Controle de horas para quem escreve: cumpra prazos sem adivinhação

Quase todo mundo que escreve sabe quanto tempo o texto deveria levar. Poucos sabem quanto tempo ele realmente leva. O prazo é dado com base no deveria, o trabalho é pago com base no realmente, e o buraco entre os dois é onde moram as noites viradas.

Este artigo é sobre fechar esse buraco. Não escrevendo mais rápido, mas sabendo para onde o seu tempo realmente vai: pesquisa, roteiro, redação, edição e a meia hora encarando o cursor antes de as palavras virem. Depois que você enxerga esses números, o próximo orçamento e o próximo prazo ficam bem menos misteriosos.

#Por que o tempo de escrita é difícil de enxergar

Um artigo não é cobrado por tecla apertada. Um capítulo não é cobrado por palavra. Os dois são cobrados como "eu escrevi isso", e essa frase esconde pelo menos cinco atividades diferentes:

• Leitura de apoio e entrevistas
• Roteiro e estrutura
• Redação (a parte que todo mundo chama de "escrever")
• Autoedição e revisões
• Administração: faturas, briefings, e-mail de cliente

Se você não separa, não consegue orçar. Você orça "um artigo de 1.500 palavras" por R$ 1.500 e descobre depois que só a pesquisa levou seis horas.

#O que o registro realmente conta

#1. Suas palavras por hora reais

Não a velocidade de pico. A real, média de dias em que o café estava ruim e o briefing estava confuso. Sem esse número, orçar textos mais longos é cara ou coroa.

#2. A fase que come o seu dia

Redigir parece escrever, então quem escreve presume que é ali que o tempo vai. Para a maioria dos profissionais, não é. Pesquisa e edição consomem cada uma tanto quanto a redação, às vezes mais. Não dá para consertar o que você não mede.

#3. O valor real por peça

Um artigo de R$ 1.500 em 5 horas dá R$ 300 por hora. O mesmo artigo em 10 horas dá R$ 150. Se você não sabe qual dos dois está entregando, não está tocando um negócio; está tocando um palpite.

#Marque o tempo por fase, não só por projeto

Um projeto por cliente resolve metade. As tags resolvem o resto. Use as mesmas cinco tags em todo projeto de escrita, para o relatório cortar através deles:

pesquisa. Leitura, entrevistas, checagem de fatos, fontes. A maioria subestima isso pela metade.

planejamento. Roteiro, estrutura, brainstorming, conversas sobre o ângulo. Trabalho invisível que custa horas do mesmo jeito.

redação. A escrita em si. Normalmente um terço do esforço total, não a metade que as pessoas presumem.

edição. Autoedição, revisões, ajuste fino. Tão longa quanto a redação, muitas vezes mais.

administração. Briefings, contratos, faturas, divulgação. Não faturável, mas come o valor por hora.

As tags estão no plano Basic gratuito; crie uma vez e reutilize em todo lugar. Veja como organizar o trabalho com projetos e tags para a configuração.

#Pausas fazem parte do trabalho

Escrever precisa de pausas. Fingir o contrário produz texto pior e esgotamento. A ideia é tornar as pausas visíveis, não fingir que elas não acontecem.

#Pause sem parar a tarefa

Toque em PAUSAR na tarefa em andamento, em vez de PARAR. O contexto do projeto se mantém; o registro não se fragmenta. Quando você voltar, toque em CONTINUAR e a mesma tarefa segue.

#Pomodoro com um cronômetro de verdade

Muita gente que escreve usa pomodoros para redigir:

1. Inicie o cronômetro
2. Escreva por 25 minutos
3. PAUSE por 5 minutos
4. CONTINUE
5. Depois de quatro ciclos, uma pausa maior, de 15 a 30 minutos

No fim do dia, o registro mostra a duração total e a duração relativa da escrita de verdade. Você vê as horas que colocou e as horas que produziram palavras.

#Automatize o início

A inspiração não espera um botão de cronômetro. A automação tira o atrito.

#Gatilhos de localização

Uma cerca virtual em torno do escritório em casa, de um café preferido ou da sala de leitura da biblioteca. Você chega, o cronômetro começa no projeto certo; você sai, ele para. O raio é configurável de 50 a 1000 metros.

#Gatilhos de wi-fi

Quem trabalha sempre no mesmo lugar ganha mais. Conectou no wi-fi do escritório: o cronômetro começa. Desconectou: ele para.

#Tags NFC para trocar de projeto

Um adesivo no caderno de um cliente, outro na mesa para o romance, outro na pasta de jornalismo. Encoste para iniciar o projeto certo. Útil para quem malabariza três coisas na mesma semana.

Os três gatilhos estão no plano Basic gratuito, no Android e no iOS. Mais em como automatizar o controle de horas.

#Exporte os dados e use

Registrar sozinho não muda nada. Ler o relatório muda tudo.

#Revisão semanal

Sexta à tarde, 15 minutos. Abra a tela de estatísticas. Olhe três coisas:

• Horas por projeto, faturável contra não faturável
• Horas por tag (pesquisa contra redação contra edição)
• Horas por dia, para achar os dias que drenaram sem produzir

#Padrões mensais

Rode o mesmo relatório todo mês. As perguntas interessantes aparecem ali:

• O tempo de pesquisa por peça está caindo à medida que você se especializa?
• Qual dia da semana produz mais redação de forma consistente?
• Para onde foi o mês quando a produção pareceu baixa?

A exportação está em todos os planos, inclusive no Basic gratuito. Passo a passo em como exportar dados de horas para Excel e CSV.

#Cobrar clientes sem pedir desculpa

Para quem escreve como freelancer, o relatório é o comprovante. Se um cliente pergunta para onde foi o dinheiro, você não recorre à memória; recorre à exportação.

#Relatórios detalhados

Filtre por cliente, agrupe por tag e exporte. O resultado mostra horas de pesquisa, de redação e de edição, com uma linha de descrição por registro.

#Faturas em PDF

Quando a relação chega ao faturamento, a geração de PDF cria um documento com a sua marca direto dos registros, com itens detalhados, impostos e condições de pagamento. Faz parte do plano Pro, que tem 30 dias de teste grátis (sem cartão de crédito).

Para a configuração completa, veja como gerar faturas em PDF.

#Desperdícios que o registro vai expor

Você não vai acreditar até ver o relatório. Mas o relatório vai ser específico:

1. Ficar mexendo no primeiro rascunho. Tempo marcado como redação que na verdade é microedição. Marque como edição ou escreva até o fim e edite depois.
2. Pesquisa sem limite. A pesquisa se expande para preencher qualquer recipiente. Defina uma caixa de tempo e pare quando tocar.
3. A checada de cinco minutos nas redes. O registro conta em silêncio quanto tempo foi de verdade. Muitas vezes 25 minutos.
4. E-mail o dia inteiro. Junte em um ou dois blocos, em vez de deixar picotar o trabalho concentrado.
5. Edição demais. Algumas pessoas gastam mais na edição que na redação. Se isso é sensato depende do trabalho; o que não é sensato é fazer isso sem perceber.

#Sustentável, não máximo

Registrar horas não é um exercício de autoflagelação. O objetivo não é encher cada hora de produção; é saber quais horas produzem e protegê-las.

• Programe o trabalho exigente nas suas melhores horas. O relatório diz quais são.
• Deixe folga na semana. Nem toda hora pode ser faturável; uma agenda que diz o contrário é uma agenda mentindo.
• Registre o descanso também. Pausas não são tempo perdido; fazem parte de escrever.
• Compare meses, não dias. A produção diária balança; os padrões mensais se mantêm.

#Para onde ir agora

• Organize o trabalho com projetos e tags para os relatórios atravessarem os clientes
• Registre pausas e a jornada para ver o tempo real contra o tempo de mesa
• Automatize o início com cerca virtual, wi-fi ou NFC
• Leia o relatório de estatísticas no fim do mês