Ein Projekt sind selten nur Stunden. Es sind Stunden plus die Bahnfahrt zum Kunden, plus die Druckerpatrone für den Workshop, plus der Anteil am Adobe-Abo in diesem Monat, plus das Mittagessen, über das Sie zur Rechnungszeit nicht streiten wollen. Eine Zeiterfassung, die das ignoriert, ist ein halbes System.
Timesheet erfasst Ausgaben an denselben Projekten und Aufgaben, an denen Sie Stunden buchen, inklusive Quittungsfoto. Ein Report am Ende hat beide Zahlen nebeneinander. Ausgabenerfassung gehört zu jedem Plan, auch zum kostenlosen Basic; in Plus und Pro werden die Quittungsbilder zusätzlich in die Cloud gesichert.
Warum Ausgaben dort erfassen, wo Sie auch Zeit erfassen?
Ein vollständiges Projektbild. Stunden und Kosten in einer Ansicht, keine zwei Systeme, die sich am Monatsende abgleichen müssen.
Weniger Papierhandling. Beleg an der Kasse fotografieren, an die Aufgabe hängen, Papier wegwerfen oder ablegen. Das Bild ist die Quelle.
Bessere Angebote beim nächsten Mal. Historische Kosten pro Projekttyp sind ein Realitätscheck für die Kalkulation (es sind nie nur die Personalkosten).
Ein Audit-Pfad, der hält. Quittungsbild plus Aufgabenkontext plus Datum plus Betrag. Das ist es, was Steuerberater und Betriebsprüfer wirklich wollen.
Eine Ausgabe an eine Aufgabe hängen
Grundeintrag
- Bestehende Aufgabe öffnen oder eine neue anlegen
- Abschnitt Ausgaben finden
- Ausgabe hinzufügen tippen
- Eingeben:
- Beschreibung: wofür die Ausgabe ist
- Betrag: wie viel
- Speichern
Beschreibungen, die sechs Monate später noch funktionieren
Vage Beschreibungen werden zum Quartalsende zu unlösbaren Rätseln.
Zu vage:
- „Material“
- „Reise“
- „Software“
Besser:
- „Druckerpatrone für Kundenpräsentation A“
- „Bahnticket München, Kundentermin 12.12.“
- „Adobe Creative Cloud, Dezember-Abo“
Wann jede Ausgabe erfassen?
- Am selben Tag, idealerweise innerhalb von Minuten nach dem Bezahlen
- An der Aufgabe, an der die Arbeit stattgefunden hat
- Oder an einer eigenen Ausgaben-Aufgabe („Dezember Reisen“, „Projekt-Setup-Kosten“), wenn die Kosten nicht zu einer konkreten Arbeitssession gehören
Quittungsfotos anhängen
Warum das Bild wichtig ist
- Anforderungen aus Kundenabrechnungen
- Steuerdokumentation
- Interne Genehmigungsprozesse
- Die Papierquittung verblasst. Das Bild nicht.
Wie es geht
- Den Ausgabeneintrag öffnen
- Quittung anhängen (oder Foto hinzufügen) tippen
- Entweder:
- Foto mit der Kamera aufnehmen
- Aus der Foto-Bibliothek wählen
- Datei hochladen (Web)
- Das Bild ist an die Ausgabe gebunden
Aufnahmen, die nicht nochmal gemacht werden müssen
- Gut ausleuchten. Schatten machen sowohl OCR als auch das Auge unglücklich.
- Gerade von oben fotografieren. Schräge Quittungen verlieren die Enden.
- Den ganzen Beleg aufnehmen. Datum, Händler, Betrag, Positionen.
- Sofort machen. Papier verblasst, knittert, landet in der Wäsche.
Ausgaben in Reports einbeziehen
Excel- und CSV-Export
In der Export-Konfiguration die Ausgabenfelder aktivieren:
- Beschreibung
- Betrag
- Datum
- Verknüpfte Aufgabe und Projekt
Der Export enthält dann pro Ausgabe eine Zeile parallel zu den Zeiteinträgen. Daraus lässt sich jede Pivot-Tabelle oder steuerberater-freundliche Ansicht bauen. Der Export gehört zu jedem Plan, auch Basic.
Statistik
Die Statistik-Ansicht zeigt:
- Gesamtausgaben pro Projekt
- Ausgaben im Zeitverlauf (Woche, Monat, Quartal)
- Vergleich zwischen Projekten
Kunden-Reports
Die PDF-Erstellung (Pro-Plan, 30 Tage Probezugang ohne Kreditkarte) kann enthalten:
- Zeiteinträge mit Dauer und Stundensätzen
- Ausgaben mit Beschreibung und Betrag
- Eine Gesamtsumme für die Rechnung
Was meistens erfasst wird
Projektmaterial. Material, Verbrauchsmittel, Geräte, projektspezifische Software-Lizenzen.
Reisen. Flüge, Bahn, Taxi, Parken, Übernachtung, Verpflegung außer Haus.
Kundenbezogen. Geschäftsessen, Tagungsräume, Präsentationsmaterial.
Anteilig zugeordnete Abos. Anteilige Software, Servicegebühren, Plattformkosten.
Sonstiges. Versand, Druck, Kopien, projektspezifische Kommunikationskosten.
Drei reale Abläufe
Freelance
- Beim Bezahlen während des Projekts den Beleg sofort fotografieren
- Ausgabe an die richtige Aufgabe in Timesheet hängen
- Über die PDF-Erstellung in die Kundenrechnung aufnehmen, oder per Excel-Export ins bestehende Rechnungs-Tool
- Auf abgerechnet setzen
- Auf bezahlt setzen, sobald das Geld da ist
Angestellte mit Reisekostenabrechnung
- Bezahlen
- Beleg fotografieren
- Ausgabe an die Aufgabe hängen, mit einem konsistenten Tag für erstattungsfähig
- Monatsende den Ausgabenreport exportieren
- An die Buchhaltung einreichen, Erstattungsstatus verfolgen
Projektleitung
- Freitag: Team-Ausgaben gegen das Budget durchsehen
- Auffälligkeiten klären
- In den Projekt-Kostenbericht aufnehmen
- An den Kunden weiterberechnen, wie vertraglich vereinbart
Was Ärger erspart
Ein paar Ausgaben-Aufgaben pro Kategorie anlegen („Monatliche Abos“, „Q1 Reisen“). Sammeleinträge dort sind okay, wenn keine konkrete Session die Kosten ausgelöst hat.
Eine Konvention für Beschreibungen entwickeln. „Reise: Bahn München, Kunde A“. Erstes Wort als Kategorie, dann das Spezifische.
Am selben Tag erfassen. Einmal pro Woche geht. Einmal pro Monat ist ein Rezept für fehlende Einträge und verlorene Belege.
Beruflich und privat sauber trennen. Vermischen macht Prüfungen schmerzhaft und Reports unbrauchbar.
Monatliche Abstimmung, 30 Minuten. Ausgabenreport öffnen, Kontoauszug öffnen, vergleichen. Fehlende Einträge finden, solange der Kontext noch frisch ist.
Häufige Fragen
Kann ich eine Ausgabe ohne Zeiteintrag erfassen? Ja. Eine Aufgabe mit minimaler oder null Dauer anlegen und die Ausgabe daran hängen. Oder an eine bestehende Aufgabe.
Werden Quittungsbilder gesichert? In Plus und Pro werden die Quittungsbilder in die Cloud synchronisiert und gesichert. In Basic bleiben sie auf dem Gerät.
Können Teammitglieder die Ausgaben der anderen sehen? Hängt von den Team-Berechtigungen im Pro-Plan ab. Manager sehen meist alles, einzelne Mitglieder meist nur die eigenen.
Wie tauchen Ausgaben auf Rechnungen auf? Im Pro-Plan kann die PDF-Erstellung Ausgaben als eigene Positionen mit Beschreibung und Betrag aufnehmen.
Kann ich Ausgaben getrennt von der Zeit exportieren? Ja. Mit Export-Filtern lässt sich ein reiner Ausgabenreport erzeugen.
Zusammenfassung
Das Muster, das funktioniert:
- Ausgaben an Aufgaben erfassen, wie Zeit auch
- Jede Ausgabe klar beschreiben, mit Kategorie und Kontext
- Quittungsfoto sofort anhängen
- Exportieren oder als Rechnung mit Zeit und Ausgaben im selben Dokument
- Monatlich abgleichen gegen Konto- oder Kreditkartenauszug
Das System bleibt einfach. Belege landen nicht mehr in der Jackentasche. Projekt-Summen werden nicht mehr halb richtig.
Wie es weitergeht
- Kilometer und Reisen dokumentieren für kilometerbasierte Erstattung
- Nach Excel oder CSV exportieren inklusive Ausgabenspalten
- PDF-Rechnungen erzeugen, die Stunden und Ausgaben auf einem Dokument vereinen