Vous faites défiler une liste de saisies de temps pour la semaine. Acme · Frontend, Beta · Réunion, Acme · Frontend, Acme · Appel, déjeuner, Beta · Feuille de route. Vingt-sept lignes. Vous essayez de comprendre où est passé votre mercredi après-midi et si vous avez un créneau de 90 minutes pour faire du sport. Les listes sont très mauvaises pour ça. Une vue calendrier est exactement ce qu’il faut.
L’application web Timesheet propose une vue calendrier complète en parallèle de la liste des saisies. Jour, semaine et mois, avec les saisies disposées comme elles le seraient dans Google Calendar ou Outlook. Vous voyez les trous, les chevauchements, la densité et les motifs qu’une liste aplatit.
Pourquoi une vue calendrier est meilleure qu’une liste
La vue liste est idéale pour saisir rapidement des entrées et lire un long historique. La vue calendrier est idéale pour comprendre la forme de la journée ou de la semaine.
Deux avantages spécifiques :
- Vous voyez les proportions. Une réunion de 30 minutes occupe 1/16 d’une journée de 8 heures à l’écran. Un bloc de travail profond de 4 heures en occupe la moitié. Les listes cachent cela.
- Vous voyez la structure. Un trou de quatre heures est visible d’un coup d’œil. Une paire de saisies qui se chevauchent (vous avez lancé un nouveau minuteur avant d’arrêter le précédent) apparaît en pile. Un mardi court et dispersé vs un jeudi solide et concentré ont un aspect complètement différent.
La liste est fidèle aux données. Le calendrier est fidèle à la journée.
Ce que montre le calendrier
Le calendrier de l’application web dispose l’axe du temps verticalement. Chaque saisie apparaît comme un bloc coloré à son heure de début et de fin réelles. Le bloc affiche :
- Le nom du projet (et le client parent, selon la convention de nommage)
- L’heure de début et de fin
- La durée des pauses, si la saisie en comporte
- La description et, dans les projets partagés, l’avatar de la personne qui a saisi le temps
La couleur du projet remplit le bloc, avec une bordure d’une teinte légèrement plus foncée de la même couleur. Les couleurs sont configurables sur le projet lui-même, ce qui regroupe naturellement les équipes visuellement similaires.
Vue jour
Une bande verticale affichant une journée. Utile pour revoir un jour en détail, notamment avant de soumettre une feuille de temps ou une facture. Glissez pour créer une nouvelle saisie ; cliquez sur une saisie pour l’éditer.
Vue semaine
Sept colonnes de jours côte à côte. La vue par défaut pour la plupart des utilisateurs. Comparez rapidement les jours, repérez les motifs, voyez la forme de la semaine.
Vue mois
Chaque jour devient une cellule avec une pile de saisies résumées par leurs couleurs de projet. Utile pour repérer les semaines d’activité faible, les congés ou un travail déséquilibré entre projets.
Interactions : glisser, redimensionner, copier
Le calendrier n’est pas en lecture seule. L’application web supporte la manipulation directe.
Glisser pour déplacer
Cliquez et glissez une saisie vers un autre créneau horaire ou jour. Les heures de début et de fin se déplacent ensemble ; la durée reste la même. Utile pour corriger « j’ai commencé à 09:00, pas à 09:15 ».
Redimensionner pour ajuster la durée
Glissez le bord inférieur d’une saisie pour l’allonger ou la raccourcir. L’heure de début reste fixe ; seule l’heure de fin change. Utile pour « la réunion a duré 45 minutes, pas 60 ».
Cliquer-glisser pour créer
Cliquez dans un créneau vide et glissez vers le bas jusqu’à la fin souhaitée. Une fenêtre de nouvelle saisie s’ouvre avec début, fin et sélection de projet préremplis. Gagnez quelques clics pour les saisies rétroactives.
Copier vers un autre jour
Maintenez Option (Alt sur Windows) et glissez une saisie vers un autre jour. Une copie est créée à la même heure sur le jour de destination. Utile pour « le point du mardi était à 09:30, celui du mercredi à la même heure ».
Chaque action crée une saisie réelle avec des heures de début et de fin concrètes. Il n’y a pas de « durée sans heure » dans le calendrier ; vous voyez et éditez toujours les moments exacts couverts par la saisie.
Filtres qui restent discrets
Au-dessus du calendrier, une barre de filtres restreint ce qui est affiché sans modifier les données :
- Recherche : trouvez des saisies par texte
- Projets : sélectionnez un ou plusieurs
- Statut : facturable, non facturable, facturé, payé, et plus
- Membres et équipes (Pro+) : pour les projets partagés, filtrez par qui a saisi le temps
Le filtre affecte uniquement le calendrier ; les saisies sous-jacentes ne sont pas modifiées. Les filtres restent actifs jusqu’à ce que vous les effaciez ; le bouton d’effacement à côté du bouton filtre réinitialise tout.
Exporter les données ailleurs
Deux voies du calendrier vers l’extérieur :
Export Excel et CSV
Les exports se lancent depuis la page d’export, où les mêmes filtres projet, statut et date sont disponibles. Choisissez la semaine que vous venez de consulter, et les lignes correspondent aux saisies du calendrier. Utile pour partager une semaine avec un collègue ou la paie.
Synchronisation Google Calendar
Une synchronisation bidirectionnelle qui reflète les saisies Timesheet dans un Google Calendar dédié. Les saisies créées dans Timesheet apparaissent dans Google Calendar ; celles créées dans Google Calendar peuvent aussi créer des saisies correspondantes dans Timesheet (configurable). Pour la configuration complète, voir l’intégration Google Calendar.
Cas pratiques
Nettoyage du vendredi après-midi
Ouvrez la vue semaine à 16h le vendredi. Repérez les trous que vous auriez dû saisir (les 30 minutes après le déjeuner qui ont disparu) et les chevauchements non voulus. Corrigez-les en moins de cinq minutes.
Revue de fin de mois
Passez en vue mois. Les jours où presque rien n’a été saisi ressortent ; les jours où les couleurs sont déséquilibrées (90 % sur un projet) posent question. Utilisez ces signaux pour lancer la revue mensuelle.
Soumission client
Pour les agences qui suivent le temps client et envoient une vue « voici la semaine que nous avons faite », ouvrez la semaine filtrée sur ce projet et parcourez-la ensemble lors de l’appel de suivi. Un rapport PDF des mêmes saisies, généré depuis la section documents, l’appuie avec les heures exactes.
Rattrapage après un déplacement
Vous revenez d’une visite client de quatre jours. Ouvrez le calendrier. Utilisez cliquer-glisser pour créer les saisies jour par jour, en reconstituant le planning de mémoire et avec les saisies déjà présentes. La disposition visuelle est plus facile qu’un formulaire plat.
Bonnes pratiques courantes
Choisissez des couleurs qui ont du sens. Tous les projets Acme en vert, tous les Beta en bleu. La semaine devient immédiatement lisible.
Utilisez la vue jour avant de soumettre les feuilles de temps. Elle détecte les trous et chevauchements que la liste ne révèle jamais.
Combinez avec les filtres pour les réunions clients. Une vue semaine filtrée sur un projet est un excellent support visuel pour un point d’avancement.
Surveillez les vendredis vides. Trois vendredis d’affilée avec peu de saisies forment un motif. Le calendrier montre le motif ; la liste montre les chiffres.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser la vue calendrier sur mobile ?
La vue calendrier fait partie de l’application web. Les applications mobiles organisent les saisies en liste groupée par jour ; sur iPad, le Cockpit ajoute des superpositions calendrier semaine et mois.
Pourquoi une saisie n’apparaît-elle pas dans le calendrier ?
La saisie peut être filtrée, appartenir à un projet caché par le filtre projet, ou être hors de la plage de dates visible. Réinitialisez les filtres et vérifiez la plage de dates en premier.
Le glisser-déposer modifie-t-il autre chose que les heures ?
Non. Déplacer ou redimensionner une saisie met à jour ses heures de début et de fin ; projet, tags et indicateurs de facturation restent inchangés.
Puis-je désactiver le glisser-déposer pour certains utilisateurs ?
Pas pour l’instant. Les modifications par glisser-déposer respectent les droits d’édition de l’utilisateur. Un utilisateur qui ne peut pas éditer une saisie ne peut pas non plus la déplacer.
Qu’en est-il des saisies qui se chevauchent ?
Elles apparaissent empilées. Vous pouvez voir les deux en même temps. Pour la conformité RH, c’est le temps horloge qui compte ; le post sur les avertissements RH explique la règle des chevauchements.
Résumé
- La vue calendrier affiche les saisies dans leurs créneaux horaires réels, jour, semaine ou mois
- Glisser, redimensionner et copier fonctionnent directement dans le calendrier
- Les filtres restreignent la vue sans modifier les données
- Les exports Excel et CSV et la synchronisation Google Calendar permettent d’exporter les données
- Disponible sur plan Pro et supérieur (application web)
Pour aller plus loin
- Analysez votre productivité avec statistiques et graphiques pour l’accompagnement numérique de la vue calendrier visuelle
- Connectez Google Calendar pour synchroniser vos événements pour alimenter le calendrier avec vos réunions existantes
- Exportez vos données de temps en Excel et CSV pour les exports basés sur liste