Timemanagement voor zzp'ers: registreren, factureren en groeien

Het lastigste aan zelfstandig werken is niet het werk. Het is het gat tussen het werk en de factuur. Je hebt die uren gemaakt. Daar ben je zeker van. Maar tegen vrijdag is de helft ervan een gok. Een paar zijn tegen het verkeerde tarief gefactureerd. Dat "even snel iets rechtzetten" van dinsdag is nooit op een project beland.

Urenregistratie voor zzp'ers dicht dat gat. Goed gedaan houdt het op een klusje te zijn en wordt het de bon waarop je bedrijf draait. Dit stuk loopt de onderdelen langs waar het geld echt in beweegt: elke minuut vastleggen met een urenregistratie voor declarabele uren, declarabel scheiden van administratie, het juiste tarief rekenen, en van het resultaat een pdf-factuur maken.

#Wat urenregistratie echt voor je bedrijf doet

Het is verleidelijk om dit te framen als "productiever worden". Daar gaat het niet om. Het gaat om drie concrete getallen die je vandaag niet hebt:

#1. De echte uren per project

De meeste zzp'ers schatten hun projecttijd 20 tot 30 procent te laag in, omdat ze hem op vrijdag uit hun geheugen reconstrueren. Geregistreerde tijd vertelt je dat het project van "10 uur" er eigenlijk 14 kostte, en je volgende offerte kan dat laten zien. Zonder dat prijs je elk project op hoop.

#2. De verhouding tussen declarabel en administratie

Reken je € 90 per uur en factureer je 25 uur per week, dan is je feitelijke tarief geen € 90. Het is € 90 maal 25, gedeeld door de uren die je echt werkte, en dat kunnen er 45 zijn. Dat is € 50 per uur. Je administratie apart bijhouden is de enige manier om dat eerlijk te zien en te besluiten wat eruit kan.

#3. Je meest en minst winstgevende klanten

Sommige klanten betalen je standaardtarief. Sommige slijten het af tot de helft, met uitdijende opdrachten, "korte vraagjes" en herzieningen die je niet in rekening brengt. Je kunt de slechte pas laten gaan als je kunt aantonen welke dat zijn.

#Stop met vergeten te starten

Discipline bij een handmatige timer houdt ongeveer drie weken stand. Daarna vergeet je het een keer, werk je vier uur die je niet factureert, en ga je het systeem haten. Automatisering haalt die discipline weg.

#Triggers op locatie

Zet een geofence om je thuiskantoor, het kantoor van je klant of een flexplek. Komt je telefoon aan, dan start de timer op het juiste project. Ga je weg, dan stopt hij. De straal stel je in van 50 tot 1000 meter.

#Triggers op wifi

Verbinding met de wifi van kantoor: de timer start. Verbinding weg: de timer stopt. Handig voor een thuiskantoor waar gps in de war raakt van een sterke buur.

#NFC-tags

Een pakje NFC-stickers kost minder dan een lunch. Plak er een op je bureau voor klant A, een op je laptopdeksel voor je eigen projecten, en een op de projectmap die je meeneemt naar klantafspraken. Tik aan om het juiste project te starten. Geen app openen, geen menu, geen nadenken.

Alle drie de triggers zitten in het gratis Basic-abonnement, op Android en iOS.

Meer daarover lees je in urenregistratie automatiseren.

#Declarabele uren zonder hoofdrekenen

Zet elke regel op declarabel of niet declarabel zodra je hem aanmaakt. Het is één tik en het verandert alles verderop: je factuurtotalen, je rapportages over winstgevendheid, je feitelijke uurtarief. Sla je het over, dan zit je weer op vrijdagavond te reconstrueren.

#Eigen tarieven per project

Verschillende klanten betalen verschillende tarieven. Sommige afspraken kennen een toeslag voor spoed. Zet het tarief op het project, niet in je hoofd:

• Gewoon werk: je normale uurtarief, per regel vanzelf berekend
• Spoedprojecten: een factor 1,5 of 2 bij krappe deadlines
• Specialistisch werk: een hoger tarief voor de dingen die alleen jij kunt
• Doorlopende afspraken: een vast blok uren per maand, en wat eroverheen gaat tegen je standaardtarief

Zodra je de timer stopt, is het declarabele bedrag al berekend. De factuur schrijft zichzelf.

Zie klanten factureren met eigen tarieven voor de tariefopzet in detail.

#Pauzes zijn geen bijzaak

Er zijn twee redenen om pauzes bij te houden. Ten eerste factureer je werk en geen lunch, en de meeste klanten gaan daar stilzwijgend van uit, ook als niemand het zegt. Ten tweede gaat je lichaam daar ook van uit, en dat negeren komt later terug als een burn-out.

#Totale duur tegenover netto duur

• Totale duur: van 9.00 tot 17.00 uur is 8 uur
• Netto duur: 8 uur min een halfuur lunch is 7,5 uur

Voor je klantfacturen is de netto duur wat je rekent. Voor je eigen registratie van arbeidstijd is de totale duur wat je aan je bureau doorbracht. Timesheet rapporteert allebei.

#Pauzeren zonder de taak te stoppen

Tik op PAUZE op de lopende taak in plaats van op STOP. De pauze wordt vastgelegd, de timer houdt het project vast, en zodra je weer op START tikt loopt dezelfde taak door. Niets opnieuw kiezen, en je regel valt niet uit elkaar.

Meer daarover in pauzes en werkuren bijhouden.

#Van geregistreerde uren naar een betaalde factuur

Registreren betaalt je niet. Factureren wel. Facturen maken in pdf zit in het Pro-abonnement, met 30 dagen gratis proberen en zonder creditcard.

#Wat er op een factuur staat

• je bedrijfsgegevens en je logo
• de factuurgegevens van je klant
• uitgesplitste regels met omschrijvingen en datums
• subtotalen, btw-regels en het totaalbedrag
• betaalvoorwaarden en je bankgegevens
• een referentienummer waarop je later kunt zoeken

#De status bijhouden

Zet facturen op betaald zodra het geld binnenkomt. De documentenlijst toont per factuur het totaal, wat er tot nu toe is betaald en de status, met een filter op de openstaande. Zo kost de dinsdagochtendvraag "wie heeft er nog niet betaald" tien seconden en geen uur graafwerk in je mailbox.

Voor de volledige rondleiding langs facturen, zie facturen maken in pdf uit je urenstaten.

#De weekroutine van een zzp'er

Hoe dit er in de praktijk uitziet, niet in theorie:

Maandagochtend, 5 minuten. Loop de geregistreerde uren van vorige week na. Staat er iets declarabels nog niet op een factuur? Zet er een vlaggetje bij.

Dagelijks. Laat de automatisering je timer starten. Tik regels op declarabel of niet declarabel zodra ze binnenkomen. Zet er een regel notitie bij zolang het vers is, want je toekomstige zelf wil die hebben.

Vrijdagmiddag, 15 minuten. Maak facturen voor de klanten die je per week factureert. Zet ze op verstuurd. Ga verder.

Eind van de maand, 30 minuten. Draai je statistiekenrapport. Kijk naar de winstgevendheid per klant en naar je feitelijke uurtarief. Bepaal of iemand een gesprek over het tarief nodig heeft. Bepaal of een project een gesprek over de omvang nodig heeft.

Dat is het hele systeem. Al het andere is verfijning daarbovenop.

#Fouten die zzp'ers vaak maken

1. Niet declarabele tijd niet bijhouden. Administratie kost nog steeds uren. Zie je ze niet, dan kun je er niet omheen prijzen, en zakt je feitelijke tarief langzaam weg.
2. Schatten in plaats van registreren. Je geheugen verliest 15 tot 30 procent van de dag. Het middel daartegen is automatisering, niet een beter geheugen.
3. Eén project per klant. In het begin handig, en waardeloos zodra je wilt weten welk soort werk het best betaalt. Splits verder op naarmate je meer leert.
4. Vergeten op declarabel te zetten. Dan mist je factuur regels. Zet het per project als standaard, zodat je er niet over hoeft na te denken.

#Grenzen stellen met cijfers erachter

Urenregistratie geeft je bonnen. Bonnen laten je nee zeggen zonder dat het defensief klinkt.

• Werktijden: "Ik registreer op dit project van 9.00 tot 17.00 uur. Werk buiten die tijden gaat tegen 1,5 keer het tarief."
• Reactietijd: "E-mail krijgt binnen één werkdag antwoord."
• Uitdijende opdrachten: "Hier is het overzicht. We spraken 40 uur af, we zitten op 52. Hier is het voorstel voor meerwerk."
• Gesprekken over je tarief: "De laatste drie projecten kostten gemiddeld X uur. Het nieuwe tarief laat dat zien."

Zodra het gesprek met een CSV komt, houdt het op een gesprek te zijn en wordt het een feit.

#Verder lezen

• Automatiseer je timer zodat je er niet aan hoeft te denken
• Stel tarieven per project in die bij het werk passen
• Maak je eerste pdf-factuur tijdens je proefperiode van Pro
• Lees je statistiekenrapport om je echte uurtarief te zien