QuickBooks Online Integration

Ihr Team erfasst die Zeit in Timesheet. Ihre Buchhaltung läuft in QuickBooks Online. Verbinden Sie beide, und jeder abgeschlossene Eintrag in einem zugeordneten Projekt kommt in QuickBooks als Zeitaktivität beim richtigen Kunden und Mitarbeiter an, bereit zur Abrechnung, ohne dass am Monatsende jemand etwas abtippt.

Was synchronisiert wird

Von Timesheet zu QuickBooks

• Jeder abgeschlossene Eintrag wird zu einer Zeitaktivität mit Datum, Start- und Endzeit, Beschreibung, Kunde, Mitarbeiter und der Angabe, ob er abrechenbar ist
• Änderungen und Löschungen werden automatisch übertragen; ein laufender Timer wird synchronisiert, sobald Sie ihn stoppen
• Mit einer Zuordnung der Stundensätze trägt der Eintrag seinen QuickBooks-Dienstleistungsartikel, und der Stundensatz stammt aus dieser Dienstleistung oder aus Ihrem Timesheet-Stundensatz

Von QuickBooks zu Timesheet

• In QuickBooks erfasste oder geänderte Zeit kommt als Timesheet-Einträge zurück, übermittelt durch Webhooks von QuickBooks
• Einträge, die Sie in QuickBooks fakturieren, werden in Timesheet als abgerechnet markiert
• Wenn Sie eine Zeitaktivität in QuickBooks löschen oder stornieren, wird der Eintrag in Timesheet entfernt
• Sync Now holt QuickBooks-Änderungen bei Bedarf ab; der erste Lauf übernimmt die vorhandenen Zeitaktivitäten Ihrer zugeordneten Kunden und Mitarbeiter

Der Zahlungsstatus bleibt in QuickBooks.

Rechnungen und Lohnabrechnung bleiben in QuickBooks

Die Integration liefert die Stunden; sie erstellt keine Rechnungen und führt keine Lohnabrechnung durch. Da jeder Eintrag mit seinem Kunden und der Angabe, ob er abrechenbar ist, ankommt, können Sie die abrechenbare Zeit in QuickBooks in die nächste Rechnung des Kunden übernehmen, und die Stunden stehen dort beim jeweiligen Mitarbeiter.

Auswertungen, Stundensätze und Exporte über alle Ihre Projekte hinweg stehen weiterhin in Timesheet zur Verfügung.

Bevor Sie beginnen

• QuickBooks Online. QuickBooks Desktop wird nicht unterstützt.
• In QuickBooks angelegte Kunden und Mitarbeiter. Die Integration nutzt sie für die Zuordnung, legt sie aber nicht an.
• Ein Timesheet Pro-Tarif oder höher. Er ist in der 30-tägigen Testphase enthalten. Siehe Tarife und Preise.

Verbinden

Öffnen Sie in der Timesheet Web-App die Integrationen, wählen Sie Marktplatz durchsuchen und installieren Sie QuickBooks Online. Wählen Sie Verbinden, melden Sie sich bei Intuit an und autorisieren Sie den Zugriff. Die Verbindung verwendet OAuth, sodass Timesheet Ihr QuickBooks-Passwort nie zu sehen bekommt.

Füllen Sie anschließend den Tab Zuordnungen aus:

• Project Mapping: jedes Timesheet-Projekt einem QuickBooks-Kunden.
• User Mapping: jedes Teammitglied einem QuickBooks-Mitarbeiter. Wenn Sie allein Zeit erfassen, ordnen Sie sich selbst zu.
• Rate Mapping (optional): Timesheet-Stundensätze QuickBooks-Dienstleistungsartikeln.

Nur Einträge mit zugeordnetem Projekt und zugeordnetem Teammitglied werden synchronisiert.

Richtung wählen

Die Einstellung Sync Direction bietet drei Optionen:

• bidirectional überträgt Ihre Zeit nach QuickBooks und holt QuickBooks-Änderungen zurück.
• timesheet-to-qb schreibt nur nach QuickBooks und ignoriert dort vorgenommene Änderungen.
• qb-to-timesheet holt nur QuickBooks-Zeit nach Timesheet.

Die Einstellung Billing Rate Source legt fest, ob der Stundensatz aus dem QuickBooks-Dienstleistungsartikel oder aus Ihrem Timesheet-Stundensatz stammt.

Gut zu wissen

• Einträge in nicht zugeordneten Projekten oder von nicht zugeordneten Teammitgliedern werden übersprungen. Wenn Sie die Zuordnung später hinzufügen, bearbeiten Sie den Eintrag einmal, um ihn zu senden.
• Das erste Sync Now übernimmt die gesamte vorhandene QuickBooks-Zeit Ihrer zugeordneten Kunden und Mitarbeiter. Wenn dieselben Stunden bereits in Timesheet erfasst wurden, erscheinen sie doppelt. Prüfen Sie das also, bevor Sie es ausführen.
• Wenn sich ein Eintrag auf beiden Seiten ändert, gewinnt die neuere Änderung.
• Eine Verbindung verknüpft ein QuickBooks-Unternehmen.
• Ein täglicher geplanter Lauf holt Timesheet-Änderungen nach. QuickBooks-Änderungen kommen über Webhooks und Sync Now an.
• Wenn Sie die Integration entfernen, stoppt die Synchronisierung. Bereits nach QuickBooks geschriebene Zeit bleibt dort.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Beitrag Zeiteinträge mit QuickBooks Online synchronisieren. Die vollständige Einrichtung, die Auslöser-Optionen und die Fehlerbehebung finden Sie in der QuickBooks-Dokumentation.