Projekte strukturieren für Agenturen und Multi-Kunden-Teams

Eine Freiberuflerin mit drei Kunden kommt mit drei Projekten namens "Acme", "Beta" und "Gamma" gut zurecht. Eine Agentur mit vierzig Kunden, sechs Fachbereichen, drei Preisstufen und einem laufenden Retainer kommt damit nicht aus, auch nicht mit der besten Zeiterfassungssoftware für Marketing-Agenturen.

Dieser Beitrag dreht sich nicht um die Grundkombination aus Projekt und Schlagwort (dafür gibt es den Beitrag Projekte und Tags). Es geht um die Ebene darüber: Benennungskonventionen, Schlagwort-Taxonomien, Archivierungsstrategien und Team-Sharing, die von drei Projekten bis dreihundert tragen, ohne dass jemand am Dienstag noch einen Spickzettel braucht.

#Das Modell in einem Absatz

Das Datenmodell von Timesheet ist bewusst flach:

• Ein Projekt ist der abrechenbare Container. Jeder Zeiteintrag gehört zu genau einem Projekt.
• Ein Schlagwort ist eine querliegende Markierung. Ein Eintrag kann mehrere Schlagwörter tragen.
• Ein Tarif ist ein Kosten- oder Abrechnungsfaktor. Ein Eintrag kann einen Tarif tragen.
• Projektmitglieder sind Nutzerinnen mit Zugriff auf ein Projekt (ab Pro).

Es gibt kein übergeordnetes Projekt, kein Unterprojekt und kein eigenständiges Kundenobjekt mit eigener Ansicht. Jedes Projekt trägt aber ein Kunde-Feld (und Dokumente einen Kunden), der Kundenname hat also einen festen Platz. Der Trick: dieses Feld mit Projektnamen und Schlagwort-Taxonomien kombinieren und so eine Hierarchie nachbauen, wo Sie eine brauchen. Gut gemacht, skaliert das weiter als verschachtelte Projekte.

#Benennungskonventionen, die tragen

Ein einheitlicher Projektname ist der größte Lesbarkeitsgewinn. Drei Muster zur Auswahl:

#Muster A: Kunde · Auftrag

Acme · Website Relaunch
Acme · Markenrelaunch
Beta · Q2 Roadmap
Gamma · Jahresretainer

Geeignet für: Agenturen und Beraterinnen mit wenigen Aufträgen pro Kunde. "Alles zu Acme" lässt sich per Suchpräfix filtern, "alle Q2-Arbeiten" per Schlagwort.

#Muster B: Kunde · Fachbereich · Auftrag

Acme · Marketing · Website
Acme · Marketing · Marke
Acme · Produkt · API-Integration
Beta · Finanzen · Audit-Unterstützung

Geeignet für: Agenturen, die mehrere Fachbereiche desselben Kunden bedienen, der Normalfall im Projektmanagement für Marketing-Agenturen. Rechnungen und Berichte lassen sich nach Kundenbereich aufteilen. Die mittlere Ebene wird zum zweiten Sortierschlüssel in Listen.

#Muster C: Code · Kunde · Auftrag

AC-W · Acme · Website
AC-B · Acme · Marke
BE-R · Beta · Roadmap

Geeignet für: Teams, die bereits Projektcodes in ihrem PM-Tool nutzen (Jira, Asana, ClickUp). Das Präfix macht die Suche augenblicklich, der Rest des Namens bleibt lesbar.

Ein Muster wählen und beibehalten. Vermischte Konventionen zerstören Suche und Berichts-Gruppierung.

Unabhängig vom Muster auch das Kunde-Feld des Projekts ausfüllen. Die Projektsuche findet es, und die Liste zeigt es als eigene Spalte, der Kunde bleibt also auffindbar, selbst wenn ein Name mal driftet.

#Eine Schlagwort-Taxonomie, die nicht ausartet

Schlagwörter wuchern leicht. Die Disziplin: eine kleine Zahl von Achsen festlegen, jeder Achse eine Bedeutung geben und Schlagwörter einer Achse nicht in die einer anderen rutschen lassen.

#Eine bewährte Drei-Achsen-Taxonomie

• Phase: Discovery, Design, Build, Launch, Support
• Tätigkeit: Frontend, Backend, Texten, Meeting, Admin, QS
• Abrechnungsstatus: Abrechenbar, Nicht abrechenbar, Intern, Pro Bono

Jeder Eintrag bekommt aus jeder zutreffenden Achse ein Schlagwort. Das ergibt einheitliche, filterbare Daten.

#Schlagwörter und Projektnamen abgrenzen

Wenn ein Label die Abrechnung verändert, gehört es in den Projektnamen. Wenn es die Sicht auf die Abrechnung über Projekte hinweg verändert, gehört es in ein Schlagwort.

#Schlagwörter benennen

Zwei typische Fallen:

• Keine Synonyme: Meeting, Call, Sync erzeugen dasselbe Problem. Eines wählen.
• Keine Großschreibungs-Dubletten: Frontend und frontend sehen gleich aus und teilen den Bericht in zwei Hälften.

Ein Schlagwort-Glossar in einem geteilten Dokument, sechs Zeilen lang, verhindert beides.

#Tarife: das Projekt setzt die Basis, benannte Tarife passen sie an

Jedes Projekt trägt einen Basis-Stundensatz. Darauf aufbauend sind Tarife in Timesheet benannte, wiederverwendbare Einträge auf Team-Ebene: Jeder kombiniert einen Faktor (Multiplikator des Projekt-Stundensatzes) mit einem Extra/h-Betrag und wird pro Eintrag angewendet. Ein Projekt kann zusätzlich einen Standard-Tarif tragen, den neue Einträge automatisch übernehmen.

Eine typische Agentureinstellung, auf einem Projekt mit 120 EUR/h Basissatz:

• Senior-Tarif: Faktor 1,5, angewendet auf Einträge der Senior-Beraterinnen (effektiv 180 EUR/h)
• Standard-Tarif: Faktor 1,0, der Projekt-Standard (effektiv 120 EUR/h)
• Eil-Tarif: Faktor 1,25, angewendet auf Same-Day-Arbeit
• Pro-Bono-Tarif: Faktor 0, als Standard auf Pro-Bono-Projekten

Es gibt keine personengebundenen Tarife, die einer Nutzerin über Projekte hinweg folgen; der Tarif hängt am Eintrag oder als Standard am Projekt. Die vollständige Einrichtung erklärt der Beitrag Kunden mit individuellen Stundensätzen abrechnen.

#Projektmitglieder und Sichtbarkeit im Team

Ab Pro lassen sich Projekte mit Teammitgliedern teilen, die Grundlage der Teamzusammenarbeit in Marketing-Agenturen. Drei Muster dominieren:

#Muster 1: Alle sehen alles

Jedes Projekt führt alle aktiven Nutzerinnen als Mitglieder. Geeignet für kleine Agenturen, in denen jede Beraterin in jedes Projekt einsteigen könnte. Nachteil: Privatsphäre und Berichtslärm. In größeren Teams ist eines der nächsten beiden Muster besser.

#Muster 2: Projektleitung plus Mitwirkende

Pro Projekt eine bis zwei Leitungen (Vollzugriff) und drei bis fünf Mitwirkende (eigene Zeit erfassen, eigene Daten sehen). Das spiegelt die übliche Personalbesetzung wider.

#Muster 3: Kunden-Pods

Projekte werden pro Kunde zu einem Pod gebündelt. Die Pod-Mitglieder arbeiten an allen Projekten dieses Kunden. Neue Projekte für einen Bestandskunden erben die Pod-Besetzung. Dieses Muster trägt am besten über 20 Personen hinaus.

Mehr zur Team-Seite im Beitrag Team-Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten.

#Archivierung: die Disziplin, die die Liste schlank hält

Eine Projektliste mit 300 aktiven Einträgen ist eine Liste mit 0 nützlichen Einträgen.

Wenn ein Projekt endet, archivieren. Archivierte Projekte:

• bleiben in den Daten (Einträge, Berichte, Exporte)
• verschwinden aus den Projektauswahllisten, auch im Timer
• lassen sich wieder aktivieren, falls der Kunde zurückkommt

#Wann archivieren

• Auftrag abgeschlossen und Rechnung bezahlt
• Retainer endet und wird nicht verlängert
• Interne Initiative abgeschlossen
• Pro-Bono-Engagement beendet

Eine monatliche Aufräumrunde (letzter Freitag des Monats, 15 Minuten) hält die aktive Liste handhabbar.

#So archivieren

1. Projekt im Web öffnen
2. Drei-Punkte-Menü
3. Archivieren wählen

Die Mobile-Apps respektieren den Archivstatus und blenden das Projekt automatisch aus.

#Beispiele aus der Praxis

#Solo-Beraterin mit acht Kunden

• Ein Projekt pro Kunde, benannt als Kunde · Retainer
• Schlagwörter: Strategie, Umsetzung, Meeting, Admin
• Tarife: ein projektweiter Tarif pro Kunde
• Archiv beim Auftragsende

Einrichtungszeit: 20 Minuten. Pflege: 15 Minuten pro Quartal.

#Fünf-Personen-Agentur mit zwölf Kunden und 30 Aufträgen

• Projekte benannt als Kunde · Fachbereich · Auftrag
• Schlagwörter: drei Achsen (Phase, Tätigkeit, Abrechnung)
• Tarife: ein gemeinsamer Satz benannter Tarife (Senior/Standard/Eilauftrag), pro Eintrag angewendet, mit Standard-Tarif pro Projekt
• Mitglieder: 2 bis 3 Leitungen, 3 bis 5 Mitwirkende pro Projekt
• Archiv: monatliche Aufräumrunde

Einrichtungszeit: 2 Stunden. Pflege: 30 Minuten pro Monat.

#40-Personen-Beratungshaus mit 100 aktiven Aufträgen

• Projekte benannt als Code · Kunde · Auftrag, abgestimmt auf Jira-Codes
• Schlagwörter: drei Achsen, durch Glossar erzwungen
• Tarife: benannte Senioritäts-Tarife (ein Faktor pro Stufe) auf Basissätzen pro Projekt
• Mitglieder: Kunden-Pod-Modell mit 6 bis 12 Personen pro Pod
• Archiv: wöchentliche Aufräumrunde, plus Audit-Logs im Business-Plan

Einrichtungszeit: eine Arbeitswoche für eine Operations-Verantwortliche. Pflege: 1 Stunde pro Woche.

#Häufige Fragen

Gibt es Ordner oder verschachtelte Projekte? Nicht direkt. Das Modell ist bewusst flach. Die Benennungskonventionen in diesem Beitrag bilden Hierarchie ab, ohne die Geschwindigkeit einer flachen Liste zu verlieren.

Was, wenn ein Projektname später geändert wird? Unbedenklich. Der Projektname ist eine Beschriftung; Umbenennungen wirken sich nicht auf bestehende Einträge aus. Der neue Name erscheint überall sofort.

Wie migriere ich von einem Tool mit Kunden? Den Kundennamen in das Kunde-Feld des Projekts übernehmen und für den Titel Muster A oder B nutzen. Das erste Segment des Projektnamens hält den Kunden in jeder Liste sichtbar.

Können Schlagwörter Pflicht sein? Nicht direkt erzwungen. Die Disziplin ist menschlich, gestützt vom Glossar. Manche Teams lassen Chronis am Tagesende auf fehlende Schlagwörter hinweisen.

Wie viele Schlagwörter pro Eintrag? Keine feste Grenze. In der Praxis sind drei bis fünf ideal; mehr verrauscht den Bericht.

#Zusammenfassung

• Timesheet nutzt Projekte, Schlagwörter, Tarife und Mitglieder, keine verschachtelten Projekte
• Eine einheitliche Benennungskonvention ist der größte Skalierungshebel
• Eine kleine Schlagwort-Taxonomie mit klaren Achsen schlägt wuchernde Freitext-Schlagwörter
• Ein kleiner Satz benannter Tarife plus Standard-Tarife pro Projekt spart ab fünf Personen am meisten Zeit
• Konsequent archivieren: 30 aktive Projekte schlagen 300

#Wie geht es weiter

• Arbeit mit Projekten und Tags organisieren für die Grundlagen
• Kunden mit individuellen Stundensätzen abrechnen für die Tarif-Seite
• Team-Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten für geteilten Zugriff ohne Verlust der Privatsphäre