PDF-Rechnungen und Stundenzettel aus erfasster Zeit erstellen

Stunden erfassen ist die erste Hälfte. Dafür bezahlt werden ist die zweite. Die Brücke dazwischen ist die Rechnung, der Stundenzettel oder der Arbeitsnachweis. Gut gemacht schreibt sich diese Brücke aus den erfassten Daten von selbst. Schlecht gemacht verbringen Sie jeden Freitag eine Stunde in einer Excel-Datei, die nicht wirklich weiß, wie Ihre Woche aussah.

Die Dokumentengenerierung in Timesheet verwandelt erfasste Einträge in drei Arten von PDFs: Rechnungen zur Abrechnung, Stundenzettel für Lohn oder Compliance, Arbeitsnachweise für den Außendienst. Alles im Pro-Plan, der 30 Tage kostenlosen Probezugang ohne Kreditkarte enthält.

#Die drei Dokumenttypen

#Rechnungen

Belege zur Abrechnung an Kunden. Enthalten:

• Unternehmensdaten und Logo
• Kundeninformationen
• Aufgeschlüsselte Zeiteinträge
• Steuerberechnung und Summen
• Zahlungsbedingungen und Bankdaten

#Stundenzettel

Stunden-Zusammenfassungen für Lohnabrechnung, HR oder Compliance. Enthalten:

• Angaben zu Mitarbeiter oder Auftragnehmer
• Zeitraum
• Tages- oder Wochenaufschlüsselungen
• Unterschriftsfelder
• Gesamtstunden

#Arbeitsnachweise

Aufgaben-für-Aufgaben-Dokumentation, sinnvoll im Außendienst.

• Aufgabenliste mit Beschreibungen
• Start- und Endzeiten
• Optional Standortdaten
• Unterschriftsfelder pro Aufgabe für Kundenfreigabe

#Die erste Rechnung erstellen

#Schritt 1: Dokumentengenerierung öffnen

1. Auf my.timesheet.io anmelden (Pro-Plan)
2. Dokumente oder Rechnungen öffnen
3. Auf Neue Rechnung erstellen klicken

#Schritt 2: Zeiteinträge auswählen

Auf die passenden Einträge filtern:

• Nach Zeitraum
• Nach Projekt
• Nach Abrechenbar-Status
• Oder einzelne Einträge per Hand auswählen

#Schritt 3: Details ausfüllen

Eigene Seite

• Unternehmensname, Adresse, Kontakt, Steuernummer/USt-ID
• Logo (einmal hochladen, das Dokument als Vorlage speichern, beim nächsten Mal ist es vorausgefüllt)

Kundenseite

• Name, Unternehmen, Rechnungsadresse, Ansprechpartner

Rechnungs-Metadaten

• Rechnungsnummer (automatisch oder eigene)
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsbedingungen

#Schritt 4: Positionen prüfen

Die Positionen kommen direkt aus den ausgewählten Aufgaben (und, falls aktiviert, Ausgaben):

• Jede Aufgabe wird zu einer Position mit Beschreibung, Dauer und Satz
• Die Beschreibungen stammen aus den Aufgaben selbst, also vor dem Erstellen aufräumen (der Kunde braucht keine internen Codes zu sehen)
• Ausgaben erscheinen in einem eigenen Abschnitt mit Beschreibung und Betrag

#Schritt 5: Steuer und Rabatte

• Steuersatz (USt, MwSt, Sales Tax), optional mit zweitem Steuersatz
• Rabatt, auf Dokumentebene angewendet
• Option, Steuern ganz auszublenden, wo keine anfallen

#Schritt 6: Erstellen und versenden

• PDF prüfen
• Herunterladen
• Direkt aus der App an den Kunden mailen
• Die Rechnung landet im Dokumentenverlauf

#Die Vorlage anpassen

#Logo

1. Im Dokumentformular das Feld Firmenlogo finden
2. PNG oder JPG hochladen (PNG bevorzugt für transparenten Hintergrund); empfohlen sind 400x120px oder 120x120px
3. Das Dokument als Vorlage speichern, dann ist das Logo bei jedem Dokument aus dieser Vorlage schon drin

#Zahlungsinformationen

Zahlungsdaten direkt auf die Rechnung setzen:

• Bankkonto / IBAN / BIC
• PayPal- oder Zahlungs-Link
• Akzeptierte Zahlungsmethoden
• Verzugsregeln (z. B. „2 % pro Monat nach Fälligkeit“)

#Standardtexte

Wiederverwendbare Textblöcke:

• Danke-Zeile
• AGB
• Hinweise zu den Leistungen
• Nächste Schritte

#Stundenzettel

Ein Stundenzettel ist das richtige Dokument, wenn der Empfänger Lohnabrechnung, HR oder eine Compliance-Prüfung ist, nicht der zahlende Kunde. Das Format ist eine Stundenzusammenfassung, keine Rechnung.

#Einrichtung

1. Zeitraum wählen
2. Projekt(e) wählen
3. Die Einträge auswählen, die enthalten sein sollen

#Unterschrift

Stundenzettel und Arbeitsnachweise tragen ein Unterschriftsfeld. Direkt im Formular unterschreiben oder die gedruckte Linie für den Stift frei lassen. Die Unterschrift erscheint auf dem erzeugten PDF, bereit für den Freigabelauf auf Papier.

#Häufige Anwendungen

Mitarbeiter-Zeitnachweis. Wochenstundenzettel, vom Mitarbeiter unterschrieben, vom Vorgesetzten freigegeben, für die Lohnabrechnung archiviert.

Auftragnehmer-Dokumentation. Dem Kunden einen nachvollziehbaren Nachweis der geleisteten Arbeit liefern, der klassische Freiberufler-Stundenzettel für Auftragnehmer.

Compliance. Arbeitszeitrichtlinie, öffentlicher Auftrag oder arbeitsrechtliche Prüfung.

#Arbeitsnachweise

Das detaillierteste Format. Für Außendienst und Kundenfreigabe pro Aufgabe gedacht.

#Was enthalten ist

• Auflistung der einzelnen Aufgaben
• Beschreibung und Notizen
• Start- und Endzeiten
• Standortdaten (wenn Geofence verwendet wurde)
• Unterschriftsfelder pro Aufgabe

#Unterschrift pro Aufgabe

Jede Aufgabe kann ein eigenes Unterschriftsfeld haben. Der Kunde kann während der Arbeit unterschreiben, nicht erst danach. Drei Anwendungen, in denen sich das auszahlt:

Außendienst. Techniker schließt einen Einsatz ab, Kunde unterschreibt am Telefon den Eintrag, der nächste Einsatz beginnt.

Bau-Subunternehmer. Verifikation des Abschlusses pro Phase oder pro Tag, ein Kernfall der Zeiterfassung für Bauarbeiter.

Streitige Arbeit. Der unterschriebene Arbeitsnachweis ist der Beleg, der die Diskussion beendet.

#Außendienst-Beispiel

Ein Reparaturtechniker hat an einem Tag drei Kundeneinsätze:

1. Jeder Einsatz ist eine Aufgabe
2. Am Ende den Arbeitsnachweis erstellen
3. Jeder Kunde unterschreibt seinen Abschnitt
4. Das unterschriebene PDF ist der Beleg

#Rechnungsnummern, die später nicht beißen

#Fortlaufend

Einfach und solide: RE-001, RE-002, RE-003. Funktioniert gut bei geringem Volumen.

#Mit Jahreszahl

Jahr enthalten: RE-2024-001, RE-2024-002. Im dritten Jahr leichter zu sortieren.

#Mit Kunden-Code

Code enthalten: ACME-2024-001. Hilfreich, wenn Rechnungen viele Kunden umfassen.

#Regeln, die sich auszahlen

• Nummern nie wiederverwenden. Auch bei stornierten Rechnungen nicht. Stattdessen eine Gutschrift ausstellen.
• Nummern fortlaufend halten, keine Lücken. Das Finanzamt prüft das.
• Jahr im Format aufnehmen.
• Führende Nullen für saubere Sortierung (001, nicht 1).

#Steuerbehandlung

#Ein einziger Steuersatz

Der häufigste Fall: ein Satz (z. B. 19 % USt in Deutschland, 20 % in UK, je nach Bundesstaat in den USA). Der Satz gilt für das ganze Dokument.

#Ein zweiter Steuersatz

Wenn zwei Sätze anfallen (manche Länder trennen etwa Landes- und Kommunalsteuer), das zweite Steuerfeld aktivieren, und beide erscheinen in den Summen.

#Steuerfreie Rechnungen

Für Rechnungen ganz ohne Steuer lässt sich der Steuerbereich komplett ausblenden. E-Rechnungen unterstützen zusätzlich einen Steuerbefreiungsgrund und Reverse Charge, wo die Vorschriften es verlangen.

#Rabatte

Rabatte gelten auf Dokumentebene, mit einem optionalen zweiten Rabatt, wenn zwei nötig sind (etwa Skonto zusätzlich zu einem verhandelten Mengenrabatt).

Typische Fälle:

• Skonto bei früher Zahlung (z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb 7 Tagen)
• Mengenrabatt (z. B. 15 % ab 40 Stunden)
• Einmalige Gutschrift oder Kulanz-Korrektur

Für eine Teilgutschrift auf eine einzelne Leistung besser den zugrunde liegenden Eintrag vor dem Erstellen anpassen oder eine separate Gutschrift ausstellen.

#Zahlungs-Tracking

Über die Erstellung hinaus trägt das Dokument einen Status.

#Rechnungs-Status

Jede Rechnung ist Bezahlt oder Unbezahlt, und die Liste zeigt die Summe neben dem bereits bezahlten Betrag, Teilzahlungen sind also auf einen Blick sichtbar. Die Liste nach Status filtern, um zu sehen, was noch offen ist.

#Eine Zahlung verbuchen

1. Rechnung öffnen
2. Auf bezahlt setzen
3. Zahlungsdatum eingeben
4. Zahlungsmethode notieren (Überweisung, PayPal usw.)

Um auch die zugrunde liegenden Zeiteinträge zu aktualisieren, diese in der Aufgabenliste gesammelt auf Bezahlt setzen.

#Offene Posten finden

Die Dokumentenliste ist nach Kunde durchsuchbar und zeigt Datum, Summe, bezahlten Betrag und Status jeder Rechnung. Die Frage „Wer hat mich noch nicht bezahlt?“ wird zu einer gefilterten Liste, nicht zu einer Postfach-Ausgrabung.

#Tipps, die echte Zeit sparen

Konkrete Beschreibungen. „Beratung“ ist ein Platzhalter. „Website-Performance-Audit und Optimierungsempfehlungen“ ist eine Rechnungsposition.

Referenznummern. Projektcodes, PO-Nummern oder kundenseitige Referenzen auf jeder Rechnung. Hilft der Kreditoren-Buchhaltung beim Zuordnen.

Klare Zahlungsbedingungen. „Fällig bei Erhalt“ ist für viele Kunden klarer als „Netto 30“. Wenn möglich, dem Standard des Kunden folgen.

Systematisches Nachhaken. Eine höfliche Erinnerung am 35. Tag fängt die meisten langsamen Zahler ein, ohne Schaden anzurichten. Im Kalender einplanen.

Quartalsweise Vorlagen-Review. Kontaktdaten, Bankverbindung, Branding, Zahlungsbedingungen aktualisieren. Das einfangen, was abdriftet.

Alles archivieren. Timesheet speichert Rechnungen automatisch. Zusätzliches Backup für Steuerunterlagen vorhalten (in den meisten Rechtsordnungen sind sechs bis zehn Jahre Pflicht).

#Häufige Fragen

Kann ich eine versendete Rechnung bearbeiten? Nicht machen. Gutschrift ausstellen und neue Rechnung. Editieren versendeter Rechnungen zerstört Audit-Pfade.

Wie funktionieren verschiedene Währungen? Die Währung kommt aus den Kontoeinstellungen und gilt für Ihre Dokumente. E-Rechnungen tragen ein eigenes Währungsfeld für grenzüberschreitende Anforderungen.

Kann ich Positionen ohne Zeitbezug ergänzen? Positionen entstehen aus erfassten Aufgaben und Ausgaben. Eine Festpauschale oder Material als Ausgabe erfassen und auf der Rechnung mitnehmen.

Brauchen Kunden ein Timesheet-Konto, um Rechnungen zu sehen? Nein. Rechnungen sind Standard-PDFs. Jeder kann sie öffnen.

Kann ich Auslagen auf der Rechnung mitnehmen? Ja. Ausgaben, die am selben Projekt hängen, erscheinen als Positionen mit Beschreibung und Betrag. Siehe Ausgaben und Quittungen erfassen.

#Zusammenfassung

Drei Dokumente, eine Quelle:

• Rechnungen zur Kundenabrechnung
• Stundenzettel für Lohn und HR
• Arbeitsnachweise für die Kundenfreigabe im Außendienst

Das Unternehmensprofil einmal einrichten. Unbegrenzt Dokumente aus erfassten Stunden erzeugen. Der Pro-Probezugang ist 30 Tage ohne Kreditkarte; Sie können während der Testphase echte Rechnungen erzeugen und sich erst danach festlegen.

#Wie es weitergeht

• Nach Excel exportieren für individuelle Reports oder Übergabe an den Steuerberater
• Mit QuickBooks synchronisieren für Buchhaltungs-Integration
• Mit individuellen Stundensätzen abrechnen, damit Rechnungen beim ersten Mal stimmen