Ausgaben erfassen und Quittungen zu Projekten anhängen

Zeit ist nicht das Einzige, was bei Projekten verfolgt werden sollte. Materialien, Reisekosten, Software-Abonnements, Kundenessen—diese Ausgaben summieren sich und müssen oft abgerechnet oder erstattet werden. Timesheet ermöglicht es Ihnen, Ausgaben zusammen mit Ihren Zeiteinträgen zu dokumentieren und alles an einem Ort zu halten.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ausgaben effektiv erfassen und ordnungsgemäße Dokumentation führen.

#Warum Ausgaben in Timesheet erfassen?

#Vollständiges Projektbild

Sehen Sie alle Projektkosten—sowohl Zeit als auch Ausgaben—in einer Ansicht.

#Einfachere Abrechnung

Ausgaben in Kundenrechnungen einbeziehen, ohne Quittungen durchsuchen zu müssen.

#Bessere Schätzungen

Historische Ausgabendaten helfen Ihnen, zukünftige Projekte genauer zu kalkulieren.

#Nachvollziehbarkeit

Dokumentation führen, die Kunden, Buchhalter und Steuerbehörden zufriedenstellt.

#Ausgaben zu Aufgaben hinzufügen

#Grundlegende Ausgabenerfassung

1. Bestehende Aufgabe öffnen oder neue erstellen
2. Den Bereich Ausgaben finden
3. Auf Ausgabe hinzufügen tippen
4. Eingeben:
   • Beschreibung: Wofür die Ausgabe ist
   • Betrag: Die Kosten
5. Speichern

#Was in Beschreibungen aufnehmen

Gute Beschreibungen machen Ausgaben später klar:

Zu vage:

• "Material"
• "Reise"
• "Software"

Besser:

• "Druckertinte für Kundenpräsentationsmaterialien"
• "Zugticket zu Kundenmeeting in München"
• "Adobe Creative Cloud Monatsabonnement"

#Ausgaben-Timing

Ausgaben zur Aufgabe hinzufügen, wenn:

• Die Aufgabenarbeit stattfand
• Die Ausgabe anfiel
• Oder eine dedizierte Aufgabe nur für Ausgaben erstellen

#Quittungsfotos anhängen

#Warum Quittungen anhängen?

• Kundenanforderungen zur Abrechnung
• Steuerdokumentation
• Ausgabengenehmigungsworkflows
• Persönliche Aufzeichnungen

#Wie anhängen

1. Ausgabeneintrag öffnen
2. Quittung anhängen oder Foto hinzufügen finden
3. Entweder:
   • Foto mit Kamera aufnehmen
   • Aus Fotobibliothek auswählen
   • Aus Dateien hochladen (Web)
4. Quittung ist an die Ausgabe angehängt

#Tipps zur mobilen Quittungserfassung

Beleuchtung: Gute Beleuchtung verhindert Schatten und verbessert Lesbarkeit

Winkel: Frontal aufnehmen, nicht schräg

Vollständigkeit: Gesamte Quittung mit Datum, Anbieter, Betrag und Positionen erfassen

Zeitnah: Quittungen sofort erfassen—Papier verblasst und geht verloren

#Ausgaben in Berichte einbeziehen

#Export mit Ausgaben

Beim Datenexport:

1. Zu Export-Einstellungen gehen
2. Sicherstellen, dass Ausgabenfelder enthalten sind:
   • Ausgabenbeschreibung
   • Ausgabenbetrag
   • Quittungsanhang (falls unterstützt)
3. Export enthält Ausgaben zusammen mit Zeiteinträgen

#Ausgabenzusammenfassungen

In Statistiken oder Berichten:

• Gesamtausgaben nach Projekt sehen
• Ausgabentrends über Zeit betrachten
• Ausgaben projektübergreifend vergleichen

#Kundenberichte

Berichte generieren, die zeigen:

• Zeiteinträge mit Dauern
• Ausgaben mit Beschreibungen und Beträgen
• Kombinierte Summen zur Abrechnung

#Häufige Ausgabentypen

#Projektmaterialien

• Verbrauchsmaterialien
• Gerätekäufe
• Softwarelizenzen

#Reise

• Transport (Flüge, Züge, Taxis, Parken)
• Unterkunft
• Verpflegung während Reisen

#Kundenbezogen

• Geschäftsessen
• Besprechungsraummieten
• Präsentationsmaterialien

#Abonnements

• Software-Abonnements anteilig für Projekt
• Servicegebühren
• Plattformkosten

#Sonstiges

• Versandkosten
• Druck und Kopien
• Kommunikationskosten

#Ausgaben-Workflows

#Für Freiberufler

1. Ausgabe während Projektarbeit anfallen
2. Quittung sofort erfassen
3. Ausgabe zur relevanten Aufgabe hinzufügen
4. In Kundenrechnung einbeziehen
5. Als abgerechnet markieren, wenn fakturiert
6. Als bezahlt markieren, wenn erstattet

#Für Angestellte

1. Ausgabe anfallen
2. Quittung erfassen
3. Zur Aufgabe mit Spesenabrechnung-Tag hinzufügen
4. Für Spesenerstattung exportieren
5. An Manager/Finanzabteilung einreichen
6. Erstattungsstatus verfolgen

#Für Projektmanager

1. Team-Ausgaben wöchentlich überprüfen
2. Mit Budget abgleichen
3. Ungewöhnliche Ausgaben genehmigen oder hinterfragen
4. In Projektkostenverfolgung einbeziehen
5. Entsprechend an Kunden abrechnen

#Profi-Tipps zur Ausgabenverfolgung

#Ausgaben-Only-Aufgaben erstellen

Für signifikante Ausgaben, die nicht an spezifische Arbeitsaufgaben gebunden sind, dedizierte Ausgabeneinträge erstellen:

• "Projekt-Setup-Kosten"
• "Monatliche Software-Abonnements"
• "Reisekosten - Kundenbesuch"

#Konsistente Beschreibungen verwenden

Persönliche Namenskonvention entwickeln:

• Mit Ausgabentyp beginnen: "Reise: ..."
• Datum einschließen wenn hilfreich: "Mittagessen (15. Dez): ..."
• Kundenkontext hinzufügen: "Kunde A: ..."

#Erfassen, bevor Sie vergessen

Ausgaben am selben Tag hinzufügen, an dem sie anfallen. Warten führt zu:

• Verlorenen Quittungen
• Vergessenen Ausgaben
• Unvollständigen Aufzeichnungen

#Geschäftliches und Privates trennen

Rigoros nur echte Geschäftsausgaben erfassen. Das hilft bei:

• Genauer Projektkalkulation
• Steuerkonformität
• Prüfungsnachweisen

#Monatlich überprüfen

Einmal im Monat:

• Auf fehlende Ausgabeneinträge prüfen
• Überprüfen, ob alle Quittungen angehängt sind
• Mit Bank-/Kreditkartenauszügen abgleichen

#Häufige Fragen

Kann ich Ausgaben ohne Zeiteinträge hinzufügen? Ja, erstellen Sie eine Aufgabe mit minimaler oder null Zeit, dann fügen Sie Ausgaben hinzu. Oder fügen Sie Ausgaben zu jeder bestehenden Aufgabe hinzu.

Werden Quittungsbilder gesichert? Mit Plus/Pro-Plänen werden Quittungsbilder in die Cloud synchronisiert und automatisch gesichert.

Können Teammitglieder gegenseitig Ausgaben sehen? Das hängt von Team-Berechtigungen ab. Manager können typischerweise; Mitglieder sehen typischerweise nur ihre eigenen.

Wie werden Ausgaben in Rechnungen einbezogen? In der PDF-Dokumentengenerierung (Pro) können Sie Ausgaben als Positionen auf Rechnungen einbeziehen.

Kann ich Ausgaben getrennt von Zeit exportieren? Ja, verwenden Sie Export-Filter, um bei Bedarf reine Ausgabenberichte zu erstellen.

#Best Practices zur Ausgabenverfolgung

#Sofort

• Quittungsfoto erfassen
• Notieren, wofür es ist

#Am selben Tag

• Ausgabe zu Timesheet hinzufügen
• Quittung anhängen
• Entsprechend taggen

#Wöchentlich

• Auf Vollständigkeit überprüfen
• Beträge verifizieren
• Auf fehlende Einträge prüfen

#Monatlich

• Mit Auszügen abgleichen
• Ausgabenberichte generieren
• Erstattungen nachverfolgen

#Zusammenfassung

Effektive Ausgabenverfolgung in Timesheet bedeutet:

• Ausgaben zu Aufgaben hinzufügen: Kosten dokumentieren, wenn sie anfallen
• Klar beschreiben: Ihr zukünftiges Ich wird Ihrem jetzigen Ich danken
• Quittungen anhängen: Fotoerfassung macht es einfach
• In Berichte einbeziehen: Vollständiges Projektkostenbild erhalten
• Status verfolgen: Wissen, was abgerechnet und erstattet wurde

Ausgabenverfolgung einfach und konsistent halten, und Sie haben immer vollständige Projektkostendokumentation.

#Was kommt als Nächstes?

Mit erfassten Ausgaben:

• In Rechnungen einbeziehen bei PDF-Dokumentengenerierung
• Nach Excel exportieren für detaillierte Ausgabenanalyse
• Kilometer erfassen für Reisedokumentation

Erfassen Sie Ihre nächste Quittung noch heute in Timesheet.