Je scrolt door een lijst met urenregels van deze week. Acme · Frontend, Beta · Overleg, Acme · Frontend, Acme · Gesprek, lunch, Beta · Roadmap. Zevenentwintig rijen. Je probeert erachter te komen waar woensdagmiddag is gebleven en of er ergens een gat van 90 minuten zit waar een work-out in past. Lijsten zijn daar vreselijk in. Een agendaweergave is er precies goed voor.
De webapp van Timesheet heeft naast de lijst een volledige agendaweergave. Dag, week en maand, met je regels neergezet zoals ze in een week in Google Calendar of Outlook zouden staan. Je ziet gaten, overlap, drukte en patronen die een lijst platslaat.
Waarom een agenda het wint van een lijst
De lijst is wat je wilt om snel regels in te typen en een lange geschiedenis te lezen. De agenda is wat je wilt om de vorm van je dag of week te begrijpen.
Twee concrete voordelen:
- Je ziet verhoudingen. Een overleg van 30 minuten neemt op je scherm een zestiende van een dag van 8 uur in beslag. Een blok geconcentreerd werk van 4 uur neemt de helft. Lijsten verstoppen dat.
- Je ziet structuur. Een gat van vier uur zie je in één oogopslag. Twee regels die over elkaar heen lopen, omdat je een nieuwe timer startte voordat je de vorige stopte, verschijnen op elkaar gestapeld. Een korte, versnipperde dinsdag en een stevige, geconcentreerde donderdag zien er compleet anders uit.
De lijst is trouw aan je gegevens. De agenda is trouw aan je dag.
Wat de agenda toont
De agenda in de webapp zet de tijd verticaal uit. Elke regel verschijnt als een gekleurd blok op zijn echte begin- en eindtijd. Op het blok staat:
- de naam van het project, en afhankelijk van je naamafspraak de klant erboven
- de begin- en eindtijd
- de duur van de pauze, als de regel pauzes heeft
- de omschrijving en, bij gedeelde projecten, de profielfoto van wie hem registreerde
De kleur van het project vult het blok, met een iets donkerdere tint van dezelfde kleur als rand. Kleuren stel je in op het project zelf, zodat werk dat bij elkaar hoort ook visueel bij elkaar klontert.
Per dag
Een verticale strook met één dag. Handig om een enkele dag in detail na te lopen, vooral voordat je een urenstaat of een factuur indient. Sleep om een nieuwe regel te maken, en klik op een regel om hem te bewerken.
Per week
Zeven dagkolommen naast elkaar. De standaardweergave voor de meeste mensen. Vergelijk snel je dagen, herken patronen, en zie de vorm van je week.
Per maand
Elke dag wordt een vakje met een stapeltje regels, samengevat in hun projectkleuren. Handig om weken met weinig activiteit, vakanties of een scheve verdeling tussen projecten op te sporen.
Slepen, verlengen en kopiëren
De agenda is niet alleen om naar te kijken. In de webapp pak je regels rechtstreeks beet.
Slepen om te verplaatsen
Klik een regel aan en sleep hem naar een ander tijdvak of een andere dag. De begin- en eindtijd schuiven samen op, en de duur blijft gelijk. Handig voor "dit begon om 09.00 uur en niet om 09.15 uur".
Verlengen om de duur aan te passen
Sleep aan de onderrand van een regel om hem langer of korter te maken. De begintijd blijft staan, en alleen de eindtijd verandert. Handig voor "dat overleg duurde 45 minuten en geen uur".
Slepen om een regel te maken
Klik in een leeg vak en sleep omlaag tot waar het moet eindigen. Er opent een venster voor een nieuwe regel, met het begin, het eind en een projectkiezer al ingevuld. Dat scheelt een paar klikken als je achteraf regels intypt.
Kopiëren naar een andere dag
Houd Option ingedrukt, of Alt op Windows, en sleep een regel naar een andere dag. Er wordt een kopie gemaakt op hetzelfde tijdstip op die dag. Handig voor "de stand-up van dinsdag was om 09.30 uur, die van woensdag ook".
Elke actie maakt een echte urenregel met concrete begin- en eindtijden. Er is in de agenda geen route naar een duur zonder tijden: je ziet en bewerkt altijd de precieze momenten die de regel beslaat.
Filters die niet in de weg zitten
Boven de agenda staat een filterbalk die versmalt wat je ziet, zonder je gegevens aan te raken:
- Zoeken: regels vinden op tekst
- Projecten: kies er een of meerdere
- Status: declarabel, niet declarabel, gefactureerd, betaald en meer
- Leden en teams, vanaf Pro: bij gedeelde projecten filteren op wie de regel registreerde
Het filter raakt alleen de agenda, en de onderliggende regels blijven ongemoeid. Filters blijven staan tot je ze wist, en de wisknop naast de filterknop zet alles terug.
Je gegevens ergens anders heen brengen
Er lopen twee wegen van de agenda naar de buitenwereld:
Export naar Excel en CSV
Exporteren doe je op de exportpagina, waar dezelfde filters op project, status en datum beschikbaar zijn. Kies de week waar je net naar keek, en de rijen komen overeen met de regels in je agenda. Handig om een week met een collega of met de salarisadministratie te delen.
Gelijklopen met Google Calendar
Een synchronisatie in twee richtingen die je regels uit Timesheet in een aparte agenda bij Google zet. Regels die je in Timesheet maakt verschijnen in Google Calendar, en afspraken die je in Google Calendar maakt kunnen ook regels in Timesheet aanmaken, en dat stel je zelf in. Voor de volledige opzet, zie de koppeling met Google Calendar.
Praktische patronen
Vrijdagmiddag opruimen
Open op vrijdag om 16.00 uur de weekweergave. Zoek naar gaten die je had moeten boeken, zoals het halfuur na de lunch dat verdween, en naar overlap die je niet bedoelde. Los allebei in minder dan vijf minuten op.
Aan het eind van de maand
Wissel naar de maandweergave. Dagen waarop bijna niets is geboekt springen eruit, en dagen waarop de kleuren scheef liggen, met 90 procent op één project, roepen vragen op. Gebruik die signalen om je maandelijkse gesprek mee te beginnen.
Aanleveren bij je klant
Voor bureaus die klanturen bijhouden en een overzicht sturen van "dit is wat we deze week deden": open de week gefilterd op dat project en loop hem samen door in het voortgangsgesprek. Een pdf-rapport van dezelfde regels, gemaakt vanuit je documenten, onderbouwt het met de precieze tijden.
Bijwerken na een reis
Je komt terug van een klantbezoek van vier dagen. Open de agenda. Maak met slepen dag voor dag je regels aan, en reconstrueer je schema uit je geheugen en uit de afspraken die je al had staan. De visuele indeling maakt dat makkelijker dan een plat formulier.
Patronen die goed werken
Kies kleuren die iets betekenen. Alle projecten van Acme groen, alles van Beta blauw. Je week wordt meteen leesbaar.
Gebruik de dagweergave voordat je urenstaten indient. Die vangt gaten en overlap op die de lijst nooit laat zien.
Combineer filters voor klantgesprekken. Een weekweergave gefilterd op één project is een prima beeld bij een voortgangsgesprek.
Let op de lege vrijdagen. Drie vrijdagen op rij met weinig regels is een patroon. De agenda laat het patroon zien, de lijst laat getallen zien.
Veelgestelde vragen
Kan ik de agendaweergave op mobiel gebruiken? De agendaweergave hoort bij de webapp. De mobiele apps zetten je regels in een lijst per dag, en op de iPad legt de cockpit er een raster per week en per maand overheen.
Waarom staat een regel niet in de agenda? De regel kan weggefilterd zijn, bij een project horen dat je projectfilter verbergt, of buiten de zichtbare periode vallen. Wis eerst je filters en controleer de periode.
Verandert slepen nog iets anders dan de tijden? Nee. Een regel verplaatsen of verlengen werkt zijn begin- en eindtijd bij, en het project, de tags en de status voor facturatie blijven precies zoals ze waren.
Kan ik slepen voor sommige gebruikers uitzetten? Op dit moment niet. Bewerken door te slepen volgt de rechten die iemand al heeft. Wie een regel niet mag bewerken, kan hem ook niet slepen.
En regels die over elkaar heen lopen? Die verschijnen gestapeld, zodat je ze allebei ziet. Voor HR en naleving telt de kloktijd, en het stuk over waarschuwingen bij overtreding van de arbeidstijden legt de regel rond overlap uit.
Samengevat
- De agendaweergave zet je urenregels op hun echte plek in de tijd, per dag, week of maand
- Slepen, verlengen en kopiëren werken rechtstreeks in de agenda
- Filters versmallen je beeld zonder je gegevens aan te raken
- Exports naar Excel en CSV en het gelijklopen met Google Calendar brengen je gegevens ergens anders heen
- Beschikbaar vanaf het Pro-abonnement, in de webapp
Verder lezen
- Je productiviteit analyseren met statistieken en grafieken als getalsmatige tegenhanger van de visuele agenda
- Google Calendar koppelen om afspraken gelijk te laten lopen en je agenda te vullen met overleggen die je toch al hebt
- Je uren exporteren naar Excel en CSV voor de exports op basis van lijsten