Solo-Zeiterfassung beantwortet „wohin sind meine Stunden geflossen?“. Team-Zeiterfassung beantwortet andere Fragen: Woran arbeitet das Team gerade? Wie sieht die Kapazität diese Woche aus? Welche Projekte laufen gegen die Schätzung? Sie brauchen dieselben Bausteine (Projekte, Aufgaben, Tags) plus ein paar neue: Teams, Rollen, Berechtigungen.
Team-Funktionen liegen im Pro-Plan, der 30 Tage kostenlosen Probezugang ohne Kreditkarte enthält. Bis zu 50 Teammitglieder in Pro; Enterprise erweitert auf 200.
Teams und Rollen
Was ein Team ist
Eine Gruppe Nutzer, die Projekte teilen und (mit den passenden Berechtigungen) gegenseitige Stunden einsehen können. Sinnvolle Strukturen:
- Das ganze Unternehmen oder eine Abteilung
- Ein einzelnes Kunden-Engagement
- Eine bestimmte Projektgruppe
- Ein Standort
Drei Rollen
| Rolle | Befugnisse |
|---|---|
| Owner | Volle Kontrolle: Teameinstellungen, alle Projekte, alle Mitglieder, Löschen des Teams |
| Manager | Zugriff auf alle Projekte, Mitgliederverwaltung, Anlegen von Projekten, Tags und Sätzen. Kein Löschen des Teams. |
| Mitglied | Erfasst Zeit auf zugewiesenen Projekten, sieht eigene Daten. Sichtbarkeit darüber hinaus hängt von den Einstellungen ab. |
(Abos laufen pro Nutzer oder pro Organisation, nicht pro Team.)
Die Rolle nach Vertrauensbedarf der Arbeit wählen, nicht nach gefühltem Vertrauen.
Das erste Team anlegen
Schritt 1: Teamverwaltung öffnen
- Auf my.timesheet.io anmelden
- In der Navigation Teams öffnen
- Auf Team anlegen klicken
Schritt 2: Konfigurieren
- Teamname: konkret (Unternehmen, Abteilung, Kunde)
- Beschreibung: optional, hilfreich bei mehreren Teams
- Einstellungen: Standards, die das Team erbt
Schritt 3: Speichern
Das Team existiert. Sie sind Owner.
Mitglieder einladen
Einladung senden
- Das Team öffnen
- Auf Mitglieder gehen
- E-Mail-Adressen eingeben (einzeln oder mehrere)
- Pro Einladung eine Rolle wählen
- Senden
Was die Eingeladenen erhalten
Eine E-Mail mit einem Annahme-Link. Wer noch kein Timesheet-Konto hat, wird durch die Anmeldung geführt. Nach der Annahme tauchen sie in der Mitgliederliste auf und können Projekten zugewiesen werden.
Einladungs-Status
Eingeladene Mitglieder erscheinen in der Mitgliederliste mit einer Ausstehend-Markierung, bis sie annehmen. Ging eine Einladung an die falsche Adresse, das eingeladene Mitglied entfernen und neu hinzufügen.
Gemeinsame Projekte
Ein Teamprojekt anlegen
- Im Team auf Projekte gehen
- Auf Projekt anlegen klicken
- Name, Beschreibung, Stundensatz, Standards eingeben
- Mitglieder zuweisen, die Zugriff bekommen
- Speichern
Wohin persönliche Projekte wandern
Beim Aktivieren der Teams werden Ihre bestehenden Projekte samt Daten dem ersten Team zugeordnet; die historischen Einträge bleiben erhalten. Danach wird das Team eines Projekts beim Anlegen festgelegt und kann später nicht in ein anderes Team verschoben werden. Ein Projekt teilen heißt, Mitglieder hinzuzufügen:
- Projekt öffnen
- Auf Mitglieder gehen
- Die Personen hinzufügen, die Zugriff bekommen sollen, jeweils mit einer Berechtigung
- Speichern
Projekt-Zugriffsstufen
Pro Projekt entscheiden:
- Wer darf sehen: Einträge und Reports einsehen
- Wer darf erfassen: eigene Einträge auf diesem Projekt anlegen
- Wer darf verwalten: Einstellungen ändern, alle Einträge sehen
Berechtigungen
Pro Mitglied
Die Sichtbarkeit folgt aus Rolle und Projektzuweisungen:
- Projektzugriff: welche Projekte sichtbar und erfassbar sind, ergibt sich aus den Projektmitgliedschaften
- Datensichtbarkeit: Mitglieder sehen ihre eigenen Einträge; Manager und Owner die des Teams
Sichtbarkeit von Sätzen und Einnahmen
Steuern, wer Sätze und Einnahmen sieht:
| Einstellung | Wer sieht es? |
|---|---|
| Sichtbar für alle | Jeder im Team |
| Owner und Manager | Manager und Owner |
| Owner | Nur der Team-Owner |
| Deaktiviert | Niemand; die Anzeige von Sätzen ist aus |
Auf Team-Ebene konfigurieren oder pro Projekt überschreiben.
Wofür jede Einstellung gut ist
- Deaktiviert: Auftragnehmer, die einander nicht ihre Sätze sehen sollen
- Owner und Manager: der übliche Standard im Unternehmen
- Sichtbar für alle: bewusst transparente Kulturen
Live-Ansicht
Woran das Team gerade arbeitet.
Wo sie liegt
Im Team auf Live-Ansicht (oder Team-Status) gehen. Aktive Mitglieder erscheinen mit aktueller Aufgabe, Projekt, laufender Dauer, Startzeit.
Listenansicht
Für Büro- oder Remote-Teams:
- Name und Avatar
- Aktuelles Projekt
- Aktuelle Aufgabenbeschreibung
- Laufende Dauer
- Startzeit
Kartenansicht
Für Außendienst-Teams:
- Mitglieder auf einer Karte
- Standort kommt aus den Aufgabendaten
- Praktisch für Disposition und „Ist gerade jemand in der Nähe vom Kundenstandort?“
Wann sie sich auszahlt
- Ein Blick statt eines Daily-Meetings
- Koordination von Außendienst über Standorte hinweg
- Echtzeit-Kapazitätsgefühl, bevor man eine Kundenzusage gibt
- Schnelles „Wer ist gerade verfügbar?“ ohne jemanden zu stören
Team-Reports
Aggregiert
- Gesamtstunden pro Zeitraum
- Stunden pro Projekt über das Team
- Stunden pro Mitglied
- Zeitreihen-Vergleich
Pro Mitglied
Als Manager oder Owner:
- Individuelle Verteilung
- Projektbeiträge
- Trends über Wochen und Monate
Team-Daten exportieren
CSV- und Excel-Exporte mit Filtern für Datum, Projekt, Mitglied. Pro unterstützt zusätzlich API-Zugriff, mit dem Sie Team-Daten in ein BI-Stack verdrahten können, falls vorhanden.
Ein neues Teammitglied gut einarbeiten
Vor dem Versand der Einladung
- Die Projekte, auf denen die Person arbeiten wird, vorher anlegen
- Rolle entscheiden: Manager oder Mitglied
- Sichtbarkeits-Einstellungen konfigurieren
Einladung und erster Tag
- Einladung mit Rolle und Projektkontext senden
- Erklären, welche Projekte und warum
- Fünf Minuten Durchgang:
- Timer starten, pausieren, stoppen
- Projekt während laufender Aufgabe wechseln
- Beschreibung und Tags ergänzen
- Erwartungen klären: Frequenz, Detailgrad
Eine einseitige Team-Anleitung
Einmal schreiben, kurz halten:
- Projekt-Namenskonvention
- Was in eine Aufgabenbeschreibung gehört
- Welche Tags wann verwendet werden
- Standards für Pausen und Abrechenbarkeit
- Wo Fragen hingehören
Berechtigungs-Fehler, die wehtun
Zu viel Zugriff
Alle Mitglieder sehen alle Projekte und Einnahmen. Lösung: Rolle Mitglied, Pro-Projekt-Zugriff zuweisen, Sichtbarkeit von Sätzen auf Owner und Manager setzen oder deaktivieren.
Zu wenig Zugriff
Mitglieder sehen Projekte nicht, die sie brauchen. Lösung: Projektzuweisungen durchsehen. Fünf Minuten pro neuem Projekt.
Inkonsistente Erfassung
Manche loggen detailliert, andere loggen „Acme bearbeitet“. Lösung: die Einseiter-Anleitung plus eine Quartals-Sichtung durch den Manager.
Manager-Überlast
Ein Manager kümmert sich um alle. Lösung: vertrauensvollen Mitgliedern für bestimmte Bereiche die Manager-Rolle geben. Pro erlaubt bis zu 50 Nutzer, nicht ein Manager für alle.
Fehler beheben
„Ich sehe ein Projekt nicht“
Das Mitglied muss dem Projekt zugewiesen sein.
- Owner oder Manager öffnet das Projekt
- Fügt das Mitglied zur Zugriffsliste hinzu
- Mitglied lädt die Ansicht neu (oder meldet sich ab und wieder an)
„Mitglied kann keine Zeit erfassen“
Prüfen:
- Wurde die Einladung angenommen?
- Ist das Mitglied mindestens einem Projekt zugewiesen?
- Hat es die „Zeit erfassen“-Berechtigung auf dem Projekt?
„Einladung ist nicht angekommen“
- Spam- und Junk-Ordner prüfen
- E-Mail-Adresse verifizieren
- Das eingeladene Mitglied entfernen und neu hinzufügen
- Prüfen, ob das Mitglied vielleicht schon ein Konto mit einer anderen E-Mail hat
„Kann die Zeit eines Mitglieds nicht sehen“
- Eigene Rolle prüfen (Manager oder Owner)
- Berechtigungen des Projekts prüfen
- Bestätigen, dass das Mitglied wirklich Zeit erfasst hat
Zusammenfassung
Die Team-Ebene ergänzt:
- Teams: gemeinsame Gruppen mit gemeinsamen Projekten
- Rollen: Owner, Manager, Mitglied, jeweils mit passendem Radius
- Gemeinsame Projekte: kollaborative Erfassung, pro Projekt geregelt
- Berechtigungen: wer was sieht, inklusive Sätze
- Live-Ansicht: Status in Echtzeit, ohne Meeting
- Team-Reports: aggregiert für die Leitung, granular für die Abrechnung
Einmal richtig eingerichtet, ist Team-Erfassung wie Einzel-Erfassung, nur in anderer Größenordnung. Pro-Plan, 30 Tage kostenlos.
Wie es weitergeht
- PDF-Rechnungen erzeugen aus team-weit erfassten Stunden
- Mit QuickBooks verbinden für Team-Abrechnung
- Mit Zapier verbinden für Team-Workflows
Zeit als Team erfassen
30 Tage Pro-Probezugang, ohne Kreditkarte. Erstes Mitglied heute einladen.