und 45 Minuten nach 9 Stunden vor. Timesheet vergleicht die gestaffelten Regeln mit den tatsächlich erfassten Pausen des Tages. Fehlt die nötige Pause, sehen Sie "Sie brauchen eine 30-Minuten-Pause nach 6h Arbeit."
Die Pausenprüfung hat die Stufe "Info", denn das Gesetz erlaubt, sie später am Tag zu nehmen. Der Hinweis ist ein Stupser, kein Verstoß, solange die Pause noch genommen wird.
Ein Hinweis zu besonderen Gruppen
Die Arbeitszeit-Regel kann zusätzlich engere Grenzen für Nachtarbeitende, Jugendliche und Schwangere hinterlegen. Timesheet wendet diese heute nicht automatisch an: Dafür wären persönliche Daten nötig (Geburtsdatum, Schwangerschaft), die die App bewusst nicht erhebt. Gehört jemand im Team zu einer dieser Gruppen, bekommt die Person ein eigenes Beschäftigungsmodell, dessen Tages- und Wochengrenzen die strengeren Werte abbilden.
Warum die Berechnung keine reine Summe ist
Arbeitszeit im Sinne der Compliance ist die tatsächlich am Stück verstrichene Zeit, nicht die Summe der Aufgabendauern.
Angenommen, Sie erfassen zwei überlappende Aufgaben:
Aufgabe A: 09:00 bis 12:00 (3h)
Aufgabe B: 10:00 bis 12:00 (2h)Eine naive Summe ergibt 5 Stunden. Die Compliance-Sicht ergibt 3 Stunden. Von 09:00 bis 12:00 waren Sie am Schreibtisch, egal wie viele Projekte gleichzeitig liefen.
Timesheet führt sich überlappende Zeitblöcke vor der Grenzprüfung zusammen. Drei Stunden Überlappung zählen 3 Stunden gegen die gesetzliche Grenze, die einzelnen Aufgaben behalten aber ihre eigene Start- und Endzeit für die Abrechnung.
Die Daten hinter den Warnungen
Warnungen stützen sich auf drei Datenobjekte in Timesheet:
| Objekt | Was es enthält | Wer es einrichtet |
|---|---|---|
| Vertrag | Tages- und Wochensoll, Zeitzone, Wochenbeginn, Exempt-Status, Verweis aufs Beschäftigungsmodell | HR oder Admin im Business-Plan |
| Beschäftigungsmodell | Arbeitszeit- und Pausenregeln für eine Rolle oder ein Land | HR oder Admin |
| Arbeitszeit-Regel | Harte Grenzen pro Tag und Woche, plus Sonderregelungen für Nacht-, Jugend- und Schwangerschaftsarbeit | HR oder Admin |
| Pausenregel | Gestaffelte Pausenminuten nach Arbeitsstunden, bezahlt oder unbezahlt | HR oder Admin |
Timesheet liefert vorgefertigte Arbeitszeit-Regeln für Dutzende Länder mit, darunter Deutschland, Österreich, die Schweiz, Großbritannien, Spanien, Frankreich und die USA (Bundesrecht). Eigene Regeln pro Beschäftigungsmodell sind möglich.
Hat eine Nutzerin keinen aktiven Vertrag in einer Organisation, feuern keine Warnungen. Ist der Vertrag als "exempt" markiert, werden alle Warnungen unterdrückt (so, wie es für FLSA-exempt-Beschäftigte in den USA gehandhabt wird).
Wo die Warnungen erscheinen
In der App auf dem Timer-Bildschirm
Der Timer-Bildschirm zeigt eine Leiste über der aktiven Aufgabe. Die Farbe entspricht der Warnstufe:
- Info (Türkis im Web, Orange unter iOS): die Pausen-Erinnerung
- Warnung (Orange): Grenze nähert sich, Vertragsziel überschritten
- Kritisch (Rot): gesetzliche Grenze überschritten
Mit einem Tap auf die Leiste sehen Sie die Details: welche Grenze, heutiger Wert, Höchstwert.
Als Compliance-Benachrichtigungen
Die Live-Hinweise erscheinen, während Sie die App nutzen. Zusätzlich prüft die Compliance-Engine im Backend jeden Tag im Nachhinein: Wurde eine Grenze tatsächlich gerissen oder eine Pflichtpause verpasst, wird der Verstoß erfasst und eine Benachrichtigung verschickt. Ein langer Freitagnachmittag rutscht vielleicht an der Leiste vorbei, aber nicht am Protokoll.
In der Web-App
Dieselbe Leiste erscheint im Web-Dashboard und im Aufgabenformular. Führungskräfte sehen Warnungen zu ihrer eigenen Zeit; Warnungen zu Teammitgliedern erscheinen nicht in den Standardplänen.
Einrichtung
Schritt 1: Vertrag anlegen
- In der Business-Web-App Organisationen, dann Ihre Organisation, dann Verträge öffnen
- Neuer Vertrag für die Beschäftigte (oder sich selbst)
- Tagesstunden (z.B. 8), Wochenstunden (z.B. 40), Zeitzone, Wochenbeginn setzen
- Exempt-Status setzen, falls zutreffend
- Speichern
Neue Verträge starten als Entwurf. Aktivieren Sie den Vertrag, sobald alles eingetragen ist; er wirkt ab seinem Gültig-ab-Datum.
Schritt 2: Beschäftigungsmodell auswählen oder anlegen
- Organisationen, dann Ihre Organisation, dann Beschäftigungsmodelle
- Ein Preset wählen (z.B. Deutschland, Vollzeit, ArbZG) oder Neues Modell klicken
- Die Arbeitszeit-Regel und die Pausenregeln zuweisen
- Speichern und das Modell auf dem Vertrag verlinken
Ohne Modell feuern weiterhin die Vertragsziel-Warnungen. Gesetzliche Höchstgrenzen und gestaffelte Pausenprüfungen erscheinen erst, wenn ein Modell verlinkt ist.
Schritt 3: Testen
- Einen Timer starten
- Einen fiktiven Eintrag von früher am Tag so anpassen, dass die Tagessumme bei 80 Prozent des Tagesziels liegt
- Die Leiste sollte erscheinen
Wenn die orangefarbene Leiste mit der korrekten Zahl auftaucht, sitzt die Einrichtung.
Bewährte Muster
Länder-Presets als Ausgangspunkt nutzen. Die vorgefertigten Arbeitszeit-Regeln decken die häufigsten Fälle ab. Verschärfen oder lockern Sie später, aber starten Sie heute Abend mit etwas Greifbarem, statt erst nächstes Quartal.
Exempt-Beschäftigte als exempt markieren. US-FLSA-exempt-Angestellte, leitende Angestellte und andere gesetzlich aus dem Arbeitszeitgesetz herausfallende Gruppen gehören als exempt markiert. Sonst meldet das System "Verstöße", die keine sind.
Die Überlappungsregel nicht bekämpfen. Wenn zwei Aufgaben von 09:00 bis 12:00 und 10:00 bis 12:00 nur 3 Stunden zur Grenze beitragen, macht die Regel ihren Job. Die Abrechnung bekommt trotzdem beide.
Verstöße wöchentlich prüfen. Unter Organisationen, dann Compliance finden Führungskräfte das Ruhezeit-Verstoßprotokoll und die Audit-Logs. So handeln Sie auf Muster, bevor die Arbeitsinspektion es tut.
Häufige Fragen
Sind die Warnungen rechtsverbindlich in meinem Land? Die Warnungen sind für mehrere Länder kalibriert, Timesheet zertifiziert die Compliance aber nicht. Sie machen Grenzen sichtbar. Die Arbeitszeit-Regel lässt sich exakt an die örtliche Rechtslage anpassen.
Hindern mich Warnungen am Weiterarbeiten? Nein. Warnungen informieren, sie blockieren nicht. Die Entscheidung weiterzuarbeiten liegt bei Ihnen. Der Audit-Trail macht sie später nachvollziehbar.
Funktionieren Warnungen offline? Unter iOS ja. Die App berechnet die Warnungen direkt auf dem Gerät, aus dem bereits synchronisierten Vertrag und Beschäftigungsmodell, und aktualisiert sie auch ohne Verbindung. Die Web-App fragt das Backend und braucht daher eine Verbindung.
Lassen sich die Schwellen (80/90/100 Prozent) anpassen? Aktuell nicht. Die Schwellen sind fest, damit das Verhalten teamübergreifend planbar bleibt.
Was geschieht mit alten Daten, wenn ich eine Arbeitszeit-Regel ändere? Warnungen werden gegen die Regel ausgewertet, die zum Zeitpunkt der Berechnung aktiv ist. Historische Compliance-Berichte nutzen die Regel, die am betreffenden Tag gültig war. Eine heutige Änderung schreibt den gestrigen Bericht nicht um.
Zusammenfassung
- HR-Warnungen melden Vertragsziele, gesetzliche Grenzen und fehlende Pausen in Echtzeit
- Vertragsziele nutzen Ihr Tages- und Wochensoll, gesetzliche Grenzen die Arbeitszeit-Regel des Landes
- Strengere Grenzen für Nacht-, Jugend- und Schwangerschaftsarbeit bildet ein eigenes Beschäftigungsmodell ab
- Überlappende Aufgaben zählen für die Compliance als tatsächlich verstrichene Zeit, nicht als Summe
- Warnungen erscheinen in der App und im Web; erfasste Verstöße kommen als Benachrichtigung
- Verfügbar ab dem Business-Plan
Wie geht es weiter
- Tages- und Wochensoll festlegen um die Vertragsseite des Warnsystems einzurichten
- Pausen und echte Arbeitszeiten erfassen damit die Pausenregel die richtigen Daten erhält