Digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter, per App und im Web
Ihre Mitarbeitenden stempeln mit dem eigenen Smartphone ein und aus. Sie sehen Arbeitszeiten und Pausen des ganzen Teams in der Web-App und exportieren sie für die Lohnabrechnung.
Keine Kreditkarte nötig. Die mobile App bleibt danach kostenlos.
- iPhone, Android und Web
- Funktioniert offline
- Export nach Excel, CSV oder PDF
Kurz gesagt
Was leistet ein digitales Zeiterfassungssystem?
Ein digitales Zeiterfassungssystem ersetzt Stundenzettel und Stempelkarte: Beschäftigte erfassen Beginn, Ende und Pausen elektronisch, der Betrieb sieht alle Zeiten an einem Ort und exportiert sie für die Abrechnung. In Timesheet stempeln Mitarbeitende per App, Vorgesetzte arbeiten in der Web-App. Teamfunktionen kosten 8 € pro Nutzer und Monat, 30 Tage testen Sie kostenlos.
So erfassen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit
Ein Tipp genügt: Start zu Arbeitsbeginn, Pause für die Mittagspause, Stopp zum Feierabend. Der Timer kann auch von selbst starten, per Geofence bei Ankunft am Arbeitsort oder per NFC-Tag an der Tür. Unter Android startet ihn auf Wunsch auch die Verbindung mit dem Firmen-WLAN.
Einstempeln vergessen? Mitarbeitende tragen die Zeit nachträglich ein. Die App funktioniert offline, und auf der Apple Watch oder einer Wear-OS-Uhr lässt sich der Timer zusammen mit dem Smartphone steuern. Wie das Stempeln im Detail funktioniert, zeigt die Seite Stempeluhr-App.
Was Sie als Arbeitgeber sehen
In der Web-App laufen die Zeiten des Teams zusammen. Vergeben Sie passende Rollen (Mitglied, Manager oder Inhaber) und legen Sie fest, wer was sieht:
Alle Zeiten an einem Ort
Manager sehen und bearbeiten alle Einträge ihrer Projekte. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Zeiten.
Live-Ansicht
Sehen Sie, wer gerade arbeitet. Haben Mitarbeitende den Standort in ihrer App aktiviert, zeigt eine Karte, wo die laufende Schicht begonnen hat.
Berichte und Export
Filtern Sie nach Person, Projekt und Zeitraum und exportieren Sie nach Excel, CSV oder PDF.
Erfassen im Browser
Wer am Schreibtisch arbeitet, erfasst die Zeit auch direkt in der Web-App statt am Smartphone.
Testen Sie die Zeiterfassung 30 Tage mit Ihrem Team
Laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein, erfassen Sie einen vollen Abrechnungsmonat und entscheiden Sie danach.
Keine Kreditkarte nötig. Die mobile App bleibt danach kostenlos.
Pausen, Überstunden und Urlaub
Pausen werden per Pausentaste getrennt von der Arbeitszeit erfasst. Unter Android fügt Timesheet nach einer festgelegten Arbeitszeit auch automatisch eine Pause ein.
Im Business-Plan kommen die HR-Funktionen dazu: Überstunden- und Gleitzeitkonten je Vertrag, Urlaubskonten, Urlaubsanträge aus der App mit Freigabe in der Web-App und die Freigabe von Überstunden zum Periodenende. Tage mit fehlender Pflichtpause oder zu kurzer Ruhezeit werden zur Prüfung markiert, gesperrt wird nichts.
Als Ausgangspunkt dient eine Vorlage für das deutsche Arbeitszeitgesetz, die Sie an Ihre Regelungen anpassen. Was das ArbZG und der BAG-Beschluss von 2022 von Arbeitgebern verlangen, erklärt die Seite Zeiterfassung nach dem Arbeitszeitgesetz.
Von der Arbeitszeit zur Lohnabrechnung
Zum Monatsende exportieren Sie die Zeiten des Teams in der Web-App als Excel, CSV oder PDF oder erstellen daraus PDF-Stundenzettel. Mitarbeitende exportieren ihre eigenen Zeiten in jedem Plan vom Smartphone nach Excel oder CSV.
Im Business-Plan erzeugt Timesheet zusätzlich DATEV-Exportdateien (LODAS oder Lohn und Gehalt), die Sie Ihrer Steuerkanzlei übergeben. Übertragen wird dabei nichts automatisch; stimmen Sie das Dateiformat vorab mit Ihrer Kanzlei ab. Weitere Systeme verbinden Sie ab Pro über Zapier oder die API.
Einzelne Wochen rechnen Sie mit dem Arbeitszeitrechner nach, anteiligen Urlaub mit dem Urlaubsanspruch-Rechner.
Datenschutz und Vertrauen im Team
Zeiterfassung funktioniert, wenn das Team ihr vertraut. Timesheet erfasst Arbeitszeit, keine Bewegungsprofile: Der Ort wird höchstens bei Beginn und Ende einer Schicht gespeichert, und nur, wenn die Person das einschaltet.
Synchronisierte Zeitdaten liegen auf Google-Cloud-Servern in der EU (Belgien). Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO steht bereit. Welches System zu kleinen Teams passt, vergleicht der Ratgeber Zeiterfassung für Kleinbetriebe.
Was Sie vor der Einführung wissen sollten
Die Punkte, die für die meisten Betriebe zählen:
- Jede Person stempelt am eigenen Smartphone
- Es gibt kein Terminal, keinen Tablet-Kiosk, keine PIN-Eingabe, keine Chipkarte und keine Foto-Kontrolle beim Einstempeln.
- Jedes Teammitglied braucht eine Pro-Lizenz
- Für eine einzelne Person ist die App kostenlos. Wer zu Ihrem Team gehört, braucht Pro für 8 € pro Nutzer und Monat. Pro und Business sind für Teams bis 50 Personen ausgelegt, Enterprise für bis zu 200.
- Keine Freigabe von Stundenzetteln
- Vorgesetzte prüfen und korrigieren Einträge in der Web-App. Einen Freigabeschritt für Zeiteinträge gibt es nicht, Freigaben gibt es im Business-Plan für Urlaub und Überstunden.
- Keine Rechtsgarantie
- Timesheet hilft Ihnen, Arbeitszeiten vollständig zu erfassen, ist aber keine zertifizierte ArbZG-Lösung und ersetzt keine Rechtsberatung. Regelverstöße werden markiert, nicht verhindert.
Preise für Teams
Ein Preis pro Person, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Hardware.
Basic
Eine Person, ein Smartphone, kein Team
0 €
- Unbegrenzte Zeiterfassung
- Stempeln per Geofence und NFC
- Export nach Excel und CSV
- Funktioniert offline
Pro
Digitale Zeiterfassung für Teams
8 €pro Nutzer und Monat
- Die Zeiten des Teams in der Web-App
- Rollen, Live-Ansicht und Berichte
- Export als Excel, CSV und PDF
- Zapier und API
Business
Mit HR-Funktionen und Arbeitszeitregeln
16 €pro Nutzer und Monat
- Urlaubsanträge und Freigaben
- Urlaubs-, Überstunden- und Gleitzeitkonten
- Hinweise auf fehlende Pausen und Ruhezeiten
- DATEV-Exportdateien für die Kanzlei
Mit jährlicher Abrechnung sparen Sie mindestens 10 %. Die 30-tägige Testphase enthält die bezahlten Funktionen. Ohne Zahlung wechselt Ihr Konto danach in den kostenlosen Basic-Plan, Ihre Daten bleiben erhalten.
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Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung
Was Arbeitgeber vor dem Start wissen wollen.
Für Teams kostet Timesheet Pro 8 € pro Nutzer und Monat, Business mit HR-Funktionen 16 €. Mit jährlicher Abrechnung sparen Sie mindestens 10 %. Es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Hardware. Für eine einzelne Person bleibt die mobile App kostenlos.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor; die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor. Details erklärt unsere Seite zur Zeiterfassung nach dem Arbeitszeitgesetz. Das ist keine Rechtsberatung.
Nein. Der Ort wird höchstens zu Beginn und Ende einer Schicht gespeichert, und nur, wenn die Person das in ihrer App aktiviert. Eine laufende Ortung gibt es nicht.
Einen Freigabeschritt für Zeiteinträge gibt es nicht. Vorgesetzte prüfen und korrigieren Einträge in der Web-App. Freigaben gibt es im Business-Plan für Urlaubsanträge und Überstunden.
Zeiterfassung, die Ihr Team wirklich nutzt
Testen Sie Timesheet 30 Tage kostenlos, laden Sie Ihr Team ein und sehen Sie die erste Woche Arbeitszeit in der Web-App.
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