Die beste Zeiterfassung für Unternehmen: DSGVO- und gesetzeskonform 2026

Wer in Deutschland oder Österreich ein Unternehmen führt, für den hat "die beste Zeiterfassung" einen rechtlichen Beipackzettel, den eine US-lastige Bewertung nie erwähnt. Eine Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und fällt damit unter die DSGVO. Wer Personal beschäftigt, muss dessen Arbeitszeit erfassen, und Screenshots vom Bildschirm der Beschäftigten bringen Sie schnell vor den Betriebsrat. Das Tool, das auf der Funktionsliste am besten aussieht, kann das mit dem größten rechtlichen Risiko sein.

Wir haben sechs Zeiterfassungs-Apps verglichen, die Unternehmen in Europa tatsächlich auf die engere Liste setzen, und sie an dem gemessen, worauf es hier ankommt: Verzichten sie auf Überwachung? Geben sie echte Datenrechte? Wo hosten sie? Und helfen sie, die Zeiterfassungspflicht zu erfüllen, ohne das Team unter Generalverdacht zu stellen? Timesheet führt die Liste an, aber das ist ein Thema, bei dem die ehrliche Antwort von Ihren konkreten Anforderungen abhängt, deshalb sagen wir klar, wo ein Wettbewerber die bessere Wahl ist.

#Worauf Sie bei einer DSGVO-konformen Zeiterfassung achten sollten

Der Markt ist voller "konform"-Siegel, also grenzen Sie ihn mit Kriterien ein, die in einer echten Datenschutzprüfung standhalten:

• Keine Überwachung als Standard. Screenshots, Aktivitätslevel und heimliches Tracking sind der schnellste Weg zu einem DSGVO-Problem und zum Streit mit dem Betriebsrat. Eine Zeiterfassung soll festhalten, wie lange Arbeit gedauert hat und zu welchem Projekt sie gehörte, nicht die Person beobachten.
• Echte Datenrechte. Eine klare Datenschutzerklärung mit Export- und Löschrecht, und keine Speicherung von Kreditkartendaten auf den Servern des Anbieters.
• Nachweisbares Hosting. Wenn Ihr Einkauf oder Ihre Kunden Datenhaltung ausdrücklich in der EU oder in Deutschland verlangen, muss der Anbieter sagen, wo die Server stehen. Für manche Teams ist das eine harte Anforderung, für andere kein Thema, seien Sie also ehrlich, in welches Lager Sie gehören.
• Unterstützung der Zeiterfassungspflicht. Wer in der EU Personal beschäftigt, muss Beginn, Ende und Pausen revisionssicher erfassen. Achten Sie auf Arbeitsverträge, Arbeitszeitgrenzen, Ruhezeitregeln und exportfähige Compliance-Berichte.
• Mobil und offline. Beschäftigte stempeln unterwegs und an Orten ohne Empfang. Die App sollte offline erfassen und später synchronisieren.
• Ein kostenloser Tarif zum Testen der Gewohnheit, bevor Sie ein ganzes Team verpflichten.

#Die 6 besten Zeiterfassungs-Apps für Unternehmen 2026

#1. Timesheet: Die datenschutzfreundlichste Lösung für europäische Teams

Am besten für: Unternehmen in Europa, die wollen, dass die Erfassung automatisch und mobil läuft, die Zeiterfassungspflicht eingebaut ist und keinerlei Überwachung stattfindet, von einem Anbieter in der EU.

Timesheet wird von einem österreichischen Unternehmen entwickelt und betrieben, und das ganze Konzept führt weg vom Überwachungsmodell, das europäische Arbeitgeber in Schwierigkeiten bringt. Es gibt keine Screenshots, keine Aktivitätsbewertung und keinen Stealth-Modus. Erfasst wird, welche Arbeit stattgefunden hat und wie lange, also genau das, was das Gesetz verlangt, und nichts, was es verbietet. Die Datenschutzerklärung ist DSGVO-konform, mit dem Recht, Ihre Daten zu exportieren und zu löschen, und es werden keine Kreditkartendaten gespeichert, da die Abrechnung über Stripe und PayPal läuft.

Es ist zugleich die mobil stärkste Lösung hier, über iPhone, iPad, eine echte native Apple-Watch-App, Mac, Apple Vision, Android und das Web. Beschäftigte stempeln per NFC-Tag am Einsatzort, beim Betreten eines WLANs oder vom Handgelenk, und die App erfasst vollständig offline und synchronisiert, sobald sie wieder verbunden ist.

Eine ehrliche Einschränkung: Wenn Ihr Einkauf zwingend Server in einem bestimmten Land verlangt, beachten Sie den Hinweis zu TimeTac und Clockodo weiter unten. Die Stärke von Timesheet liegt in der Datenschutzhaltung, den Compliance-Funktionen und der Tatsache, dass Menschen nicht überwacht werden, nicht in einem Hosting-Zertifikat. Für die meisten datenschutzbewussten Teams in Europa ist das die stärkere Position, denn das wahre DSGVO-Risiko entsteht bei der Überwachungsfrage und der Arbeitszeitfrage.

Wichtige Funktionen: Native Apple-Watch-App, NFC/WLAN/Geofence-Automatisierung, Offline-First-Sync, Zeiterfassungspflicht und revisionssichere Berichte, Abwesenheitsgenehmigungen, PDF-Rechnungen, QuickBooks/Zapier/Google Kalender, KI-Assistent Chronis.

Preise: Basic kostenlos (unbegrenzte Erfassung, Projekte, Ausgaben, Export und die Automatisierungs-Auslöser, mobil). Plus 5 $/4 € pro Monat ergänzt Cloud-Sync und mehrere Geräte. Pro 10 $/8 € pro Nutzer/Monat ergänzt Web-App, Rechnungen, Team-Funktionen, API und Chronis. Business 20 $/16 € ergänzt Arbeitsverträge, Arbeitszeitgrenzen, Genehmigungen und Compliance-Berichte. 30 Tage kostenlos testen bei Plus und Pro, ohne Kreditkarte.

Vorteile: Datenschutzfreundlich ohne Überwachung, Zeiterfassungspflicht und revisionssichere Exporte eingebaut, die beste Mobil- und Apple-Watch-Abdeckung hier, von einem österreichischen Unternehmen entwickelt und betrieben.

Nachteile: Bewirbt kein bestimmtes Land für die Datenhaltung, Teams mit zwingender Anforderung an EU- oder deutsche Server sollten dies daher mit den unten genannten EU-Hosting-Spezialisten abgleichen. Compliance-Funktionen starten ab Business.

#2. TimeTac: Am besten für DACH-Unternehmen mit EU-Hosting und Compliance

Am besten für: Mittelgroße Unternehmen (etwa ab 20 Mitarbeitenden) in Österreich, Deutschland und der Schweiz, die EU-gehostete Arbeitszeit, Projektzeit und Abwesenheit mit strikter Rechtskonformität brauchen.

TimeTac ist ein österreichisches Unternehmen aus Graz, das in der EU hostet und konsequent auf die Zeiterfassungspflicht in der DACH-Region ausgerichtet ist. Module für Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub lassen sich zu einer regulierten Arbeitsumgebung kombinieren, robuste Terminals decken Werkstatt und Eingang ab, wo ein Handy nicht praktikabel ist.

Wichtige Funktionen: Modulare Arbeits-, Projekt- und Abwesenheitszeit, Echtzeiterfassung per App und Terminal, Genehmigungen, Überstunden und Sollstunden, EU-Hosting.

Preise: Kein Gratis-Tarif, modulare Preise pro Nutzer, kostenlose Testphase. Stand 2026.

Vorteile: Ausdrücklich EU-gehostet in Österreich, starke Compliance-Ausrichtung für die DACH-Rechtspflicht, robuste Terminals für den industriellen Einsatz.

Nachteile: Kein Gratis-Tarif, modulare Preise summieren sich, ausgelegt auf mittlere und größere Arbeitgeber statt auf Freelancer oder kleine Teams.

#3. Clockodo: Am besten für deutsche KMU mit Server in Deutschland

Am besten für: Deutsche Freelancer und kleine Unternehmen, die DSGVO-konforme Arbeits- und Projektzeiterfassung auf deutschen Servern wollen.

Clockodo ist auf den deutschen Markt zugeschnitten: Arbeits- und Projektzeit, Stundensätze pro Kunde und Projekt, Abwesenheitsverwaltung, Sollstunden und saubere Kundenberichte, mit Daten auf deutschen Servern. Wenn deutsche Datenhaltung eine Einkaufsanforderung ist, ist das eines der wenigen Tools, das dies klar benennt.

Wichtige Funktionen: Arbeits- und Projektzeit, Stundensatzregeln, Abwesenheiten, Sollstunden, deutsche Server, deutschsprachiger Support.

Preise: Kostenlos für einen Freelancer. Bezahlt ab rund 4 bis 9 € pro Nutzer/Monat, Stand 2026.

Vorteile: In Deutschland gehostet und auf deutsche Abrechnungs- und Berichtserwartungen ausgelegt, fair bepreist, starker Ruf im DACH-Markt.

Nachteile: Vor allem deutscher Markt und kleineres englisches Ökosystem, weniger Integrationen als die globalen Anbieter.

#4. Timeular (EARLY): Am besten für datenschutzfreundliche Erfassung mit Würfel

Am besten für: Einzelpersonen und kleine Teams, die eine datenschutzbewusste Erfassung wollen und eine haptische Art mögen, Aufgaben zu wechseln.

Timeular, jetzt als EARLY auftretend, ist ein europäisches Unternehmen mit klarer Datenschutzhaltung und einem optionalen achtseitigen Bluetooth-Würfel: Auf eine Seite drehen, und die passende Aufgabe startet. Das ist ein wirklich anderer Ansatz für manuelle Erfassung, mit Berichten und Stundensätzen obendrauf.

Wichtige Funktionen: Physischer Tracking-Würfel (optional), Kalender- und App-Vorschläge, Stundensätze, Berichte, Web- und Mobil-Apps.

Preise: Ab etwa 7,50 $ pro Monat, Pro etwa 11,70 $, Team etwa 15,80 $ pro Nutzer/Monat, Gerät separat, Stand 2026.

Vorteile: Europäischer Anbieter mit datenschutzfreundlichem Ruf, eine besondere physische Erfassungsmethode, saubere Berichte.

Nachteile: Wird mit Gerät teuer, und Nutzer berichten gelegentlich von Bluetooth- und Mobil-Zuverlässigkeitsproblemen.

#5. Toggl Track: Am besten für Bedienkomfort ohne Überwachung

Am besten für: Freelancer und Teams, die einen reibungslosen Timer und exzellente Berichte wollen, mit klarer Haltung gegen Überwachung.

Toggl Track hat eines der saubersten Start/Stopp-Erlebnisse der Kategorie und eine seit Jahren prinzipielle Haltung gegen Mitarbeiterüberwachung, was es für datenschutzbewusste Teams in Europa naheliegend macht. Die Berichte und die Projekt-Rentabilität sind eine echte Stärke.

Wichtige Funktionen: Ein-Klick-Timer, Kalendereingabe, Projekt-Rentabilität, Freigaben, 100+ Integrationen, Leerlauferkennung.

Preise: Kostenlos bis 5 Nutzer. Starter ab etwa 9 $ und Premium etwa 18 $ pro Nutzer/Monat (jährlich), Stand 2026.

Vorteile: Top-Bedienkomfort, starke Berichte, klare Haltung gegen Überwachung.

Nachteile: Premium wird pro Platz teuer, die Handy-App ist schwächer als die Web-App und ohne echte Apple-Watch-Lösung, und die eingebauten Funktionen zur Zeiterfassungspflicht, die ein regulierter Arbeitgeber braucht, fehlen.

#6. Clockify: Bester kostenloser Tarif für europäische Teams

Am besten für: Preisbewusste Teams, die unbegrenzt kostenlose Plätze und keine Überwachung als Standard wollen.

Clockify bietet unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Erfassung im kostenlosen Tarif, was fast niemand sonst tut, und die Kernerfassung kommt ohne Überwachung aus. Die bezahlten Stufen bleiben günstig und ergänzen Rechnungen, Freigaben und einen Kiosk-Modus zum Einstempeln.

Wichtige Funktionen: Unbegrenzt kostenlose Nutzer, Stundenzettel, Kalender, Kiosk-Modus, Rechnungen, Freigaben, optionale Screenshots.

Preise: Kostenlos (unbegrenzte Nutzer). Bezahlt ab rund 4 $ (Basic) bis 10 $ (Pro) pro Nutzer/Monat, Stand 2026.

Vorteile: Unschlagbarer Gratis-Tarif, sehr günstige bezahlte Pläne, Überwachung ist optional statt fest eingebaut.

Nachteile: Die Handy-App gilt oft als langsam und fehleranfällig, die Oberfläche ist überladen, und das optionale Screenshot-Modul kann es Richtung Überwachung kippen, wenn eine Führungskraft es aktiviert.

#Vergleich auf einen Blick

#So treffen Sie die Wahl

• TimeTac, wenn Sie ein mittelgroßer DACH-Arbeitgeber sind, ausdrücklich EU-gehostete Arbeitszeiterfassung mit Compliance-Anspruch und Terminals brauchen und keinen Gratis-Tarif benötigen.
• Clockodo, wenn deutsche Datenhaltung eine harte Einkaufsanforderung ist und Sie ein in Deutschland gehostetes Tool für lokale Abrechnung und Berichte wollen.
• Timeular (EARLY), wenn Sie eine datenschutzfreundliche europäische Erfassung wollen und eine haptische, physische Art mögen, zwischen Aufgaben zu wechseln.
• Toggl Track, wenn Bedienkomfort und Berichte am wichtigsten sind, Sie überwiegend am Rechner erfassen und keine eingebaute Zeiterfassungspflicht brauchen.
• Clockify, wenn ein kostenloser Tarif für ein ganzes Team entscheidet und Sie das Screenshot-Modul abgeschaltet lassen.
• Timesheet, wenn Sie datenschutzfreundliche Erfassung ohne Überwachung, echtes Export- und Löschrecht, eingebaute Zeiterfassungspflicht mit revisionssicheren Exporten und das beste Mobil- und Apple-Watch-Erlebnis wollen, von einem Unternehmen in der EU. Die ausgewogenste Wahl für europäische Teams, denen sowohl Compliance als auch Vertrauen wichtig sind.

#Häufige Fragen

Was macht eine Zeiterfassungs-App DSGVO-konform? Eine DSGVO-konforme Zeiterfassung erhebt so wenig personenbezogene Daten wie möglich, gibt den Betroffenen das Recht auf Auskunft, Export und Löschung und verzichtet auf unnötige Überwachung wie Screenshots und Aktivitätsbewertung. Timesheet ist so gebaut: keine Screenshots, keine Überwachung und eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung mit Export- und Löschrecht.

Welche Zeiterfassung hostet Daten in der EU oder in Deutschland? Wenn Sie garantierte Datenhaltung brauchen, ist TimeTac ausdrücklich EU-gehostet in Österreich und Clockodo läuft auf deutschen Servern, und beide benennen das klar. Timesheet wird von einem österreichischen Unternehmen entwickelt und betrieben und ist datenschutzfreundlich, bewirbt aber kein bestimmtes Land für die Datenhaltung, klären Sie einen bestimmten Serverstandort daher mit dem Anbieter, wenn er eine harte Anforderung ist.

Muss ich die Arbeitszeit meiner Beschäftigten erfassen? In Deutschland ja. Das EuGH-Urteil von 2019 (CCOO) und der BAG-Beschluss vom September 2022 verpflichten Arbeitgeber, ein objektives, verlässliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Eine Zeiterfassung mit revisionssicheren Exporten von Beginn, Ende und Pausen hilft dabei. Mehr im Beitrag zur Arbeitszeiterfassungspflicht.

Ist Mitarbeiterüberwachung in Europa erlaubt? Sie ist stark eingeschränkt. Screenshots und Aktivitätserfassung verarbeiten personenbezogene Daten und erfordern in der Regel eine Rechtsgrundlage, eine Betriebsvereinbarung und Verhältnismäßigkeit. Die meisten Teams brauchen für die Erfassungspflicht gar keine Überwachung, weshalb eine datenschutzfreundliche Zeiterfassung der sicherere Standard ist.

Kann eine datenschutzfreundliche App auch offline und mobil erfassen? Ja. Timesheet hält eine lokale Datenbank, erfasst auf iPhone und Android vollständig offline, und die Watch erfasst ohne das Handy, danach synchronisiert alles bei Wiederverbindung. Siehe wie Offline-Zeiterfassung und Sync funktionieren.

Wo wird der KI-Assistent von Timesheet betrieben? Chronis, der KI-Assistent von Timesheet, läuft auf europäischer Infrastruktur und wird nicht mit Ihren Daten trainiert. Er kann Zeit erfassen, Einträge korrigieren, Berichte abrufen und Genehmigungen aus Chat-Apps oder über einen MCP-Server für Claude und ChatGPT übernehmen.

#Fazit

In Europa ist die beste Zeiterfassung die, die Ihre Pflichten erfüllt, ohne neues Risiko zu schaffen. Das heißt: keine Überwachung, echte Datenrechte und revisionssichere Aufzeichnungen der Arbeitszeit. Timesheet liefert alle drei: datenschutzfreundlich ohne Screenshots, eine DSGVO-konforme Erklärung mit Export- und Löschrecht, eingebaute Zeiterfassungspflicht und die breiteste Mobil- und Apple-Watch-Abdeckung hier, von einem österreichischen Unternehmen. Wenn Ihre einzige Bedingung ein bestimmtes Serverland ist, sind TimeTac und Clockodo die EU- und deutschlandgehosteten Spezialisten. Für alle anderen ist Timesheet die ausgewogenste, auf Vertrauen ausgerichtete Wahl.

Weiterlesen: die Arbeitszeiterfassungspflicht erklärt, wie Offline-Zeiterfassung und Sync funktionieren und die beste Zeiterfassung für Teams und Agenturen.