Tages- und Wochensoll festlegen

Sie sind vertraglich für 32 Stunden pro Woche eingestellt. Am Mittwochnachmittag sollten Sie bei rund 19,2 Stunden Arbeit stehen. Am Freitag bei rund 32. Am Monatsende sollte der laufende Saldo ungefähr bei null sein. Driftet er, wollen Sie wissen, in welche Richtung und wie stark, nicht erst am Monatsende, sondern am Mittwochnachmittag.

Genau das tun Soll-Arbeitszeiten in Timesheet. Der Vertrag trägt Ihre Tages- und Wochenstunden. Die App rechnet gegen die erfassten Einträge und zeigt einen Saldo, der sich mit jeder gespeicherten Aufgabe bewegt.

#Was "Soll" in Timesheet bedeutet

Das Soll ist das, was Ihr Vertrag an Arbeitszeit voraussetzt. Nicht das, was Sie an jedem einzelnen Tag schulden, sondern das, was die Vereinbarung über eine typische Woche annimmt.

Zwei Ebenen:

1. Tagessoll (z.B. 8): erwartete tägliche Arbeitszeit
2. Wochensoll (z.B. 40): erwartete wöchentliche Arbeitszeit

Beide stehen am Vertrag. Jeder Vertrag hat sein eigenes Zahlenpaar, sodass eine Teilzeitkraft mit 30 Wochenstunden ein anderes Tagessoll (6) hat als eine Vollzeitkollegin (8).

Jeder Zeiteintrag hat konkrete Start- und Endzeit. Die App summiert die effektive Arbeitszeit pro Tag und Woche, vergleicht sie mit dem Soll und bildet einen laufenden Saldo.

#Warum Tages- und Wochenzahl getrennt existieren

Ein reines Wochensoll lässt Freitag offen. Ein reines Tagessoll bricht Viertage-Wochen. Beides ist nötig für die häufigsten Modelle:

Tagessoll auf 0 setzen schaltet die Tageswarnung und Tageslinie ab. Der Wochensaldo läuft weiter.

#Der Saldo: hoch, runter und Drift

Der Saldo ist die laufende Differenz zwischen Soll-Zeit und tatsächlicher effektiver Arbeitszeit. Positiv heißt vor dem Plan, negativ heißt Zeit nachzuholen.

Beispiel: 40-Stunden-Woche, 4 Tage zu je 8 Stunden, Stand +0. Freitag nur 4 Stunden gearbeitet, Wochensaldo wird -4.

Drei Salden werden geführt:

• Tagessaldo für heute und jeden Vergangenheits-Tag
• Wochensaldo für die aktuelle und jede vergangene Woche
• Monatssaldo als Aggregat der Tagessalden im Monat

Der Monatssaldo ist für die meisten die wichtigste Zahl. Er gleicht kurze Ausschläge aus und zeigt trotzdem echte Drifts.

#Wie effektive Arbeitszeit gezählt wird

Arbeitszeit für den Saldo ist die tatsächlich verstrichene Uhrzeit (von Start bis Ende), dieselbe Berechnung wie für HR-Warnungen.

• Pausen werden abgezogen (nur die relative Dauer zählt zum Saldo)
• Überlappende Aufgaben werden zusammengeführt, sodass 09:00 bis 12:00 und 10:00 bis 12:00 zusammen 3 Stunden ergeben, nicht 5
• Aufgaben über Mitternacht werden an Mitternacht geteilt und dem richtigen Tag zugeordnet
• Aufgaben in einer anderen Organisation zählen nicht in diesen Vertragssaldo
• Laufende Aufgaben zählen bis "jetzt"

Die Logik hinter den Überlappungen erklärt der Beitrag HR-Warnungen.

#Wo der Saldo erscheint

#Timer-Bildschirm

Der Timer-Bildschirm zeigt eine kleine Anzeige "Saldo: +1h 12m". Standardmäßig der Wochensaldo, mit einem Tap wechseln Sie zu Tag oder Monat.

#Web-Dashboard

Das Dashboard-Widget zeigt Tages-, Wochen- und Monatssaldo nebeneinander, mit einer Trendlinie über die letzten 12 Wochen. Hilfreich, um Drift über ein Quartal hinweg zu erkennen.

#Statistik-Berichte

Statistik, Arbeitszeit, Saldo zeigt eine Tagestabelle mit Soll, Ist und Saldo. Export nach Excel oder CSV über den üblichen Export.

#Chronis-Antworten

Auf "Wie steht mein Saldo?" antwortet Chronis aus denselben Daten, samt der Tagessumme, die zu erwarten ist, wenn ein Timer läuft.

#Einrichtung

#Schritt 1: Vertrag anlegen

1. Web-App auf my.timesheet.io öffnen
2. Einstellungen, Verträge öffnen
3. Neuer Vertrag klicken (oder einen bestehenden öffnen)
4. Eintragen:
   • Tagessoll (z.B. 8)
   • Wochensoll (z.B. 40)
   • Zeitzone (die lokale Zeit des Vertrags)
   • Wochenbeginn (Montag für die meisten, Sonntag in einigen US-Fällen)
   • Gültig ab und Gültig bis (offenes Ende möglich)
5. Speichern

Der Saldo beginnt ab dem Gültig-ab-Datum zu laufen. Historische Daten davor wirken sich nicht aus.

#Schritt 2: Beschäftigungsmodell verlinken (optional)

Wer zusätzlich gesetzliche Höchstwarnungen und gestaffelte Pausenregeln möchte, verlinkt den Vertrag mit einem Beschäftigungsmodell. Das beschreibt der Beitrag zu HR-Warnungen.

Ohne Beschäftigungsmodell funktioniert der Saldo vollständig; nur die gesetzlichen Höchstwarnungen entfallen.

#Schritt 3: Auf dem Timer prüfen

1. App öffnen
2. Heute einen Eintrag erfassen (z.B. 09:00 bis 13:00)
3. Der Saldo sollte -4h zeigen (bei 8h Tagessoll)
4. Einen weiteren Eintrag erfassen (z.B. 14:00 bis 18:00)
5. Der Saldo geht auf 0

Bewegt sich die Zahl nicht wie erwartet, prüfen Sie, ob der Vertrag heute aktiv und die Zeitzone richtig ist.

#Muster aus der Praxis

#Teilzeit mit wechselnden Tagen

Eine Beraterin arbeitet Dienstag, Mittwoch und Donnerstag jeweils 10 Stunden. Tagessoll bleibt bei 8 (für Warnschwellen), Wochensoll bei 30. Der Saldo häuft über die Woche etwa +6 an, was gewollt und nachvollziehbar ist.

Manche Agenturen führen den Vertrag so für Schichtkräfte und gleichen über formelle Überstundenbuchungen am Monatsende aus.

#Viertage-Woche

Tagessoll 10, Wochensoll 40. Freitag frei ergibt -10 als Tagessaldo, ausgeglichen durch +2 an jedem Montag bis Donnerstag. Der Wochensaldo landet bei 0.

#Gleitzeit mit Kernzeit

Manche Beschäftigungsmodelle setzen Gleitzeit mit Kernzeiten (z.B. Anwesenheit zwischen 10:00 und 15:00). Das Soll bleibt Tag 8 / Woche 40, der Rest schwankt. Verletzungen der Kernzeit werden gesondert gemeldet.

#Langer Urlaub

Urlaubstage werden als Abwesenheiten erfasst. Standardmäßig zählt ein Urlaubstag mit dem Tagessoll in den Saldo, sodass der Saldo über einen geplanten Urlaub hinweg nicht negativ driftet. Das ist pro Abwesenheitsart einstellbar.

#Muster, die sich bewähren

Soll früh setzen, nicht spät. Den Vertrag am Tag eins anlegen. Rückwirkend geht, sauber wird es ab dem Startdatum.

Zeitzone bewusst wählen. Die Vertragszeitzone bestimmt die Tagesgrenzen für die Berechnung. Die primäre Arbeitszeitzone der Beschäftigten setzen, nicht die des Servers.

Erwartungen anpassen, nicht den Saldo. Der Saldo ist nicht dazu da, am Jahresende geleert zu werden. Er ist eine laufende Differenz; driftet er anhaltend, gehört wahrscheinlich der Vertrag aktualisiert.

Monatssaldo als Leitstern. Tages- und Wochensaldo schwingen, der Monatswert glättet das Rauschen und zeigt echte Trends.

Mit Überstundenkonten kombinieren. Im Business-Plan lassen sich aus positiver Drift eigene Überstunden-Buchungen erzeugen, mit Auszahlungs- oder Freizeit-Regeln. Das Soll speist die Vorberechnung.

#Häufige Fragen

Kann eine Nutzerin mehrere Verträge haben? Ja. Jeder Vertrag gehört zu einer Organisation; eine Nutzerin mit Verträgen in zwei Organisationen hat zwei Salden.

Was passiert, wenn ein Vertrag endet? Der Saldo friert am Gültig-bis-Datum ein. Ein neuer Vertrag für dieselbe Person startet einen frischen Saldo.

Lässt sich das Tagessoll rückwirkend ändern? Der Vertrag lässt sich bearbeiten, die Änderung wirkt aber nach vorne. Für eine korrekte Vergangenheit den aktuellen Vertrag am Änderungsdatum beenden und einen neuen ab dem Folgetag anlegen.

Zählen Wochenenden? Nur, wenn am Wochenende erfasst wird. Der Saldo summiert nur, was Sie geloggt haben, minus dem Soll. Wochenenden ohne Einträge tragen 0 zur Ist-Zeit bei.

Was ist mit Feiertagen? Feiertage werden über Abwesenheitsarten geführt. Ein Feiertag zählt standardmäßig mit dem Tagessoll in den Saldo, damit der Saldo nicht über den Feiertag driftet.

#Zusammenfassung

• Soll-Arbeitszeit liegt am Vertrag, mit Tages- und Wochensoll
• Der Saldo läuft live in drei Sichten: Tag, Woche, Monat
• Effektive Arbeitszeit ist die tatsächlich verstrichene Uhrzeit, mit Überlappung
• Pausen und Abwesenheiten werden korrekt verarbeitet
• Verfügbar ab dem Business-Plan

#Wie geht es weiter

• HR-Warnungen: Hinweise bei Verstößen gegen Arbeitszeitgrenzen um die Grenzseite zu den Vertragsvorgaben hinzuzufügen
• Pausen und echte Arbeitszeiten erfassen damit Pausendaten korrekt in den Saldo fließen
• Komp-Zeit oder Überstundenvergütung: Was ist wo erlaubt? für die rechtliche Seite positiver Drift