Timesheet integriert mit Microsoft 365

Timesheet verbindet sich mit den Microsoft 365-Apps, über die Ihre Arbeit ohnehin läuft, angefangen mit Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook

Ihr Kalender weiß bereits, wo der Tag geblieben ist. Verbinden Sie Microsoft Outlook mit Timesheet, und die Meetings in den Kalendern Ihrer Wahl werden zu Zeiteinträgen, während die Zeit, die Sie erfassen, in Ihrem Kalender erscheint. So zeigen beide dasselbe Bild.

So funktioniert es

Jedes Timesheet-Projekt wird mit einem Ihrer Outlook-Kalender verknüpft. Sie können beliebig viele Projekte verknüpfen, zum Beispiel einen Kalender pro Kunde.

Von Timesheet zu Outlook

• Jeder abgeschlossene Eintrag in einem zugeordneten Projekt wird zu einem Termin in dessen Kalender, mit Projekt und Kunde als Titel und der Beschreibung des Eintrags im Text des Termins
• Änderungen und Löschungen werden automatisch übertragen; ein laufender Timer erscheint, sobald Sie ihn stoppen
• Das Bearbeiten eines Eintrags entfernt nie die Teilnehmer oder Erinnerungen, die Sie dem Termin in Outlook hinzugefügt haben

Von Outlook zu Timesheet

• Termine in einem zugeordneten Kalender werden zu Zeiteinträgen in dessen Projekt, mit dem Betreff des Termins als Beschreibung sowie seinen Zeiten und seinem Ort
• Wiederkehrende Meetings werden zu einem Eintrag pro Vorkommen
• Wenn ein Termin in Outlook geändert, abgesagt oder gelöscht wird, folgt der Eintrag, übermittelt durch die Änderungsbenachrichtigungen von Microsoft
• Die erste Synchronisierung importiert die Termine des vergangenen Jahres

Bevor Sie beginnen

• Ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto von Microsoft 365 oder ein privates Outlook.com-Konto mit den Kalendern, die Sie synchronisieren möchten.
• Ein Timesheet Pro-Tarif oder höher. Er ist in der 30-tägigen Testphase enthalten. Siehe Tarife und Preise.
• In vielen Unternehmen darf nur ein Administrator neue Apps für Microsoft 365 genehmigen. Zeigt Microsoft beim Verbinden Administratorgenehmigung erforderlich an, bitten Sie Ihren Microsoft 365-Administrator, die Verbindung einmal selbst herzustellen und dabei Im Namen Ihrer Organisation zustimmen auszuwählen. Danach können alle in Ihrer Organisation die Verbindung herstellen.

Verbinden

Öffnen Sie in der Timesheet Web-App die Integrationen, wählen Sie Marktplatz durchsuchen und installieren Sie Outlook Calendar. Wählen Sie Verbinden, melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und erlauben Sie den Zugriff. Die Verbindung verwendet OAuth, sodass Timesheet Ihr Microsoft-Passwort nie zu sehen bekommt, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen.

Verknüpfen Sie anschließend auf dem Tab Zuordnungen Ihre Projekte mit Kalendern, und wählen Sie Sync Now für den ersten Import. Danach werden Änderungen auf beiden Seiten von selbst synchronisiert.

Richtung wählen

Die Einstellung Sync Direction bietet drei Optionen:

• bidirectional hält Einträge und Termine in beide Richtungen deckungsgleich.
• timesheet-to-outlook trägt Ihre erfasste Zeit in den Kalender ein und lässt die eigenen Termine des Kalenders unberührt.
• outlook-to-timesheet macht aus Kalenderterminen Einträge und trägt Ihre erfasste Zeit nie in den Kalender ein.

Gut zu wissen

• Jeder Termin in einem zugeordneten Kalender wird importiert, auch ganztägige Termine (als ganztägige Einträge) und Termine bis zu einem Jahr im Voraus. Ordnen Sie Kalender mit Arbeitsterminen zu, und führen Sie private Termine in einem Kalender, den Sie nicht zuordnen.
• Sagt der Organisator ein Meeting ab, wird der zugehörige Eintrag gelöscht.
• Bei der Zwei-Wege-Synchronisierung ändert oder löscht das Bearbeiten oder Löschen eines importierten Eintrags auch den Termin in Outlook.
• Wenn Sie einen Eintrag in ein anderes Projekt verschieben, wird sein Termin nicht in den anderen Kalender verschoben.
• Wenn sich dasselbe Element auf beiden Seiten ändert, gewinnt die neuere Änderung.
• Importierte Einträge enthalten Projekt, Zeiten, Titel und Ort, und zwar in der Zeitzone aus Ihren Timesheet-Einstellungen. Abrechenbarkeit, Tags und Stundensätze legen Sie in Timesheet fest.
• Eine Verbindung nutzt ein Microsoft-Konto. Der Zugriff von Timesheet umfasst die Kalender dieses Kontos, synchronisiert werden aber nur die Kalender, die Sie zuordnen.

Microsoft, Microsoft 365 und Outlook sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.