Urenregistratie voor tekstschrijvers: deadlines halen zonder gokwerk

De meeste schrijvers weten hoelang schrijven zou moeten duren. Weinigen weten hoelang het echt duurt. De deadline wordt afgegeven op het zou-moeten, het werk wordt betaald op het echt, en in dat gat wonen de late avonden.

Dit stuk gaat over het dichten van dat gat. Niet door sneller te schrijven, maar door te weten waar je tijd echt heen gaat: research, opzetten, schrijven, redigeren, en dat halfuur staren naar de cursor voordat er woorden komen. Zodra je die getallen ziet, worden je volgende offerte en je volgende deadline een stuk minder mysterieus.

#Waarom schrijftijd zo lastig te zien is

Een blogartikel wordt niet per aanslag gefactureerd. Een hoofdstuk niet per woord. Allebei worden ze gefactureerd als "ik heb dit geschreven", en achter die ene zin gaan minstens vijf verschillende bezigheden schuil:

• inlezen en interviewen
• opzetten en structureren
• schrijven, het deel dat iedereen "schrijven" noemt
• zelf redigeren en herzien
• administratie: factureren, briefings, klantmail

Scheid je die niet, dan kun je ze niet offreren. Je offreert € 500 voor "een artikel van 1.500 woorden" en ontdekt later dat alleen de research al zes uur kostte.

#Wat registreren je echt vertelt

#1. Je echte woorden per uur

Niet je topsnelheid. Je echte, gemiddeld over de dagen waarop de koffie slecht was en de briefing onduidelijk. Zonder dat getal is een langer stuk offreren kruis of munt.

#2. De fase die je dag opeet

Schrijven voelt als schrijven, dus schrijvers gaan ervan uit dat daar hun tijd heen gaat. Bij de meeste beroepsschrijvers is dat niet zo. Research en redigeren kosten elk evenveel tijd als schrijven, soms meer. Je kunt niet oplossen wat je niet meet.

#3. Het echte tarief per stuk

Een blogartikel van € 500 dat 5 uur kost, levert € 100 per uur op. Datzelfde artikel in 10 uur levert € 50 op. Weet je niet welke van de twee je aflevert, dan run je geen bedrijf maar een gok.

#Tag je tijd op fase, niet alleen op project

Eén project per klant brengt je halverwege. Tags brengen je de rest. Gebruik dezelfde vijf tags op elk schrijfproject, zodat je rapportage er dwars doorheen snijdt:

research. Lezen, interviewen, feiten controleren, bronnen zoeken. De meeste schrijvers schatten dit de helft te laag in.

opzet. Structureren, brainstormen, de invalshoek doorpraten. Onzichtbaar werk dat toch uren kost.

schrijven. Het eigenlijke schrijven. Meestal een derde van de totale inspanning, en niet de helft die mensen aannemen.

redigeren. Zelf redigeren, herzien, zinnen bijschaven. Even lang als schrijven, vaak langer.

administratie. Briefings, contracten, facturen, jezelf onder de aandacht brengen. Niet declarabel, maar het vreet aan je uurtarief.

Tags zitten in het gratis Basic-abonnement, dus maak ze één keer aan en gebruik ze overal. Zie je werk organiseren met projecten en tags voor de opzet.

#Pauzes horen bij het werk

Schrijven vraagt om pauzes. Doen alsof dat niet zo is, levert slechter werk op en een burn-out. Het gaat erom je pauzes zichtbaar te maken, niet om te doen alsof ze er niet zijn.

#Pauzeren zonder de taak te stoppen

Tik op PAUZE op de lopende taak in plaats van op STOP. Het project blijft staan, en je regel valt niet uit elkaar. Kom je terug, tik dan op START en dezelfde taak loopt door.

#Pomodoro met een echte timer

Veel schrijvers gebruiken blokken van 25 minuten om te schrijven:

1. Start de timer
2. Schrijf 25 minuten
3. Tik op PAUZE voor 5 minuten pauze
4. Tik weer op START
5. Na vier rondes een langere pauze van 15 tot 30 minuten

Aan het eind van de dag toont de regel de totale duur en de netto duur van je echte schrijftijd. Je ziet zowel de uren die je erin stopte als de uren die woorden opleverden.

#Automatiseer het starten

Inspiratie wacht niet op een startknop. Automatisering haalt die drempel weg.

#Triggers op locatie

Een geofence om je thuiskantoor, je vaste café of de leeszaal van de bibliotheek. Kom je aan, dan start de timer op het juiste project, en ga je weg, dan stopt hij. De straal stel je in van 50 tot 1000 meter.

#Triggers op wifi

Wie steeds op dezelfde plek werkt, heeft hier het meest aan. Verbinding met de wifi van kantoor: de timer start. Verbinding weg: de timer stopt.

#NFC-tags om van project te wisselen

Een sticker op het schrift van de ene klant, een op je bureau voor je roman, een op de map met je journalistieke werk. Tik aan om het juiste project te starten. Handig als je in dezelfde week met drie dingen jongleert.

Alle drie de triggers zitten in het gratis Basic-abonnement, op Android en iOS. Meer daarover in urenregistratie automatiseren.

#Exporteer je gegevens en doe er iets mee

Registreren op zichzelf verandert niets. Je rapportage lezen verandert alles.

#Wekelijks nalopen

Vrijdagmiddag, 15 minuten. Open je statistieken. Kijk naar drie dingen:

• uren per project, declarabel tegenover niet declarabel
• uren per tag, dus research tegenover schrijven tegenover redigeren
• uren per dag, om de dagen te zien die je leegzogen zonder iets op te leveren

#Maandelijkse patronen

Draai hetzelfde rapport per maand. Daar duiken de interessante vragen op:

• Daalt je researchtijd per stuk naarmate je je specialiseert?
• Welke dag van de week levert stelselmatig het meeste schrijfwerk op?
• Waar ging de maand heen toen je opbrengst laag voelde?

Exporteren zit in elk abonnement, ook in het gratis Basic. De rondleiding staat in je uren exporteren naar Excel en CSV.

#Klanten factureren zonder excuses

Voor freelance schrijvers is je rapportage de bon. Vraagt een klant waar het geld heen ging, dan grijp je niet naar je geheugen maar naar je export.

#Uitgesplitste rapportages

Filter op klant, groepeer op tag, exporteer. Het resultaat toont je researchuren, je schrijfuren en je redactie-uren, met per regel een omschrijving van één zin.

#Facturen in pdf

Gaat de relatie richting factureren, dan maakt Timesheet een document in je eigen huisstijl rechtstreeks uit je geregistreerde regels, met uitgesplitste regels, btw en betaalvoorwaarden. Dat zit in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard.

Voor de volledige opzet, zie facturen maken in pdf uit je urenstaten.

#Tijdvreters die je registratie blootlegt

Je gelooft deze pas als je het rapport ziet. Maar het rapport wordt heel concreet:

1. Aan je eerste versie zitten friemelen. Tijd die als schrijven is getagd terwijl het eigenlijk redigeren in het klein is. Tag het als redigeren, of schrijf door tot het eind en redigeer later.
2. Research zonder grens. Research zet uit tot elke ruimte gevuld is. Zet er een wekker op en stop als hij afgaat.
3. Even vijf minuten sociale media. Je registratie telt stilletjes hoelang het echt was. Vaak 25 minuten.
4. De hele dag door e-mail. Bundel het in een of twee blokken in plaats van je geconcentreerde werk aan flarden te laten scheuren.
5. Te veel redigeren. Sommige schrijvers besteden meer aan redigeren dan aan schrijven. Of dat verstandig is, hangt van het werk af, maar het per ongeluk doen is dat zeker niet.

#Vol te houden, niet maximaal

Urenregistratie is geen zelfkastijding. Het doel is niet elk uur met opbrengst vullen, maar weten welke uren opleveren en die beschermen.

• Plan je zware werk in je beste uren. Je rapportage vertelt je welke dat zijn.
• Laat ruimte in je week. Niet elk uur kan declarabel zijn, en een agenda die dat wel zegt, liegt.
• Houd ook je rust bij. Pauzes zijn geen verloren tijd, ze horen bij schrijven.
• Vergelijk maanden, geen dagen. Je dagopbrengst stuitert, je maandpatroon houdt stand.

#Verder lezen

• Je werk organiseren met projecten en tags zodat rapportages over je klanten heen snijden
• Pauzes en werkuren bijhouden om je echte tijd naast je tijd aan je bureau te zien
• Automatiseer het starten met een geofence, wifi of NFC
• Lees je statistiekenrapport aan het eind van de maand