Zeiterfassung automatisieren: Geofence, WLAN und NFC einrichten

Der schwierigste Teil bei der Zeiterfassung ist die eine Sekunde zwischen dem Beginn einer Aufgabe und dem Tippen auf Start. Die meisten verlieren diese Sekunde ein paar Mal pro Woche und vertrauen ihren eigenen Daten dann leise nicht mehr. Automatisierung stoppt diesen Kreislauf: Das Telefon merkt, dass Sie im Büro angekommen sind, dass Sie sich mit dem richtigen WLAN verbunden haben oder dass Sie einen NFC-Tag getippt haben. Der Timer macht den Rest.

Alle drei Trigger gehören zum kostenlosen Basic-Plan, auf Android und iOS. Das hier ist die praktische Einrichtung.

#Die drei Trigger im Überblick

Sie können einen, zwei oder alle drei laufen lassen. Die Kombinationen weiter unten zeigen, was in der Praxis funktioniert.

#Geofence: Auslösen über den Standort

Geofence-Automatisierung nutzt den Standort Ihres Telefons, um zu erkennen, wann Sie an einem bestimmten Ort ankommen oder ihn verlassen.

#Einrichtung

1. Timesheet öffnen, zu Einstellungen
2. Unter Automatisierung dann Geofence
3. Auf Standort hinzufügen tippen
4. Adresse eingeben, aktuellen Standort verwenden oder eine Markierung auf der Karte setzen
5. Radius festlegen (siehe unten)
6. Projekt wählen, auf das der Timer starten soll
7. Aktion wählen: Start bei Eintreten, Stopp bei Verlassen oder beides
8. Speichern

#Den richtigen Radius wählen

• 50 bis 100 Meter: präzise Innenstadtbüros
• 100 bis 250 Meter: die meisten Büros in normalen Gebäuden
• 250 bis 500 Meter: große Campusgelände oder geteilte Parkflächen
• 500 bis 1000 Meter: ländliche Gegenden, schwächeres GPS-Signal

Wenn der Timer zu früh startet (noch auf dem Parkplatz), Radius verkleinern. Wenn er nicht zuverlässig auslöst, Radius vergrößern.

#Mehrere Standorte, mehrere Projekte

Ein Geofence pro Standort, jeweils mit eigenem Projekt:

• Büro-Adresse, „Intern“
• Büro Kunde A, „Kunde A“
• Baustelle Kunde B, „Kunde B“
• Homeoffice, „Homeoffice“

Beim Ankommen bei Kunde A wird automatisch auf Kunde A erfasst. Kein Menü, keine Entscheidung.

#WLAN: Auslösen über das Netzwerk

WLAN-Trigger sind in Gebäuden oft zuverlässiger als GPS. Mit dem Netzwerk verbinden, Timer startet. Trennen, Timer stoppt.

#Einrichtung

1. Einstellungen → Automatisierung → WLAN-Trigger
2. Auf Netzwerk hinzufügen tippen
3. Aus erkannten Netzwerken auswählen oder SSID manuell eingeben
4. Projekt wählen
5. Aktionen festlegen (Verbinden, Trennen oder beides)
6. Speichern

#Tipps, die Sie sich später ersparen

Das Netzwerk wählen, mit dem Sie sich täglich verbinden. Nicht das Gastnetz, das Sie manchmal nutzen.

Alle Access Points im Büro hinzufügen. Große Büros haben mehrere SSIDs (z. B. „Office“, „Office-5G“, „Office-Guest“). Wer zwischen ihnen wandert, sollte alle hinterlegen.

Mit Geofence koppeln. WLAN löst beim Verbinden aus, Geofence beim Ankommen. Zusammen decken sie sich gegenseitig ab.

#NFC: Auslösen per Tipp

NFC-Tags sind Aufkleber, die Sie einmal programmieren und dann antippen. Ein Zehnerpack kostet weniger als ein Mittagessen. Ideal, um Projekte unterwegs zu wechseln oder dort, wo Sie eine bewusste „Ich fange jetzt an“-Aktion wollen.

#Was Sie brauchen

• NFC-Tags kompatibel mit NTAG213 oder NTAG215 (in den meisten Standardpaketen enthalten)
• Ein Telefon mit NFC (die meisten Android-Geräte ab 2014, alle iPhones ab XS)

#Einrichtung

1. Einstellungen → Automatisierung → NFC
2. NFC-Tag hinzufügen tippen
3. Einen leeren Tag an die NFC-Antenne des Telefons halten
4. Tag benennen (z. B. „Schreibtisch“, „Werkstatt“, „Ordner Kunde A“)
5. Projekt wählen
6. Aktion wählen: Start, Stopp oder Umschalten
7. Tag an seinen Einsatzort kleben

#Platzierungen, die wirklich verwendet werden

• Auf dem Schreibtisch: tippen beim Hinsetzen
• Am Türrahmen: tippen beim Reingehen und beim Rausgehen
• Auf einem Gerät oder einer Maschine: tippen beim Beginn der Nutzung
• Im Auto: tippen vor einem Kundentermin
• Auf Projektordnern: ein Tag pro Kunde, antippen wechselt das Projekt

#NFC-Praxis

Umschalt-Modus für Einzeltag-Setups. Ein Tipp startet, der nächste stoppt.

Separate Start- und Stopp-Tags für mehr bewusste Steuerung.

Tags physisch beschriften. Sticker sehen alle gleich aus.

Tags nicht direkt auf Metall kleben. Das verstimmt die Antenne. Den mitgelieferten Schaumstoff-Spacer oder eine Nicht-Metall-Fläche verwenden.

#Realistische Kombinationen

#Büroarbeiter

1. Geofence an der Büroadresse (250 m Radius) startet „Arbeit“
2. WLAN-Trigger auf die Büro-SSID bestätigt, dass Sie wirklich drinnen sind
3. NFC-Tag am Schreibtisch wechselt während des Tages zwischen Projekt A und Projekt B

#Außendienst

1. Geofence am Hauptstandort für interne Admin-Zeit
2. Geofence an jedem regelmäßigen Kundenstandort, jeweils auf das Kundenprojekt
3. NFC-Tag im Fahrzeug für Fahrzeiten

#Hybrid-Setup

1. WLAN-Trigger auf die Büro-SSID für Bürotage
2. WLAN-Trigger auf die Heim-SSID für Remote-Tage
3. Geofence an Kundenstandorten für die gelegentlichen Termine vor Ort

#Akku: Was wirklich zieht

Standortbasierte Automatisierung nutzt GPS, und das geht auf den Akku. Was hilft:

#Standort im Hintergrund erlauben

Auf Android: Telefon-Einstellungen → Apps → Timesheet → Berechtigungen → Standort → Immer erlauben.

Auf iOS: Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Ortungsdienste → Timesheet → Immer.

Ohne das pausiert das Betriebssystem den Geofence-Dienst, sobald die App geschlossen ist, und Auslösungen gehen verloren.

#Akku-Optimierung deaktivieren

Auf Android: Einstellungen → Apps → Timesheet → Akku → auf Uneingeschränkt (Pixel) oder Nicht optimiert (andere Hersteller). Aggressives Doze killt den Geofence-Dienst.

#Geofence-Liste ehrlich halten

Jeder aktive Geofence kostet ein bisschen. Wenn 15 Standorte hinterlegt sind, aber nur drei aktiv besucht werden, die anderen deaktivieren. Für gelegentliche Orte WLAN oder NFC nutzen.

#Fehlerbehebung

#Timer startet nicht bei Ankunft

• Standortberechtigung muss „Immer“ sein
• Radius um 50 bis 100 Meter vergrößern
• Akku-Optimierung prüfen, sie könnte die App killen
• Prüfen, ob das richtige Projekt am Geofence hängt

#Timer startet zu früh oder stoppt zu spät

• Radius verkleinern
• GPS hat in Städten 20 bis 50 Meter Abweichung. Mit einrechnen.
• WLAN-Trigger als Bestätigung dazunehmen

#Timer stoppt nicht beim Verlassen

• Radius leicht vergrößern. Klingt seltsam, aber zu kleine Geofences werden beim Verlassen manchmal verfehlt.
• Prüfen, ob „Stopp beim Verlassen“ aktiv ist
• Prüfen, ob Sie wirklich draußen sind (nicht nur tief im Gebäude mit schlechtem GPS)

#NFC-Tag wird nicht erkannt

• NFC in den Telefoneinstellungen aktivieren
• Telefon leicht verschieben, die Antenne sitzt bei jedem Modell anders
• Tag nicht direkt auf Metall (ohne Spacer)
• Bei beschädigtem oder verbogenem Tag austauschen

#Wie es weitergeht

Einen Trigger zum Laufen bringen, eine Woche damit arbeiten, dann den nächsten hinzunehmen:

• Arbeit mit Projekten und Tags organisieren, damit das richtige Projekt startet
• Pausen und Arbeitszeiten erfassen parallel zum automatischen Start
• Statistiken lesen und prüfen, ob die Automatisierung das einfängt, was Sie erwarten