Estás recorriendo la lista de registros de la semana. Acme · Frontend, Beta · Reunión, Acme · Frontend, Acme · Llamada, comida, Beta · Hoja de ruta. Veintisiete filas. Intentas averiguar en qué se fue el miércoles por la tarde y si tienes un hueco de 90 minutos para ir al gimnasio. Las listas son pésimas para esto. Una vista de calendario es justo lo que necesitas.
La app web de Timesheet incluye una vista de calendario completa junto a la lista de registros. Día, semana y mes, con los registros colocados igual que estarían en una semana de Google Calendar o de Outlook. Ves huecos, solapamientos, densidad y patrones que una lista aplana.
Por qué el calendario gana a la lista
La vista de lista es lo que quieres para teclear registros rápido y leer un historial largo. La vista de calendario es lo que quieres para entender la forma del día o de la semana.
Dos ventajas concretas:
- Ves la proporción. Una reunión de 30 minutos ocupa 1/16 de una jornada de 8 horas en pantalla. Un bloque de trabajo profundo de 4 horas ocupa la mitad. Las listas esconden esto.
- Ves la estructura. Un hueco de cuatro horas salta a la vista. Un par de registros solapados (iniciaste un temporizador antes de detener el anterior) aparecen apilados. Un martes corto y disperso frente a un jueves sólido y concentrado se ven completamente distintos.
La lista es fiel a los datos. El calendario es fiel al día.
Qué muestra el calendario
El calendario de la app web coloca el eje temporal en vertical. Cada registro aparece como un bloque de color en su hora real de inicio y fin. El bloque lleva:
- El nombre del proyecto (y el cliente asociado, según cómo los nombres)
- La hora de inicio y de fin
- La duración del descanso, si el registro tiene descansos
- La descripción y, en proyectos compartidos, el avatar de quien lo registró
El bloque se rellena con el color del proyecto, con un tono algo más oscuro del mismo color como borde. Los colores se configuran en el propio proyecto, así que los trabajos parecidos se agrupan visualmente solos.
Vista de día
Una franja vertical con un solo día. Útil para revisar un día en detalle, sobre todo antes de enviar un parte de horas o una factura. Arrastra para crear un registro nuevo; haz clic en uno para abrirlo y editarlo.
Vista de semana
Siete columnas de día una al lado de otra. Es la vista predeterminada para la mayoría. Permite comparar días rápido, detectar patrones y ver la forma de la semana.
Vista de mes
Cada día es una celda con una pila de registros resumidos por el color de su proyecto. Útil para detectar semanas de poca actividad, vacaciones o reparto desequilibrado entre proyectos.
Interacciones: arrastrar, redimensionar, copiar
El calendario no es de solo lectura. La app web permite manipularlo directamente.
Arrastrar para mover
Haz clic y arrastra un registro a otra franja o a otro día. La hora de inicio y la de fin se desplazan juntas; la duración se mantiene. Sirve para corregir «esto lo empecé a las 9:00, no a las 9:15».
Redimensionar para ajustar la duración
Arrastra el borde inferior de un registro para alargarlo o acortarlo. La hora de inicio se queda igual y solo cambia la de fin. Sirve para «la reunión duró 45 minutos, no 60».
Clic y arrastre para crear
Haz clic en un hueco vacío y arrastra hasta la hora de fin. Se abre un diálogo de registro nuevo con el inicio, el fin y un selector de proyecto ya rellenos. Ahorra unos cuantos clics en los registros que metes a posteriori.
Copiar a otro día
Mantén pulsada la tecla Opción (Alt en Windows) y arrastra un registro a otro día. Se crea una copia a la misma hora en el día de destino. Sirve para «la reunión del martes fue a las 9:30, la del miércoles a la misma hora».
Cada acción crea un registro real con horas concretas de inicio y fin. En el calendario no hay ninguna vía de «duración sin hora»: siempre ves y editas los momentos exactos que cubre el registro.
Filtros que no molestan
Encima del calendario, una barra de filtros acota lo que se muestra sin tocar los datos:
- Búsqueda: encuentra registros por texto
- Proyectos: elige uno o varios
- Estado: facturable, no facturable, facturado, pagado y más
- Miembros y equipos (desde Pro): en proyectos compartidos, filtra por quién registró
El filtro solo afecta al calendario; los registros de fondo no se tocan. Los filtros siguen activos hasta que los quitas; el botón de limpiar que hay junto al conmutador de filtros lo reinicia todo.
Llevarte los datos a otro sitio
Dos caminos desde el calendario hacia fuera:
Exportación a Excel y CSV
Las exportaciones se lanzan desde la página de exportación, donde tienes los mismos filtros de proyecto, estado y fechas. Elige la semana que acabas de mirar y las filas coincidirán con los registros del calendario. Va bien para compartir una semana con alguien del equipo o con quien lleva la nómina.
Sincronización con Google Calendar
Una sincronización bidireccional que refleja los registros de Timesheet en un calendario de Google específico. Los registros creados en Timesheet aparecen en Google Calendar, y los eventos creados en Google Calendar pueden crear también registros en Timesheet (es configurable). Tienes la configuración completa en la integración con Google Calendar.
Formas prácticas de usarlo
Repaso del viernes por la tarde
Abre la vista de semana a las 16:00 del viernes. Busca huecos que deberías haber registrado (esa media hora después de comer que desapareció) y solapamientos que no querías crear. Arreglas ambas cosas en menos de cinco minutos.
Revisión de fin de mes
Cambia a la vista de mes. Los días en los que apenas se registró nada saltan a la vista, y los días con colores desequilibrados (un 90 % en un solo proyecto) plantean preguntas. Usa esas señales para arrancar la conversación de la revisión mensual.
Presentación al cliente
Para las agencias que registran el tiempo por cliente y envían una vista de «esto es lo que hemos hecho esta semana», abre la semana filtrada por ese proyecto y recórrela con el cliente en la llamada de seguimiento. Un informe PDF de esos mismos registros, generado desde la sección de documentos, lo respalda con las horas exactas.
Ponerte al día tras un viaje
Vuelves de una visita de cuatro días a un cliente. Abre el calendario. Usa el clic y arrastre para crear los registros día a día, reconstruyendo la agenda con tu memoria y las citas que ya tenías. La disposición visual lo hace más fácil que un formulario plano.
Rutinas que funcionan bien
Elige colores con significado. Todos los proyectos de Acme en verde, todos los de Beta en azul. La semana se lee de un vistazo.
Usa la vista de día antes de enviar partes de horas. Detecta huecos y solapamientos que la lista nunca enseña.
Combínalo con filtros para las reuniones con clientes. Una vista de semana filtrada por un proyecto es un apoyo visual estupendo para una reunión de seguimiento.
Vigila los viernes vacíos. Tres viernes seguidos con poco registro son un patrón. El calendario muestra el patrón; la lista muestra números.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la vista de calendario en el móvil? La vista de calendario forma parte de la app web. Las apps móviles organizan los registros como una lista agrupada por día; en iPad, el Cockpit añade rejillas de calendario de semana y mes.
¿Por qué no aparece un registro en el calendario? Puede estar filtrado, pertenecer a un proyecto oculto por el filtro de proyectos o caer fuera del rango de fechas visible. Reinicia los filtros y comprueba primero el rango de fechas.
¿Arrastrar y soltar cambia algo más aparte de las horas? No. Mover o redimensionar un registro actualiza su hora de inicio y de fin; el proyecto, las etiquetas y las marcas de facturación se quedan como estaban.
¿Puedo desactivar el arrastrar y soltar para algunos usuarios? Por ahora no. Las ediciones por arrastre respetan los permisos de edición de cada persona. Quien no pueda editar un registro tampoco puede arrastrarlo.
¿Qué pasa con los registros solapados? Aparecen apilados y puedes ver los dos a la vez. A efectos de RR. HH. y cumplimiento, lo que cuenta es el tiempo de reloj; el artículo sobre avisos de RR. HH. explica la regla de solapamiento.
Resumen
- La vista de calendario muestra los registros en su franja horaria real, por día, semana o mes
- Arrastrar, redimensionar y copiar funcionan directamente sobre el calendario
- Los filtros acotan la vista sin tocar los datos
- Las exportaciones a Excel y CSV y la sincronización con Google Calendar llevan los datos a otro sitio
- Disponible desde el plan Pro, en la app web
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- Analiza tu productividad con estadísticas y gráficos para el complemento numérico del calendario visual
- Conecta Google Calendar para sincronizar eventos y llenar el calendario con las reuniones que ya tienes
- Exporta tus datos de tiempo a Excel y CSV para las exportaciones en formato lista