Die meisten Freelancer und Berater haben nicht nur einen Stundensatz. Sie haben einen Basissatz, der sich nach Kunde, Art der Arbeit, Tageszeit, Dringlichkeit und dem Vertrag biegt, den sie vor zwei Quartalen unterschrieben und halb vergessen haben. Wer das im Kopf rechnet, lässt zur Rechnungszeit zuverlässig Geld liegen.
In Timesheet legen Sie die Satzlogik einmal aufs Projekt und vergessen sie danach. Jeder erfasste Eintrag bringt die richtigen Einnahmen mit. Dieser Beitrag zeigt die vier Hebel: Stundensatz pro Projekt, Faktor-Multiplikator, Extra/h-Zuschlag und die Status abrechenbar, abgerechnet, bezahlt.
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Stundensatz pro Projekt
Jedes Projekt hat seinen eigenen Stundensatz. Das ist die Basis. Sobald eine Aufgabe in einem Projekt startet, ist der Satz schon hinterlegt.
Einrichten
- Projekt öffnen
- Projekteinstellungen öffnen
- Feld Stundensatz finden
- Satz eingeben
- Speichern
Ab jetzt rechnet jeder Eintrag im Projekt: Stunden × Stundensatz.
Warum projektspezifische Sätze die Standardwahl sind
- Kunde A zahlt 100 € pro Stunde für Beratung
- Kunde B zahlt 75 € für Entwicklung
- Interne Projekte werden gar nicht abgerechnet
Den Satz aufs Projekt zu legen heißt, nicht mehr darüber nachzudenken. Der Satz folgt der Arbeit.
Wo die Einnahmen auftauchen
Sobald Sätze hinterlegt sind, sehen Sie berechnete Einnahmen in:
- Aufgabendetails
- Tages- und Wochenübersichten
- Statistiken und Reports
- CSV- und Excel-Exporten
Faktor: prozentuale Multiplikatoren
Faktor multipliziert den Basissatz für einen einzelnen Eintrag. Praktisch für Mehrarbeit, doppelte Sätze, Rabattblöcke, Premium-Arbeit.
| Basissatz | Faktor | Effektiver Satz |
|---|---|---|
| 100 €/h | 1,0 | 100 €/h |
| 100 €/h | 1,5 | 150 €/h |
| 100 €/h | 2,0 | 200 €/h |
| 100 €/h | 0,5 | 50 €/h |
Auf einer Aufgabe einrichten
- Aufgabe öffnen
- Feld Faktor im Tarifbereich finden
- Multiplikator eingeben (z. B. 1,5)
- Speichern
Die Einnahmen werden zu Stunden × Stundensatz × Faktor.
Wo sich Faktor lohnt
Überstundenabrechnung
- Reguläre Stunden: Faktor 1,0
- Nach 8 Stunden: Faktor 1,5
- Wochenende: Faktor 2,0
Verhandelte Satzabweichungen
- Standard: Faktor 1,0
- Rabattblock: Faktor 0,8
- Eilauftrag: Faktor 1,25
Tätigkeitsbasierte Preise innerhalb desselben Projekts
- Design: Faktor 1,0
- Entwicklung: Faktor 1,2
- Notfall-Support: Faktor 2,0
Extra/h: fester Zuschlag pro Stunde
Wenn der Aufschlag kein Prozentwert ist, sondern ein fester Betrag pro Stunde, ist Extra/h das Mittel.
| Basissatz | Extra/h | Effektiver Satz |
|---|---|---|
| 100 €/h | +0 € | 100 €/h |
| 100 €/h | +25 € | 125 €/h |
| 100 €/h | +50 € | 150 €/h |
| 100 €/h | -10 € | 90 €/h |
Auf einer Aufgabe einrichten
- Aufgabe öffnen
- Feld Extra/h finden
- Festen Betrag eingeben (positiv oder negativ)
- Speichern
Die Einnahmen werden zu Stunden × (Stundensatz + Extra/h).
Faktor oder Extra/h: was wann?
| Fall | Faktor | Extra/h |
|---|---|---|
| Prozentuale Überstunden | ✓ | |
| Fester Zuschlag für Spezialwissen | ✓ | |
| Prozentualer Rabatt | ✓ | |
| Maschinen- oder Werkzeugkostenpauschale pro Stunde | ✓ | |
| Doppelter Satz | ✓ | |
| Reisepauschale pro Stunde | ✓ |
Beide zusammen
Sie können beide auf demselben Eintrag verwenden. Die Formel lautet Stunden × (Stundensatz × Faktor + Extra/h).
Beispiel:
- Basissatz: 100 €/h
- Faktor: 1,5 (Überstunde)
- Extra/h: 20 € (Werkzeugkosten)
- Effektiver Satz: 100 € × 1,5 + 20 € = 170 €/h
- Für 3 Stunden: 510 €
Abrechenbar oder nicht-abrechenbar
Nicht jeder erfasste Eintrag gehört auf eine Kundenrechnung. Jeden Eintrag können Sie als abrechenbar oder nicht-abrechenbar markieren.
Status setzen
- Abrechenbar: fließt in Einnahmenberechnung und Rechnung ein
- Nicht-abrechenbar: wird erfasst, aber nicht abgerechnet
Voreinstellung pro Projekt
Eine Voreinstellung am Projekt erspart die Frage bei jedem Eintrag:
- Projekteinstellungen öffnen
- Standard abrechenbar finden
- Ja oder Nein wählen
- Neue Einträge erben das, jeder Eintrag kann das überschreiben
Was meistens nicht-abrechenbar ist
- Interne Meetings
- Lernen und Weiterbildung
- Admin und Postfach
- Pro-Bono-Arbeit
- Korrekturen, die in einem Festpreisdeal hängen
- Reisezeit (sofern nicht separat abgerechnet)
Nicht-abrechenbare Zeit zu erfassen lohnt sich trotzdem. Sie ist der einzige Weg, Ihren echten effektiven Stundensatz zu sehen.
Status: abgerechnet und bezahlt
Nach „abrechenbar“ kommt der Lebenszyklus: in Rechnung gestellt und bezahlt.
Die drei Zustände
- Abrechenbar: bereit zur Rechnung
- Abgerechnet: auf einer Rechnung, die rausgegangen ist
- Bezahlt: Zahlung eingegangen
Als abgerechnet markieren
Nach dem Versand der Rechnung:
- Einträge nach Projekt und Zeitraum filtern
- Die abgerechneten Einträge auswählen
- Auf Abgerechnet setzen
- Optional die Rechnungsnummer hinterlegen
Als bezahlt markieren
Wenn die Zahlung eingeht:
- Nach Abgerechnet filtern
- Die zur Rechnung gehörenden Einträge öffnen
- Auf Bezahlt setzen
Status-Filter, die Geld sichtbar machen
- Alle abrechenbar für die nächste Rechnung
- Alle abgerechnet und noch unbezahlt, also Ihre offenen Posten
- Bezahlt nach Zeitraum für den Steuerberater
Zwei realistische Abrechnungs-Workflows
Wöchentliche Kundenabrechnung
- Einträge nach Projekt und letzter Woche filtern
- Auf fehlende Notizen, falsche Sätze, falsche Faktoren prüfen
- PDF-Rechnung erstellen (Pro-Plan, 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte) oder per CSV in Ihr bestehendes Rechnungs-Tool exportieren
- Die enthaltenen Einträge auf Abgerechnet setzen
Projektabschluss
- Alle Einträge des Projekts filtern
- Aufteilung abrechenbar zu nicht-abrechenbar durchsehen
- Faktor und Extra/h auf den Sonder-Einträgen bestätigen
- Schlussrechnung erstellen
- Projekt archivieren (oder für Folgeaufträge offen lassen)
Was Geld spart
Sätze beim Anlegen des Projekts setzen, nicht zur Rechnungszeit. Nachträgliches Rechnen ist die Stelle, an der Geld verloren geht.
Faktor-Regeln einmal entscheiden und aufschreiben. „Nach 18 Uhr → 1,25. Wochenende → 1,5. Same-Day-Rush → 1,5.“ Sonst wird jede Faktor-Entscheidung zur Verhandlung mit sich selbst.
Einträge vor der Rechnung durchsehen. Fünf Minuten retten Einträge ohne Satz, falsche Abrechenbar-Status und den halbstündigen Timer, der eigentlich drei Stunden ist.
Auch nicht-abrechenbare Zeit erfassen. Den effektiven Stundensatz heben kann nur, wer die Admin-Schwerkraft sehen kann, die ihn nach unten zieht.
Satzänderungen über ein neues Projekt kommunizieren, oder zumindest mit einem klar datierten Übergang. Der Audit-Pfad ist die paar Minuten Aufwand wert.
Zusammenfassung
Die vier Hebel:
- Projekt-Stundensatz: die Basis, Stunden × Satz
- Faktor: prozentuale Anpassung, meist Überstunden und Rabatte
- Extra/h: fester Zuschlag pro Stunde, meist Werkzeug und Reise
- Abrechenbar / Abgerechnet / Bezahlt: der Lebenszyklus von Arbeit zur bezahlten Rechnung
Alles im kostenlosen Basic. Richtig eingestellt, ist die Rechnung kein Rechenproblem mehr.
Wie es weitergeht
- PDF-Rechnungen erzeugen direkt aus erfassten Einträgen (Pro-Plan, 30 Tage Probezugang)
- Nach Excel oder CSV exportieren, wenn Sie über ein anderes Tool abrechnen
- Statistik-Report lesen und sehen, welche Kunden am besten zahlen