Zeiterfassung für Kleinbetriebe 2026: Pflicht, Optionen und Kosten

Fünf Beschäftigte, eine Chefin, viel Arbeit und wenig Zeit für Verwaltung: So sieht der Alltag in vielen kleinen Betrieben aus. Da ist die Frage verständlich, ob man wirklich jede Arbeitsstunde aufschreiben muss, wenn ohnehin jeder jeden kennt. Die Antwort ist trotzdem eindeutig, und sie ist weniger aufwendig umzusetzen, als viele befürchten.

Dieser Beitrag erklärt, was die Pflicht zur Zeiterfassung für Kleinbetriebe bedeutet, welche drei Wege es gibt (Stundenzettel, Stempeluhr, App), was sie kosten und wie Sie das passende Zeiterfassungssystem für Ihren Betrieb finden.

Kurz gesagt: Ja, auch Kleinbetriebe müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags, einschließlich der Pausen. Das folgt aus dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) und gilt schon heute. Erleichterungen für kleinere Betriebe stehen bisher nur im Entwurf zur ArbZG-Novelle. Welches System Sie nutzen, ist offen: Entscheidend ist, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist.

#Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz abgeleitet, in Verbindung mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie und dem CCOO-Urteil des EuGH von 2019. Sie trifft den Arbeitgeber gegenüber seinen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Eine Ausnahme nach Betriebsgröße enthält der Beschluss nicht. Ausführlich ordnet das unser Beitrag zum Arbeitszeitgesetz und der Pflicht zur Zeiterfassung ein.

Für den Alltag im kleinen Betrieb heißt das:

• Alle Beschäftigten, nicht nur Überstunden. Erfasst wird die gesamte tägliche Arbeitszeit, auch bei Teilzeit.
• Auch Minijobs. Das ArbZG kennt keine Untergrenze nach Stundenumfang, die Pflicht gilt also auch für Minijobberinnen und Minijobber.
• Beschäftigte dürfen selbst eintragen. Die Erfassung lässt sich an die Mitarbeitenden delegieren. Verantwortlich für ein verlässliches System bleiben Sie als Arbeitgeber.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Erfasst werden muss trotzdem.
• Nicht betroffen: Wer ausschließlich für sich selbst arbeitet, also Solo-Selbständige ohne Beschäftigte, unterliegt nicht dem ArbZG.

Und die geplante Novelle? Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums von April 2023 soll die elektronische Arbeitszeiterfassung zum Regelfall machen und sieht Ausnahmen für kleinere Betriebe vor. Solange daraus kein Gesetz geworden ist, gilt die BAG-Auslegung des bestehenden Rechts. Wer auf das neue Gesetz wartet, wartet also auf Details, nicht auf den Beginn der Pflicht.

#Was Sie aufzeichnen müssen

Aus ArbZG, ArbSchG und dem BAG-Beschluss ergeben sich für Deutschland diese Mindestanforderungen:

Was passiert, wenn Sie nicht erfassen? Die fehlende Erfassung selbst ist derzeit nicht direkt bußgeldbewehrt, weil die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet wird. Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit oder die Pausenpflicht kosten dagegen bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG). Und ohne Aufzeichnungen fehlen Ihnen die Belege, wenn es einmal Streit um Überstunden gibt.

#Kleinbetriebe in Österreich

In Österreich regelt § 26 AZG die Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber führen je Beschäftigte:r und Tag Aufzeichnungen über Beginn und Ende der Arbeitszeit und über die Ruhepausen, auf Papier oder elektronisch, und bewahren sie mindestens ein Jahr auf. Für Beschäftigte mit regelmäßiger Arbeitszeit gibt es eine vereinfachte Aufzeichnung: Sie dokumentieren die Normalarbeitszeit einmal und erfassen nur Abweichungen. Bei Gleitzeit, Telearbeit oder Homeoffice lässt sich das in der Praxis kaum nutzen. Fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen kosten 72 bis 1.815 Euro pro Beschäftigte:r. Alle Details stehen in unserem Beitrag zur Aufzeichnungspflicht nach dem österreichischen Arbeitszeitgesetz und auf der Seite Zeiterfassung in Österreich.

#Drei Wege zur Zeiterfassung im Kleinbetrieb

Für kleine Betriebe kommen drei Systeme infrage. Keines ist für jeden Betrieb das richtige, aber jedes passt zu einer bestimmten Art zu arbeiten.

#1. Stundenzettel auf Papier oder in Excel

Jede Person trägt täglich Beginn, Ende und Pausen ein, am Monatsende sammeln Sie die Zettel ein und rechnen zusammen. Vorlagen gibt es kostenlos, etwa unsere Stundenzettel-Vorlage oder die Excel-Stundenzettel-Vorlagen. Die Summen pro Woche liefert der Arbeitszeitrechner.

• Vorteile: Keine Kosten, sofort startklar, jede und jeder versteht es.
• Nachteile: Einträge entstehen oft erst am Abend oder am Freitag aus dem Gedächtnis. Das Einsammeln und Zusammenrechnen kostet jeden Monat Zeit. Und eine Tabelle, die Beschäftigte selbst pflegen, reicht nach der BAG-Einordnung nur, wenn Sie sie prüfen und für ihre Verlässlichkeit sorgen.
• Passt für: Sehr kleine Teams mit festen Arbeitszeiten an einem Ort.

#2. Stempeluhr am Eingang

Ein Terminal hängt am Eingang, alle stempeln beim Kommen und Gehen, meist mit Chip oder Karte.

• Vorteile: Ein fester Ablauf, und die Zeiten entstehen in dem Moment, in dem jemand kommt oder geht.
• Nachteile: Sie kaufen ein Gerät, und je nach Anbieter kommen laufende Kosten für Software oder Chips hinzu. Die Stempeluhr erfasst nur, wer an ihr vorbeikommt: Außeneinsätze, Baustellen und Homeoffice fallen heraus. Auch Pausen müssen gestempelt werden, sonst fehlen sie.
• Passt für: Betriebe mit einem Standort, in denen alle durch dieselbe Tür kommen und gehen.

#3. App und digitale Zeiterfassung

Jede Person stempelt mit dem eigenen Smartphone, und die Zeiten liegen sofort digital vor. Eine Stempeluhr-App ersetzt damit das Terminal am Eingang, und mit einer digitalen Zeiterfassung sehen Sie die Zeiten des ganzen Teams an einem Ort.

• Vorteile: Funktioniert überall, wo gearbeitet wird, auch offline. Pausen landen per Pausentaste direkt im Eintrag, Summen rechnet die App, und der Export nach Excel oder CSV geht an Lohnbüro oder Steuerkanzlei.
• Nachteile: Für Team-Funktionen fallen laufende Kosten pro Person an. Beschäftigte brauchen ein Smartphone. Und Sie sollten klären, wo die Daten liegen und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereitsteht.
• Passt für: Teams, die an mehreren Orten oder unterwegs arbeiten, und alle, die den Monatsabschluss nicht mehr von Hand rechnen wollen.

Ein Nebeneffekt: Der Entwurf zur ArbZG-Novelle sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor. Wer heute digital erfasst, muss nicht umstellen, falls es so kommt.

#Die drei Systeme im Vergleich

#Was kostet Zeiterfassung im Kleinbetrieb?

Die Lizenz ist selten der größte Posten. Teurer ist meist die eigene Zeit, die jeden Monat in das Einsammeln, Prüfen und Zusammenrechnen fließt. Ein Rechenbeispiel für einen Betrieb mit fünf Beschäftigten und einer Inhaberin, also sechs Personen:

• Stundenzettel: 0 € Lizenz. Angenommen, Einsammeln, Prüfen und Zusammenrechnen dauern pro Person und Monat 15 Minuten, dann sind das 1,5 Stunden Ihrer Zeit pro Monat, jeden Monat.
• App ohne Team-Funktionen: 0 €. Mit Timesheet erfasst jede Person ihre Zeiten kostenlos in der App und schickt Ihnen am Monatsende den Export als Excel- oder CSV-Datei. Eine gemeinsame Übersicht haben Sie damit nicht, Sie sammeln Dateien statt Zettel.
• App mit Team-Funktionen: Mit dem Pro-Plan sehen Sie die Zeiten aller an einem Ort. Pro kostet 8 € pro Nutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung 84 € pro Nutzer und Jahr. Für sechs Personen sind das 48 € im Monat oder 504 € im Jahr. Jedes neue Konto startet mit 30 Tagen kostenloser Testphase, ohne Kreditkarte. Ohne Zahlung danach wechselt das Konto in den kostenlosen Basic-Plan, die Daten bleiben erhalten.
• HR-Funktionen: Urlaubs- und Überstundenkonten, Abwesenheitsanträge und die Prüfung von Pausenregeln gibt es im Business-Plan für 16 € pro Nutzer und Monat.

Alle Preise finden Sie auf unserer Preisseite. Für eine Stempeluhr am Eingang holen Sie am besten konkrete Angebote ein, denn Geräte und laufende Kosten unterscheiden sich je nach Anbieter stark.

#So finden Sie das passende Zeiterfassungssystem für Ihren Kleinbetrieb

Fünf Fragen, die die Auswahl schnell eingrenzen:

1. Wo arbeiten Ihre Leute? Kommen alle durch denselben Eingang, ist eine Stempeluhr denkbar. Sind sie unterwegs, auf Baustellen oder im Homeoffice, führt kaum ein Weg an einer App vorbei.
2. Wer prüft die Zeiten, und wie oft? Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Ein System, in dem Sie die Zeiten aller jederzeit sehen, spart den Monatsabschluss.
3. Wie kommen die Stunden zur Lohnabrechnung? Fragen Sie Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerkanzlei, in welchem Format sie die Daten wollen. Excel oder CSV versteht praktisch jede Kanzlei.
4. Wo liegen die Daten? Prüfen Sie Hosting und Auftragsverarbeitung. Timesheet speichert Zeitdaten auf Google-Cloud-Servern in der EU (Belgien), und eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO steht bereit.
5. Was kostet es wirklich? Rechnen Sie zur Lizenz die Zeit dazu, die Sie selbst jeden Monat aufwenden.

Unser Tipp: Testen Sie das System eine Woche lang mit einer Person, bevor Sie es im ganzen Betrieb einführen. Nach fünf Arbeitstagen wissen Sie, ob das Stempeln in den Alltag passt.

#Zeiterfassung mit Timesheet: Was geht und was nicht

Timesheet ist eine Zeiterfassungs-App für iPhone, iPad und Android mit Web-App für Teams. So sieht der Funktionsumfang für einen Kleinbetrieb aus:

• Kostenlos (Basic): Ein- und ausstempeln mit einem Tipp, Pausen per Pausentaste, Einträge nachträglich ergänzen oder korrigieren, automatisches Einstempeln per Geofence oder NFC-Tag, Export nach Excel oder CSV, auch offline. Im kostenlosen Plan bleiben die Daten auf dem Smartphone.
• Pro: Team, Web-App, Live-Ansicht, Berichte als Excel, CSV oder PDF und PDF-Stundenzettel.
• Business: Abwesenheiten beantragen Mitarbeitende in der App, genehmigt werden sie in der Web-App. Dazu kommen Urlaubs- und Überstundenkonten sowie Pausenregeln, die Tage mit fehlender Pflichtpause markieren. Auf iPhone, iPad und im Web warnt Timesheet, bevor die gesetzliche Höchstarbeitszeit erreicht ist.

Was Timesheet nicht ist, sollten Sie vorher wissen: Es gibt kein Terminal für ein gemeinsames Gerät am Eingang, jede Person stempelt mit dem eigenen Smartphone. Vorgesetzte geben keine einzelnen Stundenzettel frei; freigegeben werden Abwesenheiten und Überstunden. Es gibt keine durchgehende GPS-Ortung, sondern nur einen optionalen Ort bei Start und Stopp, den die Person selbst einschaltet. Und Regelverstöße werden markiert, nicht blockiert.

#Häufige Fragen

Muss ein Kleinbetrieb mit weniger als 10 Mitarbeitenden die Arbeitszeit erfassen? Ja. Die Pflicht aus dem BAG-Beschluss trifft jeden Arbeitgeber, eine Ausnahme nach Betriebsgröße enthält sie nicht. Der Entwurf zur ArbZG-Novelle sieht Ausnahmen für kleinere Betriebe vor, ist aber kein geltendes Recht.

Reicht ein Stundenzettel auf Papier? Er kann reichen, wenn die Einträge verlässlich sind und Sie sie prüfen. Eine Tabelle, die niemand kontrolliert, genügt nicht. In Österreich sind Aufzeichnungen auf Papier ausdrücklich möglich.

Müssen Minijobber ihre Arbeitszeit erfassen? Ja. Das ArbZG kennt keine Untergrenze nach Stundenumfang, die Pflicht gilt also auch für Minijobs.

Muss ich als Inhaberin oder Inhaber meine eigene Zeit erfassen? Das ArbZG schützt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Wer ausschließlich für sich selbst arbeitet, unterliegt ihm nicht. Für Ihre Beschäftigten gilt die Pflicht trotzdem.

Was kostet ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe? Stundenzettel kosten keine Lizenz, aber jeden Monat Zeit. Eine Stempeluhr kostet ein Gerät und je nach Anbieter laufende Gebühren. Eine App ist für Einzelne oft kostenlos; mit Timesheet zahlen Sie für die Team-Ansicht 8 € pro Nutzer und Monat im Pro-Plan.

Ist die Timesheet-App wirklich kostenlos? Ja, der Basic-Plan bleibt dauerhaft kostenlos: unbegrenzt Zeiten erfassen, Pausen, automatisches Einstempeln per Geofence oder NFC und Export nach Excel oder CSV. Sync, Web-App und Teams gibt es in den bezahlten Plänen.

#Zusammenfassung

• Auch Kleinbetriebe müssen Beginn, Ende, Dauer und Pausen der Arbeitszeit erfassen, seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022
• Erleichterungen für kleinere Betriebe stehen nur im Entwurf zur ArbZG-Novelle; bis dahin gilt die BAG-Auslegung
• In Österreich verlangt § 26 AZG tägliche Aufzeichnungen je Beschäftigte:r
• Stundenzettel kosten nichts außer Zeit, die Stempeluhr passt zu einem Standort, eine App zu jedem Arbeitsort
• Rechnen Sie Lizenz und eigene Zeit zusammen und testen Sie das System eine Woche mit einer Person

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu Ihrem Betrieb wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

#Wie geht es weiter

• Zeiterfassung nach dem Arbeitszeitgesetz als kompakte Übersicht, welche Anforderung welche Funktion abdeckt
• Die Stempeluhr-App für alle, die mit dem Smartphone ein- und ausstempeln wollen
• Digitale Zeiterfassung für Mitarbeitende für die Team-Ansicht, 30 Tage kostenlos testen
• Arbeitszeitrechner und Überstunden-Rechner, um Stundenzettel schnell auszuwerten
• Urlaubsanspruch-Rechner für den anteiligen Urlaub bei Teilzeit oder Eintritt im laufenden Jahr