Die beste Zeiterfassung für Teams und Agenturen 2026

Eine Zeiterfassung fürs Team auszuwählen ist ein anderes Problem als eine für sich selbst. Die Solo-Frage lautet "Nutze ich sie weiter?" Die Team-Frage lautet "Nutzen zwölf Leute sie weiter, stimmen die Zahlen am Monatsende, und hält sie stand, wenn ein Kunde oder ein Prüfer nachfragt?" Die meisten Listen überspringen genau diesen mittleren Teil und bewerten Tools nach demselben flachen Funktionsraster.

Für eine Agentur ist der Einsatz höher. Erfasste Zeit ist das Produkt, das Sie abrechnen, also ist jede Stunde auf dem falschen Projekt verlorenes Geld. Sie brauchen Freigaben, damit der Stundenzettel, der das Haus verlässt, von einer Führungskraft bestätigt wurde, Projekt-Rentabilität, damit Sie wissen, welche Kunden sich tatsächlich lohnen, und ein Tool, dem Ihre Leute genug vertrauen, um es ehrlich auszufüllen. Sobald sich eine Erfassung wie Überwachung anfühlt, werden die Daten still und leise schlechter.

Wir haben die beste Zeiterfassung für Teams und Agenturen 2026 an den vier Punkten gemessen, die wirklich entscheiden: Team-Berichte und Freigaben, Projekt-Rentabilität und Kundenabrechnung, Datenschutz ohne Überwachung und Konformität mit dem Arbeitszeitrecht. Wir behandeln zuerst Timesheet, dann Harvest, Toggl Track, TimeTac, Clockodo, Everhour, Hubstaff, Clockify und Timely.

#Worauf Sie bei einer Team-Zeiterfassung achten sollten

Eine Team-Lösung muss alles können, was eine persönliche kann, plus vier Dinge, die erst zählen, sobald mehr als eine Person beteiligt ist:

• Berichte und Freigaben, die mitwachsen. Führungskräfte müssen Stunden pro Person, Projekt und Kunde sehen und Stundenzettel freigeben, bevor daraus Rechnungen oder Lohn werden. Ohne Freigaben ist jeder Bericht ein Entwurf.
• Projekt-Rentabilität und Kundenabrechnung. Stundensätze, Budgets und ein sauberer Weg von erfassten Stunden zur Kundenrechnung oder zur Buchhaltungs-Synchronisierung. Wer nicht sieht, welche Projekte Geld bringen, fliegt blind.
• Datenschutz ohne Überwachung. Screenshots und "Aktivitätslevel" untergraben Vertrauen, verleiten dazu, die Zahlen zu schönen, und kollidieren in Europa mit DSGVO und Betriebsrat. Für die meisten Agenturen reicht es zu wissen, wie lange Arbeit gedauert hat und zu welchem Projekt sie gehört.
• Gesetzeskonformität, wenn Sie Personal beschäftigen. Beginn, Ende und Pausen revisionssicher erfassen, Ruhezeiten durchsetzen, Urlaub und Überstunden führen. In Europa ist das zunehmend Pflicht, nicht Kür.
• Mobil, das wirklich funktioniert, denn Kreativ-, Außendienst- und kundennahe Teams sitzen selten den ganzen Tag am Schreibtisch.
• Ein kostenloser oder günstiger Einstieg, damit Sie mit einigen Leuten pilotieren können, bevor Sie das ganze Team verpflichten.

#Die beste Zeiterfassung für Teams 2026

#1. Timesheet: Am besten für Agenturen, die Kundenzeit abrechnen

Am besten für: Agenturen und Teams, die Kundenzeit nach Stunden abrechnen und Freigaben, Rentabilität und eingebaute Compliance wollen, ohne das Tool zur Überwachung zu machen.

Timesheet ist mobil-first und deckt die breiteste Gerätepalette dieser Liste ab: iPhone, iPad, eine echte native Apple-Watch-App, Mac, Apple Vision, Android und das Web. Für ein Team, das seinen Tag zwischen Studio, Kundenstandort und Straße aufteilt, ist diese Breite der Unterschied zwischen erfasster Zeit und am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis rekonstruierter Zeit. Starten Sie einen Timer vom Handgelenk, tippen Sie ein NFC-Tag an, sobald Sie am Standort sind, oder lassen Sie ein WLAN die Uhr starten, und die Stunden liegen bereits auf dem richtigen Projekt, bevor jemand einen Laptop öffnet.

Für Agenturen beginnt die eigentliche Arbeit, sobald die Stunden erfasst sind. Timesheet koppelt Zeit über Stundensätze an Projekte und Kunden, macht aus freigegebenen Stunden gebrandete PDF-Rechnungen, verfolgt den Rechnungsstatus und synchronisiert in beide Richtungen mit QuickBooks, sodass der Weg von erfasster Zeit zur bezahlten Rechnung ohne Neutippen auskommt. Berichte pro Projekt und pro Kunde zeigen Rentabilität statt bloßer Summen.

Die Datenschutz-Haltung unterschätzen Agenturen gern, bis sie zum Problem wird. Timesheet hat keine Screenshots, keine Aktivitätsüberwachung und keinen Stealth-Modus. Die Leute erfassen ehrlich, weil das Tool sie nicht beobachtet, und das macht die Daten, aus denen Sie abrechnen, zuverlässiger statt schlechter. Die Datenschutzerklärung ist DSGVO-konform und gewährt Export- und Löschrecht, Chronis läuft auf europäischer Infrastruktur und wird nicht mit Ihren Daten trainiert, und das Ganze wird von einem österreichischen Unternehmen entwickelt und betrieben.

Wichtige Funktionen: Team-Zusammenarbeit bis 50 Nutzer (Pro), Stundenzettel- und Abwesenheitsfreigaben, Rentabilität pro Projekt und Kunde, Stundensätze und PDF-Rechnungen, QuickBooks/Zapier/Google Kalender, native Apple-Watch-App, NFC/WLAN/Geofence-Automatisierung, Offline-First-Sync, Arbeitszeit-Compliance und revisionssichere Berichte, KI-Assistent Chronis.

Preise: Basic ist mobil kostenlos (unbegrenzte Erfassung, Projekte, Ausgaben, Export und Automatisierungs-Auslöser, eine Person). Pro kostet 10 $/8 € pro Nutzer/Monat und ergänzt Web-App, Rechnungen, Team-Zusammenarbeit bis 50 Nutzer, API und Chronis. Business kostet 20 $/16 € pro Nutzer/Monat und ergänzt Arbeitsverträge, Arbeitszeitgrenzen, Abwesenheitsgenehmigungen und Compliance-Berichte. Enterprise kostet 35 $/28 € pro Nutzer/Monat für bis zu 200 Nutzer mit Gleitzeit und Audit-Logs. 30 Tage kostenlos testen bei Pro, ohne Kreditkarte.

Vorteile: Das vollständigste Mobil- und Apple-Watch-Erlebnis hier, ein sauberer Abrechnungsweg mit QuickBooks, echte Arbeitszeit-Compliance und ein datenschutzfreundliches Design ohne Überwachung.

Nachteile: Team-Funktionen und die Web-App starten ab Pro, volle Compliance und Genehmigungen sind eine Business-Funktion, die kleinsten Tarife sind also mobil und für eine Person.

#2. Harvest: Am besten für Zeit plus Rechnung in einem

Am besten für: Agenturen und Beratungen, die Zeit, Ausgaben und Kundenrechnungen in einem eingespielten Tool wollen.

Harvest ist seit Jahren ein Agentur-Klassiker, weil es Projektzeiterfassung mit eingebauter Rechnungsstellung, Online-Zahlungen und Ausgabenerfassung verbindet, mit Budget-Warnungen und Rentabilitätsansichten, die Kundenprojekte im grünen Bereich halten. Freigaben und eine solide Auswahl an Projektmanagement-Integrationen runden es ab, weshalb sich so viele Studios darauf festgelegt haben.

Wichtige Funktionen: Zeit an Projekte und Budgets gekoppelt, Rechnungen mit Online-Zahlung, Ausgabenerfassung, Budget-Warnungen, Stundenzettel-Freigaben, PM-Integrationen.

Preise: Kostenlos für 1 Nutzer und 2 Projekte. Pro etwa 11 bis 14 $ pro Platz/Monat, Stand 2026.

Vorteile: Zeit, Ausgaben und Abrechnung in einem sauberen Tool, mit starken Projektmanagement-Integrationen und langer Agentur-Historie.

Nachteile: Nach der Übernahme durch Bending Spoons 2025 sorgten neue nutzungsbasierte Gebühren und Preiserhöhungen für echten Gegenwind, der Gratis-Tarif ist dünn, und die Berichte sind weniger flexibel als bei Toggl.

#3. Toggl Track: Am besten für Berichte und Rentabilität

Am besten für: Teams, die exzellente Berichte und Projekt-Rentabilität mit einem reibungslosen Timer und ohne Überwachung wollen.

Toggl Track hat eines der saubersten Start/Stopp-Erlebnisse der Kategorie und eine seit Jahren klare Haltung gegen Mitarbeiterüberwachung. Für Teamleitungen ist der Reiz die Auswertung: Projekt-Rentabilität, Stundensatz-Tracking und Stundenzettel-Freigaben, dazu eine Browser-Erweiterung, die sich mit über 100 weiteren Apps verbindet. Es ist die Berichtsebene, die sich viele Agenturen für ihre anderen Tools wünschen.

Wichtige Funktionen: Ein-Klick-Timer, Projekt-Rentabilität, Stundensätze, Stundenzettel-Freigaben, 100+ Integrationen, Leerlauferkennung.

Preise: Kostenlos bis 5 Nutzer. Starter ab etwa 9 $ und Premium etwa 18 $ pro Nutzer/Monat (jährlich), Stand 2026.

Vorteile: Top-Berichte und Rentabilität, leichte Einführung und eine echte datenschutzfreundliche Haltung.

Nachteile: Premium wird pro Platz teuer, und die Handy-App ist deutlich schwächer als die Web-App, eine echte Apple-Watch-Lösung fehlt.

#4. TimeTac: Am besten für DACH-Unternehmen mit Compliance-Pflicht

Am besten für: DACH-Unternehmen ab etwa 20 Mitarbeitenden, die modulare Arbeitszeit, Projektzeit und Abwesenheit mit Rechtskonformität brauchen.

TimeTac kommt aus Graz, hostet in der EU und ist klar auf die Zeiterfassungspflicht in der DACH-Region ausgerichtet. Module für Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub lassen sich kombinieren, robuste Terminals decken Werkstatt und Eingang ab, und Freigaben, Überstunden und Sollstunden sind von Haus aus dabei.

Wichtige Funktionen: Modulare Arbeits-, Projekt- und Urlaubszeit, Echtzeiterfassung per App und Terminal, Genehmigungen, Überstunden, Sollstunden.

Preise: Kein Gratis-Tarif, modulare Preise pro Nutzer, kostenlose Testphase. Stand 2026.

Vorteile: EU-gehostet (Österreich), starke Compliance-Ausrichtung für die DACH-Rechtspflicht, robuste Terminals.

Nachteile: Kein Gratis-Tarif, modulare Preise summieren sich, ausgelegt auf mittlere und größere Betriebe.

#5. Clockodo: Am besten für deutsche KMU und Agenturen

Am besten für: Deutsche Agenturen und kleine Unternehmen, die DSGVO-konforme, in Deutschland gehostete Arbeits- und Projektzeiterfassung wollen.

Clockodo ist auf den deutschen Markt zugeschnitten: Arbeits- und Projektzeiterfassung, Stundensätze pro Kunde und Projekt, Abwesenheitsverwaltung, Sollstunden und Kundenberichte. Die Daten liegen auf deutschen Servern, was für viele Agenturen die Datenschutzfrage von vornherein beantwortet.

Wichtige Funktionen: Arbeits- und Projektzeit, Stundensatzregeln, Abwesenheiten, Sollstunden, Kundenberichte, DSGVO-konform, deutsche Server.

Preise: Kostenlos für einen Freelancer. Bezahlt ab rund 4 bis 9 € pro Nutzer/Monat, Stand 2026.

Vorteile: DSGVO-konform mit deutschen Servern, passt zu deutschen Abrechnungs- und Stundensatz-Anforderungen, fair bepreist.

Nachteile: Vor allem deutscher Markt und deutsche Sprache, weniger Integrationen als globale Anbieter, kleineres Ökosystem.

#6. Everhour: Am besten für Teams in Asana oder ClickUp

Am besten für: Teams, die ihre Arbeit in Asana, ClickUp, Trello oder Jira organisieren und Zeiterfassung direkt dort eingebettet wollen.

Everhours Kniff ist, dass es in Ihrem Projektmanagement-Tool lebt. Timer und Schätzungen erscheinen direkt an den Aufgaben, an denen Ihr Team ohnehin arbeitet, sodass es keine zweite App zu merken gibt. Dazu Stundensätze, Budgets und Team-Berichte, und es passt gut zu Teams, deren ganzer Arbeitsablauf bereits in einer dieser Plattformen steckt.

Wichtige Funktionen: Timer in Asana/ClickUp/Trello/Jira, Schätzung gegen Ist, Stundensätze, Budgets, Team-Berichte.

Preise: Kostenlos bis 5 Nutzer. Team rund 8,50 $ pro Nutzer/Monat mit 5-Platz-Minimum, Stand 2026.

Vorteile: Das beste eingebettete Erlebnis für PM-getriebene Teams, mit solider Budgetierung und Auswertung.

Nachteile: Schwache eigenständige, Offline- und Mobil-Nutzung, ein 5-Platz-Minimum, und die Integrationen, die es stark machen, sind kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten.

#7. Hubstaff: Am besten für Außendienst und Lohnabrechnung

Am besten für: Verteilte oder Außendienst-Teams, die wirklich GPS, Schichtplanung und automatische Lohnabrechnung brauchen, mit vorliegender Zustimmung.

Hubstaff ist im Kern Überwachungssoftware, mit Screenshots, Aktivitätsleveln sowie App- und URL-Erfassung, dazu starkes GPS und Geofencing für Außendienst und automatische Lohnabrechnung. Für einen Reinigungs-, Bau- oder Lieferbetrieb, der wissen muss, wer wo war, ist es maßgeschneidert.

Wichtige Funktionen: Screenshots und Aktivität, GPS und Geofencing, Schichtplanung, Anwesenheit, Lohnabrechnung, 50+ Integrationen.

Preise: Ab etwa 7 $ pro Nutzer/Monat, plus kostenpflichtige Zusatzmodule, Enterprise um 25 $, Stand 2026.

Vorteile: Hervorragend für Außendienst und Remote-Aufsicht, mit eingebauter Lohnabrechnung.

Nachteile: Screenshots und Aktivitätserfassung wirken aufdringlich, Zusatzmodule treiben den realen Preis, und das Modell stößt in Europa auf DSGVO- und Betriebsratsfragen.

#8. Clockify: Bester kostenloser Tarif für Teams

Am besten für: Preisbewusste Teams, die zuerst alle in einen kostenlosen Tarif bringen wollen.

Clockify ist für eines bekannt: unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Erfassung im kostenlosen Tarif, was fast niemand sonst bietet. Für ein wachsendes Team heißt das, Sie können es ohne Budgetgespräch für alle ausrollen und dann auf günstige bezahlte Stufen wechseln, die Rechnungen, Freigaben, Abwesenheiten und einen Kiosk-Modus ergänzen.

Wichtige Funktionen: Unbegrenzt kostenlose Nutzer, Stundenzettel, Freigaben, Rechnungen, Kiosk-Modus, optionale Screenshots.

Preise: Kostenlos (unbegrenzte Nutzer). Bezahlt ab rund 4 $ (Basic) bis 10 $ (Pro) pro Nutzer/Monat, Stand 2026.

Vorteile: Unschlagbarer Gratis-Tarif für ganze Teams, sehr günstige bezahlte Pläne, riesiger Funktionsumfang.

Nachteile: Die Handy-App gilt oft als langsam und fehleranfällig, die Oberfläche ist überladen, und einige nützliche Funktionen stecken hinter Upgrades.

#9. Timely: Am besten für KI-erstellte Team-Stundenzettel

Am besten für: Beratungen, die Stundenzettel per KI aus Aktivität erstellen lassen wollen, statt sie die Leute tippen zu lassen.

Timely betreibt einen privaten "Memory"-Tracker, der die App- und Dokumentaktivität jeder Person aufzeichnet und daraus per KI einen vollständigen Stundenzettel entwirft, den das Teammitglied mit einem Klick bestätigt. Entscheidend: Die Aktivitätsdaten bleiben privat, bis die Person sie teilt, eine durchdachtere Antwort auf das Stundenzettel-Problem als Screenshots.

Wichtige Funktionen: Automatische Aktivitätserfassung, KI-Stundenzettel, Projekt-Dashboards, Stundensätze, Budgets.

Preise: Starter rund 11 $ und Premium rund 20 $ pro Nutzer/Monat, Stand 2026.

Vorteile: Wirklich starke KI-Automatisierung, ein datenschutzbewusstes "Memory"-Konzept und eine schicke Oberfläche.

Nachteile: Teuer pro Platz, abhängig von einem Hintergrund-Tracker für Windows oder Mac, die KI-Zuordnung muss korrigiert werden, und eine native Apple-Watch-App fehlt.

#Vergleich auf einen Blick

#So treffen Sie die Wahl

• Clockify, wenn es entscheidend ist, das ganze Team noch heute in einen kostenlosen Tarif zu bringen.
• Harvest, wenn Rechnung und Kundenabrechnung in einem vertrauten Tool die Kernaufgabe sind und Sie mit den neuen Preisen leben können.
• Toggl Track, wenn Berichte und Projekt-Rentabilität für Sie am wichtigsten sind und Ihr Team überwiegend am Rechner erfasst.
• TimeTac oder Clockodo, wenn EU- bzw. deutsche Server und die Zeiterfassungspflicht im Vordergrund stehen, TimeTac für mittlere und größere Betriebe, Clockodo für deutsche KMU.
• Everhour, wenn Ihr Team in Asana, ClickUp, Trello oder Jira lebt und Sie Zeiterfassung in diesen Aufgaben eingebettet wollen.
• Hubstaff, wenn Ihre Situation wirklich GPS, Überwachung oder Arbeitsnachweise für einen Außendienst erfordert und Ihr Team zugestimmt hat.
• Timesheet, wenn Sie Kundenzeit abrechnen, Freigaben und Projekt-Rentabilität wollen, eingebaute Arbeitszeit-Compliance brauchen und all das mobil und am Handgelenk ohne Überwachung. Die ausgewogenste Wahl für Agenturen und datenschutzbewusste Teams.

#Häufige Fragen

Welche Zeiterfassung ist die beste für Agenturen? Für Agenturen, die Kundenzeit abrechnen, ist Timesheet der stärkste Allrounder: Stundensätze pro Projekt und Kunde, Freigaben, PDF-Rechnungen, zwei-Wege-QuickBooks-Sync und ein datenschutzfreundliches Design ohne Überwachung. Harvest ist die nächste Alternative, wenn Sie Zeit und Rechnung in einem vertrauten Tool wollen, und Toggl Track punktet, wenn Berichte Ihre größte Priorität sind.

Braucht eine Team-Zeiterfassung Mitarbeiterüberwachung? Meist nicht. Screenshots und Aktivitätslevel untergraben Vertrauen, verleiten dazu, die Zahlen zu schönen, und kollidieren in Europa mit DSGVO und Betriebsrat. Die meisten Teams müssen nur wissen, wie lange Arbeit gedauert hat und zu welchem Projekt und Kunden sie gehört, das schafft eine datenschutzfreundliche Erfassung, ohne irgendwen zu beobachten.

Wie funktionieren Freigaben in einer Team-Zeiterfassung? Ein Teammitglied erfasst seine Stunden, dann prüft und genehmigt eine Führungskraft den Stundenzettel, bevor daraus eine Rechnung oder Lohn wird. Timesheet handhabt Stundenzettel- und Abwesenheitsfreigaben, sodass die Zahlen, die das Haus verlassen, von jemandem bestätigt wurden. Mehr dazu, wie Teams an gemeinsamen Projekten zusammenarbeiten.

Zeigen diese Tools Rentabilität pro Projekt? Ja. Timesheet, Harvest, Toggl Track und Everhour koppeln Stundensätze und Budgets an Projekte, sodass Sie sehen, welche Kunden sich tatsächlich lohnen. Wer mehrere Kunden gleichzeitig betreut, sollte sauber strukturieren, siehe wie man Projekte für Multi-Client-Agenturen strukturiert.

Welche Team-Zeiterfassung erfüllt die Zeiterfassungspflicht? Wenn Sie Personal in Europa beschäftigen, müssen Sie Beginn, Ende, Pausen und Ruhezeiten revisionssicher erfassen. Timesheets Business-Tarif ergänzt Arbeitsverträge, Arbeitszeitgrenzen, Durchsetzung von Ruhezeiten, Urlaubs- und Überstunden-Salden sowie revisionssichere Berichte, abgestimmt auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie. Für strikt EU- bzw. deutsch gehostete Lösungen sind TimeTac und Clockodo die Spezialisten. Hintergrund im Beitrag zur Arbeitszeiterfassungspflicht.

Kann das ganze Team mobil erfassen? Einige Tools behandeln Mobil als Nebensache. Timesheet ist mobil-first über iPhone, Android und eine native Apple-Watch-App, mit Offline-Erfassung, die synchronisiert, sobald die Geräte wieder verbunden sind, sodass Außendienst und kundennahe Mitarbeitende Zeit dort erfassen, wo die Arbeit passiert, statt sie später zu rekonstruieren.

#Fazit

Für ein Team ist die richtige Zeiterfassung die, die Ihre Leute ehrlich ausfüllen und aus deren Zahlen Sie tatsächlich abrechnen können. Das hängt an Freigaben, die mitwachsen, an Rentabilität, die Sie pro Projekt und Kunde sehen, an Compliance, wenn Sie Personal beschäftigen, und an Vertrauen, das man durch Nicht-Beobachten verdient. Timesheet deckt alle vier ab: ein sauberer Abrechnungsweg mit QuickBooks, echte Arbeitszeit-Compliance, die breiteste Mobil- und Apple-Watch-Abdeckung hier und ein datenschutzfreundliches Design ohne Screenshots.

Weiterlesen: wie man im Team an Projekten zusammenarbeitet, wie man Projekte für Multi-Client-Agenturen strukturiert und die besten Harvest-Alternativen.