Stunden erfassen ist die erste Hälfte. Dafür bezahlt werden ist die zweite. Die Brücke dazwischen ist die Rechnung, der Stundenzettel oder der Arbeitsnachweis. Gut gemacht schreibt sich diese Brücke aus den erfassten Daten von selbst. Schlecht gemacht verbringen Sie jeden Freitag eine Stunde in einer Excel-Datei, die nicht wirklich weiß, wie Ihre Woche aussah.
Die Dokumentengenerierung in Timesheet verwandelt erfasste Einträge in drei Arten von PDFs: Rechnungen zur Abrechnung, Stundenzettel für Lohn oder Compliance, Arbeitsnachweise für den Außendienst. Alles im Pro-Plan, der 30 Tage kostenlosen Probezugang ohne Kreditkarte enthält.
Die drei Dokumenttypen
Rechnungen
Belege zur Abrechnung an Kunden. Enthalten:
- Unternehmensdaten und Logo
- Kundeninformationen
- Aufgeschlüsselte Zeiteinträge
- Steuerberechnung und Summen
- Zahlungsbedingungen und Bankdaten
Stundenzettel
Stunden-Zusammenfassungen für Lohnabrechnung, HR oder Compliance. Enthalten:
- Angaben zu Mitarbeiter oder Auftragnehmer
- Zeitraum
- Tages- oder Wochenaufschlüsselungen
- Unterschriftsfelder
- Gesamtstunden
Arbeitsnachweise
Aufgaben-für-Aufgaben-Dokumentation, sinnvoll im Außendienst.
- Aufgabenliste mit Beschreibungen
- Start- und Endzeiten
- Optional Standortdaten
- Unterschriftsfelder pro Aufgabe für Kundenfreigabe
Die erste Rechnung erstellen
Schritt 1: Dokumentengenerierung öffnen
- Auf my.timesheet.io anmelden (Pro-Plan)
- Dokumente oder Rechnungen öffnen
- Auf Neue Rechnung erstellen klicken
Schritt 2: Zeiteinträge auswählen
Auf die passenden Einträge filtern:
- Nach Zeitraum
- Nach Projekt
- Nach Abrechenbar-Status
- Oder einzelne Einträge per Hand auswählen
Schritt 3: Details ausfüllen
Eigene Seite
- Unternehmensname, Adresse, Kontakt, Steuernummer/USt-ID
- Logo (einmal hochladen, überall verwendet)
Kundenseite
- Name, Unternehmen, Rechnungsadresse, Ansprechpartner
Rechnungs-Metadaten
- Rechnungsnummer (automatisch oder eigene)
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Zahlungsbedingungen
Schritt 4: Positionen anpassen
- Nach Projekt, nach Datum gruppieren oder einzeln auflisten
- Beschreibungen für die Klarheit überarbeiten (der Kunde braucht keine internen Codes zu sehen)
- Mengen bei Bedarf anpassen
- Rabatte pro Position vergeben
Schritt 5: Steuer und Rabatte
- Steuersatz (USt, MwSt, Sales Tax)
- Rabatt (Prozent oder fester Betrag)
- Zusätzliche Gebühren oder Gutschriften
Schritt 6: Erstellen und versenden
- PDF prüfen
- Herunterladen
- Direkt aus der App an den Kunden mailen
- Die Rechnung landet im Dokumentenverlauf
Die Vorlage anpassen
Logo
- Einstellungen → Unternehmensprofil oder Dokumente
- PNG oder JPG hochladen (PNG bevorzugt für transparenten Hintergrund)
- Position und Größe wählen
- Das Logo erscheint ab jetzt auf allen Dokumenten
Markenfarben
Einige Vorlagen unterstützen Farben:
- Primärfarbe (Überschriften, Akzente)
- Textfarbe
- Hintergrundelemente
Zahlungsinformationen
Zahlungsdaten direkt auf die Rechnung setzen:
- Bankkonto / IBAN / BIC
- PayPal- oder Zahlungs-Link
- Akzeptierte Zahlungsmethoden
- Verzugsregeln (z. B. „2 % pro Monat nach Fälligkeit“)
Standardtexte
Wiederverwendbare Textblöcke:
- Danke-Zeile
- AGB
- Hinweise zu den Leistungen
- Nächste Schritte
Stundenzettel
Ein Stundenzettel ist das richtige Dokument, wenn der Empfänger Lohnabrechnung, HR oder eine Compliance-Prüfung ist, nicht der zahlende Kunde. Das Format ist eine Stundenzusammenfassung, keine Rechnung.
Einrichtung
- Zeitraum wählen
- Projekt(e) wählen
- Layout wählen:
- Tagesaufschlüsselung
- Wochenzusammenfassung
- Monatsübersicht
Unterschriftsfelder
Felder hinzufügen für:
- Mitarbeiter-Unterschrift
- Vorgesetzten-Freigabe
- Kunden-Verifikation (wenn relevant)
- Datum
Häufige Anwendungen
Mitarbeiter-Zeitnachweis. Wochenstundenzettel, vom Mitarbeiter unterschrieben, vom Vorgesetzten freigegeben, für die Lohnabrechnung archiviert.
Auftragnehmer-Dokumentation. Dem Kunden einen nachvollziehbaren Nachweis der geleisteten Arbeit liefern.
Compliance. Arbeitszeitrichtlinie, öffentlicher Auftrag oder arbeitsrechtliche Prüfung.
Arbeitsnachweise
Das detaillierteste Format. Für Außendienst und Kundenfreigabe pro Aufgabe gedacht.
Was enthalten ist
- Auflistung der einzelnen Aufgaben
- Beschreibung und Notizen
- Start- und Endzeiten
- Standortdaten (wenn Geofence verwendet wurde)
- Unterschriftsfelder pro Aufgabe
Unterschrift pro Aufgabe
Jede Aufgabe kann ein eigenes Unterschriftsfeld haben. Der Kunde kann während der Arbeit unterschreiben, nicht erst danach. Drei Anwendungen, in denen sich das auszahlt:
Außendienst. Techniker schließt einen Einsatz ab, Kunde unterschreibt am Telefon den Eintrag, der nächste Einsatz beginnt.
Bau-Subunternehmer. Verifikation des Abschlusses pro Phase oder pro Tag.
Streitige Arbeit. Der unterschriebene Arbeitsnachweis ist der Beleg, der die Diskussion beendet.
Außendienst-Beispiel
Ein Reparaturtechniker hat an einem Tag drei Kundeneinsätze:
- Jeder Einsatz ist eine Aufgabe
- Am Ende den Arbeitsnachweis erstellen
- Jeder Kunde unterschreibt seinen Abschnitt
- Das unterschriebene PDF ist der Beleg
Rechnungsnummern, die später nicht beißen
Fortlaufend
Einfach und solide: RE-001, RE-002, RE-003. Funktioniert gut bei geringem Volumen.
Mit Jahreszahl
Jahr enthalten: RE-2024-001, RE-2024-002. Im dritten Jahr leichter zu sortieren.
Mit Kunden-Code
Code enthalten: ACME-2024-001. Hilfreich, wenn Rechnungen viele Kunden umfassen.
Regeln, die sich auszahlen
- Nummern nie wiederverwenden. Auch bei stornierten Rechnungen nicht. Stattdessen eine Gutschrift ausstellen.
- Nummern fortlaufend halten, keine Lücken. Das Finanzamt prüft das.
- Jahr im Format aufnehmen.
- Führende Nullen für saubere Sortierung (001, nicht 1).
Steuerbehandlung
Ein einziger Steuersatz
Der häufigste Fall: ein Satz (z. B. 19 % USt in Deutschland, 20 % in UK, je nach Bundesstaat in den USA).
Steuerbefreite Positionen
Einige Zeilen werden nicht besteuert:
- Erstattungsfähige Auslagen, die bereits an der Quelle besteuert wurden
- Steuerbefreite Leistungen
- Vorschriftlich außerhalb des Geltungsbereichs
Mehrere Steuersätze
Bei komplexen Setups (unterschiedliche Sätze je Positionstyp, regionale Unterschiede) pro Zeile setzen.
Darstellungsoptionen
- Steuer in Positionen enthalten
- Steuer als eigene Zeile am Ende
- Sowohl Brutto- als auch Netto-Zwischensumme zeigen
Rabatte
Prozentual
- Skonto bei früher Zahlung (z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb 7 Tagen)
- Mengenrabatt (z. B. 15 % ab 40 Stunden)
Fester Betrag
- Treuegutschrift
- Einmalige Korrektur
Pro Position
Einzelne Zeilen reduzieren: Teilgutschrift bei einem Problem, Aktionspreise für ausgewählte Leistungen.
Zahlungs-Tracking
Über die Erstellung hinaus trägt das Dokument einen Status.
Rechnungs-Status
- Entwurf: noch nicht versendet
- Gesendet: an Kunden zugestellt
- Gesehen: Kunde hat geöffnet (wenn Tracking verfügbar)
- Bezahlt: Zahlung eingegangen
- Überfällig: nach Fälligkeit
- Storniert: ungültig
Eine Zahlung verbuchen
- Rechnung öffnen
- Auf bezahlt setzen
- Zahlungsdatum eingeben
- Zahlungsmethode notieren (Überweisung, PayPal usw.)
Die zugehörigen Einträge können aus der Rechnungsansicht in einem Zug auf Bezahlt gesetzt werden.
Zahlungsverlauf
Pro Kunde sichtbar:
- Alle Rechnungen, datumssortiert
- Zahlungs-Timeline
- Offener Saldo pro Kunde
Die Frage „Wer hat mich noch nicht bezahlt?“ wird zu einer gefilterten Liste, nicht zu einer Postfach-Ausgrabung.
Tipps, die echte Zeit sparen
Konkrete Beschreibungen. „Beratung“ ist ein Platzhalter. „Website-Performance-Audit und Optimierungsempfehlungen“ ist eine Rechnungsposition.
Referenznummern. Projektcodes, PO-Nummern oder kundenseitige Referenzen auf jeder Rechnung. Hilft der Kreditoren-Buchhaltung beim Zuordnen.
Klare Zahlungsbedingungen. „Fällig bei Erhalt“ ist für viele Kunden klarer als „Netto 30“. Wenn möglich, dem Standard des Kunden folgen.
Systematisches Nachhaken. Eine höfliche Erinnerung am 35. Tag fängt die meisten langsamen Zahler ein, ohne Schaden anzurichten. Im Kalender einplanen.
Quartalsweise Vorlagen-Review. Kontaktdaten, Bankverbindung, Branding, Zahlungsbedingungen aktualisieren. Das einfangen, was abdriftet.
Alles archivieren. Timesheet speichert Rechnungen automatisch. Zusätzliches Backup für Steuerunterlagen vorhalten (in den meisten Rechtsordnungen sind sechs bis zehn Jahre Pflicht).
Häufige Fragen
Kann ich eine versendete Rechnung bearbeiten? Nicht machen. Gutschrift ausstellen und neue Rechnung. Editieren versendeter Rechnungen zerstört Audit-Pfade.
Wie funktionieren verschiedene Währungen? Währung pro Rechnung oder pro Kunde in den Einstellungen festlegen. Das PDF zeigt die gewählte Währung.
Kann ich Positionen ohne Zeitbezug ergänzen? Ja. Festpreis-Positionen, Material, Auslagen oder andere Beträge können neben Zeiteinträgen hinzugefügt werden.
Brauchen Kunden ein Timesheet-Konto, um Rechnungen zu sehen? Nein. Rechnungen sind Standard-PDFs. Jeder kann sie öffnen.
Kann ich Auslagen auf der Rechnung mitnehmen? Ja. Ausgaben, die am selben Projekt hängen, erscheinen als Positionen mit Beschreibung und Betrag. Siehe Ausgaben und Quittungen erfassen.
Zusammenfassung
Drei Dokumente, eine Quelle:
- Rechnungen zur Kundenabrechnung
- Stundenzettel für Lohn und HR
- Arbeitsnachweise für die Kundenfreigabe im Außendienst
Das Unternehmensprofil einmal einrichten. Unbegrenzt Dokumente aus erfassten Stunden erzeugen. Der Pro-Probezugang ist 30 Tage ohne Kreditkarte; Sie können während der Testphase echte Rechnungen erzeugen und sich erst danach festlegen.
Wie es weitergeht
- Nach Excel exportieren für individuelle Reports oder Übergabe an den Steuerberater
- Mit QuickBooks synchronisieren für Buchhaltungs-Integration
- Mit individuellen Stundensätzen abrechnen, damit Rechnungen beim ersten Mal stimmen
Aus den schon erfassten Stunden bezahlt werden
30 Tage Pro-Probezugang, ohne Kreditkarte. Heute die erste Rechnung erstellen.